立足人力资源开发视角探讨医院人事档案管理策略

2022-12-18田旭光山东省莱州市人民医院

管理学家 2022年21期

田旭光山东省莱州市人民医院

人力资源开发最早是由美国学者提出的概念，他认为企业或团体组织在现有人力资源的基础上，必须根据企业或团体组织的战略发展目标、组织架构变化，调查、分析、规划调整人力资源，提高现有企业、团体组织的人力资源管理水平，让人力资源发挥更大的价值。

随着新医改的深入，人事制度改革、医生执业自由化等对医院人力资源管理提出了更高的要求。医院人事档案管理作为人力资源管理的一部分，人事档案关系到医院广大职工薪资待遇、社保、组织关系、绩效考核等，记录了广大职工的学习经历、工作经历、政治面貌、品德作风，是医务人员选拔、聘用、晋升等方面的重要依据。

人事档案具有流动性、动态性、真实性、全面性等特点，对医院人事档案管理提出了新的要求。然而，当前大部分医院不重视人事档案管理，人事档案管理方式落后，未充分发挥人事档案管理的作用[1]。

一、医院人事档案管理存在的问题

（一）医院不重视人事档案管理

医院不仅是国家公益性组织，而且是独立运营管理的组织机构。随着新医改的不断深化，分级诊疗、取消药品加成、医生自由执业、投资主体多元化、法人化治理等相关制度的变革，对医院发展产生了巨大的影响。医院不断深化改革，提升医疗技术和服务水平，为患者提供更好的就医服务，不断提升医院的竞争力。在此背景下，医院管理者越来越重视经济业务活动，积极购置先进的医疗设备，引进优秀的医疗人才、改善医院的基础设施，却忽视了医院的人事档案管理。由于医院不重视人事档案管理，导致医院人事档案长时间积压在医院档案室，未充分发挥人事档案的价值。很多人事档案由于缺乏有效管理，行政部门借阅或者其他部门借阅的时候，没有及时归还或者使用不当，导致档案字迹模糊、文件遗失、纸质破损等。

（二）人事档案管理方式落后

医院人事档案管理依然以传统的人工管理为主，人事档案文件以纸质文件为主，这些纸质文件包括广大职工的工作经历、学历证书、获奖证书等信息，由医院档案管理部门负责管理。纸质文件具有唯一性特点，是广大职工身份、学历、资质等方面的证据。受到档案室环境等因素的影响，人事档案在存储管理期间，容易出现褪色、损坏等现象，可能对广大干部职工个人造成无法弥补的损失[2]。

医院的门诊、住院、预约挂号、缴费等环节都实现了信息化，通过智能手机、智能终端设备就可以完成，但是医院档案管理信息化水平比较低，档案室缺乏可以完成人事档案信息采集、识别、提取、存储、检索等相关设备和软件，影响了医院人事档案信息化建设。

（三）人事档案管理水平低

人事档案管理涉及人事档案资料的收集、整理、保管、鉴定、统计及管理利用等相关工作，主要为医院选拔、聘用、晋升等人力资源管理工作提供服务，对医院人事档案管理人员提出了较高的要求，不仅要完成档案管理工作，而且要挖掘人事档案中的价值，为医院的人力资源管理提供参考。

医院作为提供医疗服务的场所，长期以来，重视医务工作者的教育培训，却忽视了对档案管理人员的培训，导致医院的档案管理人员业务素质低。大部分档案管理人员并不是专业的档案管理专业出身，而是由医院其他部门兼任或者调任，他们不具备档案管理知识和技术，只能简单地归类、保管人事档案，无法鉴定和分析档案资料的真实性，导致部分珍贵的人事档案资料遗失，给医院造成巨大的损失。

在医院的信息化建设过程中，人事档案产生了大量的电子档案，是医院宝贵的人力资源，由于档案管理人员没有认识到电子档案的价值，未保管电子档案，导致档案遗失，无法为医院用人选拔提供参考，可能导致医院优秀的人才流失，影响到医院的正常运行[3]。

二、立足人力资源开发视角分析医院人事档案管理的意义

当前，医院的经营规模逐渐扩大，其日常管理与经营需要大量工作人员的参与。因此，医院在日常运营与人事管理中会不断形成新的信息与档案，其人事档案信息中还包括大量过去的信息，都是医院有形资产的重要证明，也是医院知识产权等无形资产的证明。

医院人事档案管理人员应明确该部分档案信息的传播意义，仔细记录医院各科室人员的日常管理和运营活动内容，将其作为医院人事管理和持续发展的依据和动力。人事档案资源能够在医院人事管理中起到重要的作用，促进医院的创新发展，不断提升医院的核心竞争力，提升医疗人员的专业素养，提高医疗服务及科研工作水平。

同时，人事档案数字化管理能保护档案原件，扩大档案的利用空间，加强人事档案信息检索和借阅的功能，有利于提高档案管理工作的效率和现代化水平。此外，档案信息化还能够实现档案信息资源在医院不同部门之间的共享，为医院日常运营工作提供便利，改善工作现状；档案信息化可以提高档案信息化管理水平，有利于确保数字档案的永久保存和安全保管。

三、立足人力资源开发视角探讨医院人事档案管理策略

（一）医院重视人事档案管理

人事档案关系到广大干部职工的评级评优、薪资福利待遇的发放，与干部职工的切身利益息息相关。

首先，医院必须重视人事档案管理工作，转变过去的理念，在重视医疗技术人才的引进、培养的同时，也要注重人事档案的管理。通过加强人事档案的管理，挖掘其中有价值的信息，为医院人力资源开发提供参考，全面提升医院医疗服务水平。

其次，医院要加大人事档案管理方面的投入，设置专人负责医院人事档案的管理，采购人事档案管理所需设备，满足人事档案管理信息化建设的需要。在医院建立专门的人事档案室，负责管理全院上下的人事档案，改善人事档案管理室的环境，让档案室内部的湿度、温度等符合档案管理存储的要求，为人事档案管理创造有利的环境。

最后，多数医院非在编工作人员档案存放在社会人力资源市场中，这种管理模式会造成“人档分离”，对医院人事管理工作造成影响。医院各类非在编工作人员的人事档案资料也属于医院人事资源，其档案信息中记录了工作人员的从业经历、职业能力及专业背景等，能够为医院人事管理提供更多参考，维护工作人员的职称晋升、进修学习等基本权益，甚至为医院选拔优秀人才提供依据。

因此，医院应重视非在编工作人员人事档案信息管理，加强与当地人力资源市场部门的沟通，利用信息技术构建信息共享平台，达成合作关系，掌握非在编工作人员的基本信息，拓展医院人事档案资源，提高人事管理工作的效率。

（二）加快人事档案管理信息化建设

人事档案管理是医院信息化建设的重要内容，医院要加快人事档案管理信息化建设，将计算机信息技术、大数据技术、云计算技术、物联网技术等现代信息技术运用到医院人事档案管理中。

利用现代信息技术整合医院财务、行政、档案管理、科室等各个部门的数据信息，采用多源异构系统，建立统一的信息化平台，实现医院各部门的数据信息共享，打破各个部门数据孤岛现象，为医院人事档案管理提供技术支撑。针对部分医院存在的软、硬件基础设施建设不足的问题，医院经营者应深化对人事档案管理信息化建设工作的认知，增加基础设施建设经费，为高效的档案管理工作提供物质基础。

首先，医院应增加基础设施的投资比重，建立专门的人事档案管理部门，提高人事档案管理工作的专业性。同时，医院应积极引进先进的设备，与时俱进，提高档案管理工作的效率。医院应购置计算机、传真机、印刷机、扫描仪及数码相机等人事档案信息化建设的物资，转变医院人事档案管理模式，将过去的纸质档案管理转变为电子档案管理，将所有人事档案信息采集录入到档案数据库，避免档案遗失、损坏[4]。可以利用大数据技术为医院人力资源开发提供参考，通过大数据技术挖掘人事档案有价值的信息，了解广大干部职工奖惩情况，为职工晋升、加薪等提供参考，激发广大医务工作者的工作积极性。

其次，在医院人事档案信息化建设过程中，必须制定统一的信息化建设标准，按照兼容性、拓展性、容错性、先进性等原则，为后续其他信息系统的接入、系统扩展提供必要的条件[6]。

（三）提升人事档案管理人员综合素质

档案管理人员作为人事档案管理的实施者，其业务素质直接关系到医院人事档案管理的水平。由于医院人事档案管理人员普遍非专业出身，缺乏专业的档案管理知识和技能，无法满足医院人事档案管理要求。

首先，医院要加强人事档案管理教育培训，根据医院人事档案管理人员存在的问题，有针对性地开展培训，让人事档案管理人员掌握基本的人事档案管理知识和技能，可以胜任人事档案管理的基本工作，减少人事档案管理过程的失误。同时，根据人事档案管理信息化建设的要求，医院可邀请计算机技术人员为人事档案管理人员开展计算机应用能力方面的培训，使其掌握计算机应用技术，可以运用计算机完成人事档案的采集、存储、检索、分析和管理等工作，为人事档案管理信息化建设奠定基础。

其次，医院要面向社会公开招聘具有人事档案管理知识和技术、计算机应用能力的人才，解决当前医院人事档案管理人员不专业的问题[5]。人事档案管理人员要创新工作方式，改变过去被动式的管理，利用微博、微信等社交平台，与全院职工和患者沟通，让患者更好地了解医院的医护人员，扩大医院的知名度和影响力。