互联网背景下事业单位档案信息化管理措施

朱 梅

（山东省东营市广饶县融媒体中心，山东 东营 257300）

当前随着我国计算机技术的高效发展，现已被广泛应用在各行各业之中，这也是信息时代的特征，更让各类信息内容得到了广泛传播。在信息时代当中，计算机被应用在事业单位工作中，让其档案事业管理工作有了新的进展。档案管理工作在各行业都具有重要意义，它是直接反映事业单位工作情况的主要依据，因此对此项工作，事业单位需要重视，并且不断结合实际情况，及时调整工作方向，以此解决工作中出现的各类问题。

一、档案信息化的重要性

档案信息化的创建是一项战略性工作，可以在信息化的背景下进一步改变和更新档案。信息化建设指标需要按照事业单位实际情况进行整理，并且结合各类需求对信息化档案的构建流程进行分析，同时为事业单位提供更为便利的档案管理方案。通过信息化的支持，档案的信息资源可以结合实际需求进行分类，并且保存，再结合控制系统对信息内容进行存档，后续推进信息共享模式。同时，此项工作还为事业单位的可持续发展提供了有力支撑。档案信息化无论是在概念还是目标方面都顺应了当前时代发展需求。除此之外，为了更好地推行档案信息化管理工作，事业单位需要制定相应管理体系，并且对信息化管理平台进行构建，以原则为基础，对其内容和功能进行设定，以此为企事业单位档案信息化管理工作提供有力支撑。

二、互联网背景下事业单位档案信息化管理的意义

1.完整性

当前我国事业单位的档案管理工作一般都会以纸质信息输出为基础，此类档案信息管理工作中的信息资源保存难度较高，在管理过程中也很难保证档案信息的完整性。档案的信息化管理需要进行归档，在归档后构建相应的数据库，满足数据传输的需求。此过程可以随时调动数据信息，此时数据信息可以被保存在各类磁盘中，如果此时磁盘出现了问题，相关管理人员也可以对其进行数据恢复。此过程与传统的档案管理工作二者之间存在一定差异性，后者安全性更高，也降低了文件丢失的概率，使其文件更为完整。

2.安全性

事业单位的档案管理涉及了大量的内部资料，在此过程中需要保证档案的保密性和安全性，所以档案文件内容需要在安全的情况下进行存储。此过程与事业单位传统的工作模式相比较，更能提高文件的完整性和安全性，也可以为文件提供保护。在档案信息化管理后，相关操作人员可以通过电子记录的方式进行操作，并且在操作过程中还能随时进行备份或者销毁某一部分内容，此时系统也可为其提供安全保障。

3.高效率

在传统的文件管理工作中，管理人员的工作量在逐渐增加，在处理纸质文件时需要不断从文件夹中找寻相应的信息内容。在设定文件夹时，也需要结合事业单位内部的业务情况，对各类信息内容进行分类，每一份都按照分类的不同对其采取编号工作，此过程不仅效率不高，所需的时间过长，并且还很有可能在处理工作时出现各类问题，而且在纸质资源方面的浪费概率较大。如果员工需要查询某一个文件，需要不断搜寻文件编号，搜索时间占据了大半。在档案管理过程中，相关管理人员很难保证档案管理时不出现问题，如发霉现象，被虫鼠啃食等。不仅影响了阅读体验感，还耗费了大量的人力和物力。而在应用信息化管理技术后，可以规避上述的各类问题，还可以通过系统的功能，对各类文件档案进行标注，便于档案管理人员的查询和管理，管理人员也可以更直观地获取信息内容。信息技术的支持提高了信息的使用效率，并且保存时间也得到了延长，所以整体优势较强。

三、当前事业单位档案管理中的问题

当前我国的档案管理工作一般是以纸质的方式进行，此类工作模式不仅浪费资源，还会对工作质量造成影响。其工作处理时间较长，导致了效率低下现象的发生。在信息技术发展较快的今天，文件管理工作既要满足效率需要，又要提高工作质量，还需结合当前事业单位发展情况，不断改变自身工作模式，为其复杂的档案管理工作提供便利性。

1.信息资源收集能力较为薄弱

当前我国事业单位档案信息化管理工作长期处于被动的状态下，很难进行主动出击。各类信息资源不够完善，并且各类档案管理人员在工作中，很难第一时间作出反应，对于各类工作全程的跟进和参与很难达到相应需求，因此不能确保信息收集的准确性，档案的更新工作也很难完整。传统的档案文件形式以纸质为主，但是当前零散的纸质文件不能满足实际工作需求，也会对档案管理工作造成一定的局限性。后期对于各类资料的整理，尤其是涉及图片内容时，很难实现信息内容的完整度。传统的档案管理工作不具备灵活性，所以常规的档案管理工作不能满足信息的整合需求，因此还需要特殊的管理方式对其进行支持，提高资料的完整度，降低遗漏问题发生的概率。对档案管理内容而言，完整性是价值的体现，但是由于各类因素影响，很难实现完整性，所以档案存在一定遗漏问题，并且此类问题一直影响事业单位的档案管理质量[1]。

2.管理人员素质问题

档案工作是一项较为系统性的工作内容，需要相关管理人员结合各类专业知识和经验不断充实此项工作。在管理的过程中还需结合历史凭证对重要因素进行分析，而传统的档案管理工作属于封闭式工作，因此管理过程中很多人员采取被动式的工作方式对内容进行分析。我国现阶段事业单位的档案管理工作量逐渐增多，巨大的工作量需要相关管理人员不断对此项工作进行主动研究，依靠自身技术水平结合相关理论知识，对各类内容进行分析，才能达到档案管理工作需求，所以管理人员专业知识不达标也成了影响此项工作质量的主要因素。

3.创新意识不足

互联网时代的到来，要求事业单位档案管理人员不断改变自身的档案管理工作的方法和管理模式，提高档案管理工作的质量和效率，并且形成一种新的管理模式。但是，根据目前我国事业单位的档案管理工作情况来看，尽管事业单位已经开始使用信息技术来管理档案，但仍然存在一定漏洞，这就需要加强信息技术的整合和档案管理方式的创新。事业单位需要不断对档案信息化管理工作进行创新，结合实际需求和单位业务往来进行创新。但是整体的创新意识仍然不足，这在很大程度上制约了事业单位档案信息化管理工作的开展，反过来进一步影响了创新意识的发挥，降低了互联网技术的优势。

四、互联网背景下事业单位档案信息化管理措施

1.重视信息资源

目前我国处于高速发展阶段，随着社会的转型，互联网的发展逐渐加快，所以各类信息都需要按照信息化的发展方向进行整合管理，但是当前传统的档案管理模式与信息化发展方向相违背，并且不能适应目前发展现状，因此需要进行信息化管理改革。信息化规范管理工作可以满足网络化和数字化需求，并且还可顺应当前事业单位发展需求。在信息化档案管理的过程中，事业单位应该专注于收集信息资源，使档案资源丰富，内容丰富，类别多样化。创建信息化档案管理工作不仅要对现有的信息资源进行整合，还要对其服务系统进行深入研究，最重要的是如何组织资源。分类结构必须是合理的，页面必须是清晰和简单的，方便事业单位工作人员后续的查询工作。此外，事业单位还可以加强对内部资源的整合，结合业务标准进行结构设定，并通过自身能力选择适当的方式进行信息资源的整合，以实现资源利用的目标。信息质量控制也是一个需要考虑的问题；在收集信息的过程中，必须严格审核信息，确保信息的准确性[2]。

2.转变档案管理观念

互联网时代促进了事业单位档案管理创新，为档案管理提供了信息技术支持，消除了狭窄的工作空间，紧跟时代发展步伐。首先要改变管理观念，提高档案管理工作的知识水平，提高管理质量。管理人员必须意识到事业单位的档案管理对发展的重要性，并且解决此项工作中各类问题，以便全面综合性地执行数据信息化操作，逐步改变管理观念。事业单位也需提高管理人员的知识和技能，加深他们对管理工作的理解，以此改变传统观念。由于是新技术所以需要加强管理人员的培训工作，灌输技术操作的思想，增加自身对工作的责任，彻底改变工作的观念。

3.队伍建设

专业的档案管理队伍能够为管理工作提供帮助，同时高素质的档案管理人员更是工作的有力支撑。事业单位档案管理人员首先要具备大量的知识，尤其是专业方面知识结构需要牢固，才能应用辅助工具，积极主动地进行各类数据信息的收集，后续才可以对内容进行归纳总结，结合自身经验完善档案管理工作。其次，针对业务需要加强科学管理建设，要结合队伍特点建立较为科学完善的体系，使各类内容能够在短时间内进行整合。最后，通过资源的整合，使其结构连贯，后续管理人员对其进行安全管理。事业单位的档案管理需要提高信息的利用率，并且还需保证信息资源的合理利用，使其可以为使用者提供便利的搜索功能[3]。

4.信息化技术的应用

事业单位档案管理是一个系统性较强的工作，实际工作既困难又乏味。它容易受到各方面主观和客观因素的限制，越来越暴露了落后的管理制度和低效的工作效率等问题，严重限制了事业单位档案管理工作的开展。档案管理包括存档记录、安全存储和搜索三个方面。传统管理模式下的数据收集和分类需要大量的劳动力，结果并不理想，无法避免人为因素的影响，使档案使用率和服务效率低下，现代信息技术的应用弥补了传统管理工作的不足。提高了人力资源的使用率并且使工作机制更加完善。

首先，使用信息化技术来提高档案相关工作的建设。档案必须按照实际需求进行建设。档案管理人员应实时记录和存档事业单位的信息内容，鼓励不同部门参与改进档案工作；在此基础上，加强档案材料检查，并审查和存档合格材料。随着工作量的减少，布置任务的效率和档案数据的准确性也会增加。具体来说，每个部门都可以对改进信息的工作有一个全面的了解，这为消除缺陷和制定发展方向提供了参考资料。

其次，使用信息技术提高工作人员存储和检索便捷性，防止丢失档案等问题的发生。管理档案的操作者可以利用现代信息技术设定各类的存储方式，以此整合文件信息内容，提高信息的准确性。为了确保完整和安全地存储存档信息，必须加强对信息输入的调整，特别是在开放的网络环境中，防止病毒和黑客攻击。还必须加强安全信息技术的运用，比如像防火墙这样的技术。档案信息管理有不同的方法，其中之一是云计算技术，它具有低成本、高虚拟化、灵活性和存储容量，可以分析大数据获得所需的数据和计算优势。第二个是智能数据分析技术，它可以在短时间内提取有价值的信息并保存在档案管理系统中，以便根据用户的需要提供有针对性和个性化的服务[4]。

第三个是电子标记，相当于存储文件信息的微芯片。文件管理软件可以自动控制信息。文件登记和搜索等操作更加方便的同时速度也在逐渐提升。此外，电子标签可以用来识别用户和使用存档统计数据，让事业单位档案管理水平和质量都得到相应的提高。在建立信息管理系统时，除了支持信息技术外，还需要建立一个单一的计算机数据库，以便最终实现内部信息的共享。

5.资源共享功能开创

事业单位内部拥有基本资源，在应用过程中此类信息资源很难得到充分利用，也很难进行资源共享。事业单位各个部门之间的资源分配是一项谨慎的工作，每个部门的信息资源都应该通过信息化的管理模式进行资源共享工作，方便任何一个员工进行工作。如果工作人员需要访问不同部门的档案信息内容，可以为对方打开一个在线程序，参与者可以申请并批准在线访问。通过共享使用功能的许可，不仅可以改善信息的可用性，还可以确保数据的安全。信息共享是档案信息化管理工作中最主要的目的，在实现信息化管理过程中，管理人员不仅要提高管理水平还要确保信息管理的安全性能，保证信息资源的有效性，确保相关工作的开展和顺利实施[5]。

综上所述，随着互联网的发展，大数据已经成为事业单位中档案管理工作的主要技术支撑，大数据是发展的主要特征。同时，在新时代的发展背景下，事业单位档案管理也得到了重视，因此档案管理工作人员面临着较大的挑战。在此过程中转变档案管理工作传统工作模式，可以顺应时代发展需求，并且还可以推动事业单位的档案管理发展，以此构建更为良好的工作模式，对其管理工作进行改革创新。此过程需要应用新技术，以此确保信息化技术在档案管理工作中可以发挥出自身价值。此时，事业单位需要加强信息化体系的构建，优化人员结构的同时，培养出更为专业的技术人员，为其后续档案管理工作提供帮助，从而实现事业单位的经济效益和社会效益，为其事业单位后期发展奠定良好的基础。