国土资源档案信息服务存在的问题与策略

2022-12-22山西省吕梁市规划和自然资源局贾艳尼

区域治理 2022年40期

山西省吕梁市规划和自然资源局贾艳尼

新时代条件下，信息技术水平在不断发展和更新，其实际应用范围也在扩大。为使国土资源档案能够保持高效管理状态，应构建相应的信息管理系统，优化信息服务质量，使国土资源档案管理工作更加规范化和便捷化，同时为用户提供良好的信息服务。

一、国土资源档案内涵及价值

（一）内涵

国土资源是指我国领土主权范围内的土地、海洋、空间等区域中含有的全部资源总称，由全部资源信息构成国土资源档案。从狭义上来分析，国土资源是我国领土范围内的各种资源的全部空间，是国家和人民赖以生存和发展的基础条件。从广义上来看，其中不仅包括自然资源，同时含有社会资源和经济资源。其中社会资源是指人力、科技教育相关基础设施；经济资源是指具有经济效益的固定资产，所有相关资源中的信息内容整合成为国土资源信息。

国土资源档案是将国土资源信息收集和整理，形成具有直观性的文字、数字、表格、图片、声像等记录形式，并进行分类储存，构建成为国土资源档案。其内部的资源内容含量相对较多，不同类型的国土资源档案具有其相应的作用。如土地档案记载土地的权属情况，包括土地的位置和用途等相关数据，便于进行合理的管理和规划[1]。

（二）价值

国土资源档案具有十分重要的作用，其内部含有国土范围内的资源信息，能够帮助国家加强对资源的管理与开发效率，加快经济发展。如通过分析国土资源信息，提高矿产勘查效率。利用国土资源能够解决关于国土资源相关的矛盾与纠纷，如根据档案内部信息记录情况，判断是否符合违法占的情况，保障土地应用的公平性[1]。此外，由于自然资源处于动态变化过程中，为加强对国土资源了解效果，需要定期进行国土资源档案的更新和管理，为相关部门提供有价值的情报信息，进一步强化对资源的开发和保护。

二、国土资源档案信息服务的特点与意义

（一）特点

国土资源档案信息服务是一种档案服务内容，其充分利用信息技术，为用户提供国土资源档案相关信息数据，从而满足用户的实际需求。其在具体的落实过程中具有较为明显的特点：首先，社会性。国土资源档案信息服务的服务对象是全社会人群，因此在提供相关信息服务的过程中应具有社会性，能够结合不同使用者的实际情况提供相应的信息服务，以满足用户的实际需求。其次，多样性。国土资源档案中的信息种类较多，并且内容较为丰富，在为用户提供档案信息服务时，能够结合用户的需求情况，为其提供不同类型的信息服务，整体服务质量较高[2]。再次，专业性。国土资源档案信息服务内部的系统结构较为专业，在收集和整理档案信息时，会根据不同的专业特点整理，因此在提供服务时，整体内容较为专业。最后，可优化升级。国土资源档案信息处于动态的变化中，会随着实际资源变化情况进行调整，因此档案信息服务会发生一定变化，同时能够根据

（二）意义

国土资源档案信息服务的根本内涵，是档案管理人员为用户提供恰当的档案信息服务。一方面，通过档案信息服务，可衡量国土资源档案管理的工作质量。在档案管理过程中，需要进行信息收集、整理和编辑等工作。只有信息管理质量达到标准，才能有效提高信息服务效果。另一方面，档案信息服务不仅是提供信息服务的过程，同时具有较高的学术性。通过信息服务，体现出档案管理部门的职能特点，加快档案信息的使用效率。

三、国土资源档案信息服务中存在的问题

（一）档案信息化发展水平不足

在当前环境背景下，国土资源档案管理部门为更好适应环境发展，改变了传统的档案信息服务方式，使用大量新的信息服务方式，如构建网络平台或构建公众号等。看起来档案信息服务类型较为丰富且整体质量得到提升，但在实际的应用过程中，仍存在网络平台和公众号内容单一且更新不及时，缺乏个性化服务和人工服务等内容。部分公众号缺乏足够的功能和内容，形式化痕迹严重，不利于真正地提升国土资源档案信息服务质量。

（二）档案信息服务质量亟待提升

档案信息服务管理过程中，为提高服务质量，应充分开发国土资源档案信息进行应用，使信息服务更加充分且高效。国土资源信息类型较为丰富，不同用户对国土资源档案信息的需求不同，因此信息管理人员面临的信息管理难度较大。当前档案管理部门应用信息技术，使信息管理和应用效率得到提升，但在实际的档案管理中，大部分信息管理系统无法应对复杂且多变的国土资源内容，导致信息应用效果不理想。因目前社会信息技术快速发展，仍缺乏全面且完善的信息管理系统，无法针对不同用户的需求提供准确且丰富的信息服务。例如，在土地档案中，大部分内容为土地证明和房产证等，其中自然环境中信息较少，若用户需要江河湖泊等相关内容时，系统中的相关信息不完善，无法为用户提供有价值及专业的信息，影响实际管理效果。

（三）档案资源管理信息水平不足

当前国土资源档案信息利用水平仍存在部分不足，无法满足档案管理需求，使信息服务质量受到影响。随着国家对互联网技术和信息技术应用的推广与应用，大部分国土资源管理部门对内部信息系统进行升级，但信息化更新的结果仍是电子化储存的方式实现国土资源档案信息，未能实现数字化管理和智能化控制，导致管理效果不理想。在现代化需求下，应将国土资源档案进行数字化处理，同时融入大数据技术，构建完善的信息处理和查询系统，便于管理人员和用户按照需求进行搜索，提高信息使用效果。部分区域的国土资源管理部门仍需要进行升级和优化，才能够加入到信息共享平台中，提高部门信息利用水平和信息实际利用率。

四、国土资源档案信息服务问题原因探究

（一）档案管理部门人员配置发展不合理

国土资源档案管理部门中的人员配置相对不合理。首先，档案管理部门缺乏足够的专业性人才。档案管理部门的人员中，相当一部分为外业对调岗人员，该部分工作人员对国土资源信息具有一定的了解，但缺乏专业的档案管理能力，只能按照要求完成日常查阅、信息收集和档案管理等对专业能力要求不高的工作，不能根据工作情况提出优化建议。同时部分专业性人员在长时间枯燥工作中，缺乏深度挖掘国土资源档案信息和深度研究的时间与机会，使专业能力无法得到充分的表现[2]。其次，人员配置相对不合理。档案信息服务过程中，需要管理人员收集国土资源内容，按照要求整理归档，并为用户提供信息服务。不同环节对人员的需求量不同，忽视人员配置时，可能存在部分工作人员过于繁忙而其他人员空闲的情况，不利于提高工作效率。最后，档案人员工作效率较低。一部分档案管理人员缺乏对信息技术的了解，在实际操作电脑和信息系统时，学习效率低且掌握速度慢，使整体工作效率不足。随着国土资源档案信息服务内部信息系统的不断完善，对员工信息技术要求逐渐提升，当前人员的技术水平难以满足要求，使整体工作效率较低。

（二）档案管理需求与现状存在矛盾

档案管理部门中的基础建设较为薄弱，实际工作环境存在交叉混乱的情况，影响信息服务效果和业务办理质量，同时部门信息化水平有待提升。国土资源档案管理部门中的软件使用时间较长，程序版本较为老旧，无法进行有效的系统升级和优化，服务器容量较小，难以满足信息量日益增长的现状，导致档案管理信息服务质量无法达到标准，用户在信息资料查询时，不能快速且高效地获取相关资料。同时信息化管理制度不够完善，当前环境背景下，档案管理要求与传统的档案管理制度之间存在矛盾，无法达到有效的融合发展。在国土资源信息更新时存在不及时情况，导致档案的误差和修改率相对较高，因此对档案管理工作产生了较大的影响。

五、优化国土资源档案信息服务水平具体对策

（一）优化国土资源档案管理体系

在国土资源档案管理体系构建过程中，应坚持实用性原则，以国土资源档案为基础，以用户需求为中心，以服务理念为导向，合理构建相应的管理体系。以某国土资源档案管理部门为例进行分析，在构建档案管理体系时，应注意以下两点：

（1）应加强对国土资源档案的开发与收集，丰富国土资源档案内容。档案管理部门应推进数字化管理体系的落实，以提高档案信息的整体效率[3]。定期进行资源信息的更新和优化，在发生土地资源变化以及自然环境变化等情况时，主动进行信息优化和档案更新。加强对档案内容的收集效果，全面提高档案资料的丰富性。国土资源档案管理部门在此基础上构建了信息共享系统，不同区域的国土资源管理部门能够在平台上进行资料共享，进一步丰富信息资源，为用户提供有效资料。

（2）应构建完善的管理体系，落实档案管理责任制度，降低档案管理过程中归档不及时等情况的发生概率。在进行管理时，根据档案类型进行合理分类，并结合档案资料管理总量设置管理范围，明确相应的责任人，由专人负责档案信息的收集和管理，及时向各部门进行档案收集。为提高档案管理效率，可制定相应的奖惩措施，一旦出现档案去向不明情况，对档案负责人进行惩罚，同时对档案借阅人员进行处罚，提高其他部门人员对档案的保护意识，杜绝档案资料去向不明等情况发生。如国土资源档案管理部门针对违规行为设置处罚措施，要求责任人补全资料并处罚金，以增加管理力度。

（二）制定个性化信息服务系统

为提升国土资源档案管理信息服务质量，充分满足用户实际需求，应结合档案管理部门情况以及用户的需要，制定个性化信息服务系统。

（1）应加强对用户信息需求的挖掘和分析。在挖掘用户需求时，应从多个角度和方向探究。首先，应对用户进行分类，不同类型用户的需求不同，通过分类的方式，为用户提供针对性内容，有利于提高档案信息服务质量。如科研人员更需要专业性强的国土资源信息，而政府部门更倾向于了解国土资源相关的规划和法规等内容。其次，加强对用户的精细化管理。档案信息服务部门可以制定相应的用户调查问卷，结合调查问卷情况，进一步对用户需求进行分类，了解对不同类型服务的需求程度。按照需求调整国土资源档案信息服务内容，提高用户体验感。最后，为加强对用户的了解，可以构建专门的沟通渠道和用户反馈模块，在接受服务后，用户对服务质量进行评价，并点出不足之处或给出优化措施。鼓励管理人员与用户沟通，结合用户反馈内容优化档案信息服务工作，以提高服务质量。

（2）应完善档案信息服务系统，为用户提供个性化服务。加快构建数字化国土资源档案信息管理机构，结合用户信息和需求，制定完善的个性化服务系统。系统中设置服务订单管理模块和服务内容制定模块。在服务订单模块中，用户根据自身需求提前下订单，管理人员按照订单要求完成国土资源档案信息的收集、整理等工作，并将其传输给用户，完成订单内容要求。在服务内容定制模块构建时，应调整系统结构，根据用户内容构建专项的信息领域，在该领域中为用户提供内容相关的档案资料，同时屏蔽无关信息，使信息查询和使用效率得到充分提升。国土资源档案管理部门在具体落实过程中，支持节约网络化和自主化发展，在内部构建专门的资源节约网，在外部设置查询系统，有效提升了方案信息服务质量。

（三）完善人力资源配置效果

为使国土资源档案信息服务效果得到提升，应结合档案管理部门的内容结构，对人力资源进行合理配置，提高管理人员专业素养。

首先，应加强对人力资源管理人员专业素质的培养与提升。在现代化档案管理工作中，对工作人员的专业技术水平要求较高，需要充分掌握人力资源相关内容，同时了解信息技术并能够熟练操控系统运行。档案管理部门在该过程中应设置相应的培训计划，定期为员工培训新的信息技术及相关操作，鼓励员工自我学习，不断提升档案信息服务的专业性和高效性。国土资源档案管理部门主动为员工提供不同类型的学习资料，同时在国土资源平台中设置“智慧学习通”板块，便于岗位人员进行学习。

其次，应调整人力资源配置结构。目前在进行人力资源配置时，主要根据管理范围内的资源信息量优化进行人员的增减工作。在该基础上，应结合不同管理工作的性质进行人员调整，适当增加人员数量，使管理人员能够有时间对国土资源档案进行深度挖掘和分析，使档案管理质量得到进一步提升。国土资源档案管理部门在配备人员时，根据个人能力进行合理配置。针对档案专业水平不足的人员，如其他部门转岗人员，可以安排接待用户或库房管理等专业性不强的工作；针对专业水平较高的人员，应安排档案编研和培训管理等工作，充分发挥员工价值。

最后，设置相应的人员激励措施。档案管理部门不涉及业务等内容，因此绩效管理对其影响较小，难以起到良好的激励效果。为使档案人员保持积极的工作态度，应制定相应的奖惩制度，根据档案文件的整理以及服务工作质量进行考核。同时对档案的完整性和更新频率进行核算，设置相应奖金。通过恰当的激励措施，提高工作人员的实际效率。

（四）构建数字化档案管理体系

通过构建数字化档案管理体系，提高国土资源档案信息管理和信息服务质量。

在该过程中，首先应建立数字化档案管理平台，利用数字化管理技术构建平台结构，使档案的收集、整理以及信息服务等过程均通过数字化体系完成，有效提高工作效率。同时完善平台的功能模块，在常规功能之外设置使用者服务中心，设置反馈通道、人工服务以及问答模块，进一步提高档案管理质量。其次，推进档案信息服务智能化发展。在数字化档案管理体系中增加智能管理系统，通过智能技术识别档案内容，智能化信息处理及归档，使工作质量得到充分提升和发展。在该过程中，应搭载传感系统、识别技术、数据处理系统以及网络通信技术等，使系统功能更加完善。最后，提高现代化档案服务效果。针对网络平台、国土资源档案APP以及公众号等信息服务途径，设置专门的负责人，针对用户的实际需求，给出相应的信息指引和帮助，使用户顺利得到相关信息。同时按时更新档案信息资源，优化信息服务效果。国土资源档案管理部门可充分利用大数据技术中的Hadhoop完成数据收集和加载工作，充分结合《新一代人工智能发展规划》进行智能化方案管理体系的开发，提高档案信息和政务信息的整合与应用。