基于云端数据存储的小微企业网络化财务管理探索

亓相娣，王卫国，龚鸣

（1.山东铁投惠诚新材料技术有限公司，济南 250000；2.山东鲁软数字科技有限公司，济南 250002；3.武汉商学院，武汉 430056）

1 引言

近年来我国经济稳步发展，中国在全球范围内已经成为规模化、有影响力、规范化的大体量经济体。企业是经济发展的重要支撑，财务管理在企业的经营中是极其重要的一个环节，财务管理的优劣决定着企业资金投入的连续性，影响着利润在各业务中的更替，进而左右着企业资金链的命脉。我国经济体构成中小微型企业占据着不可或缺的一席，小微企业的发展是国家经济发展的源动力之一。规范小微企业的财务管理是为小微型企业的资金运转扫雷排难的关键步骤，可以有效促进小微型企业的正向发展。

2 在线远程财务管理

小微型企业自身的员工数量不多，财务管理人员相比中大型企业数量较少，而企业的税务、经营账务等财务类工作门种较多造成了同一财务人员肩负多种会计工作的情况。会计人员繁多的任务项及对不同财务处理流程的不熟悉容易在企业财务管理活动中发生误操作，进而对小微型企业的资金管理及业务发展产生不利影响。熟悉业务的资深财务人员是小微企业急需的人才，但小微企业的薪资给予影响着优秀会计人员的引入。远程财务管理模式为小微型企业引入专业财会人才提供了平台。远程财务管理是基于网络通信技术、计算机技术、数据存储技术及数据安全防护技术的一项在线财务会计平台处理工作。它将企业的账务信息存储接入网络数据库，以服务器存储的表单数据为依托开展财务统计管理事务。财会人员经公司认可后登录网络化的管理操作平台，以计算机为工具进行无纸化的数据处理。公司业务决策涉及财务工作以数据流方式创建工作流程，经财务人员远程审核后纳入正常公司数据列表。公司人员的工资、原材料支出、报销等具体财务数据由专门的企业管理系统进行统计采集，以安全接口的方式输入公司财务数据管理系统。在线远程财务管理在系统平台选择上可以根据现实公司所在位置，选定距离较近的数据存储服务器。财务管理平台接口输出文件与国家税务管理报税文件相对应，满足了解决月报税公司财务支撑材料留底填报问题的需求。

3 小微型企业财务管理现状分析

3.1 财务数据原始记录缺失

通过走访调研中国华北、华中地区的小微型企业财务记账记录情况来看，该地区走访的大部分小微型企业在登记原材料消耗数据、人员出差数据、固定职工及临时职工奖励发放数据等原始财务记录上存在缺失、不完整、数据混乱等现象。分析得到我国小微型企业在原始记录登记方面存在财务管理意识淡薄、匮乏，财务人员入职离职频繁且交接工作不完整的现象。小微型企业由于硬件场地限制，大多没有专门的资料存档室，数据资料的存储分散、凌乱、缺乏条理。部分小微企业甚至存在月底报账靠人工回忆、报税数额凑数值的情况，为后续公司的发展埋下隐患。

3.2 财务管理制度不完善

小微型企业在公司财务制度及财会建设方面不完善，公司管理者缺乏完整的财务管理意识，对档案、原始数据表及流水经营数据表等随意记录、多地点保存，没有形成完整的电子存档。财务管理是一个精细活，需要多人员参与，对理清脉络、数据详实、前后对应要求非常高，要实现顺畅的公司财产管理、资金规划执行及营收管理等事务需要完善的公司财务管理制度。公司财务事项要分类，落实明确责任人的职责及要完成的事务项上下流转部门，规定奖惩措施，指定并区分普通数据、重要数据存放地点，定期排查数据安全隐患，周期性完成纸质数据转存为电子数据。

3.3 企业发展资金获取困难

企业的发展离不开资金的支持，目前中国的经济形势整体向好，但小微型企业起步、发展的阻力还是有很多，其中最要紧的关键点在资金的汇聚上。目前市场产品的研发倾向于公司团队组织，小微型企业在创业之初，搭建了一定规模的工作团组。在营业范围内的产品设计研发上小微型企业有自身的想法和规划，资金的来源是很困难的一件事。对小微型企业来讲，获得风投公司的投资是最理想的资金来源，但本身的企业经营规模小、经验不足、研发设计人员少以及企业财务管理不完善、亏损概率大限制了投资公司选择小微型企业的可能，因此小微型企业在获取融资方面具有较大的难度。

4 云端存储财务管理架构

市场经济体系拥有繁多构件，其中小微型企业的资金规模小，抗击风险的能力低，财务管理的严谨性弱于同阶段的中大型企业。在中大型企业建立了较完善的财务管理系统情况下，小微型企业要在本公司内搭建财会处理的数据平台需要耗费非常多的资金，而大数据服务器平台的应用为小微型企业提供了便利，在投入少的情况下同时拥有财务处理水平效率较高、数据存储容量大、对上对下平滑衔接的服务。

小微型企业云端财务管理系统基于远程服务器存储、数据处理器，系统平台所录入的数据都存储在远端的计算机服务器上，服务器的数据具有三层防丢失措施，建立了二级备份机制，可确保存储的数据在极端异常的情况下能较完整地留存。云端服务器的数据资源库分为3个部分：财务记录数据块、融资记录数据块和报税文件数据块。财务记录数据块保存了公司正常运营过程中输入的工资支出、原材料支出及差旅报销消费等记录项，以有签字盖章的记录凭证形式电子保存原始数据并生成数据表统计。融资记录数据块保存了企业在新计划立项、融资申请、计划书文件及修订文件、资金获取数据等记录项，包含了文件审批的流转记录。报税文件数据块保存了公司月度、季度及年度报税的所有信息记录项，并对每个报税周期做统计输出关键信息以供决策参考。数据信息的输入与传出可以通过网页端、计算机独立的界面终端及移动端登录平台完成，其内部结构如图1所示。

图1 云端财务管理系统数据存储结构图

5 系统事务管理

云端存储的小微型企业财务管理系统主要的处理事务为3项：记账管理、规划决策及融资管理。系统使用以连接因特网的计算机或移动设备为工具，企业人员、财务人员输入登记分发的用户名和密码登录并获取对应的权限。系统设定停留10分钟及以上未做任何操作需要重新验证登录，防止在线账号僵化并消除非授权人员意外输入的安全隐患。

5.1 记账管理事务处理

记账事务由授权的财务人员发起，录入原始数据并上传附件，选择记账的分类，系统根据分类进行数据存储划分，并审核数据的完整性，数据分类包括了工资支出、业务性奖励、原材料购置支出及差旅费用支出等项目。记账录入的单据是签字盖章后的最终版，未进行财务审批及分管负责人核签的单据不允许存入系统，系统会进行签字及盖章审核。系统审核完毕后对应分类按记录时间自动生成电子凭证，并更新企业整体数据表格，包括资产负债表、利润表、原材料采购表、工资及奖励性补贴表等，为后续周期性报税提供数据支撑，记账管理模块的事务流转如图2所示。

图2 记账管理事务流转图

5.2 规划决策事务处理

规划决策事务由企业项目负责人或高层管理人进行策划发起，主要针对新项目的资金预算。策划发起需要预先准备项目策划方案、资金预用总量及列明具体资金数额时间的详细资金使用计划。材料备好后，发起人在系统中填写资金定量投入申请并选择下一步决策审批人员通知审核，系统自动记录申请时间，并将流程推送至审批人员处。系统的所有审批环节都设置平台内消息提醒和移动短信提醒的选项。企业审批人员收到提醒后登录对应角色账号，依据申请发起人提供的材料进行审核审批，审核不通过自动进入结束流程。决策审核可以实现多人员共同审批，采用奇数人员投票过半通过制度。当决策审批通过，流程进入业务模块，系统依据申请及审批的资金数额划取对应企业资金池中的额度。然后进入业务执行进程，完成项目的各项关键性资金支出记录。如遇到项目申请资金不足时，项目发起人可以申请资金再投入，获取更多的项目资金，资金再投入的申请选择权在发起人。当项目资金不足，发起人不选择再投入资金时，可以将流程推进至业务中止结算模块，标志着项目暂时搁置。项目发起人选择资金再投入，则流程重新进入资金定量投入申请阶段，需要再次进行决策审批。项目业务进程执行完毕流程进入项目完成结算模块，结算后该项目流程结束。

5.3 融资管理事务流程

融资是很多小微型企业项目资金来源的源头之水，融资成功与否与项目准备的充分程度息息相关。基于云端存储的小微型企业财务管理模型的设计将融资管理作为系统功能的重要环节。投资活动有利润趋向性，能大概率获取高额利润的项目更受风险投资公司的青睐。小微企业要想在融资活动中获取预期的资金支持必须做足项目规划及团队组建的准备。在本研究模型中，小微型企业首先要指定项目计划、确定项目目标及经费支出的具体事项，生成电子版的融资计划申请。在系统的融资管理模块，项目融资负责人提交融资计划申请，下一步是项目融资规划申请的审核，审核的专家一般来自企业外部，由企业聘请有经验的高级风投评价人员担任，常设置3名以上的专家进行匿名审核。经专家审核通过的融资申请会进入投标融资活动的阶段。如专家提出意见需要返回修改，则根据项目融资发起人的意向决定是否继续修改投标。如需要继续投标则修改申请计划等材料返回融资计划申请阶段并重新进行专家审核，融资项目发起人放弃本次融资计划的系统流程自动进入结束环节。投标融资活动是一个阶段性、反复性的融资投标过程，会经历一次或多次的融资投标、竞标活动。如在多次融资活动中都不能获取融资成功的资金，则系统会将计划预案流转至计划修改阶段，该判断的阈值可以设定为时间节点或融资活动参加次数。申请计划获取融资成功的，系统流程流转至资金管理阶段，按照预定的资金支出方案转存保管资金至对应资金池中。

6 结语

小微型企业高质量的财务管理是该企业发展壮大、持久经营的重要条件，通过对基于云端数据存储的小微企业网络化财务管理的探索研究，分析了小微型企业财务管理在财务数据原始记录缺失、管理制度不完善及企业发展资金获取困难的现状，设计了云端存储财务管理架构模型，并对记账管理事务处理、规划决策事务处理及融资管理事务流程作了详细解述。系统的设计搭建需要依托软件编程技术实现，远程云端数据存储财务管理系统上线应用能有效辅助小微型企业有重点地做好公司财务管理的事务。