数字化背景下档案工作基本原则探究

2022-11-28吴琦芳

中文信息 2022年7期

吴琦芳

（常州市金坛区人民政府办公室，江苏常州 213200）

在数字化背景下，政府办公室开展档案工作的过程中，要在了解档案数字化内涵的基础上，本着集中统一、完整安全、便于利用的基本原则，提高档案管理、维护和开发利用水平，最大限度发挥出档案的价值。借此就数字化背景下档案工作基本原则展开探究。

一、档案工作数字化的内涵

随着信息时代的正式开启，使档案工作呈现出全新的特点，即数字化、网络化和信息化。在信息社会的发展中，档案是非常宝贵的资源，是社会信息化不可或缺的组成部分之一。通过对档案的开发利用，并使其逐步向信息化和数字化方向转变，可以实现资源共享，有助于促进档案利用价值的提升。在档案工作中，要加快实现档案信息化，即利用计算机、网络、通信等技术，对档案信息加以管理存储和开发利用，实现档案的真正价值，彰显出档案工作数字化的内涵。

二、基于数字化背景的档案工作中的集中统一原则

政府办公室档案工作的集中统一原则主要是针对电子档案而言，一方面是电子档案的集中管理；另一方面是电子档案工作的统一管理。

1.集中管理

信息时代的到来，使政府办公室的电子档案大幅度增多，对于这部分档案，要由相关的保管机构集中管理。

第一，为确保政府办公室电子档案集中管理目标的顺利实现，要对现有的管理体制加以梳理，并对组织机构进一步完善。设立统一的管理机构，全权负责管理电子文书和电子档案，依托计算机网络，整合现有的档案信息资源，并加快实现资源共享。构建起一套具有公文处理、档案管理等多种功能的OA（办公自动化）系统。

第二，作为政府机关的档案管理人员，要充分认识当前的形势，摒弃落后的思想和守旧的观念，在现有的基础上，逐步增强自身的能力与素质，以便更好地胜任电子档案集中管理，借此来提升档案工作质量。

2.统一管理

为提高政府办公室电子档案的管理水平，可由相关的行政机构，实行统一与分级管理相结合的策略。

第一，由政府行政管理机关全权负责电子类文件及档案的管理工作，结合实际，制定合理可行的规划，采取统筹安排的方法，逐步完善相关的法规及业务标准，严格依据标准及方针政策，对电子档案工作进行监督、指导[1]。

第二，在分级管理的过程中，应依据电子档案的统一规定及具体的管理要求，结合本单位的实际情况，制定出科学合理、切实可行的电子档案工作规划、管理制度及相关办法，据此对电子档案工作的开展进行监督与指导。

信息时代下，数字化已经成为档案工作的必由之路，在这一过程中，要遵循集中统一的管理原则，逐步改变工作方式，提高档案工作水平，以此来顺应时代发展的要求。

三、基于数字化背景的档案工作中的完整安全原则

电子档案是以计算机、数据库、网络等作为载体进行存储和传输，由此使得电子档案会受到来自计算机网络的安全威胁。由于部分电子档案中的数据信息非常重要，一旦丢失，会造成无法弥补的后果。所以政府办公室开展档案工作时，要遵循完整安全的原则，该原则具体体现在电子档案的维护方面。

1.维护档案的完整性

电子档案是由诸多电子文件组成，由此使确保电子文件的完整性成为档案维护管理工作的重要内容。

第一，电子文件的数据具有流动性的特征，在收集的过程中，要选择适宜的载体对这部分数据进行存储。收集电子文件是保证电子档案完整性的关键阶段，通过对电子文件的有效管理，除了可以使档案的原始性得到保障外，还能为维护电子档案的完整性创造有利条件。为实现这一目标，政府办公室档案管理部门要建立电子文件收集制度，利用制度落实电子文件的收集责任，在处理中，对必要的信息随时登记，并进行规范化处理。同时，合理确定电子文化的收集范围。由于电子文件的类型多，所以收集范围应在满足国家规定要求的基础上，尽可能放宽，并且要充分考虑收集的文件特性，适当扩大收集范围。

第二，鉴定电子文件的完整性时，要认真检查相关要素，看是否齐全、完备，具体包括两个部分，一部分是可视要素，另一部分为非可视要素。对电子文件中各个要素的联系是否有效加以分析，主要包括标签、超级链接等。为确保鉴定结果的公正性，要做好全程监控。同时，在电子文件归档范围方面，要参照国家关于纸质文件的规定。由于电子文件本身的特殊性，在归档范围上要注意以下文件：数据、电子邮件、稿本、会议记录等。

2.维护档案的安全性

在数字化背景下，确保档案安全成为重中之重，这是因为电子档案更容易受到安全威胁。所以必须维护好电子档案的安全性。

第一，政府办公室开展档案工作时，要加强电子档案实体安全的保护，具体而言，就是维护电子档案物理载体的安全性。要选用经久耐用的载体，在延长保存时间的基础上，提高档案数据的安全性，如选用离线存储介质保存电子档案。实际选用中，应当遵循耐用、容量适中、造价低的原则。

第二，为物理载体创造良好的保存环境，避免电子档案载体受到外界因素的干扰。做好保存环境的温、湿度控制，采取防磁场、防灰尘、防辐射、防有害气体等措施，使电子档案载体得到有效保护，避免受损[2]。

第三，为防止网络攻击，要做好保密措施，根据不同层次的电子档案，采取相应的保密措施，如防火墙、身份验证、信息加密以及数字签名等。同时，加装具备实时更新功能的防病毒软件，并引入数据备份技术，完善电子档案信息管理系统的安全设计，做到防患于未然，从根本上保证电子档案安全。

四、基于数字化背景的档案工作中便于利用原则

在数字化背景下，档案工作无论是管理、存储还是利用，都呈现出全新的特点，尤其是档案利用方面，具体体现在需求主体多元化、服务内容扩大化、服务方式虚拟化等方面。不仅如此，档案的利用途径也发生一定程度的变化，如COPY（拷贝）件、网络传输、计算机直接利用等。基于当前的形势，政府办公室在开展档案工作的过程中，要遵循便于利用的原则，从而最大限度发挥出档案的价值。

1.明确档案的利用优势

与纸质档案相比，电子档案在利用方面的优势更加突出。政府办公室开展档案工作时，要充分发挥电子档案在利用方面的各种优势，实现档案价值最大化的目标。电子方案具有以下利用优势。

1.1 便捷性。所有的电子档案都是以数据信息的形式存在，由此使得计算机能够直接对这部分数据信息进行处理与分析。由此不但能够阅览原始档案，并且还可以按实际的使用需要，对其中所需的数据信息统计、汇总及拷贝，借助多媒体技术不同类型文件的合成，如文本、影音、图形、声音等，使档案利用者的各种需求得到满足。政府办公室的档案工作人员，可基于某一项专题编辑电子档案，据此形成汇编或是编研成果，整个过程速度更快、耗时更少，档案工作效率得到显著提升。

1.2 复用性。数字化存储是电子档案的主要特点之一，由此使档案中的数据信息能够与载体相分离，这样一来，档案的重复利用将不会受到限制，也不会对档案造成损坏，能够重复使用的档案，利用价值得到进一步提升。虽然与纸质档案相比，电子档案的使用寿命要长很多，但任何档案的寿命都很难达到无限，具体的寿命主要与载体和支撑技术等因素有关。为延长重要电子档案的使用寿命，政府办公室在开展电子档案管理工作时，要选择适宜的存储载体和先进的支撑技术。

1.3 共享性。对于电子档案而言，共享就是在同一个时间节点，多人在不同的地方对档案同时利用。纸质档案受到存储载体的限制，无法同时供多人使用，这在一定程度上降低了档案的利用效率。而电子档案的出现使这一问题得到解决，一份档案能够被多位利用者共享，具体体现在如下方面。在多台终端设备上可以同时显示同一档案，使档案的利用不再受到份数的限制；在拥有权限的前提下，借助远程访问，利用者能在任意地点对所需的电子档案进行调用，由此使档案的利用不再受到空间的限制。

2.加大档案资源建设力度

在信息时代下，档案已经成为一种不可或缺的重要资源。为此，政府办公办要不断加大档案资源的建设与开发力度，使档案资源变得更加丰富。

第一，在电子档案的建设过程中，要有全局意识，将工作重点放在资源优化配置和系统完善等方面。同时，将现有的电子档案作为立足点，着眼于未来，对档案资源开发进行动态规划，并对开发过程中遇到的难题妥善处理，在逐步实现档案资源数字化的基础上，扩大电子文件的收集范围，进一步丰富电子档案。政府办公室要构建特色数据库和档案快速检索系统，通过先进技术的引入，不断提升信息服务质量。建立并健全档案信息标准化体系，强化相关网站的建设开发，使档案资源得到高效利用。

第二，随着政府机关信息化建设进程的不断加快，使得档案工作的信息管理属性随之增强，档案信息发生根本性的转变，即从原本的静态信息变为动态信息，并成为信息资源的重要组成部分之一，在信息系统中的作用日益突显。因此，政府办公室要将档案工作纳入到社会信息管理系统中，本单位的档案机构要与各类信息服务部门合作，共同构建起相对完善的社会信息系统，最大限度发挥出电子档案的优势，借助网络对信息资源进行整合，满足利用者对档案的使用需要。

3.优化完善利用服务

从目前的实际情况来看，手动查找是电子档案利用的主要方式。虽然这种查找方式有其存在的必要性，但为了体现出便于利用的原则，应在现有的基础上，逐步扩大网络利用方式，使更多的用户可以在任何地方，查找到所需的信息，并享受到优质的服务。因此，在数字化资源建设时，既要注重档案的内容，还要关注服务流程的设计与优化，使电子档案在网络环境中能够得到更加有效的利用。为满足不同用户的服务需求，政府办公室开展档案工作时，可针对核心群体，引入远程联机服务方式。电子档案资源具有数据量大、信息多等特点，为使用户能够更好地利用档案，要帮助他们不断提升利用技能。政府办公室的档案部门要肩负起社会教育责任，为档案的利用者提供培养能力的服务，使他们具备信息意识及能力，并为其提供信息资源的使用方法与途径，如查询、检索、下载等。借助网络开展培训，使用户掌握更多的技巧，以此来提高档案资源的利用效率。

4.加强档案利用统计

统计分析是电子档案利用过程中一项较为重要的工作，具体是指对电子档案利用时的数据进行采集和量化处理，从客观的角度，揭示电子档案利用的特点及规律，据此指导档案利用工作的开展，促进电子档案利用水平的进一步提升。从目前的情况来看，电子档案的利用方式主要与计算机软件、硬件以及网络有关，在这一前提下，使电子档案的统计分析更加方便、快捷。依托计算机网络信息统计分析系统，可以在较短的时间内完成数据信息的采集、整理、归类组合、统计分析及结果输出[3]。需要指出的一点是，统计分析是传统纸质档案工作达到高水平的标志，而随着电子档案统计分析过程数字化，使此项工作的过程得以简化，统计水平显著提高。

5.强化档案利用管理

数字化背景下，档案利用呈现出全新的特征，为进一步提升电子档案的利用效率和水平，要逐步强化档案的利用管理。政府办公室在电子档案利用管理工作的开展中，要建立并不断健全与工作环节相关的程序、措施等，并要求工作中严格遵守、认真执行，借助一些行政手段，辅以先进的技术予以实现。不断加大档案使用权限的审核力度，做好档案拷贝的提供与回收工作，加强安全防范措施，保证电子档案重要数据信息的安全性。强化档案利用管理，快捷、准确、完整地为用户提供多种方式的服务，以此来满足用户的个性化需求，并从中找出档案利用系统存在的缺陷和不足，通过有效的措施加以优化改进，在提高档案信息利用程度的基础上，使重要的信息资源得到安全、可靠的保护。

6.健全档案利用法规

在数字化背景下，电子档案的优势有目共睹，但作为一种数据资源，它也存在一些弱点。因此，在电子档案利用中，要对相关法规逐步健全。一方面，建议有关部门不断加大对破坏信息、危害网上档案安全行为的打击力度。同时加强电子文件制作、传输等规则方面的立法，提高电子档案的网络安全性；另一方面，要根据电子档案的特点，建立全新的利用原则以及与之相关的活动规则。为避免电子档案利用时发生资源流失的情况，并确保利用活动能够有序开展，要制定专门的电子档案利用规则和制度，为电子档案的方便利用提供制度保障，彰显电子档案的优势。