预算定额在企业全面预算管理中的应用研究

张佳佳

(北京市大兴烟草公司，北京 100000)

常言道，凡事预则立，不预则废。全面预算管理已经成为现代化企业不可或缺的重要管理模式。美国著名管理学家戴维·奥利曾指出：全面预算管理是为数不多的几个能把组织的所有关键问题融合于一个体系之中的管理控制方法之一。由此可见，全面预算通过业务、资金、信息、人才的整合，明确适度的分权授权、战略驱动的业绩评价等，来实现企业的资源合理配置并真实地反映出企业的实际需要，进而对作业协同、战略贯彻、经营现状与价值增长等方面的最终决策提供支持。

1 全面预算管理的概念及意义

预算管理是指企业在战略目标的指导下，对未来的经营活动和相应财务结果进行充分、全面的预测和筹划，并通过对执行过程的监控，将实际完成情况与预算目标不断对照和分析，从而及时指导经营活动的改善和调整，以帮助管理者更加有效地管理企业和最大限度地实现战略目标。

全面预算作为企业经营管理的重要保障措施，具有极其重要的现实意义。①为管理者提供制定计划的契机，预算有助于管理者通过计划具体的行为来确定可行的目标，同时能使管理者考虑生产经营中出现的各种可能的情形。②促进合作与交流，全面预算作为一个有效的沟通手段，能触及企业的各个角落，协调组织的活动，使得管理者全盘考虑整个价值链之间的相互联系。③有助于业绩评价，通过预算管理各项目标的预测、组织实施，能促进企业各项目标的顺利实现，保证企业各项目标的不断提高和优化，从而体现企业业绩。④形成长效激励机制，预算的过程会促进管理者及全体员工面向未来，促进发展，有助于增强预见性，避免盲目行为，激励员工完成企业的目标。

2 预算定额的制定、平衡及控制

预算定额标准是指企业在一定的环境和组织结构中，开展生产经营业务活动对人力、物力、财力等资源的配备、使用、耗费应当遵守的量或价的统一标准，以及获得的成果等方面所应达到的水平。定额标准的制定直接影响预算编制的准确性，从而影响预算管理的整体效果，因此，预算定额的制定、平衡和控制具有重要实际意义。

2.1 预算定额的制定

预算定额标准制定主要根据企业开展业务类型的不同因地制宜制定不同种类的定额标准，主要分为货币标准与实物标准两大类。定额标准应选用指标中不可变量、可衡量、有普适性的标准作为定额，通过定额标准与变量的计算得出的预算值，在一定业务范围内具有客观性、可辨识性以及易于理解性等特征，定额的测算方法不宜过于复杂，对企业预算管理业务的开展应具有实际的指导意义。定额标准根据测算类型可细分为总量指标以及单位指标。总量指标举例来说，包括办公费、交通费、卫生费等，品类繁多，适用于无法用统一标准和变量计算得出的指标，单位指标包含水电费标准、单箱运输费标准、百公里油耗量、税率、职工薪酬的计提核算比例等。预算定额标准体系是企业预算管理流程的核心依据，由于总量指标通常直接等于预算金额，容易引起编制者为保证预算额度宽松可行而加大定额标准数值，或频繁调整定额标准的短期行为，因此，采用定额单位标准和变量，通过数理关系计算得出预算金额的定额标准制定方法，应作为首选方案。

2.2 预算定额的平衡

预算定额的管理是一个动态平衡的过程，预算定额要达到能够对企业的经营行为进行有效协调，从而优化企业内部资源分配效率的效果，定额标准就要有一个平衡—调整—再平衡的过程。预算定额标准要结合企业的业务实际，在充分了解相关政策与法规的基础上，适时进行标准数值的调整，同时根据企业的实际情况，适时修订定额标准的测算方法。预算定额平衡的过程，使得预算定额更加科学化、标准化与精准化，从而达到确保资源利用合理，提高资源配置效率，从而实现企业降本增效的管理目标。

2.3 预算定额控制

在企业管理当中，企业的预算是否有效，是否有利于实现企业的最终目标，最关键的一点在于预算的执行，预算的有效执行主要是通过对预算定额的控制来实现的。因此，企业管理者更应关注预算执行过程中的管理。具体来讲，有以下几个方面。

2.3.1 保持预算的一致性。定额标准及预算事项一旦制定，就不应当轻易进行调整。因为企业管理者在编制预算时一般是建立在一定的假设基础上的，倘若所依赖的假设条件存在变化，那么就会导致预算产生偏差。如果受到不可控因素的影响，且对企业原预算的执行产生影响较大，则应经过企业管理者和决策部门认可之后，才可以进行调整。通常情况下，预算定额的调整为半年一次，不宜过于频繁。

2.3.2 保持对预算定额执行的实时监督。预算执行过程中的管理应当重点把握对执行过程的实时监督。一般而言，预算执行的过程或结果，反映了预算是否得到有效的贯彻和执行。对于预算定额，应当力求及时对预算执行过程进行监督，应以控制预算执行不突破预算定额为标准，分析各个预算执行的偏差及偏差产生的原因，制定逐年节约或同比持平的目标，在执行过程中监督预算执行的进度，准确把握预算执行的效果，及时差错防弊，避免错误或损失的进一步扩大。

2.3.3 实现预算定额的全过程管理。企业要清晰确定各预算组织机构的管理权责，特别是要落实业务部门、职能管理部门和归口管理部门的预算管理职责，充分调动全员参与全面预算的积极性。预算定额的制定可以采用权威式预算定额制定方法，也可以采用“自下而上”的编制方法，但不管采取哪种方法，从定额编制开始，到定额执行以及定额监管与评价，全面预算覆盖的各个职能部门均要对其职责范围的预算定额进行全过程管理，确保定额标准对预算管理的约束性、指导性能真正发挥其有效作用。

3 预算定额在全面预算管理中的实际应用

全面预算的开展从预算管理的开始阶段就要做到有据行事，有理可依，预算定额的应用则功不可没，在预算定额的实际应用中从编制到执行，从审核到评价都有一套切实可行的方法，确保预算管理真正有效的落地实施。

3.1 规范预算定额编制的流程

预算定额的编制流程参考全面预算的编制方法，通常包括权威式编制方法，参与式编制方法和混合式编制方法。但是从全面预算的管理角度，定额预算采用混合式编制方法更能切实有效地反映企业经营管理的需要和实际情况。同预算编制一样采用“自上而下、自下而上、上下结合”的基本程序，由业务部门根据本部门需求提出预算定额制定及测算的公式和数值，由上级审核部门审议后下发预算定额予以实施，对于关键的指标可以由企业统一制定定额标准，要求各职能部门遵照实施，真正做到规范执行预算编制流程，落实各个职能管理部门的预算定额编制责任，协同配合。

3.2 合理运用科学的预算定额测算方法

从理论上以及数理关系上来说，预算定额的制定即测算方法，包括历史数据统计分析法、实际测试法、目标管理法、经验确定法、对比分析法、市场调查法等多种方法，不同企业根据不同的需求，不同指标可以采取不同的测算方法制定定额。比如电费的定额，可以运用每平方米耗电量乘以办公面积来计算，也可以按照人均耗电量乘以人数进行测算，同时还可以根据电费的波峰波谷按照消耗时间来计算，不同企业可以有不同的选择，例如，工业企业可以按照产量来选择电费的核算方法，根据作业成本法将电费分配到不同产品的作业批次去，而对于在写字楼里办公的商业公司，这种方法明显是不合适的。

从数学测算的方法来看，国内外研究者还运用其他一些方法制定定额。例如：研究现代制造业中辅助加工作业的时间定额运用了回归分析法；在研究材料的最小消耗量时可以恰当地运用科学计算法；对标企业可以采用对标分析法或者算术平均法；工业企业可以采用作业分析法、概率算法等等。但是定额标准的测算并不是越复杂越好，考虑到预算定额是全面预算管理的核心部分，要求各个职能部门参与进来的同时还应关注成本效益的问题，预算定额最好在结合企业实际业务的前提下，采用通俗易懂，便于理解及易于获取数据的方法制定，开展预算定额管理活动的同时，全面提升企业的成本效益。

3.3 加强重点项目的定额管理

重点项目，顾名思义是应在全面预算从编制到执行整个过程中予以重点关注、严格控制的费用，如支出、成本等，在企业逐步强调降本增效，从管理要效益的今天，对重点项目预算定额的特别管控有着重要的现实意义。

3.3.1 规范各类福利项目的发放标准。福利补贴的品类繁多，包括食堂费用、劳保费用、医药、补贴各项，大部分的定额标准都是采用总额标准，鉴于总额标准基本等同于预算金额，因此定额的制定和执行容易出现虚增。这就要求各项补贴、津贴必须严格按国家及省、市颁布的相关规定执行，不得随意扩大范围、变相提高标准，对福利费用项目预算定额的应用企业应当予以重点关注。

3.3.2 健全车辆费用的定额监管方法。车辆费用是近年来各类企业加强管理的一个热点项目，国家也从政策、环保、经济等各个方面提倡车辆费用的严格监管。车辆燃油费通常采取百公里油耗作为定额标准，但是修理费和杂费的预算定额标准通常不够客观，大多数按照历史数据的算数平均数测算，在执行的过程中也容易突破定额标准，是定额应用的一个难点。企业应根据经营管理的需要，严格规定车辆的购置、运行保养等费用的支出。例如实行定点维修、定点加油和统一保险的管理办法，节省车辆费用开支，从根本上降低运行成本。

3.3.3 关注业务招待、会议、涉外等费用预算定额的应用。业务招待、会议、涉外费用的定额基本都是总额定额，由于相关业务活动的不确定性，这一类定额在应用过程中很容易“形同虚设”。在新冠肺炎疫情尚不乐观的今天， 各类企业都大幅缩减了此类费用的支出，在定额制定的过程中可以根据年度计划确定招待和会议的基本标准，采用“上加法”，即基本支出标准外加额外机动支出限额作为定额编制的方法，在执行时有可能出现执行率较低的情况，可以酌情予以放宽定额执行评价的考核标准，以避免未来年度以历史数据为依据测算定额时出现定额标准过低的情况发生。

3.4 建立评价体系

完善的评价体系是预算定额执行的有效保障，明确规范的体系与明晰职责是对预算定额执行情况进行评价的基础。

3.4.1 完善制度体系。严格按照企业相关管理规定，紧密结合企业实际情况，建立起完整、系统的全面预算管理制度，尤其是具体的实施细则和相关配套制度。全面预算管理制度体系要涵盖企业的所有单位、部门和所有重要业务事项，为强化全面预算管理考核建设提供制度保障。

3.4.2 加强预算定额分析。要建立预算定额执行情况报告以及预算分析制度，预算执行主体要切实承担起预算定额执行的第一责任。预算定额执行的反馈要及时，全面推行预算定额执行的月度分析，在预算执行信息化过程中，最好可以做到预算支出时适时预警，事前提醒业务部门关注定额标准的额度，切实减少突破预算定额的概率。同时预算定额分析要向各业务环节深化，从总量、结构、比率、单位指标等入手，着重提高预算定额分析对各级预算部门的执行决策的支持作用。

3.4.3 建立科学有效的预算定额评价方式。预算定额在全面预算管理中应用的相关评价内容，包括全面预算管理组织建设、制度建设以及预算流程等工作开展情况、预算执行情况、成本费用控制、定额制定流程改进等方面。结合预算定额评价，努力创新、探索可行的预算考核模式，完善激励与约束机制。预算考核不能只侧重强调预算指标的金额执行率，要重点关注各项资源配置的合理性，即预算定额制定及完成的效率和效果。同时要将预算定额应用的考评结果纳入绩效评价体系，合理确定预算考评结果在绩效评价体系中的权重。

3.4.4 建立预算定额跟踪绩效考核制度。根据企业职能要求和发展需要，并根据“统筹兼顾、保证重点”的原则，应当建立预算跟踪和绩效考核制度，严格按照全面预算管理的要求，将考核责任分解到人到岗，强化目标责任考核，特别是日常考核，适度加大考核力度，细化考核指标设置及扣分标准，坚持贯彻分级(层级)管理原则，将预算定额执行从预算决策机构到中层管理部门再到执行部门，层层分解，逐层考核，将年内绩效工资与考核挂钩，充分达到目标管理体系的完整性和保证考核工作的统一性的目的。

3.5 加强信息化系统的建设与应用

如今的预算管理已不再是企业人工管理这一种单一模式，财务共享模式的建立不仅在财务核算及采购方面予以运用，在预算定额管理应用方面也起到推波助澜的作用。信息化系统的应用应逐渐成为预算定额管理的技术支撑。由于预算定额管理效果是一项事后评价体系，当评价过程中发现问题时往往钱也花了，亦为时已晚，而信息化技术可以在费用报销阶段进行预警，将超额执行的费用及支出控制在合理额度范围之内。同时，流程繁琐且数据精细的工作，需要应用信息化技术将数据收集与测算工作变得更加准确高效。最重要的是信息化系统可以存储历史数据，并加以分析对比，保证企业在预算定额管理应用上的持续性和可视化。一项管理制度的建设与应用离不开时间的检验，根据信息化技术反馈的结果，及时调整更新预算定额标准，从而达到构建全面完整、科学实用、运行高效的预算定额标准体系的目的。

4 结束语

预算是一项细致而全面的工作，预算定额在全面预算管理中起到决定性的作用。从预算定额的编制、分解到预算定额的执行、监控与考核，无一不需要整个企业全员参与，齐抓共管。通过强化全面预算管理及考核，加强企业凝聚力，细化生产过程，找准问题的症结并进行有效管控，才能最终达到降本增效、精益管理的目的，从而促进企业生产经营稳定健康的发展。