浅谈如何加强事业单位档案管理信息化建设工作

崔启顺

（单县公共就业和人才服务中心，山东 菏泽 274300）

档案管理中的信息技术发展是计算机信息技术在档案信息资源管理、存储、访问、阅读等方面的应用。在传统的档案管理中，档案中保存的档案资料大部分是由员工手工处理的，篇幅不多，同时也容易因手工出错而引起档案管理的安全问题，增加员工的工作量，影响档案管理工作的质素。将信息和通信技术应用于档案管理将提高档案管理的速度和效率，减少文件丢失和销毁方面的工作差距，提高档案管理工作在档案管理组织中的质量[1-3]。

一、事业单位档案管理信息化概述

从档案管理的角度来看，所谓档案信息化，是将档案管理模式由档案中心转变为以数码资讯形式为社会服务中心的过程。档案工作人员的学习和工作能力必须得到加强，以适应档案管理的新时代。由于科技进步，档案管理方式发生了变化，对档案管理的能力提出了新的要求，要扩大档案管理联系，扩大档案收集形式，提高档案收集的高效性和准确性，确保档案资源的完整性。同时，最终将文件信息资源的使用扩展到计算机硬盘上，以扩大文件的使用范围，提高文件和档案工作的价值，这一文件管理概念将充分用于文件管理系统的运行。要把繁杂的工作简单化、精简简单化，坚持从源头上抓起，把文件档案、会计档案、基础设施档案、装备档案、图片档案、实物档案纳入管理范围，对档案质量进行监督。为了满足档案信息共享和快速恢复的需要，利用档案管理计算机化的优势，如信息处理速度快、存储空间小、存储容量大、存储容量大等，加快建立日常档案数据库，方便查阅档案，有利于保护原有档案，促使经济部门档案的全面信息化。这也意味着事业单位档案管理正朝着完全自动化、网络化管理方式、决策智能化和档案信息电子化处理的方向发展。

二、加强事业单位档案管理信息化建设的意义

事业单位档案管理的主要目的是保存和管理纸质档案，但按照传统管理方法，纸质档案易受环境影响，在潮湿的环境中可能会长期造成纸质档案出现霉菌，会对档案资料产生影响。档案保管中还应注意档案存放的环境，一旦损坏，会对档案管理产生重要影响。特别是一些可能经常会用到的档案，频繁的使用更容易造成文件受到不同程度的损害。基于信息的文件管理格式是将文件信息转换成电子文件，然后用机械设备扫描纸质文件，从而在计算机上形成与内容和形式相同的电子文件[4-5]。如果这些是重要的密封文件，也可以拍摄备份并存储它们，以避免在存储过程中影响工作环境。为了储存这类档案，可以统一机械扫描设备和备份纸张档案，以避免在早期储存过程中老化和损坏。各机构可直接利用资讯科技建立电子档案，将备份资料储存在光碟及硬盘上。

在传统的文件管理工作中，无论是查询还是借用文件，都非常烦琐，首先必须提交文件访问和调度应用程序，然后通过管理器查找文件。通常，这种联系可以持续几天，这直接影响到工作质量和公共机构的效率。如果将信息技术应用于事业单位档案管理，可以将要检索的文件直接插入档案管理系统，减少了档案的访问链接，也可以直接传输给工作人员，减少了档案的传输链接，减少文件损坏和丢失的可能性，使文件管理更加完善和快速。

三、当前事业单位档案管理存在的问题

1.档案保存不善

目前，事业单位仍普遍采用传统的档案管理方式来实施纸质档案存储管理。由于纸质文件非常容易受到环境影响，文件的保存不注意环境选择，文件在潮湿环境中会发霉。同时，一些文件非常陈旧，很少转换，很容易导致飞蛾生长并吞食纸质使文件不完整，导致文件内容损坏，影响重要的信息。业务部门对文件的需求很高，这只是时间问题。有些员工在搜索文件时不注意纸张保护。有些纸张在储存期间会老化和易碎。一旦页面变硬，纸张将受损，导致文件内容不完整，并影响事业单位的重要工作。

2.文件请求量大且耗时

由于一些公共机构使用传统的纸质文件，在执行文件和贷款申请时，工作人员应提前提交文件和协议申请。此外，档案管理员必须在数千个档案中找到所需的文件，这使得在几天内无法获得这些文件，这严重影响了工作效率。此外，从员工那里借来的纸质文件不可避免地会受到不同程度的损坏。当从多个人处借用同一个文件时，该文件也会在拿取过程中老化，导致页面丢失、字迹不清、磨损，并且难以长期保存。

3.档案管理人员缺乏专业素质

由于发展的范围和资金有限，一些公共机构没有对档案管理人员进行必要的评估和培训，这意味着他们对自己的日常任务和具体的预防措施缺乏明确的认识，难以保证信息的准确性，档案管理缺乏系统的专业方法[6-9]。现代档案管理是一项高度专业化的系统工程，要求档案员不仅要具备系统档案管理经验，还要具备所属单位的生产技术知识。因此，储存可能更有成效。此外，随着计算机的发展和普及，数据标准化和系统软件的应用对档案管理员的专业性提出了更高的要求，一些档案员对档案及电脑技能的掌握不足。过去单纯的纸质文件和文字操作归档实践已经不能满足档案信息管理的需要，如果维持现状，缺乏必要的准备将阻碍档案信息管理的发展。目前，有的单位还没有实施电子文档流通系统，没有专用的磁体存储设备，数字档案严重依赖设备，这给日常工作中的电子文件管理和数据获取带来了诸多挑战并直接影响到政府机构的信息流程。同时，一些档案管理人员无法对档案进行有效分类。他们缺乏操作电脑的专业技能，导致工作效率低下和质量低下，在出现问题时，不能有效地告知上级机关解决，严重影响了经济组织建立档案资料的过程。

4.重视程度不足

该单位负责人忽视了档案的计算机化建设，对其在公共机构中的意义和作用没有足够的了解。因此，档案信息化建设中存在着管理不善、投入不足、人员不足等问题。部分事业单位把事业单位职工档案视为事业单位档案的整体或主体，忽视了事业单位发展所构成的真正决定事业单位命运的珍贵档案，直接影响事业单位档案的开发利用，制约事业单位的发展，促进事业单位档案资源建设进程缓慢[10-12]。

5.档案电脑化建设缺乏相关性

现时欠缺一套软件，可以了解政府机构的特色、工作流程和管理特色，以协助政府机构在档案资料的制作过程中向前迈进。因此，过去一些商业单位坚持互补、综合的原则，在方案审批过程中没有进行系统的需求分析，缺乏个人的二次开发能力，导致所建立的信息系统缺乏针对性和实用性。许多政府机构鼓励设立无纸化办公室，建立一个记录基本档案数据的信息平台，让员工找到他们需要的信息。因此，在充分利用资源的情况下，节省了大量人手搜寻文件和资料的时间，大大提高了工作效率。但并非所有方案都适合管理事业单位的档案。大多数程序更适合用于档案馆，而事业单位的档案与档案馆的管理工作并不相同，相同方案的优势不能充分利用，也不能产生预期的效果。

四、加强事业单位档案管理信息化建设的策略

1.完善档案管理制度

改进工作单位档案管理，首先要建立以规章制度和法律规范为基础的有效档案管理体系，提高档案管理的专业性和科学性。档案管理作为组织的主要工作之一，与许多单位的正常工作密切相关。因此，档案管理和档案资料管理系统需要改进，以便更好地管理档案。制度约束是保证档案管理信息化的前提。只有在现有体制基础上进行改革优化，将现代计算机化档案管理与传统档案管理更有效地结合起来，才能真正为工作的实际实施提供理论依据。严格的劳动监管可以对有效推进档案管理规范化发挥约束作用。事业单位要建立适应单位需要的档案管理制度，根据工作特点和实践，提高档案管理的质量。可将考绩制度加入将在个人基础上实施的考绩制度，将对工作人员专业资格的认可和评价与工作制度结合起来，使工作人员明确职责，增强工作动力。

2.合理规划计算机档案管理

事业单位要明确战略目标，根据事业单位发展战略和单位业务特点和发展目标，核实部门工作，科学、周密规划和管理单位档案，长远规划发展，逐步提高档案管理效率，提升事业单位档案管理水平。

3.完善档案信息管理监督体系

只有建立有效的档案信息控制系统，才能有效地限制和监控档案信息。各业务部门领导严格落实监督管理制度，规范完善档案管理人员日常工作和档案信息管理。运用监督管理制度，有利于提高工作人员的积极性，规范档案管理，提高单位档案管理的质量效益。事业单位要建立完善的信息管理和控制体系，使优势互补、内外合作，确保信息单位安全稳定运行，大幅提高组织发展水平。

4.提高档案管理人员的全面素质

随着我国社会科学技术的发展，档案管理人员也必须不断提高自己的素质，以适应组织档案管理的要求。虽然档案资料的管理有赖于电子IT 设备的成本效益，但如果没有档案管理人员的管理，最终是无法有效执行的。因此，提高档案工作的整体质量是一个关键因素。首先，档案管理单位对经过专业考试后可以录用的工作人员进行统一培训，以确保他们的专业技能符合应聘者的要求。其次，定期为现职员工举办讲座及培训课程，为档案室员工提供资讯科技培训，应用科学知识及技术提升技能。最后，要培养工作人员的思想政治意识，有单位工作人员应有的政治文化训练，增强日常管理服务意识，优化服务水平，更好地为档案事业作出贡献。政府机构应加强对档案管理人员的培训，使他们认识到档案管理信息化的重要性，提高员工的专业水平，即积极提供信息化培训，掌握科学的档案管理方法，熟练使用资料处理软件，从而更好地满足职业发展的需要。事业单位要加强培训培训活动，注重提高每名员工的技能，尊重每名员工的成长，调动员工的工作动力[13-14]。

5.建立档案信息网站

利用网络信息技术建立信息网站，建立基于计算机保存的档案信息网站，采用新的管理模式，利用纸质文档通过扫描仪、照片进行管理。对计算机中存储的摄像机、录像机等设备进行数字化改造，并将其记录到完整的数字档案、年号、目录号、档案号等。推行档案数字化管理新模式，将在传统档案管理的基础上优化整合，建立一个庞大而精细的数据库，缩短员工检索档案的时间，提高单位的工作效率。档案使用者可透过互动网页的形式，提供资讯管理服务，从而提供智能化的网络管理、实时存取、管理和联网，以及改善档案的交换和档案管理的标准化和安全。

6.加强档案管理的计算机化

组织档案管理要创新，在档案管理中引入信息管理模式，运用先进的信息技术和管理手段，根据文件的年龄和性质进行档案管理，提高组织档案的使用效率。档案管理相关业务的信息化管理，便于检索，大大提高了档案的及时性。与传统纸质文件相比，电子文件不仅节省了时间，而且延长了保存时间。

结语

随着社会科学技术的不断发展，事业单位迫切需要利用信息技术的优势，提高档案管理的质量和效率。在组织工作中，创新档案管理理念和工作模式，运用现代信息技术对档案资源进行数字化管理，完成组织档案信息中心建设，方便档案检索和后续咨询，提高档案管理效率。时代在变，愿景和工作方式也在变。在当前信息时代快速发展的背景下，事业单位应根据当前形势，优化和更新传统的档案管理，将信息服务系统应用于档案管理建设，实现计算机化、档案的网络化和数字化，为公共机构的管理做出更好的贡献。