大数据时代档案意识对学生档案管理的影响

◇盘锦职业技术学院 孙晓旭

档案意识直接影响着学生档案收集、整理、利用工作，随着大数据时代的带来和社会信息化的深入发展，高校学生档案工作存在的问题日益凸显，新时代必须提高全社会的档案意识，学校、社会、家庭也要摆正自己的态度，明晰职责，加强大数据时代档案管理的力度，提出学生档案管理可行对策。

当前随着社会信息化的深入发展，其对社会各个领域都提出了更高的要求。学生档案是记录和反映学生个人经历、学习成绩、德才表现等方面的历史记录，也是干部人事档案的重要组成依据，大学生的档案意识也影响着全社会的档案意识，提升社会档案意识也是势在必行。

1 档案意识的重要性

（1）有助于推动档案事业科学发展。社会档案意识是国家档案事业发展的重要思想基础，是全社会人们对档案工作的认识，社会各界的每一个成员都应该充分具备档案意识，充分认识档案的价值，不仅是历史的真实记载也是国家社会的宝贵财富。档案作为信息资源，是社会经济建设发展必不或缺的条件。大学毕业生作为社会发展的主力军，文化层次相对较高，也将成为社会的中坚力量，良好的档案意识对大学生学习、生活、工作有着重要影响，只有明确档案工作的重要性，才能更加重视档案，使档案事业长足发展，对全社会档案事业起到积极的推动作用。

（2）有助于减轻档案部门工作压力。近年来，在国家扩招政策影响下，各类高校招生规模有所扩大，招生人数的增多直接导致学生档案的数量不断增加，由于很多师生缺少档案意识，不愿意将档案交到学校档案部门管理，也有的师生无论是否为归档材料都视为档案交到学校归档，这种档案意识缺乏的表现使得档案管理部门在整理档案时遇到诸多问题，会耗费大量的人力、物力和财力，如若高校自上而下都有良好的档案意识，将在一定程度上有助于减轻档案部门的工作压力。

（3）有助于维护学生利用档案维护自身合法权益。档案意识是社会大众对档案工作的主观判断，也包含对档案工作的认同。大学生具备良好的档案意识，对于正确认识档案的价值有着重要作用。在需要档案的时候，可以主动获取、正确利用档案，另外，当自身在利用档案出现问题时可以用所了解的档案法律法规来维护自身的合法权益。

2 学生档案管理利用存在的问题

（1）建档意识薄弱导致学生档案归档内容不规范。一个人的档案材料能够真实反映其政治素养、教育经历、发展轨迹等多方面情况，很多事实证明好的档案记录能够帮助其顺利发展。大学生在学生时代由于档案意识薄弱出现诸多问题，据数据统计，每年有越来越多的学生档案在利用时被发现档案的内容不完整、不规范。比如在填写入学登记表、毕业生登记表、入党志愿书时，有很多学生用圆珠笔、纯蓝墨水等书写材料填写，个别学生还会用繁体字签名，与身份证的信息不符；有的随意涂改档案资料填写内容等；很多学生在毕业准备自我推荐时无从下手，对于自己入团、入党时间一无所知，不注重收集原始记录。这些问题中有的需要回原学校补办，有的需要开具相关证明，遇到时间久远的可能很难查证，有的也只能部一部分的学籍档案，若干年后利用档案时给自己的生活和工作带来很多麻烦。

（2）利用档案意识的缺乏导致毕业生弃档现象越来越严重。目前，很多高校学生平时很少主动关心自己的档案内容和档案去向，只有毕业工作时单位调档或有其他问题时才想办法进行档案查询，在查询档案过程中经常会有没空返校，请他人代查代签，不知道档案派遣地址，也不知道档案派遣需要通过机要通讯渠道，有时因此错失档案查询时机。另外，由于对档案的不重视，很多大学毕业没有马上就业的毕业生由于没有单位接收档案，有的毕业生找到工作后嫌办理档案手续麻烦，还有一部分学生不重视档案的保管，没有将档案存放在档案保管中心主动弃档，最终致使人事档案“失联”弃档现象越来越严重。这些“弃档”或丢失档案情况对个人影响很大，参加公务员事业单位考试需要档案确定身份，专业技术职称晋升需要档案作参考，各类政审公证开具证明需要个人档案作为佐证，办理个人退休手续需要查看档案记录。不好的档案记录会对其人生带来挫折和坎坷，网络上有很多案例在毕业后多次求职失败，偶然机会发现其档案材料存在问题，在档案材料中有不实的档案记载，导致在找工作过程中频频碰壁。

（3）大数据时代档案信息化意识不强导致档案整理工作低效。传统的模式学生管理工作大多都是采用纸质化的管理方式和手工管理方式，这些都为学生档案管理带来了大量的工作量。随着学生在校时间的增长，学生在校学习期间的个人信息和基础数据不断增多，学生档案也要进行及时的更新，这也为传统时代学生管理工作增加了复杂性，任何疏忽都可能导致学生档案的丢失或损坏。而今的大数据时代，信息化管理工作已成为时代发展的主流趋势，而目前很多高校的学生档案管理没有实现全面的信息化，只有部分学校或者部分学生档案实现了信息化，导致在学生档案管理方面出现了限制，无法及时为学生提供完整的数字化档案，不仅降低了档案的利用效率，还加大了传统纸质档案丢失损坏的隐患，在一定程度上限制学生管理工作。

3 大数据时代强化学生档案意识的途径

（1）注重学生入学、毕业时期的档案意识教育。入学和毕业是高校大学生两个关键时期，这两个关键时期对于培养学生档案意识有重要意义。一是入学教育。对于刚迈入校门的大学新生，对新环境新事物充满了新鲜感，更加容易接受新知识新内容，此时培养他们的档案意识是最为有效的。大学可以将档案基础知识培养纳入到新生入学教育中，让学生重视大学期间的档案收集和利用，通过各种形式的宣讲、班会等让学生真正了解什么是档案。比如在填写新生入学登记表格，可以对其进行教育，此类材料将计入个人档案，因此在填表时强调书写材料、填写规范等内容，借此对学生普及有关规范档案内容的知识，用真实案例让学生明白档案将跟随个人一生的重要意义。二是毕业教育。大学的毕业对于很大一部分学生来说是步入社会的重要转折点，毕业前夕的学生都在忙着找工作，有时很容易忽视自己的档案，学校可以利用真实的案例教育学生档案丢失带来的危害和影响，以此警示教育毕业生更加重视个人档案。

（2）利用大数据时代各种形式培养学生档案意识。一是充分利用网络新媒体宣传档案。大数据时代新媒体已经渗入到人们学习、生活、工作中，尤其是当代大学生热衷于利用网络解决各类问题，也是使用新媒体最多的群体，高校可以引导学生多关注各类档案网站，通过新媒体发布档案知识、档案新闻、档案文化，使学生能够更加关注档案，培养学生的档案意识。二是在重大节日期间进行档案宣传。比如可以利用每年6月9日的国际档案宣传日来宣传档案，充分发挥档案的影响力，展现档案的文化和作用，激发学生的档案意识。在此过程中，辅导员和任课老师要在教育教学日常管理中渗透档案内容和档案意识的培养，定期参观校史馆和学校博物馆，潜移默化地培养学生对档案工作的认同和理解。

（3）强化信息化建设进而实现档案管理现代化。高校档案信息化是高校信息化改革进程的重要组成部分，应加大对档案信息化数字化建设的重视与投入。网络时代的今天，大学生喜欢用网络查询自己所需的信息，因此高校学生管理部门可以和信息网络中心联合，在入学后建立统一标准的电子档案，并且在每学期及时将学生的个人信息及时归档，学生本人可以在校园内部网站查阅自己的档案信息，学生完成学业毕业时，学校也要选择一部分具有代表性的毕业生做追踪调查，与用人单位保持有效联系，方便学校了解学生在用人单位的表现，为学校反馈有价值的信息，形成良性的互动式发展，以此强化档案信息化建设，实现智慧校园信息化建设的良性循环。

综上，做好大数据时代学生档案工作对于高等教育事业和档案事业的发展都有着及其重要的意义，针对学生档案管理中存在的问题，家庭、社会和个人要各司其责，更新理念，提高认识，完善相关制度，改进工作方式方法，提高学生档案管理整体水平，更好服务高校教育教学，满足社会各方面需要。