行政事业单位合同全流程信息化建设方案应用研究①

王晟盛

（中华人民共和国宁波海事局，浙江 宁波 315000）

随着行政事业单位参与经济事务逐渐增多，经济合同管理作为内部控制的重要内容之一，发挥着愈加重要的作用。行政事业单位通过实现全流程信息化合同管理，能有效解决传统合同管理模式下授权审批不流畅、执行跟踪不及时、合同资料不规范等问题，切实提高合同管理水平，强化单位内部控制。

一、行政事业单位合同管理现状及存在问题

（一）经济合同管理体系不完善

1.归口管理部门不统一。由于经济合同涉及的业务面广、内容多样，复杂性和专业性强，行政事业单位合同管理往往较分散，由业务部门、财务部门、法务部门等多头负责，对合同管理中的重要环节，如草拟、审核、签订、履行、监督、统计分析、归档等缺乏统一协调和管理，整体管理水平难以提高。

2.授权审批不流畅。行政事业单位对外签订合同是以单位作为主体的，下属处室办事机构、派出单位等均不能作为合同主体对外签订合同，同时参与合同审核的职能部门较多，因而合同审批环节需要经过多层级、多部门相关负责人签字，审批人又经常因为出差、会议等原因不在岗，导致审批流程耗时耗力，效率低下。

3.未开展合同执行跟踪管理。合同履行、变更等信息往往只有具体经办部门了解，合同管理部门、财务部门无法及时掌握合同履行情况。有些分阶段付款合同在履行中发生变更，导致合同支付总价超过预算而无法支付。有些合同甚至等到结算时才向管理部门提交合同文本和相关单据申请付款，既不利于工作开展，耽误工作进程，又加大预算执行难度，提高行政事业单位经济法律风险。

（二）合同管理资料不规范

1.书面合同文本不规范。合同经办人员对经济业务法律法规的熟知程度参差不齐，签订的合同文本经常出现合同条款不严谨、有漏洞、关键事项约定不明等现象，导致审核环节被频繁退回，或者后期履行过程中出现纠纷，甚至引起诉讼案件，增加行政事业单位法律风险。

2.合同资料保管不规范。合同资料没有统一归档部门，合同资料分散在各处室，导致难以掌握合同签订、履行的整体情况，甚至出现资料遗失现象，对合同执行的跟踪监督非常不利。

（三）合同管理信息化程度低

1.对信息化管理的重视和应用程度不够。部分行政事业单位仍采用纸质化管理，耗费大量人力物力，同时由于信息不对称，无形中增加合同执行过程中潜在的经济法律风险。部分行政事业单位仅通过Excel 实现合同台账登记，或者通过OA 系统实现合同线上审批，对合同跟踪统计仍以人工为主，信息化应用程度低。

2.信息化系统相互孤立，存在数据孤岛效应。部分行政事业单位虽然着手开发了合同管理信息系统，但与预算、采购、收支管理系统相互孤立，未把整个经济链条中的各个环节对接起来，数据无法实时交换和共享，各部门之间缺乏有效的互动和沟通，未能形成监督合力。

二、合同全流程信息化的重要作用

合同管理全流程信息化建设能够有效提高行政事业单位合同管理精细化、规范化和高效化水平，形成闭环管理，通过多节点合同管控，建立动态监督系统，最大限度排查财务管理漏洞，防范经济活动风险。

（一）有利于提高合同管理效能

随着合同数量增加，管理效能问题更加突出，亟须引入信息化手段管理合同，建立规范的合同管理体系，建设完整的合同数据库。通过规范的合同审核、签订、编号、录入、跟踪、监督、归档、查阅、分析等信息化管理流程，从合同签订开始，一次录入全程跟踪，建立完备合同信息数据，通过固化审批流程提升合同授权审批效率，从单纯的合同文本审核变为合同的全过程管理，完成事务型向管理型工作方式的转变，大大提高管理效能。

（二）有利于信息公开和共享

建立一套高效的合同管理信息化系统，将合同审核、签订、收付、监督、查询等管理要求有机结合，可最大程度在单位内部公开和共享经济合同信息，单位领导、业务部门、行政管理部门等都能及时通过经济合同了解单位经济往来情况。同时，管理部门能实时、全面掌握项目进展情况，实现信息共享，并为及时收集、分析项目数据信息打好基础，为领导决策提供相关数据支持。

（三）有利于强化经济活动监督

合同是单位经济活动的进出关口，利用信息化手段固化多层级预审流程，设置支付控制关口，建立动态监督机制，可有效防范经济风险和管理漏洞，实现风险防范的目标。在合同审核环节，加强了资金、法律、执行监督等部门对合同条款的把关，合同审核过程线上公开，增强合同签订过程评审透明度，加强过程监督，有利于预防经济活动腐败。

同时，通过信息化手段，对合同履行、监督、控制进行全过程、动态性管理，可以及时全面掌握合同信息和履行情况，能够对收支及时管控，推进合同履行进度，加强内部控制，有效促进预算执行。

三、合同全流程信息化建设方案

（一）合同管理信息化流程（见图1）

图1 合同管理流程示意图

基于内部控制要求，对合同实行专门部门、专人负责的合同管理模式，根据合同类型和金额实行授权审批，充分利用“互联网+”技术，实现合同管理各个环节的规范化和电子化管理，减少人为因素干扰管理流程。

1.合同审批流程。由合同经办部门就合同事项起草合同文本；法务、财务、业务等部门开展全方位合同审核会签；单位领导签批；法人授权签署及用印。属于“三重一大”事项的合同，由领导集体决策通过后签订。

2.合同签署后管理流程。一是归档阶段，由合同经办部门将合同正本递交合同归口管理部门，由合同归口管理部门将合同进行电子化归档，并缴纳印花税。二是监督阶段，对已归档合同设置合同提醒、办理收付款处理、跟踪合同执行状态。三是分析阶段，依据合同信息数据库，对合同履行情况进行统计分析，用于判断行政事业单位经济往来情况，为领导决策提供数据支持。

（二）跨业务系统协同（见图2）

图2 合同管理跨系统协同示意图

在行政事业单位经济活动管理过程中，合同管理起着承上启下的作用，上可追溯至合同资金来源、采购计划制定，下可延伸至资金结算等环节，只有将合同管理与预算、采购、资金收付等上下游业务进行关联，才能实现真正意义上的全生命周期管理，强化经济业务管控。

1.合同管理系统与预算管理系统协同。将预算指标作为发起合同申请的必要依据，无预算或预算不足均无法发起合同申请，从源头上控制“无预算支出”或“超预算支出”现象。将合同履行情况与项目预算执行情况相匹配，根据项目合同履行情况倒排项目资金支付，强化管理人员对项目执行进度把控，杜绝执行中存在的盲目性和随意性。

2.合同管理系统与采购管理系统协同。将采购计划、采购文件、采购结果等信息同步至合同管理系统，确保规定金额以上的合同预先履行招标等规定程序，有效遏制不按规定进行政府采购的行为。

3.合同管理系统与资金收付系统协同。将合同进度款、保证金约定条款同步至资金收付系统，建立合同管控收支业务机制，把好资金收付关口，确保财政资金使用安全，同时也避免因合同超期未履行、未按约定履行等情况可能会带来的违约风险。

（三）功能设计

1.建立预警反馈机制。对大额资金、关键节点设置消息提醒，提醒相关部门及时跟进履行进度并落实履约行为，规避合同风险。对于履约超期、风险等级较高的合同，建立警示汇报机制，定期向管理部门和单位领导进行通报，提请相关人员引起重视，防范合同违约风险。

2.应用合同通用模板。梳理行政事业单位使用频率高、无行业特定模式的合同文本类型，编制符合单位工作实际的合同通用模板，并嵌入信息化系统，供合同经办人员选择套用，既大幅减少经办人自行拟订所耗费的时间精力，又有效规避自行拟订的合同因条款不齐全、有漏洞以及关键事项约定不明等情况导致审核环节被频繁退回，或后期履行过程出现法律纠纷。

3.设立合同电子数据库。依据管理目标设定电子归档要素，详细记录合同编号、事项、类型、经办部门、签订时间、有效期、履约方、金额、收付方式、收付进度等合同信息，建立全面、完整的合同电子信息基础档案。通过合同数据共享共建，满足不同部门、不同权限人员多样化数据统计需求，也便于准确高效地为领导决策提供数据支持。