文书档案数字化管理的优化策略研究

王仕凤 安徽广播电视台

随着全球数字化时代的到来，生活中的可用信息资源越来越多，而且获取信息资源的途径也在逐渐的增长，人们在生活工作过程中对于信息资源的需求也在逐渐扩大，而且文书档案作为单位发展建设的核心内容，其在工作过程中具有一定的监督性和服务性，可以作为信息资源的重要战略点。在单位日常的生产过程，中文书档案的管理工作将伴随着企业单位的整个生产过程，所以良好的文书档案管理也是维持的单位正常运转的关键因素。但是现阶段的文书档案管理水平已经不能满足于时代的发展和要求，所以想要让档案作为信息资源的重点，为单位提供更好的服务，就需要改善其管理方法，也就是将文书档案进行数字化。将传统的实体纸质文书管理保存方式改变为数字化信息保存，可以比传统的保存方式更长久也更安全，可以实现高效的资源共享。让单位在利用文书管理的过程中，可以更加方便去运用和查找资料。这对于整个单位的工作展开和工作水平的提升都有着极大的帮助。

一、文书档案数字化管理模式的优势

（一）提高文书档案编辑的灵活性

文书档案数字化管理可以大幅度的提高文书档案的编辑，因为其主要的管理方式便是对纸质的文书档案进行录入，扫描，并且上传到系统当中，这就可以使得档案信息转为数据化，然后被计算机所识别，并且储存在各种数据载体当中[1]。这也可以使得传统的文书档案在被编辑的过程中，摒弃了纸质涂抹修改的方式，而是采用了电脑修改的方式，并且在新的文书档案进行录入的过程中，也可以利用该方式进行录入，这就使得整个档案有着更加高效化，更加灵活的编辑方式。使得整个档案信息在被查询和应用的过程中会十分的方便。

（二）提高文书档案检索的便捷性

在传统的文书档案管理过程中，单位想要对于文书档案进行检索，就需要在大量的纸质文书档案当中寻找到想要的档案信息，在这个过程中会浪费大量的人力物力和时间，这会使得文书档案在利用效率上大幅度的降低，并且会影响单位整体的工作效率。而将文书档案数字化管理之后，文书档案信息查询的过程将会更加的便捷。当文书档案数据库建立完成，就需要在使用的过程中，在电脑上进行搜索和查找，便捷的调出要好的，文书档案通过关键字检索等方式，就可以在计算机上及时查阅档案信息，让文书档案在检索过程中可以更快的为单位的工作和发展提供服务，大大提高了文书档案的管理和利用效率。

（三）实现文书档案资源共享

传统的纸质文书档案在使用的过程中并不能做到很好的利用，而且传统的只是他们还存在一个区域的局限性，如果想要在区域内调动文书档案，自需要利用大量的人力和物力来对于文书档案进行运送，而在文书档案实数字化之后，就可以通过互联网来对于全国各地的文书档案进行查询，这也可以使得档案使用者在不同的区域不同。同的时间可可以对于文书档案信息随时随地的进行查询和利用，这在运输和利用方面已经突破了时间和空间的限制，实现了文书档案的资源共享，这也是现阶段信息资源共享的主要发展趋势，可以让文书档案资源为整个社会的发展提供更好的服务。

二、文书档案管理数字化的重要性

（一）可以满足时代的发展需求

现阶段因为科技水平的提高，大数据时代已经成了未来的主流发展方向，而全世界对于信息和数据的处理水平也已经达到了全新的高度。我国随着智能技术和5G信号的发展，信息的传递速度方面已经达到了世界的前列，这种大背景之下，单位在发展过程中也会运用到更多的信息资源，而传统的档案管理方式使得传统的文书档案已经逐渐的暴露出了诸多问题，在信息储存上面，随着信息的不断增加，也会导致文书档案的数量在逐渐增多，如果利用传统的文书档案进行有管理就会使得档案所需要的空间在逐渐的上升，并且也会增加档案管理人员的工作任务，并且也会严重的影响档案的准确性，而的档案信息管理的过程中，因为数量的不断上升，这导致了管理人员在工作中不能全面地对所有档案进行监管。非常容易导致出现档案丢失的情况出现，严重影响到了档案在后期的具体使用，所以就需要将文书档案管理数字化，只有这样才可以使得文书档案有着更好的储存方式，将档案的准确性和实用性得到提高，让其在使用过程中可以更好地为单位的发展做出服务[2]。

（二）提高单位管理效率

因为现阶段文书档案在单位发展管理中的重要地位，要求档案在使用过程中一定要具有十分准确的特点。但是在进行实体档案的管理过程中，传统的文书纸质档案总会出现一些不可避免的问题，如果档案的填写不完整，并且在摆放，储存的过程中也会找不到文档的信息，不能进行合理的分类，让单位在使用的过程中使用效率大大降低，严重影响了单位的整体管理效率，这种情况不仅会对于工作人员造成影响，还会对于整个单位的工作造成影响，在这个信息化的社会，想要完成信息共享，不仅仅是在单位内，还是全国各个范围都要完成信息共享，所以在这种背景下，传统的只是档案想要完成共享的传输效率是十分低下的，而单位想要其他单位的档案信息，就需要花费大量的时间和物力去进行抽调，而将其进行数字化之后，就可以在网上随时的下载，查看和阅览其他单位的档案信息，这也使得单位在管理工作中可以有着更加快速高效的工作水准。

（三）安全性获得提高

传统的文书档案在管理过程中所采用的方式便是对于档案进行单独的存放，并且派专门的管理人员进行管理，这种管理方式会极大地加大工作人员的工作量，并且增加单位的人工成本，而且对于其纸质档案的存放并没有相应的安全保障在使用的过程。非常容易受到自然环境的影响，对于纸质档案产生不可逆转的伤害，而且档案在移动的过程中也会发生意外，使得档案失窃或丢失，都会对于整个单位的工作产生影响。而在文书档案数字化之后，就会使得整个档案有着更加良好的储存方式，并且也不会受到自然环境的干扰，大大保证了其在储存过程当中的安全性和稳定性，使得整个档案有着更加长久的使用时间和使用寿命，为单位可以提供更好的发展。

三、文书档案数字化管理现阶段存在的问题

（一）文书档案的归档范围不够明确

一般情况下，文书档案在进行归档的过程中，需要按照其档案记录的内容来进行类别划分，而且每一种类别都有着其相对的作用和使用方式，并且可以为单位提供不同的方式，但是在现阶段实行文书档案信息化管理的过程当中，不是说档案的类别条目并没有按照其分类来进行精细化的管理，使得文档的内容属性，应用特征和系统特征并没有根据其内容来进行合理化的分配，这就是得文书档案的分类不够严谨，并且因为其不能够进行科学化的整理，所以导致在整个档案在使用的过程当中寻找起来也比较麻烦，归档范围也不够清晰，从而导致了许多的文书档案，因为其所记载的内容过于复杂而导致不能够被归到分类。而在长期的留存过程中，就会导致档案被遗忘或者丢失，从而影响到了单位后续的工作，使得档案的使用效率低下[3]。

（二）信息技术的合理应用程度不高

在实现数字化管理传统的文书档案过程中，其最为主要的支撑便是合理地运用信息技术，只有将信息技术与传统的文书档案完美结合，才可以让文书档案的数字化进程有着良好的发展。但是现阶段大部分单位在进行信息技术的使用过程中，并没有注意到其对于文书档案管理的重要性，所以导致对于信息技术没有很好地利用效率，使得其在进行档案管理的过程中，是用各种系统来进行文书档案处理的工作，进行的并不顺畅，并且让各种系统数据不能够得以共享。一些单位甚至并没有创建自身的档案储存系统，也没有相关的储存空间来进行储存，只是在国家规定的发展过程中，将传统的纸质文书档案进行上传和录入，导致其系统的建设明显滞后于社会上的大部分企业和单位。而且单位在进行发展的过程中，对于文书档案以及大数据技术应用并不普遍，所以导致在搜索过程中效率十分低下，需要工作人员去逐步勘察，这也导致了单位工作效率的低下。

（三）单位工作人员素质水平较低

现阶段我国文书档案管理的工作人员在工作状态上处在一个非常尴尬的境地，在传统的文书档案管理过程中，传统文书档案的工作管理人员只需要做好书面工作，所以说对于其本身的工作技能要求并不高，所以单位大部分的工作管理人员都是年纪较大的工作人员，所以导致其在进行数字化之后，其所掌握的具体工作职能在整体的数字化文档管理过程中并不能够发挥出具体的作用。因为现阶段的文书档案工作都是利用电子仪器进行操作，而传统文书档案的管理人员并没有相关的操作经验，并且因为其年纪较大，而且因为其之前的工作性质过于简单，所以在工作的过程中也没有更好的积极性对于新的技术去进行学习，从而导致单位在进行档案数字化的过程中受到了非常大的阻碍。

四、文书档案数字化管理的提升策略

（一）重视文书档案数字化管理

想要让企业单位的文书档案数字化管理水平有所提升，就需要让单位在发展的过程中，对于文书档案数字化的管理加强重视。在发展过程中，单位应该创建专门的文书档案数字化管理部门，并根据其发展现状来打造相关的管理制度，让其具有良好的规范性，并且要将文书档案进行分类细化，要对于每种档案类型提出明确的标准，从而确保文书档案在进行归类的过程中可以有着良好的储存归类模块，并且不能依靠于几个标准分类，而是要根据企业的单位，在发展的过程中对于其真的发展方向以及具体的工作职能来划分具体的档案分类标准，只有这样才可以让单位再进行查阅的过程中，有着更加方便的查找模块。并且单位在进行文书档案数字化管理的过程中，要提升相关水平，积极利用安全电子软件来进行文书的保护工作，以确保文书档案有着更加良好的使用环境，可以让其为单位的发展做出更大的贡献，并且还可以有效的制止文书档案在使用的过程中被有心之人偷窃，做出违法的事情而影响到了单位的形象和具体利益[4]。

（二）加强信息技术的合理利用

单位想要进行文书档案数字化管理，首先要明确的是数字化管理所需要的发展模式和发展方向。数字化管理就是在信息技术的基础上来进行发展的，所以要在发展的过程中使得数字化管理水平进行提高，就需要在进行文书档案管理的过程中对于信息技术的利用效率进行提高，并且单位要时刻注重现阶段市场上的动向，来选择最适合于单位发展的新技术来完成文书档案的数字化管理工作。并且在设备的选择方面也要使用市场上全新研发的设备，从而避免因为设备的问题而导致了信息的丢失，所以在发展过程中要逐渐地对自身的硬件基础设施作出增强，并且在硬件设施能够到达要求之后，要对于软件设施也做出相应的整改动，用市场上先进的处理系统来进行档案的数字化管理就可以使得档案有着更加良好的检索状态，也可以使得档案有着更加快捷的传输方式以及储存方式，让单位的工作可以有着更快更好的效率提升。

（三）加强工作人员的素质水平管理

在传统的纸质档案文书管理工作中，单位可能并不重视员工的素质水平，因为其工作的内容过于简单，工作性质比较直白，所以就导致单位对于其工作人员并没有过高的要求。但是随着文书档案数字化的发展，想要让文书档案工作有着更加家良好的工作效率，并且可以对单位的发展提供帮助，就需要加强工作人员的素质水平管理，在进行管理的过程中，首先要对于内现存的工作人员进行水平考核，以确保其有着足够的能力来进行文书档案的数字化管理，并且如果其能力不足，就需要对其进行培训。而且还要根据不同的状况来提高员工的积极性，让其有着足够的精力和心态对于文书档案的数字化管理进行学习。还可以招收全新的文书档案管理人员，让其对于电脑等各种技术有着足够的了解，只有这样才可以使得单位整体的文书档案数字化管理效率得到提升，让单位的整体获得提升[5]。

五、结语

综上所述，现阶段我国的信息化技术已经得到了充足的发展，所以文书档案数字化管理已经成了单位的必然发展趋势，而想要进行单位的档案数字化管理，让文书档案对于企业的发展作出更大的功效，就需要解决现阶段文书档案管理发展过程中所存在的诸多问题，使得文书档案管理有着良好的工作效率，在这个过程中，首先是要加强文书档案管理的重视程度，并且还要使用先进的信息技术，对于人员的素质在加强培养，只有这样才可以让单位的文书档案数字化管理有着良好的发展，让单位也可以有着更加良好的发展。