数字化转型背景下高校党办校办业务效率提升研究——以西安外国语大学党委办公室、校长办公室OA实践为例

文/西安外国语大学党委办公室、校长办公室 丁威 张中旺 高明

一、研究概述

2018年4月，教育部印发了《教育信息化2.0行动计划》，要求积极推进“互联网+教育”，坚持信息技术与教育教学深度融合的核心理念，真正走出一条中国特色的教育信息化发展路子。2021年7月21日，教育部等六部门印发了《关于推进教育新型基础设施建设构建高质量教育支撑体系的指导意见》(以下简称《意见》)，要求以新发展理念为引领，以信息化为主导，面向教育高质量发展需要，聚焦平台体系、数字资源、智慧校园等方面构建新型基础设施体系。

本文立足于西安外国语大学办公室OA系统数字化实践，首先分析了高校办公室现有业务及信息化系统方面存在的亟待改善的问题，以西安外国语大学办公室的OA系统转型历程为例，剖析其有效的改善方法。最后结合现状，提出几点改善建议。

二、高校办公数字化实践的业务效率问题分析

（一）业务层面。以办公室公文收发为例，办公室业务痛点在于两大方面：一是传统模式下纸质方式，公文审批环节无法实时查看处理进度且耗费较多的人力，公文下发环节耗时长并造成大量纸质浪费。二是OA系统上线初始阶段，公文收发业务的核稿、会签、审批环节依然耗时较长，三个阶段平均单环节耗费3.5个小时以上。

（二）信息系统层面。信息系统层面，办公室业务痛点在于三个方面。一是办公室人员对OA系统数字化实践的认识不足。二是OA系统建设平台共享率较低，存在信息模块相对独立的情况。三是系统功能有待进一步优化。首先，办公室人员对OA数字化实践的认识不足，缺乏数字化管理思维。部分办公室人员拘泥于传统的思维方式和工作模式，对数字建设的认识不足，认为OA办公数字化建设仅仅是用电脑操作完成工作任务，不愿意接受数字化带来的改变，不能积极主动地将数字化技术与办公室管理服务相结合，缺乏对数字化技术创新运用的能力。其次，OA系统平台共享率较低。近年来，高校办学硬件基础设施基本达标，但OA系统相对独立，彼此信息模块未实时打通。究其原因，各部门因业务职能存在差异，OA系统建设作为单独的定制化开发项目，模块功能较为单一，缺乏部门协同业务模块集成，譬如高校疫情防控管理系统、人事系统、科研管理系统、学生管理系统与OA系统因是不同专项开发的系统，彼此间仍独立运行。因此，OA系统尚未构成完整的业务处理闭环，平台共享率较低，导致部分工作重复进行，造成了人力和物力的浪费。最后，部分高校虽引入OA系统，但还处于初始阶段，系统功能较为落后，缺乏自动搜索、关键字搜索、业务提醒等便捷性、人性化功能，附件上传效率低、上传文件限制因素较多、经常性卡顿掉线等问题层出不穷。工作人员操作OA系统时仍需要大量手工作业辅助，没有很好的体验感和较高的业务处理效率。

综上所述，传统业务模式下存在纸质资源浪费及各环节工作不协同、文件下发耗时长等问题；OA系统上线初始阶段，公文收发的核稿、会签、审批环节时间耗费较长，效率较低；系统信息化方面，存在人员缺乏数字化及办公协同化的创新意识、OA系统共享率低、系统功能人性化程度偏低、仍需大量手工辅助等问题亟待解决。

三、西安外国语大学的OA系统实践

（一）OA系统实践历程。办公室OA系统建设是提高学校行政管理效率的重要举措，也是西安外国语大学智慧校园建设的重要环节。目前，西安外国语大学OA系统已日趋完善，历经了初始阶段的探索，中级阶段的升级改造。初级阶段主要是OA项目开发、探索及上线运行。自项目立项之后，学校广泛调研兄弟院校使用经验，并结合实际对系统功能进行了100余条定制性开发，经过反复测试完善，历时4个月完成了系统的开发建设，最终于2016年5月3日正式上线运行，学校自此逐步全面推行无纸化办公，除部分机要文件外，基本取消各类纸质发文，有效节约了学校管理运行的物质和时间成本，规范了工作流程，提高了管理效率。伴随着学校规模扩大和业务增多，第一阶段开发的功能已无法充分满足师生服务的需求。学校于2020年9月启动了OA系统升级改造工程，对原有功能进行了新增及调整。

（二）OA系统的改善。主要包括如下几个方面：

1.实现大量无纸化。自初期OA系统引入，文件起草、核稿、审批、下发等各环节均实施无纸化系统操作，节省了大量的非必要纸质文件。与此同时，工作人员均可实时查看文件审批进度，避免了传统工作模式下大量协同环节内非必要沟通。文件下发的用时从46小时削减为0.15小时，提升了307倍。分环节看，OA上线前各环节总体耗时长，尤其涉及部门会签、党办校办核稿及分管领导批示等需要沟通协调的环节，单环节均用时达6.5小时；自OA系统上线，整体效率提升，其中耗时环节单环节用时约3.5小时左右（如图1）。

图1 OA上线前后文件处理效率对比(单位：小时)

2.耗时问题得到解决。OA升级改造之后，从使用体验来说，整体优势在于文件起草、核稿、查看、转发等环节流程可视化，充分发挥了办公协同的作用。此外，改善后的OA系统对文件收发实施分类式管理，审核流程透明化，工作流能够实时分配流转，增加OA系统企业微信号提醒功能，进而缩短了各单位、各部门间沟通时间，部分文件处理效率显著提升。现依靠可视化的审批流和提醒功能，单个文件收发全流程耗时环节统计如图2所示。核稿、会签、批示环节耗时缩短显著，三个阶段平均单环节耗费1.5个小时，较比先前缩短了2小时。

图2 改善前后文件处理效率对比（单位：小时）

3.人员培训规范化。西安外国语大学办公室针对所负责的OA项目，自2016年初始上线到2020年升级改造，对各单位、各部门OA联络员前后进行了7次OA操作培训，并制作OA操作说明书，以供相关人员参考学习。通过定期OA系统培训，为OA数字化实践提供了坚实的人员技术保障。

4.OA系统模块整合优化。OA系统升级改造后，新增请示报告、活动管理、督办管理、合同审批、请假管理、建言献策、新闻报送、师德师风档案、舆情信息、一学一报、人事变动、考核测评12个业务版块，将涉及会议管理、督办管理、请假管理、办公室业务管理等工作通过OA平台实行整合，实行统一化管理，着力打造一体化办事平台，一定程度上整合了学校资源，简化了工作流程，提高了工作效率，为师生提供了便捷的服务。

5.OA系统功能优化。改造后的OA系统进行了较多的功能优化，比如优化附件上传功能，优化系统搜索功能，可全文检索也可标签化检索，增添即时信息提醒、公文办理提醒功能等。不仅可以及时进行工作提醒，也可以实时搜索文件，极大降低了人工成本，提高了工作效率。

四、高校办公室业务效率提升的建议

提升高校办公室业务效率是需要长期攻克的课题。本文基于西安外国语大学OA系统实践探索，以提升高校办公室业务效率为目标，提出以下几点建议。

（一）以培训为抓手，提升队伍工作能力。数字化转型思维下，高校办公室作为参谋的角色，更应该灵活应用数字化手段解放双手，提升效率。提升效率，人员是首要。一是配齐建强二级单位OA联络员，培养一支熟悉OA业务、熟练OA技术操作的专业化工作队伍，夯实工作责任，确保事事有人负责，件件有着落，从整体层面提升工作效率。二是建立健全培训体系，为工作人员提供针对性、专业化培训课程，建立长期化、系统性培养体系，提升办文、办会、办事的综合能力水平，增强其创新意识和动力，推动其不断发现业务层面效率痛点，不断探索可提升业务效率的方式方法。

（二）以问题为导向，持续优化OA系统功能。以提升工作效率为目标，以提供人性化、便捷化服务为关键，根据师生的实际需求和反馈问题，不断推动OA系统更新迭代，是高校办公室责无旁贷的义务，也是服务师生最有效的途径。坚持以“师生为中心”的理念，建立良好的师生使用反馈机制，深入师生群体，不断征求师生使用OA系统的意见建议，及时发现OA系统存在的问题和短板，助力OA系统有效持续升级；走访调研兄弟院校，借鉴好的经验做法，取长补短，不断优化OA系统功能。

（三）以创新为引领，打破信息化系统壁垒。目前，大多数高校信息化校园建设已初步完成，但是各个系统如OA办公系统、疫情防控管理系统、人事系统、科研信息系统、学生管理系统、图书借阅系统等还没有进行信息整合，无法实现各系统的互联互通。为此，应不断创新工作机制，建立健全高校信息化管理制度，形成高校信息化管理协调机制，由高校办公室统一协调，明确各部门管理权限，在统一的管理准则下，形成规范的操作程序，将各系统联结起来，整合为综合性的信息化管理网络，进一步实现管理数据的集成、共享，简化办事流程，提升办事效率，为师生提供便捷的服务。

五、结语

信息化时代，传统的高校办公室工作模式已经无法适应高校规模扩张的现状和快速信息处理的需求。结合大数据的技术背景，高校办公业务逐渐引入数字化管理系统，譬如上线及更新OA系统，整合数字化校园平台等。基于西安外国语大学OA系统实践，以办公室收发文业务为立足点，建议如下：首先，需要定期对人员进行综合素质培训，提升综合实力；其次，建立以“师生为中心”的反馈机制，持续优化OA系统功能；最后，整合校内信息化系统，建立统一的管理体制，优化高校信息化管理体系。这对于推进高校数字化转型改革进程具有一定的理论和实践意义。