浅析医院法医临床鉴定档案管理的信息化建设

龚海燕

（罗田县人民医院，湖北 罗田 438600）

近年来很多企事业单位都开展了档案管理信息化建设工作，也取得了不错的成效。通过引入先进的档案管理信息技术大幅提升了档案管理效率。就法医临床鉴定档案管理来说，长期以来档案采用的都是纸质载体，管理形式以手工为主，极大制约了档案价值的发挥。为了跟上时代发展潮流，医院应加快推进法医临床鉴定档案管理的信息化建设，实现档案管理的自动化与智能化。

一、法医临床鉴定档案概念与管理现状

1.法医临床鉴定档案的概念与特征

法医鉴定也被称为活体损伤鉴定，它是基于法医临床学理论与相关技术，对与法律存在关联的一些医学问题予以鉴定，并做出评定[1]。这项工作也属于司法程序中比较关键的一项技术性工作，其结论可作为三大诉讼法中的关键性证据。因为它与人身存在紧密的关联，因此，它在诉讼以及非诉讼工作中都占有关键性的地位。在法医鉴定活动中所形成的档案就是法医鉴定档案，这属于特殊的档案材料之一，拥有较好的学术价值，也属于法医学研究的主要信息材料。从本质上来讲，档案的价值就是在人类认识世界与改造世界过程中的意义，以及其对社会实践活动的作用。档案的价值概念一般是通过客体来满足主体的需要来实现的[2]。在临床、科研、教学中法医临床鉴定档案都是非常重要的材料，同时，也属于处理治安纠纷、法律诉讼、事故定残等工作中的法定依据，因此，这类档案拥有双重特征，包括法定性与科学性的特征。

2.法医临床鉴定档案的管理现状

这类档案通常进行打印存储，数量不多。长期以来检索这类档案的方法也是直接查阅，由档案利用者到档案室去查阅，利用人工去查找，工作量比较大，而且检索程序繁杂。同时，直接翻阅档案材料也容易加快档案受损程度。因为这类档案是分散存储，很难得到充分利用，长时间被放在一旁，犹如一张张废纸。这导致法医鉴定档案极大的浪费，也阻碍了法医学信息的有效沟通、研究以及开发。档案管理的宗旨就是为档案需要者提供相关服务，满足其对档案资料的使用需求。档案只有被需要者大量利用，也才能实现自身的价值，为社会创造出更大的财富。而法医临床鉴定档案管理中暴露出了“重保管、轻利用”的问题，导致这类档案编研工作基本没有展开。一方面，阻碍了法医学知识的广泛普及；另一方面，也对法医学研究造成了不良的影响。

二、医院法医临床鉴定档案管理信息化建设的必要性

1.档案信息化建设可以提升工作效率

长期以来医院法医临床鉴定档案管理大多是采用纸张、照片作为记录载体，这类档案材料数量多，不便于管理，而且也不利于长时期保管。另外，医院档案管理工作本身事务多，手工登记的管理方式会给管理人员造成过多的工作量。通过信息化建设就能弥补传统手工管理档案的不足，极大提高这类档案材料的起草、签发、催办以及归档等工作效率。这样就能有力提高医院法医临床鉴定档案管理效率[3]。

2.档案信息化建设有利于档案信息的共享与交流

法医临床鉴定档案主要分布在不同的单位中，由于时间与空间的制约，各单位之间档案信息的共享程度并不高。这也导致这类档案得不到有效的利用。为此，加快档案信息化建设，可以促使不同单位间对这类档案材料的交流以及共享，而且也可采取多元的档案管理方式。档案的存储、查阅以及共享都是以网络为基础，因此，能够促进医院各部门之间，与其他单位之间的沟通与合作，从而确保法医临床鉴定档案管理质量得到提高。

3.档案信息化建设可以增强档案保存的稳定性

纸质传统档案很容易受到很多因素影响，如温湿度、虫蚁、手工翻阅等因素均可能造成档案材料损毁。电子档案则没有上述顾虑，将其保存在电脑或其他存储介质中可以长时间保存，而且所占空间少，存取方便，稳定性良好[4]。

三、医院法医临床鉴定档案管理信息化建设策略

1.树立“互联网+”的档案管理观念

很长时间以来在医院法医临床鉴定档案管理不容易得到重视，无论是院领导还是普通员工对这类档案管理工作都停留在资料的整理、收集、调阅上。而“互联网+”时代的到来，档案管理的理念与内容都有了崭新的改变。简而言之，过去档案管理主要是一种单向的管理工作，当今档案管理则是一种双向的管理工作，信息技术的发展促使了档案资料的共享与传递，档案需求者认为档案管理服务应该更加便捷化与人性化。基于此，医院领导与档案部门都必须高度重视法医临床鉴定档案信息化建设的重要价值，高度关注，并给予充分的支持。就档案管理部门来说，必须革新管理理念，树立强烈的服务意识去开展档案信息化建设工作。崭新的管理理念通常涉及下列三层内容。第一，从实体朝向虚体发展。法医临床鉴定档案实现信息化管理后则不用处理纸质材料，而是转变为收集与处理各种电子材料。根据多元化的要求，这类档案的管理手段以及种类也相应会出现一些变化。构建法医临床鉴定档案数据库可以让档案材料得到快速更新，调阅也极为便捷[5]。第二，从被动服务转向为主动服务。过去这类档案管理都是围绕纸质文档展开，而档案信息化建设后管理的核心对象就转为各种数字文档。档案人员必须增强主动服务观念，积极为档案需求者服务，方能更好地提升法医临床鉴定档案管理综合服务质量。第三，从单纯管理向服务方向转变。过去法医临床鉴定档案管理通常仅仅是一种管理性事务，而如今公众对档案管理的服务需求更加多元化，信息化技术的应用也促使档案管理朝着服务的方向发展，为此，档案人员必须跳出固化思维，增强服务意识。

2.建立健全医院法医临床鉴定档案信息化管理规章制度

为更好地开展法医临床鉴定档案管理工作，医院应密切围绕档案资源高质量服务这一目标去展开档案信息化建设工作，并对照此目标不断完善这类档案资料的信息化管理制度。首先，成立专门的工作领导小组，明确工作流程，划分各自职责，为档案信息化管理的有序展开奠定基础。其次，结合医院实际对现行的法医临床鉴定档案管理制度加以补充与改善，做好制度保障。再次，制作法医临床鉴定档案信息化管理建设的相关标准、规范。可参照全球通用的相关标准、协议及规范，力争管理流程更加规范。应制定更有针对性的管理标准体制，对各方资源进行有效整合，使档案资源得到充分的利用。针对这类档案的现实需求，对数字档案的有关技术、存储格式、管理架构进行梳理，改进当前的数字档案管理程序，实现档案移交与存储的同步性[6]。最后，加大监管力度。监管是否到位对档案信息化建设的最终效果能起到决定性作用。院领导应加强监管工作，把有关组织协调工作落实好，提升法医临床鉴定档案资源的利用率，确保档案资源的安全性。若发现管理方面的漏洞应马上指出，责令有关部门与工作人员尽快纠正。

3.给予资金支持，构建法医鉴定数字档案馆

打造法医鉴定数字档案馆是顺应信息时代发展的必然趋势。当前，我国很多地方都建有数字档案馆，很多企事业单位也建立了自己的数字档案馆。其中，深圳市数字档案馆被称为“数字化的流水线”，实现了对馆藏资源的数字化管理。构建法医鉴定数字档案馆，并不只是将纸质法医鉴定档案进行数字化处理，也不只是将这些档案转变为电子档案那样简单，而是要将这些法医鉴定档案进行数字化处理后，参照文档一体化模式的要求，将这些数字档案无缝连接到专门的法医鉴定数字档案馆网络平台上。要设计出规格统一的接口归档平台以及数据自动归档接口，通过档案管理系统接收电子文档，实现档案数据的共享利用[7]。这就需要医院领导给予更多的财力与政策扶持，加大档案信息化建设的软硬件设施建设。在购入设备前开展详细的市场调研，筛选出实力强、信誉好的设备提供厂家，确保设备品质优良。另外，医院要重视档案管理软硬件设施的日常保养与维护，由专人对软件与硬件设施进行日常维护、定期检修，确保将故障及时消除在萌芽状态，并做好故障维修记录，确保法医鉴定数字档案馆能正常运转。

4.重视对法医临床鉴定档案的保密管理

法医临床鉴定档案作为一种特殊的档案类型，在司法诉讼、临床工作、教研工作中都是非常重要的资料。这些档案关系到当事人的切身利益，也是法院迅速作出正确裁决的重要依据。为了维护当事人的合法利益，不少档案都涉及到保密管理，因而需要对这类档案高度重视。第一，医院应对档案管理员进行培训，让他们定期学习档案管理知识、档案法律法规、档案保密要求等，增强其法治意识以及档案管理水平。这样能让他们自觉按规程去开展法医临床鉴定档案管理工作，避免违法行为的出现。与此同时，加强对员工的监管，保障能第一时间发现问题并加以处理。第二，定期抽查对法医临床鉴定档案的使用状况，就发觉的问题及时约谈相关人员。若确定存在渎职问题，应根据有关规定加以惩罚。第三，医院应就数字档案的保密问题进行专门的宣传，在单位内部宣传这方面的正反面典型案例，提高全体职工的档案保密意识，也能遏制个别人员的侥幸心理。

5.借助信息技术保障法医临床鉴定档案的安全性，提升其利用率

法医临床鉴定档案管理工作的目的就是为资料需求方提供专业、准确、完整的鉴定材料，以便其作出正确的决策。将这类档案实现信息化管理可以极大减少工作人员的工作量，而且也让档案服务效率更便捷。医院应引入先进的信息技术，让法医临床鉴定档案管理功能更强大，并对这些档案进行资源共享。在法医临床鉴定数字档案馆中设计法医鉴定档案在线目录检索，档案使用方可利用计算机终端与网络，跨地区查阅所需的档案材料，不用自己前去档案馆（室）进行查找。另外，可构建地区或全国的法医鉴定档案专网，制作相关文献数据库，从特色上下功夫，让网站信息成为“权威的、唯一的、专业的材料”。借助电子系统把不同区域、不同馆室的法医鉴定档案资源汇总到一起，加工为系统、分类的专业资源，供档案利用方检索使用。如此就能极大提升对这类档案资源的利用率，充分发挥出这类档案的价值。另外，还需通过信息技术来增强法医临床鉴定档案资源的安全性。通过云计算来确保服务器中全部节点数据都能更好符合云计算技术的规定，从而使法医临床鉴定档案信息管理系统能高效运行。引入防火墙技术、数据加密技术、杀毒软件防范网络黑客及病毒的侵犯，保障法医临床鉴定档案数字档案的安全性与保密性[8]。数字加密技术主要通过划分不同权限，配备相应的密钥技术来实现对权限的控制，只有相应权限的人才能访问对应的档案资源。

6.重视对档案信息化管理队伍的培养

在档案信息化建设过程中人才属于重要的因素。为创新法医临床鉴定档案管理模式，大幅提高对档案的信息化管理效率，医院必须重视对这方面的人才培养。只有培养出一支综合素质高的档案信息化管理人才队伍，才能大幅提升法医临床鉴定档案管理质量。因此，医院需将有关人员组织起来，定期接受培训，并出台一些激励措施鼓励他们自觉去学习专业知识以及信息技术，逐步提高自身的职业综合能力，更好地适应信息时代档案管理的需要。另外，可多邀请专家、学者到单位来举办讲座，介绍法医临床鉴定档案的最新知识，档案信息化管理技术等，也能帮助相关人员更新自身的专业知识结构。除了教育培训以外，医院还可通过量化考核的办法，发挥绩效考核的激励作用。将在岗目标管理的有关考核范围纳入法医临床鉴定档案管理工作，对相关人员定期进行量化考核，并给予相应的奖惩，以激发工作人员的工作热情。在法医临床鉴定档案信息化管理的过程中必须严格按规定完成拆封、签字、检查、核对等事项，构建纠错机制，尽量保证档案内容的真实性与完整性。

综上所述，法医临床鉴定档案具有极高的社会价值，是司法案件、法医临床教学的重要资料。为此，在新形势下要加强对这类档案的管理，提升管理效率，并进一步提高其档案利用价值。这需要加快推进法医临床鉴定档案信息化建设，将分散的档案资源集中化，供档案使用方随时随地检索查阅，满足他们多元化的档案需求。如此方能让法医临床鉴定档案最大限度发挥出自身的价值，推动社会的和谐发展。