提升高校档案管理工作质量的三个路径

文/杨 婵

高校档案是高校发展历程的真实写照，是高校校园文化和校园精神建立的重要源泉。在数字化时代，档案资源的利用价值更加凸显，为了更好地发挥档案对于高校教师、学生以及行政管理等方面的促进作用，有必要探索档案管理新路径、新方式。结合信息时代背景及高校档案管理工作实践，笔者总结凝练出提升高校档案管理工作质量的三个路径，并分享了自己对于高校档案管理工作的价值认识。

运用现代信息技术，使高校档案管理更高效

提升高校档案管理工作效率，能够让档案信息更好地发挥出助力高效发展、提升大学生教育质量的作用。如何提升高校档案管理工作效率，可以从加大档案收集力度、利用信息技术等方面入手。

加大对高校档案信息的收集力度。随着当前高校教学改革的不断推进，形成的高校档案越来越多，如果仅依靠档案管理部门采取原始手段，在高校档案信息资源收集过程中难免会出现滞后性，甚至造成部分档案信息资源的收集不全，影响高校档案管理质量。随着档案信息技术的不断发展，高校档案信息收集的渠道变得更为多元化，客观上讲，要想提升高校档案管理效率，实现高校档案信息资源的高效利用，就需要主动地引进现代信息技术，借助现代信息技术实现高校档案信息资源的快速收集、高效收集、全面收集、科学收集。因此，从时代发展需求出发，从高校档案管理实际出发，有必要将高校档案高效收集作为当前档案管理工作的重点，通过主动引进信息技术、搭建高校档案信息收集平台等手段，实现高校档案管理部门与教学部门和业务部门的信息有效对接，切实保障高校档案信息收集的全面性，为后续的高校档案信息资源共享创造有利条件，积极推进高校档案收集规范化、科学化进程。

实现信息技术与高校管理工作的深度融合。现代信息技术对高校档案管理工作的影响是全方位、多方面的，高校在档案管理过程中一定要主动地与信息技术融合，拥抱大数据、云计算、人工智能技术，建立高校档案信息化管理平台和大数据库，实现对高校各类档案信息资源的全面收集、系统整合，通过大数据库实现高校档案的高效输出。在推进高校档案信息化建设过程中，一定要按照标准化、制度化、规范化的标准加以推进。要主动对纸质档案进行数字化转型，将转型后的数字档案存储到高校档案大数据库之中，切实保障高校档案的完整性。同时要重视档案标准化建设，结合多媒体技术，建立高校档案收集、整理、开发、利用、共享等各项标准，实现高校信息化管理平台与高校其他平台的有效对接，解决高校档案信息传输过程中的兼容问题和传输问题，与时俱进地对各类管理系统进行更新，更好地满足高校档案管理效率化要求，更好地发挥高校档案信息资源的价值和作用。

完善制度拓展渠道，使高校档案管理更规范

随着高校档案资源的越来越多元化，传统高校档案管理模式已经很难适应新时期高校档案管理的实际需要，需要高校档案管理者投入更多精力和时间，通过更加精细化地分门别类整理、合理开发利用档案资源等方式，进一步提升高校档案规范化管理的质量。

细化档案分类与管理。高校在档案管理过程中要结合国家相关制度要求以及高校档案管理的实际，对高校档案进行分类，进一步细化档案管理要素。要将每一份档案的形成时间、形成单位、收集对象、归档形式、责任部门等基本要素填写完整。同时，高校档案管理部门还要与其他业务部门和党群部门建立长期共建机制，明确档案收集范围、收集时间、收集标准等基本要素。围绕各类档案的管理特点，对高校档案的重点难点工作加以明确，进一步延长高校档案生命周期。要加大对高校档案的管理检查力度，定期对重点档案进行巡查、抽查，切实保障高校档案资料的完整性和系统性，及时排查高校档案管理存在的隐患。此外，在制度机制建设方面，高校档案管理部门要主动向相关领导汇报当前工作进展以及存在的具体问题，及时取得高校主要领导的大力支持，结合高校档案管理存在的制度机制问题召开专门会议加以研究，进一步提升高校档案制度机制的科学性和系统性，为高校档案规范化管理提供扎实的制度保障。

合理开发利用高校档案。高校档案信息资源只有得到合理利用，才能够发挥其在决策、教育、经济、历史等方面的价值和作用。因此，高校在推动档案规范化管理的同时，还要对档案进行合理开发利用。一方面，要采取灵活多样的方式在校内开展档案知识竞赛，通过档案宣传、档案介绍等多种方式，让高校学生对高校档案有更为清晰的了解，充分发挥高校档案的教育价值。另一方面，可以组织高校学生参与到高校档案利用开发工作之中，让高校学生通过实践方式对高校档案信息资源有更为清晰的理解，在工作过程中也能够得到锻炼，进一步提升高校学生的档案意识，进而实现高校档案信息资源的合理利用。此外，高校与区域经济社会发展紧密相关，可以说是区域社会发展的智力动力源泉，高校应与相关政府部门加强联系，充分发挥高校档案资源的经济作用，实现高校档案管理与区域经济社会发展的良性互动，将高校档案服务目标定位从广大师生延展到教育、科研、区域经济社会发展等方方面面。

优化队伍和设施，使高校档案管理更安全

新时期，为进一步提升高校档案管理质量，应将档案安全工作放在突出位置。一方面，需要建立一支专业的高校档案管理队伍，根据高校档案管理实际需要落实好档案安全各项政策机制。另一方面，要主动引进先进的技术手段，为高校档案信息资源安全管理保驾护航。

提高档案人员的专业化水平。当前，建设一支高素质、高水平的档案管理队伍是高校档案管理工作开展的关键，也是保障高校档案信息安全的重要基础条件之一。高校档案管理人才队伍建设，要以符合时代发展要求、能够掌握现代信息技术作为团队建设标准，进一步提升高校档案人才引入门槛，切实从源头保障档案人员的能力和素养，符合新时期档案管理的实际要求。要切实提高福利待遇门槛，让更多人才看到高校档案管理部门对人才的重视，进一步提升档案管理人员的积极性和主动性，引导他们主动创新档案管理工作方式。要在技术培训过程中提升档案管理人员的信息素养，在夯实档案基础知识的同时，还要对计算机、云计算等技术有所掌握，切实保障档案信息管理工作的顺利开展，切实维护好档案信息安全。此外，还要加强对档案管理人员的职业道德教育，要将坚持保密原则作为职业素养之一，杜绝高校档案信息泄露事件发生。

配备现代化的档案管理设施。高校档案管理安全工作的顺利开展，需要现代化的档案管理设施作为保障。特别是新时期，随着现代信息技术对高校档案管理的深度影响，档案管理工作平台和计算机网络都需要扎实的硬件基础，这样才能够为相关安全技术的正常运转提供物质保障。要围绕档案管理的实际工作需求，对档案管理的物理空间进行优化和完善，安装必要的防火防盗设施。对地板要进行静电处理，对涉密档案要专网专用，切实维护重要档案信息安全。要切实推进高校档案管理设施的现代化更新，并主动对档案管理设施和相应设备进行更新和维护，保障高校档案管理设施的正常运转，为后续档案信息资源开发以及共享创造有利条件。

高校档案管理工作具有很强的现实意义和时代价值，应高度重视、切实推进并不断创新。作为高校档案管理工作者，要充分认识到自身的岗位价值，加强现代信息技术的学习并主动将其引入到工作实践中去，不断优化高校的档案管理安全环境，加大对高校档案信息资源的开发和利用，实现高校档案资源的高度共享，为高校档案工作开展奠定坚实基础，更好地服务高校教学、科研工作，同时为推动区域社会经济发展作出贡献。