基于信息化背景下的教育考试档案管理工作探究

孙 康

（山东省菏泽市教育招生考试院，山东 菏泽 274000）

引言

教育性考试档案管理是教育考试管理的一项重要内容。教育测验主要包括与中国教育生涯相关的各种测验，这个问题对于中国教育的发展至关重要。但教育考试档案则是指对整个考试资料进行组织、管理、完成，包括考试文件、考生资料、考场检查等内容。因为教育测验的种类很多，考试中产生的信息主要有笔迹、图片等。另外，教育考试地点往往分布在多个地区，使得教育考试档案材料的多样性和分散性，给档案管理带来了困难。但是，随着现代信息技术的发展，档案信息管理系统的建设，极大地提高了教育档案管理的效率，使档案的价值得以更好的发挥[1]。

一、考试档案管理的重要性

1.为研究考试发展规律提供有效参考依据

高等院校考试过程中产生的相关文件资料，都真实地反映了考试的原因、依据、论证过程、结论等，其中包含着对考生和专家、领导等有关人员真实意见的反馈信息。它真实地记录了高教考试中的细微变化和演变发展，在某种程度上，它能直接反映高等教育考试的发展过程，也是研究高等教育考试发展规律的重要参考资料。同时，对高等教育考试性质、考试方案、组织命题等问题进行研究，也可以从理论层面对档案资料进行研究和分析，为解决这些问题提供实质帮助[2]。

2.为高等教育考试标准的研究和掌握提供参考

对高校考试而言，坚持考试标准，确保考试质量是命脉。通过对历届高教考试试题和考试的具体答题情况的分析，既能准确把握高等教育考试的标准，又能全面认识考试过程中存在的实际问题，从而在分析试题信度、效度等基础上，对高等教育考试的信度、效度等进行分析，使高等教育考试题库内容更加丰富，从而大大提高高等教育考试试题的质量。

3.为考核考试的实际学历提供根据

高等院校考试通常采用单科考试、累积成绩的方式来审核学历。就考试而言，考试周期往往是长短不一的，而且毕业年限也不一样，而高等教育考试档案，特别是成绩档案，就是他们参加考试的最终成绩资料，可以证明学生的学历水平，然后根据目前的考试计划的规定，判断学生是否具有专科或本科毕业学历。所以在高等教育考试档案中，考籍档案的价值作用是显著的，可以为考生的学历查询提供充分有效的参考依据[3]。

4.为用人单位提供考生情况

对考试机构而言，一般会根据考生的考籍档案，向用人单位提供有关考生，尤其是毕业生所掌握的专业知识水平等档案信息材料。通过这种方式，雇主可以根据高等教育考试机构提供的考生考籍档案，全面了解考生的具体信息，具体包括学历水平、学习过程等，然后根据考生的实际情况，对其进行合理的安排，以便发挥出最大价值。更有甚者，用人单位在对考生进行职务评聘时，也可以作为重要参考资料[4]。

二、基于信息化背景下的考试档案管理模式现状

随着国内高等教育发展模式的不断变化，考试模式在我国高等教育发展史上也随之发生了变化，其目标就是适应当前高等教育的大环境。并且就高教档案而言，可以看作是高等教育发展的一大历史产物，而且早期以纸质档案为主，涉及的相关资料主要有几点。第一，入学登记表。第二，试卷。第三，毕业生信息登记表等。同时，根据高等教育考试政策的有关规定，考试成绩由原来八年有效改变为长期有效，意味着大量考试的早期考试成绩和纸质试卷等纸质档案信息，必须长期完整的保存，以供相关研究与分析工作参考。这样，高等教育考试档案管理人员必然会面临大量的纸质档案信息，这使档案管理工作变得繁重而烦琐。随着科学技术的飞速发展，特别是进入信息时代，高等教育考试档案管理工作也随之发生了重大的变化[5]。

近几年，高等教育的考试试卷采用了电子扫描技术，在网络上实现了不需进行纸质存档。而且，在高等教育考试初期的档案管理中，个人试卷往往要保存在个人档案中。为了避免集中扫描工作带来的工作量大的问题，必须解决原有纸质档案的保存问题，结合现代电子技术，将原有的纸质档案进行电子化处理，从而大大提高高等教育考试档案的管理效率。不但如此，将大数据技术与人工智能技术结合起来，可以探索基于大数据人工智能技术的高等教育考试档案管理新模式，帮助考生顺利完成学业，提高学历水平。

三、教育考试档案管理存在的问题

1.管理制度不够完善

在传统管理体制下，整理档案后要封存，至于资料收集是否完整、准确，没有引起足够的重视。实际上，这对档案管理是不利的，很难对这些档案进行有效的管理。还有一些档案管理人员的职责没有明确划分，许多资料和档案分别由多人保管，造成了档案资料在调取过程中很慢，无法找到负责人的情况。这种情况将给教育考试档案管理工作带来极大的难度，甚至造成不必要的损失。

2.在档案管理过程中只重收集，不重利用

一些工作人员在档案信息统计过程中，只对这些信息进行分类后，感觉自己已经完成了管理工作，而没有考虑到随后的查找和利用工作。因此，档案管理工作就难以开展，难以查阅与使用。使用方面的问题主要体现在相关部门缺乏符合信息化时代特点的硬件设施，也没有引进档案管理与查询软件系统，对档案网络共享系统也不完善。这使档案信息查询效率低下，常常要花很长时间才能找到自己所需的资料。

3.教育考试档案管理人员素质较低

信息时代档案管理人员的素质并没有及时跟上，而且相关人员也没有进行培训，造成许多管理人员对信息化时代档案管理工作缺乏认识，难以提高档案管理工作水平。不仅仅是因为电脑操作水平的限制，还有一些管理者很难做好管理。管理者素质的不足，会使档案管理水平停滞不前，使一些需要服务的人无法得到更好的服务，无法满足他们的需求。接下来要让管理者提高自己的管理素质，变得更加专业化，很多的管理人员由于年纪比较大，对于新的技术信息不太了解，也不能积极地去接受，总是以自己传统的思想去做事情，不会进行电脑操作，所以对于档案管理有着很大的限制性。

4.考试档案信息管理风险意识不足

安全性是数据归档的命脉。试卷资料资料的安全管理，必须贯穿于档案资料建设的全过程，档案资料的安全、稳定是档案资料价值最终发挥效力的有力保证，通过对档案资料进行安全分级分类，对档案资料进行全生命周期的安全管理，保障档案数据安全合规。由于安全存储技术更新和升级相对滞后，使得档案数据安全防控面临风险，同时一些钢铁企业所使用的存储系统由于不具备数据备份和数据容灾功能，当遇到软件、硬件系统崩溃、病毒入侵等紧急情况时，系统数据就会丢失、损坏，对大量考试档案信息进行信息化管理，造成难以预测的后果。信息网络和网络能使档案管理工作快捷方便，但同时也增加了不必要的风险。许多档案管理部门刚刚引进了信息化管理系统，对信息系统的风险认识还不够充分，所以很难对出现的风险进行防范。

四、基于信息化背景下的考试档案管理策略

1.建立科学合理的档案管理制度体系

应以高校档案管理制度为前提，结合教育考试档案管理的实际情况，建立科学可行的档案管理制度。教学档案管理系统是教育考试档案管理工作的重要保障

第一，档案的完整性、真实性，在形成档案的过程中，必须保证档案的完整性和真实性，不能随意丢弃和替换，明确其内容、移交的时间点以及档案传递人员，确保档案工作有序的进行，并确保档案在入库或录入系统中的完整、真实，便于后期档案查询。

第二，档案保密教育考试中的档案有公开和非公开两种，对于非公开档案，档案管理人员有责任确保档案信息不泄露，在进行非公开档案查询时，要取得有关部门的批准，查询人员信息时不能拍照，防止档案内容的丢失。

第三，档案人员的职业化。档案管理工作对教育考试非常重要，所以档案管理人员必须经过严格的筛选，不能从别的部门临时借调人员进行档案管理，必须是档案管理专业毕业人员或者有档案管理经验的人员，要定期对档案先进技术和知识进行考核，制定相应的奖惩制度。科学、合理的档案管理制度可以促进教育考试档案管理工作有序、平稳发展。

第四，明确档案管理权责。制度建设的另一突出作用便是明确工作职责，通过档案管理制度的建设可以使得具体责任落实到具体人员身上，实现追责有人、权责分明，通过责任和义务督促档案管理人员积极履行职责，遵守职业道德，推进档案管理工作的有序开展。

2.重视档案管理工作

档案馆一些工作人员档案意识淡薄，缺乏强有力的宣传教育，对档案工作认识模糊，对档案重要性认识不足。为此，应加大宣传和教育工作的投入，定期、不定期地组织开展教育宣传教育活动，提高教育考试机构领导和档案管理者的档案意识，转变“重管理、轻利用”的观念，适应网络时代档案管理实际，面向知识经济主战场，为推进教育事业的发展创造条件。教育档案工作人员档案意识淡薄，不能充分发挥教育考试档案在教育考试中的作用，体现出档案管理的价值。因此，需要不定期地对档案工作进行宣传教育，也要不定时地对档案工作知识和技术操作进行培训，随机抽查考核，不断加强档案意识，明白教育考试档案管理在教育考试中的价值所在，可以间接影响教育考试的利益与发展，从而更好地管理档案。与此同时，还应对教育考试系统内其他部门的人员进行档案意识培训，增强档案意识，理解档案价值的作用，因为教育考试档案的构成需要多个部门的合作，各部门共同参与，才能保持最原始的档案凭证，保证其完整性和真实性。

此外，应当推进现代信息技术在档案管理工作中的应用，推进信息化管理系统的建设，提升档案管理的信息化水平。在信息化时代，也要做好档案安全管理，建立专业的数据库并用来储存关键数据，避免出现档案数据丢失、泄露的问题，同时也应当明确档案安全管理的责任，通过责任驱使管理人员认真投入工作。

3.职业素养与技能提高相结合

教育考试档案管理工作要想有序开展，必须要有一支高素质与高技能相结合的档案队伍。教育考试档案管理部门不是人越多越好，起决定性作用的是档案管理人员的高素质与高技能。教育考试领导人员应不定期地对教育考试档案管理人员进行技能培训，还要随时抽查能够体现教育考试档案管理人员的素质的工作，比如，根据教育考试的实际情况，设置一些档案收集、档案整理、档案存放等不同的工作，在与目前很受欢迎的数字化管理系统相结合，对教育考试档案管理人员的职业素养和技能考核。教育考试档案管理人员应跟上社会时代的发展，在以老式档案管理方式的基础上学习先进的档案管理方式，即使有纸质档案存档，在有条件的情况下，也要进行电子备份，为避免档案的丢失加双层保险。档案管理人员的职业素养和高技能是提高教育考试档案管理工作质量的重要保证。

除了档案管理人员的在岗培训之外，还需要做好优秀人才的引进，可以与专业的高校对接，一方面，可以从高校直接引进优秀人才；另一方面，也可以强化与高校的合作，通过定向培养模式为档案馆培养专业人才。在人才引进期间，由于档案管理工作的特殊性，应当做好对人才的政审工作，确保人才政治素养过硬，能够遵守档案管理的职业道德，积极投身于档案管理工作之中。

4.日常检查与考核评定相结合

教育考试机构的管理人员要从自身做起，对档案管理部门加大投入，聘用正规学习档案管理以及档案管理专业毕业的人员进行管理，还要不定时地对档案管理人员进行考核，以及对档案管理人员的日常工作进行不定时的抽查，使得档案管理人员对该项工作重视起来，明白档案管理这些资料的重要性，以及档案管理的价值所在。

结语

随着技术型人才不断被社会认可、需要，人们对教育考试机构的意识也逐渐提高，所以一定要加强考试机构的档案管理。在档案管理与分析研究领域，如何更好地结合当代科学技术的力量，将大数据分析与人工智能技术相结合，将人们从烦琐的档案管理分析中解脱出来，是一个亟待解决的问题。在实际的建设过程中，我们还要面临一些以前从未出现过的问题，但这些问题都应该逐一解决，努力建立一个完善、成熟的信息管理系统。教育考试档案中的信息在教育考试管理中发挥着重要作用，应加快信息化建设步伐，利用这些信息促进教育考试事业的不断发展。