加强国有企业办公室精细化管理的思考

罗玲 核工业二八0研究所

精细化管理是一种管理理念、一种管理文化，是将企业管理责任进行具体化、清晰化，它要求每一个管理者都要尽职尽责。其本质意义是对战略和目标进行层层分解、精准细化和有效落实的过程，是让企业的战略规划能准确贯彻到每个环节并高效发挥作用的过程，同时也是提升企业整体管理水平的一个重要途径。办公室管理在国有企业管理中处于承上启下、协调各方的中枢地位，肩负着服务与保障、协调与督办、参谋与管理等重要职责。在进入第二个百年奋斗新征程时期，全面立足“三新一高”要求，加强办公室精细化管理，对“确保政令畅通、高效规范、服务优质，提升国有企业治理水平，推动企业实现‘十四五’战略目标和高质量发展”有着重要作用。

一、国有企业办公室主要管理职能概述

服务与保障职能。服务是国有企业办公室的首要工作职责。文件收发与制作、会议准备与组织、资料查询与解答、资质证照管理与介绍信函件开具、企业间业务交流互访与项目洽谈接待、保密管理与疫情防控工作、群众来信来访办理与突发事件应对等工作展示着办公室作为国有企业“窗口”的服务功能。同时本着精简高效，许多国有企业行政办公室和后勤办公室合二为一，还担负办公资产管理、车辆安全驾驶与调度、员工食堂管理、公共设施维修维护管理、保卫管理、办公环境美化亮化管理等后勤保障职能。办公室既是“前哨”，也是“后院”。服务好各级领导、服务好职能部门和业务单位、服务好员工群众，保障企业健康有序运转是目标、是任务；统筹兼顾、规范高效、细致周到，不断提高办文、办会、办事效率与质量是要求、是责任[1]。

协调与督办职能。办公室作为国有企业治理体系中的“桥梁”，既要协调企业内部领导之间、部门之间、职能部门与业务单位之间、领导与部门单位之间的关系；还要协调企业与上级主管单位、与下级子企业、与各级地方政府、与客户企业之间的关系。联系上下、沟通左右、协调内外、统筹各方，发挥好“枢纽”作用是国有企业办公室的关键职责。同时，办公室要对上级会议精神和文件的贯彻执行情况、企业党委会和董事会及办公会等会议决策的落实情况、群众反映问题的解决情况、保密保卫等工作自查检查问题的整改情况、领导交办事项的办理情况等进行督促提醒和信息反馈，确保事事有着落、件件有回声，做到环环相扣、管理闭环。

参谋和管理职能。国有企业作为中国特色社会主义的重要物质基础和政治基础，是我国国民经济中的中流砥柱，肩负着国有资本的保值增值，责任重大，使命光荣。办公室在宣贯上级文件精神、执行领导工作部署、应对紧急突发事件、开展落实情况督促提醒等过程中，需要不断提高政治判断力、政治领悟力、政治执行力，不断提高站位、开拓视野、积累知识、创新方法、提升能力，做好调研和资料收集工作，学深悟透文件精神实质，正确把握政策内涵，洞悉行业发展趋势，熟悉业务管理流程，抓好统筹规划协调，当好领导的参谋和助手。

二、现阶段国有企业办公室管理现状

（一）需进一步完善制度，激发活力

首先原有管理制度跟不上时代变迁和企业高速发展的需要，新事物、新情况、新矛盾不断涌现，出现了职能交叉不明确、管理权责不清晰的问题。其次现阶段以绩效为导向的薪酬分配机制多向经营、项目等直接与绩效考核经济指标挂钩的部门倾斜，绩效考核与激励机制有待进一步完善，而个别企业，由于过度重视短期经营业绩，催生了部门之间、员工之间的恶性竞争，导致团队意识缺乏，越位、错位、缺位、相互推诿扯皮的现象时有发生，使得原本就繁杂琐碎事多人少的办公室工作，因缺乏有效激励，无法吸引招揽人才，固有办公室人员忙东忙西，精力分散，疲于应付，不仅精细化管理程度不高、效果不佳，而且可能村村起火、处处冒烟、费力不讨好，挫伤干事创业、开拓创新的积极性和主动性[2]。

（二）需进一步统一思想、搭建平台

精细化管理强调目标的细化、量化、标准化、规范化、流程化等，需要通过分解战略目标、细化管理单元、改进管理方式，确保企业管理思想和目标高效、准确、到位的落实。办公室作为企业运营的“总调度”，要有效发挥协调及督办功能，除了勇于担当、甘于奉献、勤于实干，自身努力外，还需要企业有明确的目标、清晰的标准、规范的流程和科学精准的考核与激励体系等作为支撑，需要企业上下勠力同心、团结协作，尤其对深化国企改革中涉及转型升级、利益分配、民生福祉等重大问题，更是需要企业高层统一思想、凝心聚力，以及对办公室工作的大力支持。同时办公室工作人、财、物投入不足，企业信息化建设迟缓，也是影响办公室精细化管理水平的制约因素[3]。

（三）需进一步强化学习、提高能力

国有企业办公室工作纷然陈杂、千头万绪，其实质却是政治工作，始终胸怀“两个大局”、心系“国之大者”，严守政治纪律和政治规矩，保持“三力”、坚守“底线”，注重从政治的角度来观察、思考、分析和解决各类问题，是国有企业办公室人的立足之本。在专业和业务方面，文件起草、会议组织、公共关系处理、保密管理、车辆管理、员工食堂管理、应急管理等，都需要专业知识和管理技能。现实中，办公室人忙于琐碎繁重日常工作，时事政治学习的系统性不够，专业知识更新的及时性不足，思考领悟学以致用的深度、广度不够，“做得多、错得多、不做反而没错”的思想仍然存在，工作积极性不高、服务意识不强，保守主义、经验主义导致执行力不足、创新性不够，精细化管理容易停于口号、流于形式、浮于表面。

三、加强国有企业办公室精细化管理的思考

2014年5月8日，习近平总书记到中办调研时提出了“五个坚持”，即“坚持绝对忠诚的政治品格、坚持高度自觉的大局意识、坚持极端负责的工作作风、坚持无怨无悔的奉献精神、坚持廉洁自律的道德操守”的工作要求。同时，习总书记还用要牢记“天下大事必作于细”“慎易以避难，敬细以远大”的道理来强调“一丝不苟、严谨细致、精益求精，于细微之处见精神，于细节之间显水平”的工作作风，这不仅是对中办的工作要求，也是对新形势下国有企业办公室工作的要求，更是为国有企业办公室精细化管理指明了方向[4]。

明确目标、细化职责、合理配置。当前是国有企业改革三年行动的关键之时，是进一步聚焦主责主业、健全市场经营机制、加快推动企业高质量发展、各项改革举措落实之时，时间紧迫、任务艰巨。加强办公室精细化管理，确保改革行动方案落实落细，首先要注重管理目标的精细化，要依据企业“十四五”战略规划和国企改革三年行动方案，科学制定企业总体管理目标，并层层细化分解，将总目标分解到每一年度、每个部门、每个岗位，使每一个目标、任务、指令都可以量化、可以执行、可以落实到具体责任人。其次要全面解决职责交叉、权责不清的问题，要在总目标的引导下，进一步调整和优化企业组织架构，理清各职能部门和业务单位的职能，将职能充分细化至各个岗位，并划清工作界面，区分每一个目标、任务、指令的主责人和配合人，让全员各就各位、各司其职。第三，在机构设置和人员配备中，应综合考虑人员年龄结构、专业结构等因素，并与企业规模、业务特点、职责任务相匹配，积极引入市场理念，创新工作方式方法，可采取人才引进、竞聘上岗、劳务派遣、揭榜挂帅、联合作业等多渠道、多形式的灵活机动的选人用工机制，深化全面预算管理，既能人尽其才、人岗适配，避免越位、错位、缺位，又可整合各方资源、进行合理配置、有效控制人工成本等[5]。

完善制度、优化流程、创新发展。制度是保障。构建一套科学完善的国有企业现代化治理体系是实施精细化管理量化、标准化、流程化的前提。一方面，企业应该加强政策研究与形势分析，与时俱进、因势利导，结合行业特点、产业发展、经营实际和管理实践等，及时修订完善各项管理制度，为加强办公室精细化管理提供坚强的制度保障。另一方面，企业应坚持“系统思维、高起点谋划、高标准推进、高质量落实”的工作思路，聚焦“提高效率、增强活力、提升价值”的工作要求，敢于自我革新，对标对表国内国际一流，高瞻远瞩、因地制宜，做好顶层设计，将企业所有业务进行综合考虑、统筹规划，革故鼎新原有工作流程，打通堵点、捋顺拐点、连接盲点，形成行之有效、科学完整的一体化业务流程。第三，企业要应时代之变，加大企业科技投入与自主研发的力度，利用信息网络技术，构建数据传递与信息共享的交流平台，并勇于开拓创新，立时代潮头，发时代新声，持续改进和不断优化细化流程，提升精细化管理水平，用大数据、云计算、人工智能等推动企业智能化水平，加快科技成果转化，不断增强企业核心竞争力，用科技创新之光赋能企业高质量发展新征程。

加强协同、管控过程、精准激励。为确保办公室精细化管理各项措施真正落到实处，一是要在“协”字上做文章，除了细化职责、明确分工外，企业内部各职能部门和业务单位之间、各岗位之间要建立良性的竞争与合作关系，既要打破大锅饭，拉开收入差距，奖勤罚懒，实行干部能上能下、人员能进能出、收入能增能减；又要树立“小核心、大协作”意识，加强团队建设，强化协同配合，并在成本核算、利润分配和表彰激励等方面，体现团队作战的价值和提高整体企业效率的作用；二是要在“防”字上下功夫，要注重对目标、任务、指令各个环节执行中的过程管控，强化内部控制、全面预算执行控制和全面风险控制，及时发现问题、纠正偏差、排除隐患、化解风险，确保高质高效实现目标、完成任务和执行指令；三是要在“准”字上求实效，企业应该建立健全精细化管理考核与评价体系，并注意与企业的人才招聘、干部选拔、绩效考核、荣誉激励等制度体系之间的相互衔接，避免出现制度打架、标准不统一的问题，同时，辅之以科学的管理方法，做到严格考核、精准激励，切实激发办公室人的主观能动性，增强全员“知责于心、担责于身、履责于行”的思想自觉和行动自觉，从而转化为切实解决企业改革发展中深层次和卡脖子问题、全面促进企业深化改革、提升治理水平、实现企业高质量发展的强大引擎。

系统培训、提升能力、文化引导。精细化管理的稳步实施，离不开一支高素质、业务能力强的员工队伍。思想是行动的先导。加强系统培训、提升综合能力、全面灌输精细化管理意识、培育精细管理文化，是精细化管理中不可缺少的重要组成部分。一是通过加强政治理论的系统学习，强化政治引领，筑牢信念基石，要在学习中注重以问题为导向、注重与业务相融合，深化对国企改革重要意义的理解、对当前国际国内形势的研判、对单位发展战略和自身岗位责任的认识，提升全员政治素养，不断增强“四个意识”，坚定“四个自信”，做到“两个维护”。二是采取走出去请进来、线上线下、传帮带、岗位练兵、挂职交流等多种方式，加强办公室人员文秘、综合、信息、保密、档案等专业知识和“心理学、社会学、经济学、法学”等相关学科知识的培训工作，提升办公室人员写作、沟通、管理等专业水平和综合能力。三是通过开展制度上墙与流程印册、张贴标语与制作宣传栏、主题演讲与知识竞答、新闻宣传与微信公众号推送、选树典型与经验交流等形式多样、内容丰富的文化活动，加大精细化管理制度的宣贯力度，发挥企业文化潜移默化的影响力和促进作用。同时，在精细化管理文化建设过程中，企业各级领导干部要以身作则、守正创新、尽责履职、勇于探索，当好“引领者”和“辅导员”，发挥好头雁效应和示范作用，让“细节意识”“追求卓越精神”“严细融入一切的理念”等渗透到企业生产经营管理的方方面面，真正融入员工工作、生活当中，主动教育引导员工把精细化管理变成一种行动自觉，爱岗敬业、团结协作、严谨细致、锐意进取、攻坚克难、久久为功，创造一流工作业绩，为实现企业管理目标不懈奋斗。

四、结语

总之，加强国有企业办公室精细化管理，进一步明晰管理目标，完善管理制度、优化管理流程，落实管理举措，从全局出发，从细节着手，精益求精，持续改善，提升企业整体治理水平与质量，对企业面对两个百年之大变局的新机遇与新挑战，面对疫情对国内外经济形势的深刻影响，坚持两个“一以贯之”，保持战略定力和耐力，稳中求进、踔厉奋发、笃行不怠、砥砺前行，推动高质量发展有着重大意义。