人力资源档案管理信息化的影响因素与建设对策研究

2022-11-28孙志国

中文信息 2022年7期

孙志国

（内蒙古赤峰市巴林左旗委组织部，内蒙古赤峰 025450）

现如今，由于科学技术的持续发展，信息技术在单位组织人力资源档案管理的发展过程中起到了非常重要的作用，所以更加注重对人力资源档案资料的管理，在大数据时代背景下，人力资源档案管理在不断进行转变与深入，基于大数据整合、云计算、智能数字化管理等为代表的新型管理技术层出不穷。作为人力资源档案管理部门，也应实现人力资源档案管理的网络化、便捷化、科学化、协同化、智能化、服务化。因此，本文此次研究的内容和提出的策略对丰富我国单位组织人力资源档案管理优化改革内容具有理论性意义，对指导当前整体单位组织的人力资源档案管理式具有现实性意义。

一、单位组织人力资源档案管理工作优化的动因

在单位组织管理中，人力资源档案中所反映出的人才主体实际状况，是各事业单位在招聘、选人、录用时，作为筛选合适人员的第一道门槛。其次，在完善的人力资源档案中，也会记录人才的特长与爱好，所获得的奖项以及优异的成绩也会被写入其中，事业单位的招聘人员也会根据档案资料，为人才安排最为合适的工作岗位，发挥其最大的价值。基于此，只有将人力资源档案的优化工作落到实处，才能够对发展起到决定性作用，同时也是得以长期发展的源动力。所以必须要给予极高的重视力度，并且也要对人力资源档案管理和资源管理的相关部门给予一定的重视，构建人才和管理体制的建立，使人力资源档案的效用得以充分发挥，提升管理效率。

二、单位组织人力资源档案管理工作中存在的主要问题

1.人力资源档案管理观念落后的问题

事实上，一些单位组织的人力资源档案管理现状一直处在落后的境地，在实际的管理工作中，一直注重的是“管”，却没有注重“理”，更加倾向于管理人才关系，缺乏对人才的培养和使用。

其次，我国的人力资源档案管理实践工作中，缺乏对于管理专业人员的把控与培训，很少甚至从不开展人员适应性岗位培训，在人力资源档案管理相关人员到达岗位后，直接进行管理业务的接洽，导致部分工作人员缺乏职业素养和操作能力，最终无法胜任岗位要求。人力资源档案管理工作开展之前，相关工作人员需要明确岗前培训机制，应该是人力资源档案管理的核心组成部分。但是根据当前人力资源档案管理实践工作现状的观察，可以发现一些弱化了这一功能，导致人力资源档案管理人员无法有效提升自身工作核心素养，遇到专业性问题时无法独立解决[1]。有时会出现对于人力资源档案管理工作中出现的问题放任不管的现象，忽略人力资源档案管理制度，缺乏人员管理的内在动力，更没有做好岗位培训，很难达到档案管理优化。

2.人力资源档案管理实践执行力差的问题

人力资源档案管理部门管理好人力资源档案的同时，需要搭建良好的内部关系，找出解决管理执行力提升的根本办法。执行力差具体表现在以下几个方面。

2.1 管理者缺乏管理工作目标

在单位组织的人力资源档案管理中，小部分管理者缺乏具有针对性的工作目标，导致这一现象的原因是一些人力资源档案管理部门没有做好工作目标计划，在部署环节中有欠缺的现象出现，同时也制约了单位组织人力资源档案管理工作的开展。

2.2 管理者核心素养低下

导致这一现象起因是人力资源档案管理部门没有做好岗前业务培训，管理者到岗位上，没有业务能力素养的支持，无法应对所分配的工作。

2.3 管理者工作效能有待提升

导致这一现象的原因是人力资源档案管理部门在开始工作的时候，人力资源档案部门没有制定一个长效的目标计划，再加之管理人员缺乏对于管理者工作过程的观察与把控，导致人才的档案管理工作结果不如人意。

3.人力资源档案管理工作者对于管理信息化的认识不足问题

根据对于当前互联网背景下人力资源档案管理现状的观察可以发现，虽然诸多单位组织的管理都与互联网进行融合与接轨，也在人们的日常生活中得到普及，但是部分人力资源档案管理人员对于更具信息化、网络化的人力资源档案管理理念与模式还没有引起高度重视，导致整个单位组织的人力资源档案管理发展较为传统与落后。另外，大部分单位组织领导认为，人力资源档案管理部门的工作内容仅仅就是整理、录入，缺乏对于人力资源档案管理的正确认知以及发展思维，导致人力资源档案管理手段老旧、人力资源档案管理法单一等现象，甚至还造成人力资源档案管理在职内的发展仍旧停留在初级建设阶段[2]。

4.人力资源档案管理模式落后

随着科学技术与信息技术的不断发展，现代信息技术以及多媒体技术已经融入高职干部的工作中、HR 的教学中，以及人才的学习中，由此可见单位组织内大部分工作都已经完成信息化。但就实际情况来看，一些单位组织的人力资源档案管理并没有随着其他环节共同信息化，在管理人力资源档案时依旧采用传统的纸质档案管理式。当人才、单位组织管理工作者以及单位组织管理工作者需要使用人才的个人档案时，往往易于出现档案破损或丢失等情况，而补办档案也会为人才、HR 以及管理人员带来多余的工作量。

三、单位组织人力资源档案管理工作中问题解决的对策及建议

1.加强档案管理人员培训

第一，对于当前人力资源档案管理人员进行审查，保证其业务能力与专业水平能够达到日常人力资源档案管理工作需求，定期组织考试、培训、讲座等提升从业人员整体水平的活动，在监管管理人员核心素养的同时，使其能够拥有提升空间与提升机会。

第二，人力资源档案管理工作者需明确自身业务水平影响着整个人力资源档案管理工作的运行，也影响着的整体运营，需要提高自身人力资源档案管理能力，通过上网学习、大量阅读、自行模拟测试等手段来提升办事效率与处理事情能力，将人力资源档案管理工作做到烂熟于心[3]。

第三，相关的人力资源档案管理工作人员要注意，在进行人力资源档案共享操作之前，需要从长期战略的角度出发，通过不断的尝试与实践，找出不同人力资源档案板块，也可拓展相关业务并发展为主要业务条件的关键点，不断优化并转变人力资源档案资源管理角度、压低成本控制与人力资源档案共享资源管理角度与信息人力资源档案系统创建的角度。总而言之，就是让领导人以及相关职工重视人力资源档案共享工作的建设，不同业务部门也需要重新认识人力资源档案共享工作的内容，全体人员都需要对人力资源档案资源共享业务、人力资源档案集中管理工作等面达成积极共识。

第四，建立完善的“互联网+”人力资源档案运营保障流程机制也是提升人力资源档案管理人员业务水平的一大硬件提升措施，以人力资源档案数据信息的汇总作为主要依据，只需工作人员进行核对后提交，就可以完成领导审批环节，大大节省了办公时间，也解决了人力资源档案管理工作繁杂困难的问题。

2.建设信息化管理平台

首先，相关人力资源档案管理工作者需不断创新管理模式，利用互联网的先进技术建立完善的人力资源档案数据库，使用者能够通过数据终端将人力资源档案管理信息输入到人力资源档案管理平台中，保证管理者能够快速进行业务查询。

其次，还要注意人力资源档案数据分析的准确率，能够生成明确的人力资源档案数据信息并进行数据分析，使决策层能够一目了然。

加大对于人力资源档案管理系统的投资，并将优化完成后的系统与其他系统建立连接，如人力资源档案管理系统、内部管理系统、人员流动管理系统、人力资源档案调动管理系统等，实现人力资源档案信息与其他系统共享，完成人力资源档案管理业务与其他业务的一体化管理，便人力资源档案管理层面需求。

需采用新的人力资源档案管理技术架构，支持人力资源档案共享服务建设与规划，满足人力资源档案等相关服务在人力资源档案计划等诸多面的需求，降低人力资源档案管理人工工作强度，提高防范人力资源档案管理风险的能力。

最后要注意的一点是，在“互联网+”背景下，要求所有人力资源档案管理相关工作人员提高网络安全意识、强化安全维护手段、优化人力资源档案管理能力，时刻保持高度警惕，并随时做好风险预估处理案和实行准备，以此保障人力资源档案管理系统安全。例如，配备高级网络保障防火墙，并要求在职人员在进行人力资源档案相关操作时，严格按照安全网络操作程序执行，不点开任何来路不明的链接，不扫任何不明渠道生成的二维码等。在单位组织人力资源数量逐步增多的情况下，加强档案管理，可以最大程度实现档案信息资源共享，深入挖掘档案中所具有的价值信息，可以为单位组织的发展和建设等提供重要支持，也可以改变以往档案记录难、利用弱等问题。同时，单位组织在加强档案信息建设后，保证对文书进行准确分类，或是采用信息化建设，可以保证快速检索人力资源信息，为单位组织建设提供参考。从客观上来看，单位组织实现人力资源建设也有助于领导者及时了解各科室管理情况，在单位组织进行体制改革以及工作变动时，可以快速进行工作部署，对于单位组织持续经营有着重要意义。

单位组织人力资源创新管理可以实现档案从传统纸质版向电子版的过渡，可以降低以往纸质版档案遗失或损坏问题，也可以进一步提升人力资源管理的效率和质量。实现人力资源信息化建设既可以为单位组织内部各项工作开展提供便利，也给单位组织对外业务提供较大支持，在向相关部门递交单位组织材料时，可以通过线上运转，相关人员只要在遵守制度基础上进行对接，可大大提升工作效率。与此同时，单位组织档案管理部门可以根据现实情况来了解档案信息是否存在错误或有不完善的地方，及时从档案管理系统进行补充或修改，也进一步提升档案信息的准确度和完整性。

3.提升人员核心素养

第一，人力资源档案管理工作者需明确，在“互联网+”背景下的人力资源档案管理工作，需要先进的互联网资源与网络技术作为支撑，深刻意识到并能够正确使用互联网资源来创新人力资源档案管理理念与模式。

第二，领导需起到带头作用，指导建立网络技术监管中心以及人力资源档案管理中控台等，构建信息化人力资源档案管理平台，实现对人力资源档案管理工作的超高完成效率。

第三，人力资源档案管理系统的高效运行，是信息化人力资源档案管理的基础和前提，信息化人力资源档案管理人员需要尽快提升工作效率，想尽一切办法提高单位组织信息化人力资源档案管理工作效率。

第四，需定期组织提升相关人力资源档案管理工作者信息化管理理念提升培训的活动，包括人力资源档案管理知识竞赛、人力资源档案管理能力测评等，引导并鼓励在职职工积极参加。

第五，人力资源档案管理相关工作人员一定要认清“互联网+”的发展大趋势，强化人力资源档案管理信息化建设，保障整体的人力资源档案工作正常运行以及人力资源档案资源安全。为了进一步优化相应工作人员的配置，在进行单位组织人力资源管理工作的改革过程中，还需要对档案管理人员的配置问题实行比较合理的设定工作。单位组织的管理人员对单位组织人力资源管理工作岗位进行管理时，需要强化人员配置的管理力度，从而达到提高单位组织人力资源管理人员综合素质能力的目标。单位组织需要进一步完善工作激励体系，可有效保证相关工作人员能够充分地的发挥出工作积极性，对于优化单位组织人力资源管理工作的质量以及强化档案管理工作团队具有非常大的好处。单位组织在进行人力资源管理人员的优化配置过程中，还需要进一步落实一些档案管理相关的制度管理内容。例如，培训学习的具体要求，员工工作发展的规划，均需要开展更加有效的落实工作，工作人员可以先从一些基础的内容进行入手，从而提高单位组织人力资源管理的实际工作效率。单位组织的管理人员即可以通过单位组织人力资源管理的工作内容实行进一步的创新工作，使从事单位组织人力资源管理的工作人员可以充分地意识到档案管理优化改革的重要作用，可以使单位组织人力资源管理人员更加理解档案管理变革发展的优势，从而提高档案管理的工作人员参与档案管理改革的自觉性。