提升毕业大学生档案远程服务水平探讨

赵 峰

（法库县社会事务服务与行政执法中心，辽宁 沈阳 110400）

近年来，我国高校毕业人数逐渐增多，毕业大学生自身产生了内容丰富、数量庞大的档案信息，这些档案信息对毕业生来说非常重要，因而利用次数也非常多，当在找工作或继续深造而需要档案时，毕业生们会回到高校档案馆或人才交流中心查询利用。

网络已遍及千家万户的今天，高校的档案馆和人才市场交流中心不再仅仅是只收藏实体档案的机构，而是与学生之间进行交流的资源中心，毕业生可以通过计算机网络与所毕业的院校或保留档案的人才交流中心进行咨询，查阅自己所需的学籍档案，这样高校档案馆和人才交流中心的档案工作逐步拥有了自动化、实时化、网络化的特性，毕业生的学籍档案远程服务改变了传统的档案服务模式，通过网络将学生与档案工作人员联系起来，彼此之间可以进行信息交流。

一、毕业大学生档案远程服务的类型

毕业大学生档案远程服务以计算机为载体，通过信息技术将档案信息数字化，可以通过远程服务向学生提供档案信息，学生也可以通过网络与档案人员进行在线咨询，查找自己所需的学籍档案或者索取档案证明。目前，许多高校都不完全使用传统的到校查询档案的利用方式，而是通过远程系统为学生提供档案的在线查阅和利用，这项远程服务为广大的毕业生提供了便利。

毕业大学生的档案主要包括入党入团的组织材料；高考登记表、志愿书等高考材料；大学入学登记表；毕业生登记表；就业通知书；奖学金等奖励材料。大学毕业后，如果找到工作单位，其毕业生档案及户口就转到工作单位；没找到单位或考研的学生，可以把档案短期的留在学校里或存放在原籍的人才市场交流中心。

人才市场是官方机构，由人社局主管，能保障档案的安全，原则上保存两年。如果找到工作单位，可以办理转正定级、方便调动、计算工龄，办理社会保险、评定职称等。毕业生档案工作的最终目的就是为档案利用者提供档案信息的查询服务，毕业生手中只有一份档案原件，一旦弄丢了，补办是很困难的。当原件已经被使用，需要复制件的时候，就需要到本校档案馆复印成绩单并且加盖公章作为原件使用，校档案馆提供的档案复印件，加盖档案证明专用章后，具有与原件相同的法律效力，每年都有大量的毕业生到馆或在线办理这项业务。另外，在学生找工作的时候，工作单位在政审时为了确保准确，还是会到学生毕业院校的档案馆核验学历真伪，如今用人单位在应聘的时候如果要核验学生学历的真伪，只需要到学信网查询就可以了，不过由于各种原因，如在早期的时候计算机还不普遍，一些学生档案信息没有被数字化，所以学校需要向学生提供学籍档案的远程服务，将档案信息扫描过来或者邮递。毕业大学生档案远程服务可以省去学生亲自去高校所花费的时间、财力和物力，避免查档人员过多造成档案丢失破损，而线上查档严格遵循查档规则，权责分明，每一步都有详细的规则，档案管理人员和学生只需结合学生的需求按照规定的步骤一步一步的执行，使档案管理利用更加规范化[1]。

毕业大学生档案远程服务不代表全程都需要远程操作，有的只需要学生上网进行注册预约，然后亲自到学校档案馆或人才交中心办理档案证明，有的是学生可以全程都使用计算机操作，无须到现场办理，主要有远程申请现场办理、远程服务办理、全程远程服务办理。

1.远程申请现场办理

在这种模式中，由学生通过互联网的形式远程发出申请并进行提交之后，校档案馆或人才交流中心则会对其所提交的需求进行检索。如果检索发现馆内没有相关档案资料，则会向其反馈不受理通知；而如果经过检索发现馆内有其所查询的资料，会在第一时间向其反馈预约时间来馆进行办理。这种模式的优点是能够帮助外地的学生避免到馆而发现找不到档案的情况，同时也能够以预约的方式使服务对象来馆业务的办理变得更加有序。

2.远程服务办理

远程服务办理这种模式是学生以互联网的方式将申请进行提交之后，档案馆或人才交流中心查询到相关档案后会对其出具证明，然后对本次查询的费用进行计算之后通知学生缴费。这种通过网上出具证明的方式更加方便了服务对象，通过接受预约能够及时对其业务进行办理，并在办理成功之后通知其缴费的时间即可，在整个过程中，毕业学生可以到档案保存的场所一次性缴费，并对相关的档案证明进行核对，大大节约了办理的等待时间。为了保证学生档案信息准确不失密，工作人员也会对学生的身份证件以及办理此类证明的正常手续进行核对，如果有证明人提供证明，毕业学生也可不到现场就能办理。

3.全程远程服务

全程远程服务是远程服务的最高等级，档案查询的全部环节如登记、办理、核对、缴费都是以远程的方式进行，学生完全不需要到馆进行传统业务的办理，这种情况更加便于外地乃至国外毕业生的档案办理，可以说是学生最希望达到的远程服务方式[2]。

二、毕业大学生档案远程服务办理流程

档案远程服务需要按照规定的流程来进行，不能随意跳过任何一个环节，因为不同的办理模式有不同的流程。

1.用户注册与登录

无论是以哪种远程服务模式办理远程档案业务，首先都需要通过计算机注册或登录学校档案网站，需要进行身份确认，因为档案具有保密性，高校的学籍档案只能对学生本人或由学生本人委托的其他人开放。在注册时学生需要填写身份证件的相关信息和联系方式，如电话号码、家庭地址、电子邮箱等。

2.提交办理业务

在用户注册完并登录网站之后，学生要根据选择自己所需要的档案证明，按照步骤一步一步进行，正确填写相关信息，上传符合要求的身份证件，彩色扫描件一定要清晰，否则可能不会通过审核，完成这些事情后，再提交业务，这时用户只要等待审核结果就可以了。如果学生填写的相关信息正确，上传的证件符合要求，系统会受理业务，如果不符合要求，系统会把订单反馈给学生并附着修改要求，学生需要按照要求重新提交。

3.档案馆受理业务并办理

查询业务被系统受理后，工作人员一般会通过电话的方式与学生进行相关信息的直接确认，然后在规定的工作日内对学生提交的业务进行办理。

4.递送档案证明材料

档案馆会根据用户在提交订单时所选择的方式按时送达档案证明材料，具体包括学生到馆领取、委托他人代领、邮递。

三、毕业大学生档案远程服务的现实要求

1.档案信息化发展的必然趋势

传统的档案查询方式需要学生亲自到本校档案馆，经过申请、登记、检索、调档等一系列流程，最终才能查阅所需档案，办理查阅档案需要耗费很多时间，每年考研学生入校前和找工作这段时间，会有很多学生来调档，甚至需要排队等待。而毕业大学生档案远程服务可以使学生在任何时间和地点打开电脑进入本校档案馆网站，与在线档案人员进行咨询寻求帮助，并通过网络获取服务。高校档案馆要以为学生服务为重点，提高档案远程服务设备水平和技术水平，及时将档案数字化，使原本需要学生去学校才能办到的事通过网络就可以及时解决。

信息化是档案远程服务的基础，信息化发展越快，档案建设发展得就越好，远程系统运行的就越稳。现今社会，网络融入在人们生活中的方方面面，成为人们不可或缺的一部分，各个高校已普遍建立了本校的档案网站，档案网站的建立为本校的档案远程服务创造了平台，现在毕业生对档案的利用需求越来越多，高校档案馆开展档案远程服务应运而生[3]。

推动免费查询。学籍档案是大学生在大学期间留下的最重要的个人档案，高校对于学生远程利用档案这件事应该加以重视，高校档案馆应强化服务意识，由于远程服务成本并不高，在政策允许的情况下，高校档案部门应尽可能地向学生提供免费的查询利用服务，免费的远程服务会促进高校档案事业的发展，吸引越来越多的人关注高校档案远程服务。在相关政策没有明确出台时，应该在网站上公开收费标准，如以距离的远近、收货地址的偏远程度、收货地址所属的省份为依据来进行不同程度的收费。在不能进行免费的服务时，需要高校的财务部门能够保持开放的思想及与时俱进的精神，建立各种各样的收费方式，如微信公众号、支付宝等网络平台，或者银行卡转账、邮局寄送等方式，方便广大学生使用个人比较方便的远程付款方式[4]。

2.档案工作自身发展和档案利用者的需要

首先，档案部门自身发展的需求。高校档案馆的职能是为学生和教师提供利用档案，在传统的档案利用方式下，无论路途多么遥远，都需要学生亲自到学校，尤其在毕业季，大量的毕业生办理考研或找工作需要的学籍档案，而档案馆的工作人员却没有相应增加，少量的档案人员处理大量繁多的档案事务，工作人员既要仔细对待每一位来馆办理业务的学生，又要兼顾电话咨询，非常容易出现差错。档案远程服务可以避免由于操作人员过多而产生错误这种情况的发生，可以减轻档案工作人员的任务量，减少因为忙碌而产生的错误。通过远程服务可以减轻他们的劳动强度，提高了工作效率。

其次，档案利用者急切的需求。学生在进入大学前和毕业后，会有许多在校期间的档案信息，但只有一份，学生在毕业后找工作时需要将成绩单提供给单位，但是当以后更换工作单位时就没有成绩单了，这时就需要到毕业院校的档案馆开具成绩单复印件，但是大多数的学生不能或不愿路途奔波地来到学校档案馆，如若学生在国外，来回机票成本太高，又耗费大量时间，又不好意思麻烦朋友代办或者担心他们办理错误，已经上班的人只能请假去档案馆办理。在使用远程服务时，人们只要按照规定的流程进行，学校会在网上进行信息核实，当一切信息和流程都符合规则的时候会在规定的时间内寄出学籍证明材料，学生只需在家等待接收就可以了，毕业大学生档案远程服务的开展，为学生创造了良好的服务平台，提供了极大的方便。

3.档案设施配备水平不断提升

目前，国内不是所有高校都开设了档案远程服务，远程服务在大学里并没有普及，大多数高校档案馆内，保管存放档案的设施都很齐全，档案架和计算机检索系统也很先进，大多数高校在档案馆内设立了面积适宜的阅览室，并配有饮水机等设施，为用户提供了舒适的阅览环境，在档案室内设有先进的档案架、扫描仪等数字化设备，学生档案保存相对丰富完整，学生可以充分利用这些档案信息。但是大多数高校没有开发档案远程服务，没有相关的档案设备和条件，都只是一些最基本的档案设备，并且系统更新不及时，档案利用服务发展相对落后。

有一些高校对档案服务很重视，开发了档案远程服务，比如同济大学信息化建设投入大，是国内高校中一个比较成熟的数字化档案馆，采用了比较新的系统，对所有毕业生学籍档案进行了数字化加工并对所有毕业校友提供远程查询学籍档案申请服务。采用了智能化的档案库房，常年恒温恒湿，同济大学档案库房有烟控装置、档案库房二十四小时屏幕显示并有自动入库记录。同济大学档案馆建立了完善的管理系统，对所有档案可以进行实时查询，方便学生快速准确地查询档案，采用了较新的安全系统，确保所有档案信息在安全保密上得到保障[5]。

4.全程控制保证档案的利用安全

为了适应当代社会的需要，需要采用先进的远程系统，提高硬件设备水平，更好地为学生服务。首先，确保个人隐私。毕业生档案是每个学生的重要信息资源，要重视学生的隐私权等合法权利，对档案利用的需求方式越来越多的情况下，高校档案馆如何运用现代信息技术来创新服务方式，扩大学生远程利用学籍档案的人员范围，保障学生档案的利用安全是高校档案工作发展亟待解决的问题。其次，留意档案的流转过程，防止档案遗失或信息泄露。在学籍档案远程查询服务的整个过程中，高校档案人员要全程控制，努力做到滴水不漏，对查档者提交的各种证件、材料要认真仔细的核实，多问查档者一些问题，把控好每一个环节，在邮寄档案证明材料之前要仔细检查所寄档案是否正确，是否有缺失，当把档案交给快递员或被委托人后，档案工作人员应全程跟踪物流信息，直至档案材料被查档者亲自签收，当前较普遍的方法是将学籍档案放入信封密封，并加盖骑缝章，确保档案信息的保密和安全。档案人员还要做好信息登记工作，对每名学生的每份信息都要仔细核实登记，如通信地址、联系方式、快递编号等，为今后提供查阅提供方便。