电商产业园项目档案信息化建设的探索研究——以长春地区为例

李国辉 公主岭市重点项目服务中心

数字经济时代下，电子商务应运而生，前景广阔。如今电商产业园项目建设如火如荼，在电商产业园项目推进的过程中，项目档案信息化建设已然成为当前档案工作的重要发展方向。现以长春地区为例，厘清电商产业园项目档案的特点，阐述电商产业园项目档案信息化建设的重要意义，结合实际探索研究其存在的问题，并有针对性地提出建设路径，以实现数字经济与产业经济的高效融合发展。

近年来，随着数字经济的持续发展，以及各类政策的支持，传统产业得以转型升级，电商产业得以高速发展，从传统产业到电商产业的发展变革，为生产模式、流动模式、消费模式提供了新观念、新思路、新智慧。电商产业打破以往的单一模式，不再单纯停留在网购这一层面，而是打造完整、全面、多元服务链条的电商产业园，充分发挥产业的集聚效应和协同效应，从而真正实现电子商务的“创新·融通·共享”。

2022年，吉林省长春市委市政府印发《长春市2022年市级领导包保重大项目工作方案》，快递业两大项目建设被纳入其中。其指出要围绕上级政策精神，持续推进电商产业园区建设，拟在2024年底建成中通快递东北智能电商产业园和申通公主岭市智慧物流产业园，促进服务业和制造业深度融合，提高运营效率，获得规模效应，实现快递业智能化、自动化、规范化发展。现如今，电商产业园项目建设序幕已经拉开，在电商产业园项目推进的过程中，项目档案的价值与内涵不容小觑。电商产业园项目档案是对项目建设过程全方面、全方位、全角度的真实记录，是电商产业园建成后运营、管理、维护等事项的基本依据，致力于以更加纯良的技术和方案对相关项目进行更新与完善，对未来电商产业的发展具有一定的参考价值。同时，科技发展带来的各种技术手段，为电商产业园项目档案管理工作提供动力与便利，从根本上提高项目档案资源的利用效率，促进档案工作的顺利开展。基于此，结合当前信息化发展形势，厘清电商产业园项目档案的特点以及对其进行信息化建设的重要意义，探索和研究其中存在的问题，并提出有针对性的建议，能为真正发挥电子商务领域创新融合、信息共享、合作对接的优势保驾护航。

电商产业园项目档案特点

系统性

就中通快递东北智能电商产业园项目来看，其建成后将被打造成集商业办公、电商孵化、仓储管理、物流信息数据处理、产品研发等功能于一体的物流服务产业链。项目档案涉及内容多，从项目初期准备到竣工验收结束，项目建设中的每一个环节都存在着一定关联[1]，缺一不可，贯穿始终。这体现出电商产业园项目档案的系统性。

专业性

电商产业园项目档案依据上级出台的有关政策做好相关管理工作，如《中华人民共和国档案法》《长春市2022年市级领导包保重大项目工作方案》《关于促进快递业与制造业深度融合发展的意见》等，项目档案信息必须真实可靠，具有一定的专业性，不可随意更改，以确保相关数据信息能真实反映电商产业园项目的整体情况。

动态性

就具体项目而言，在长春国际汽车城区域内，中通快递购置土地21.66万平方米，计划建设更多基础设施，打造东北智能电商产业园项目，电商产业园建成前后所产生的数据信息具有重要价值。早有先例，2018年中通快递与一汽富晟签署战略合作协议，由此形成了入厂物流、订单末端配送、区域性供应链服务融合发展的模式，为后期电商产业园项目建设提供了宝贵的借鉴价值。

周期长

电商产业园项目建设往往需要较长的时间，且工作体量较大，从前期立项、设计、施工直至竣工，诸多环节环环相扣，故项目档案具有周期长且管理难度大的特点。

电商产业园项目档案信息化建设的意义

降低管理成本，提高管理效率

电商产业园项目档案信息化建设能在一定程度上降低管理成本，提高管理效率。档案信息化建设可以有效实现电商产业园项目资源的整合，实现项目资源利用率最大化。与传统的档案管理方式相比，项目档案信息化建设能够大大提高有关内容检索、分类、查阅的效率，加快信息传送速度，提高档案管理物理空间的利用率。同时，电商产业园项目档案信息化建设可以通过数字化平台实现跨区域、跨境电商企业信息共享，增加了企业间沟通的便利性，降低了企业间的沟通成本，助力企业优化产业结构，实现电商产业园跨越式、高质量发展[2]。

优化资源配置，推动产业发展

随着信息技术手段的更新迭代，项目档案工作势必会打破传统方式的桎梏，运用信息化技术做好项目档案管理工作，切实改善档案管理质量。这已然成为当下档案发展的必然趋势。根据前文所述，电商产业园项目档案具有动态性且周期长等特点，依照传统管理模式，必然会出现工作任务繁杂、效率低、易出错等问题，而当下，我国电商产业园项目数量不减反增，所以做好档案信息化管理工作尤为重要。对电商产业园档案进行信息化建设，可以优化人力资源配置，拓宽电商产业园项目管理的服务范围，实现由成本节约向价值创造的转变。

电商产业园项目档案信息化建设存在的问题

配套设施不完善

在档案工作中，完善的配套设施是项目档案实现信息化建设的基本条件。就东北地区现有电商产业园项目来看，随着项目的开展，档案资料日益增多，工作总量日益增长，配套设施落后于经济社会信息化发展给项目档案的整理和保管带来了很大的局限性。同时，配套设施的匮乏也会在一定程度上影响档案管理工作的准确性和安全性。在档案录入和上传信息的过程中，如果缺乏必要的配套设施，就会导致电子档案数据信息不准确，甚至导致档案丢失、系统失灵，后果不堪设想[3]。

信息化建设进度缓慢

当前电商产业园项目档案信息化建设总体表现为成果少、进度慢，具体表现为：一是个别区域项目单位档案多以传统纸质形式存在，对项目建设过程中所产生的各种文件、图纸等，还只停留在初级管理阶段，单纯地利用电子表格对档案目录进行统计管理，缺乏电子文件备份，而纸质档案具有不可再生性，出现文件损坏、丢失的情况时难以找到原始依据，为档案工作的推进造成一定阻碍，不利于档案工作的有效管理；二是电商产业园项目档案工作的开展没有结合项目实际情况，容易导致项目档案系统数据信息与实际工作不匹配，削弱了信息化建设为档案管理工作带来的便利；三是随着项目的不断推进，在后续档案信息化建设过程中未及时对档案信息进行更新补充，严重影响了信息化建设对电商产业园项目档案管理的实际作用[4]。

技术应用不到位

目前，档案工作人员对信息技术缺乏足够的认识，且信息化技术的应用不熟练，在操作过程中容易产生失误，使得工作效率降低。这与项目档案信息化建设的初衷相悖，导致项目档案工作无法顺利开展，亟待注入一批高端人才力量。

资金投入不足

虽然国家关于档案信息化建设的各类支持政策层出不穷，但就东北地区而言，电商产业园项目档案信息化建设没有足够的资金支持。资金投入不足会影响档案信息化建设的更新力度，难以保证项目档案信息化建设真正发挥实效。就现状而言，部分单位虽搭建了档案信息化建设平台，但后期因为资金不到位，检索方式未能及时跟上技术发展的步伐，这对电商产业园项目信息化建设产生了消极影响。更为严重的是，有个别单位因资金问题未引入数字化档案管理系统，依旧沿用传统的档案管理模式，烦琐的纸质档案管理造成严重的时间、人力、物力消耗，不仅降低了档案工作人员的工作积极性，对档案的优化建设也产生了一定的消极影响[5]。

信息安全有隐患

档案信息安全一直是档案信息化建设过程中不可忽视的一方面，关系到项目涉及的每一位工作人员。每一位工作人员都有保证档案信息安全的责任。这是档案工作顺利开展的前提与保障。现如今，网络技术飞速发展，档案信息化建设过程中可能会遭到网络病毒、诈骗信息、钓鱼软件的攻击，导致文件乱码、数据丢失甚至系统崩溃。这严重阻碍了项目档案信息化建设的进程。

电商产业园项目档案信息化建设路径

项目档案信息化建设规范化

电商产业园项目档案信息化建设是一个漫长的过程，要想真正实现信息化建设的目标，必然要将其规范化。一是要结合项目实际以及新形势下的发展需要，制定电商产业园项目档案信息化建设总体规划。为保证总体规划的可行性、有效性、长久性，在出台方案前要做好调研工作，深入项目、深入实际、深入园区，对电商产业园项目档案情况、建设情况、发展特点做好全面调研，切实掌握现有档案工作的开展情况，在精准摸底的基础上建立项目档案信息化建设的总体规划，从而逐步形成可持续发展的档案管理模式。二是在总体规划的基础上，进一步明确并细化电商产业园项目档案信息化建设的管理路径。主要包括：做好系统的扩容，保证系统有足够的空间容纳项目建设过程中产生的档案，比如，可以有效利用云存储技术，其存储量大、价格低、速度快，能够实现虚拟化管理，高效调度和利用有关数据，实现个性化定制，保证系统的可扩展性[6]；注重信息服务，利用中介平台对系统中所记录的访问人员信息进行数据分析，了解用户访问的项目档案关键词、内容、时间和频次，对数据进行深度挖掘，以达到为用户提供优质档案、方便用户操作的目的。

完善信息化建设配套设施

在电商产业园项目信息化建设过程中，完备齐全的配套设施是档案工作高效运转的必备条件。对于依然沿用传统档案管理模式的单位而言，建议由项目单位统一购买档案数字化管理系统，利用软件系统制定一套统一的档案管理模式，供合作单位共同使用。并且，选择资质合格的合作单位，签订保密协议进一步制定统一的档案传输路径与接口，实现档案信息的高效传输和运转[7]。在后期系统维护的过程中，要结合实际情况，及时更新和升级相关配套设施，做好安全防范措施，比如，在档案室安装通风设备、防雷电设施、保护软件，做好系统扩容，注意存储格式兼容性等。

保障档案信息安全

科学技术的发展以及大数据的广泛应用在为人们的生活带来便捷的同时，使得网络环境存在极大风险。根据浏览痕迹，便能查到用户所在位置以及其在电脑上的其他操作痕迹，这很容易导致信息泄露。因此在电商产业园项目信息化建设的过程中要高度重视档案信息安全。如聘请专业人士开发一套信息安全防护软件，在系统受到攻击时，能及时发出预警，作出响应，以保护系统安全[8]；与档案工作人员签订保密协议，规范有关行为，经常性地开展培训，增强工作人员的安全意识；加强日常检查频次，主动发现问题并及时解决问题，保障档案信息安全。

加强信息技术应用

针对工作人员操作不熟练、工作效率低的情况，建议开展常态化技术培训活动，加强工作人员对信息技术的理解与认识，培训内容、形式可以多元化，加入模拟演练、比赛、拓展训练等环节，切实提高工作人员的积极性。在培训过程中加入对工作人员的考核、评定，考核对象包括所有项目参与单位的档案工作人员，考核内容包括日常档案工作操作流程、档案传输流程、相关档案职责等，考核结果则作为是否扣除绩效的依据。对不配合档案管理工作的单位，可以通过延期支付项目工程款或者扣除部分款项的方式，督促项目参与单位保质保量地完成项目档案工作。

加大档案信息化建设资金投入

就长春地区而言，要想让电商产业园项目档案信息化建设实效真正发挥出来，就要保障足够的资金支持。积极探索在资金、政策、税费等方面的扶持政策，展现优秀档案工作人员的工作风采及档案工作成果，吸引更多社会资本参与电商产业园项目档案信息化建设。同时，建立电商产业园项目档案信息化建设经费机制，拨付项目档案信息化建设专项基金，保障项目档案工作所需配套设施的更新升级，提高系统运行效率，实现项目档案信息化建设的高效运转。

当下，经济发展呈现出向信息化和高科技化发展的新趋势，电商产业园项目是信息化、高科技化背景下产业融合后形成的新业态，项目档案工作正面临着新的机遇和挑战。要结合实际，厘清当下电商产业园项目档案的特点，找出信息化建设过程中存在的“顽疾”和“痛点”，精准施策，坚持创新，为电商产业园项目档案工作争取更多创新成果，实现产业发展新高度。