基于Web技术的电子档案管理系统设计

赵 博

（秦皇岛经济技术开发区社会保险管理中心 河北 秦皇岛 066000）

0 引言

在进行档案信息管理时，传统手工档案管理模式不仅需要大量的人力与物力，管理效率不高，无法满足现代化社会发展的需要。因此，急需设计开发一款高效率、易操作的档案信息处理系统。基于此，本文结合Web技术[1]提出了一种新型电子档案管理系统，以此帮助档案管理人员实现对档案的快速查询、检索以及归档和修改等操作，从而使其工作效率得到进一步的提高。

1 系统设计需求分析及优点

1.1 设计需求

档案管理是企业中基础管理工作，涉及企业多个部分。但由于企业具备海量的档案数据和文件，在针对档案管理时，由于缺乏统一的管理和移交功能，会导致电子档案数据被封存在企业不同部门设备上，由此引起重复性的档案管理操作，这样会使档案管理的出错率大幅提高。因此，在进行电子档案管理系统设计时，需要具备数据化、信息化、数据录入、档案收集和整理等功能，以此实现自动化办公需要。同时，该系统还需要具备档案网络查询功能[2]。

1.2 电子档案管理系统的优点分析

首先，基于Web技术的电子档案管理系统的客户端设计适用Windows系统多个平台，并且在安装时只需要安装一个客户端就可以。这样可以节约资源和减少系统维护的人力和财力。其次，操作便捷。电子档案管理系统和Web技术两者的结合，是由服务器结构和浏览器设计实现的。因此，也可以从浏览器实现对系统的访问，并且具备快速访问、便捷操作等优点，更加适合网络应用。所以，只需要连接网络，用户就能够借助网络实现对软件的访问和对相关电子档案的查询和阅读，并且还能够起到对电子档案管理的效果，从真正意义上实现数字化档案管理建设。最后，系统安全得到了增强。一般电子档案数据是通过集中控制的方式进行管理，简单说就是所有的电子档案数据存储到一起，因此在一定程度上避免了电子档案数据信息的丢失和泄露。特别是在Web技术的作用下，使得电子档案管理系统的性能得到了进一步的提升，还具备自动数据备份功能，实现了对电子档案数据的安全保护。

2 系统总体框架与硬件设计

2.1 总体架构设计

基于Web技术的电子档案管理系统设计时，应当充分对系统运行的外界条件进行考虑，以此将Web技术充分融入管理系统当中，从而为电子档案数据信息安全提供保障。具体系统架构如图1所示。

图1 基于Web技术的电子档案管理系统总体架构设计示意图

2.2 系统硬件设计

Web技术的应用，为系统信息安全提供保障，有效避免了电子档案管理与应用时发生档案信息泄露的问题。其系统硬件结构设计如图2所示。从图中可以发现本系统的设计主要是以Web服务器为核心硬件部分，通过利用该服务器充当数据库和网桥/路由器之间的沟通桥梁，以此实现了两者的连接，这样一来可以为用户提供更加便捷的操作，对不同类型的电子档案进行有效管理。

图2 系统硬件结构设计

2.2.1 Web服务器设计

为使得Web技术能够在电子档案管理系统中得到充分的应用，在系统服务器设计时，本文选择单个CPU、主频为1 600 MHz、能够最大支持容量为64 GB的国产Web服务器，以此满足管理系统的需求。同时，该服务器具备SATA接口，通过该接口可以实现和外界管理设备的连接，从而为电子档案管理的不同操作提供对应的条件。并且，在电子档案管理系统应用当中，Web服务器不仅能够提供充足的存储空间，还拥有可扩展性。将ECC引入到Web服务器当中，既可以解决服务器蓝屏造成电子档案管理质量下降和工作效率降低的现象，还为服务器内存提供了自动纠错功能，从而为服务器的稳定运行提供了保障[3]。

2.2.2 上位机操作终端选择

上位机操作终端的设计，需要具备电子档案收集功能、鉴定功能以及整理和保管等功能，但应考虑到不同管理操作的运行需求，操作终端需具备以下需求：首先，该操作终端能够同时为100名用户提供支持，并且，在电子档案管理系统当中，通过对com参数的设置，可以实现对不同设备的数据传输进行接收。其次，系统会根据相关数据接收状况，利用曲线图的方式在上位机显示出来。同时，为了能够实现电子档案信息资源共享，在上位机操作终端中还需要引入可靠的传输层协议，以此为网络中的电子档案管理提供安全保障。

3 系统主要功能模块设计及实现

3.1 用户登录模块设计

登录模块设计，用户在电子档案管理系统中完成账户注册之后，根据对应的账户和密码即可实现系统登录。在登录界面用户则需要对自身的身份进行选择，这时系统会根据数据表中用户的身份，对用户所提供的账号密码信息是否存在于数据库中进行查询，在系统确认无误之后，就可以进入到系统当中。而针对用户身份的检测，是为了有效保障电子档案管理系统的安全[4]。

3.2 数据录入模块设计

数据录入模块的设计，为电子档案管理员对不同类型的档案数据的编辑、修改等提供相关功能支持。通过利用编辑、添加以及排序和删除等相关操作，可以帮助用户在档案卷录入过程当中，提供便利，同时也为其后期核查工作提供了方便。当管理员在根据具体要求对相关档案信息进行合法修改之后，选择文档保存功能，这时系统会自动对原始档案进行更新，以此保障经过修改之后的文件能够被用户检索与浏览。并且，档案修改记录则会被系统记录，为用户对档案修改情况查询提供便利。此外，该系统还具备电子文件批量挂接的功能，让管理员根据相关规则就可以实现对所录入的电子档案信息进行自动校验。

3.3 用户权限模块设计

当电子档案信息成功录入数据库之后，为了便于系统用户对电子档案的有效管理，以及保障电子档案信息的安全，这就需要实施对用户管理权限的设置。首先，用户的管理权限主要分为对电子档案的查询、检索以及下载等3个部分。因此，在电子档案管理系统运行时，根据电子档案保密性管理原则，Web技术可以实现对每个系统用户进行相应的管理权限设置，还可以将其细化到具体的电子档案卷和文件权限之上，也可以根据用户的需求为其设置临时的权限。所以，在Web技术的支撑下，在电子档案管理系统界面设计里还为用户提供了权限设置是否开启的选项，供用户自己选择操作。如果用户不选择权限开启，这时该用户会被管理系统直接默认为普通用户，并以该身份进入到系统当中，同时系统也不会为用户提供上述管理功能。其次，如果用户选择开启权限设置，就可以通过一个独立的登录账号与密码，通过登录的方式进入到系统当中，在权限设置界面实现所需权限设置之后，除去临时权限，档案管理工作人员日常情况下不需要做检索、规范等相关工作，通过网络即可帮助用户实现对电子档案的查询和浏览[5]。

3.4 查询检索模块设计

利用计算机技术和互联网实现对档案的检索是本文基于Web技术设计的电子档案管理系统中的一项重要功能。首先，用户可以根据自己所拥有的权限，在权限允许的范围之中，实现对所需要的档案原文进行查询和浏览，并且还能够借助下载功能实现对电子档案下载，以此为用户的浏览提供便利。因此，检索查询模块的设计能够为用户提供文档下载功能、检索功能以及浏览功能等。用户只需要根据自己掌握的主题词、题目、类型以及档案卷等即可实现对所需档案的查询工作。此外，用户也可以利用更加直观的查询方法，实现系统检索功能。最后，由档案管理工作人员，根据组合检索的日志库以及用户库等，结合相关设备，将对用户检索的档案信息打印出来，具体模块操作流程如图3所示。

图3 检索查询模块工作流程示意图

在电子档案管理系统的检索查询模块设计中，可以选择多种不同类型的检索方法，帮助用户进行电子档案查询。而组合检索方法作为常用的一种档案查询模式，用户可以根据电子档案信息或者文件信息以及项目内部所拥有的字段，通过组合的方式进行档案查询。这样既可以实现档案检索目的，还能够帮助用户加强对相关字段的信息进行了解，从而满足电子档案的检索查询[6]。

其查询检索模块核心实现代码如下：

public Result Set searchReceivingFile (String pFileNum,String pTopic,String pFileType)

{

this.strSql="select * from ReceivingFile where"；

this.strSql=this.strSql + " ReceivingFileld like %"+ pFileNum +"%'"+"or ReceivingFileTopic like 1%” + pTopic +%'"+"or ReceivingFileType like %” + pFileType +"% "；

ResultSet rs = null；

try

{

rs = super.exeSqlQuery(this.strSql)；

}

catch(Exception ex)

{

System.out.println(ex.toString0)；

}

return rs；

}

3.5 报表统计模块设计

报表统计模块的设计，主要是对电子档案库中存在的档案卷和工程项目库以及文件库等相关内容进行自定义统计，并结合相应的报表输入，为用户提供删除、修改以及数据转换和统计、复制等不同类型的应用功能，最后通过打印设备将用户所需要的信息打印出来。

3.6 数据库设计

在特定应用的环境当中，针对数据库的设计时，需要根据合理的数据库逻辑模块与物理结构，实现数据库和应用系统的创建，这样才能够有效对电子档案进行保存与档案数据管理，以此满足用户的需求。同时，在电子档案管理系统设计过程中数据库设计占据着重要作用，因此在进行数据库设计时，根据Web技术的计算方法，通过浏览器的便捷操作性，实现了对电子档案的管理、维护等操作[7]，而用户不需要安装客户端专用软件。此外，该系统由档案归还表、档案表以及借阅表等部分组成，具体如表1所示。

表1 电子档案查询及其借阅现状记录结果

4 实验测试与结果分析

为进一步证明基于Web技术的电子档案管理系统设计的可行性，将本文设计系统与传统管理系统进行对比分析。设传统PDM管理系统为对照组，本文系统为实验组，结合某企业电子档案管理系统需求，分别对其运行效果进行分析，以此实现对基于Web技术的电子档案管理系统的可行性进行验证[8]。

首先，以某企业中选取1 000条电子档案信息为本次测试案例，分别对上述两种系统的参数设置、电子档案信息采集以及档案归档等方面的操作过程中的丢包率进行记录，从而得出表2的测试结果。

表2 两种管理系统的丢包率试验结果分析

其次，从表2的测试结果来看，丢包率越大则说明在电子档案管理过程中丢失的数据量越多、管理效率和精度越低，这也说明了档案数据的安全性就越差。由此可见，基于Web技术的电子档案管理系统不仅拥有较高的管理效率，还能够为其档案信息安全提供相应的保障。

5 结语

综上所述，为进一步实现电子档案的数字化、信息化管理建设，实现对电子档案的管理，本文基于用户需求对系统的功能进行分析，实现了电子档案管理系统的总体架构设计。同时，对用户登录、数据录入、查询检索模块等功能模块进行了阐述，以此为电子档案管理系统的稳定运行提供相应的保障。与传统纸质档案管理模式相比，本文系统更加便于对档案的维护、查询等，使得电子档案管理效率得到提高，这为电子档案管理系统的未来发展研究提供了相应的理论支持。