基层治理创新视域下完善社区档案管理路径

2022-11-28周惠侠

中文信息 2022年7期

周惠侠

（枣庄市中区龙山路街道办事处，山东枣庄 277101）

一、基层治理创新视域下加强和完善社区档案管理的价值意蕴

1.加强和完善社区档案管理是创新社会治理的应有之义

在新型城镇化建设和社会治理重心向下的深刻变革中，社区是社会治理的基础单位，它所承担的社会职能越来越多、越来越复杂。社区档案的规范化整理、合理保存和高效使用，是真正记录和反映社会各个层面工作的重要内容。社区档案是社区建设、治理、发展的一项重要基础工作，它对查询居民个人资料、实时跟踪国家政策执行情况、解决群众急难愁盼等方面起到了极其重要的保障作用。与此同时，随着社会转型的加快，各种安全风险的挑战表现出跨界性、关联性、穿透性和扩展性。社区是人们的聚居场所，是城市自然灾害、火灾、爆炸等各种突发事件的最直接受害者。加强社区档案的安全，健全社区档案的管理体制和机制，是促进社会和谐、稳定、长久发展的需要。

2.加强和完善社区档案管理是提升社区公共服务能力的重要保障

在新时期，我国的社会主要矛盾发生了变化，人们对生活品质的要求也从原来的柴、米、油、盐、酱、醋、茶演变为今天的琴、棋、书、画、诗、酒、茶。要实现这一目标，必须坚持以人民为本的价值取向，切实保障和改善民生。社区要做好大量工作，与时俱进，创新服务手段和渠道，不断提高群众获得感、幸福感和安全感。随着新时期基层治理创新、社区服务水平不断提高，社区档案生成类型将不断增多。社区居民的日常生活记录，包括各种纸质文件、发票、账单、照片、录像带、各种证书等。而随着大数据的出现，社会的各个方面都发生了巨大的变化。社区档案工作要主动迎接新的挑战，不断提高自身的服务水平。智慧社区建设和社区网格化管理的实施，要求网格员对社区居民的详细资料进行采集、建立和利用，为社区提供精细的社区公共服务打下了坚实的数据基础。

3.加强和完善社区档案管理是传承社会记忆的重要途径

在理论上，档案在社会记忆传承和社会认同中有着举足轻重的作用。社区档案在承载社区记忆、传承与发扬社区文化方面起着举足轻重的作用，它可以储存、保护、传播过往的知识体验，加强社区居民的认同感、根源感和文化认同感。在基层治理创新视域下，提高居民的凝聚力、认同感、群体认同感、凝聚力、群体感等，有助于形成一种具有系统性的文化弹性，有助于建立一种可以有效防范和抵御风险的弹性社区。加强社区档案的建设，既可以增强社区的弹性，又可以将中国故事记载与传承下去。

二、基层治理视域的社区档案管理难点

1.社区档案管理的基础设施投入不足

随着社区服务职能的逐步完善，社区档案种类、种类、数量都在逐步增多，如何合理、科学地进行社区档案管理，是当前社区急需解决的问题。根据现场调查发现，目前在社区档案的基础设施建设中，存在着工作经费不足、办公用房不足等问题。新建小区档案管理的物质基础较老城区要好，但从整体上来看，档案管理的软硬件设施普遍存在。特别是在某些老小区，由于保存设备陈旧、档案堆放不规范，造成档案散失破损、受潮霉变、虫蛀损坏等问题，致使档案丢失、损坏。此外，档案信息化建设尚处于初级阶段，档案配套设施和监控设施不完善，制约着档案管理的发展。

2.社区档案管理人员的专业性较低

一是社区档案管理人员缺乏专业人员；目前社区档案管理主要是兼职，流动快，变动频繁，工作稳定性差。二是缺乏系统、专业化的档案管理人员培训；档案工作人员外出交流学习、参加业务培训的机会较少，档案管理的观念、实践方法、专业知识和职业敏感度较低，制约了档案编研和档案资源的利用。

3.社区档案管理的配套制度不健全

建立健全的档案管理体系，是实现档案科学管理的基本基础。当前，我国社区档案工作的体制与新时代、新形势、新要求相适应。《城市社区档案管理办法》是民政部于2019年11月发布的，其中明确指出：社区档案管理工作由政府、民政部门、街道办事处三部门共同负责。然而，当前三个行业缺少一个统一的、协调的、普遍的标准。从社区管理的总体进程来看，社区的档案销毁和工作移交机制还不够科学、合理，制约着社区管理制度化、规范化、专业化的发展。

4.管理制度

目前，社区内部已有相关的档案管理体系，健全了相关的工作程序，提高了档案管理的安全性，为提高社区档案的管理水平打下了良好的基础。同时，部分社区也将档案管理的相关职能进行了明确的划分，并依据其具体的管理内容，制定了有效的管理方法。但是就目前的社区档案管理工作而言，社区档案管理系统还存在着诸如销毁、移交、移交等方面的缺陷，从而影响到档案管理工作的顺利进行。此外，还有一些单位的档案管理人员，由于其自身的认识水平不高，执行起来也不够有力，从而导致档案管理工作只是表象，不能真正深入的进行。此外，由于我国现行的档案管理体制与现行的规范尚有差距，造成了经费和器材方面的诸多缺陷，严重地制约着社区档案的正常运作[1]。

5.管理体系

有的社区建立了一套完善的档案管理制度，使档案管理工作的效率得到了显著的提升。还有一些单位在档案管理中存在着对行政机关过度干预的现象，致使档案管理工作不能按规定进行，从而影响了档案管理的工作效率和工作质量。

三、基层治理视域下加强和完善社区档案管理的路径

下文对当前社区档案工作中出现的问题进行了梳理，并根据党中央关于加强基层治理创新和提高基层治理能力的要求，提出了一些解决办法。

1.多措并举，加强社区档案管理阵地建设

一是要在当地发展的基础上，每年加大对小区的投资，保证小区的用地面积达到国家的要求；要强化社区档案馆的软件，尤其要强化档案管理的信息化。在加强对社区建设的基础上，加强对基层党建工作的动员和激励。二是要强化基层档案管理队伍的训练与训练，增强队伍的政治意识、责任意识和担当意识。各级各有关部门要根据实际情况，组织好档案管理培训，不断提升档案工作的质量；“走出去”与“引进来”的有机融合，为档案工作者提供了外出参观、学习、考察的好时机，充分发挥了他们的主动性、主动性，以适应新时期的要求[2]。

2.创新方式，促进社区档案管理水平提高。

一是建立具有特色的社区档案。在日常的档案管理工作中，除了要搜集相关的政策资料外，更要注意保存社区的特色，提高其地方特色。二是要把社区档案工作更好地服务于人民群众。要密切关注社会热点、群众迫切需要解决的问题，将与人民切身利益相关的民生档案资源集中起来。加强对弱势人群的关怀，构建更多的社区弱势群体档案，以适应各类社会需要。三是以大数据为基础，加强社区档案管理数字化、信息化的管理。今后要建设好社区居民的档案资料，建设一套完整的档案查询系统，让档案的使用更方便、快捷[3]。

3.优化服务，助推基层社会治理模式创新

一是创建家庭成员，加强对社区的管理；在实践中，网格员对每个住户的个人情况、兴趣、需要进行了细致的调研，为网格化、精细化的工作作出了积极的努力。如苏州相城区元和街，大力推行“家庭档案”，大力发展“社区”，发挥“社会能人”的作用。二是对居民进行再使用，以促进其对社会的全面参与。在社会生活的多元背景下，对社区的历史回忆进行再认知和重建显得越来越紧迫。在实际工作中，许多地区正积极开展“参与性”的尝试，例如“杭州记忆”，通过社会和团体的合力，将散落在国内外的杭州的回忆片段进行梳理。这一时期，不但可以对普通老百姓进行精神上的历史和文化的熏染，而且还可以对其进行全面的发掘，从而使其成为杭州独有的档案文化品牌。社区参与式档案是居民的一种有效的参与形式，通过对党政部门、社区与居民、居民的集体记忆进行纪录，使社区居民的认同感、凝聚力、责任感得到加强。社区居民的参与性文件是推动社会治理的一项新举措[4]。

4.做好档案管理人员培训

要有效地解决当前社区档案工作中遇到的一些实际问题，提高其工作效率，就需要对现有的档案管理人员进行培训，提高其综合素质。第一，要强化建立档案管理领导机构，建立健全基层档案管理队伍，涵盖行政、街道、社工、民政等各方面，对档案管理人员进行重点培训。第二，建立三个层次的档案管理和档案管理工作，以社区街道、社区行政、社区领导为重点，并在具体的工作中给予积极的引导。第三，加强与档案管理人员的沟通和交流，建立健全专题培训机制，定期开展培训，使档案工作人员能够得到切实的培训。第四，将社区档案管理员整合为一组业务，利用自媒体的空间来安排这一阶段的工作，制定特定的业务流程指引机制，在业务群内就有关问题展开了积极的讨论[5]。

5.纳入社区发展，加大资金投入

在社区档案工作中，要有全天候的工作人员，将本地区的发展规划和年度工作计划等列入社区的档案工作，并对其进行评估。选择一个具体的时期，来理解和监督和检查社会的工作。在工作中，接受上级文件管理部门的指导和监管。促进了社区的档案工作规范化、制度化。对工作中出现的问题及时研究协调解决，以保证在人、财、物等各方面都能切实地开展工作。解决好设施、设备、场地等现实问题，为社区档案工作打下了良好的基础。在新建的住宅区，要把综合档案室的建设列入总体规划，在加大政府投资的同时，也要把有关的需求整合到一起，合理安排各类小区的功能，使其与启用、建造、设计同步。对旧城小区，可以采取多种措施（改造、置换、租赁、购买），但以上措施必须是在没有商业用地和无空间房屋划拨的前提下，才能获得有关部门的大力支持[6]。

6.大力宣传档案工作，提高居民的档案意识

社区档案工作者要不断地扩大社区档案工作的广度和深度，增强社区档案意识。要采取群众愿意接受、灵活多样的宣传方法，以提高宣传效果，形成良好的社会环境，保证社区档案工作的顺利进行。首先，组织各类档案知识讲座，以讲座、面对面的方式普及档案知识，使老百姓充分体验档案工作离我们很近，为社区档案服务利用创造良好的社会环境。其次，要充分利用网络、广播、电视等媒体宣传档案工作，使人们更加了解档案工作。最后，要把档案工作与档案的监督、指导工作结合起来，加强档案宣传工作，把档案工作融入宣传工作，把档案业务指导与宣传工作结合起来[7]。

7.提高档案利用率

随着社会的进步，社区档案管理方式也发生了一些变化，因此必须在管理上积极纠正错误和缺陷，打破原有的管理方式，走出一条全新的管理之路。以往的档案管理主要是手工操作，不管是记录、整理、收集、管理，都是由人来完成，但这样做会带来很多问题，不仅耗费大量的人力和时间，而且还会导致错误，很有可能会出现缺失的现象。所以，在信息技术飞速发展的今天，档案管理员必须抛弃以往的工作方式，充分利用电脑的优点，将档案储存起来，实现社区的自动化管理，这样不仅可以节省人力，还可以提高工作效率，保护环境。当前，一些社区中出现了重量轻质的情况，这就是为什么要把社区的归类，要把社区的功能发挥到最大[8]。