医院人事档案管理规范化建设研究

文/于佳玉（承德市中心医院）

国家对医疗卫生事业的重视，为各大医院提供了更好的发展条件，医院的规模和数量也有所扩大。医院在为患者提供更优质的医疗卫生服务的同时，也要注意进行自身内部的人事制度调整，这样才能符合现代化社会对医院的发展要求。医院人事档案管理工作，可以针对档案的多样性和综合性进行规范管理，对于不同岗位和不同专业水平的人员，要进行选拔，充分发挥专业人士从事专业岗位的作用。医院人事档案管理工作是医院众多管理工作中的一小部分，但也常常是被轻视的部分，这部分的管理工作如果没有落实到位，就会造成对医院健康发展的影响。因此，在医院管理工作中，不断推进医院管理工作的合理化和规范化，帮助医院更有效地利用好人力资源，提高医院人才资源的合理利用。

一、医院人事档案管理规范化建设的重要性分析

（一）为医院提供人事管理参考依据

医院人事档案管理工作能帮助医院实现人才资源配置，最大程度上发挥人才的作用，做到“人尽其用”，这样才有利于实现医院的可持续发展目标。在进行医院人事档案管理规范化建设工作时，要注意抓住人事档案全面性和准确性的特征要求，着重增强人事档案的管理力度，才能更好地掌握医院全体员工的工作和生活状态。医院在日后的转型和发展过程中，也能根据这些员工情况和数据，制定更具科学性的制度改革，保障医院各项发展计划实施的可行性。

（二）提升医院的人力资源管理水平

医院人事档案管理规范化建设，是医院在进行人才选拔和人才管理时的重要依据，人事档案管理和人力资源管理之间存在着千丝万缕的联系。医院通过人事档案的规范化管理，能提升人力资源管理的水平，保障医院各项活动都能使人才对号入座，发挥用人的最大效率。医院积极管理人事档案，还能促进档案管理的现代化，提升医院的整体管理能力。

（三）促进医院的可持续性健康发展

人事档案管理的过程中，不仅是对人的管理，更是以往医院发展历程的直接体现。人事档案能记录医院的人员流动情况，并且在反映医院不同时期的用人情况的同时，还能反映出医院的发展历程以及未来的发展方向。这些人事档案的数据记录，为医院开展各项活动和工作提供了经验，为医院的未来发展方向提供了数据和资源的支持。在新医疗改革等制度的深入下，人事管理工作也在推动着医院的健康发展，不断增强医院的战斗力，以及医院全体工作人员的凝聚力。医院要高度重视人事档案管理规范化建设，才能使人力资源管理更好地配合医院的实际情况，提升医院的软实力。

二、当前医院人事档案管理规范化建设存在的问题探究

（一）医院人事档案管理工作不受重视

通常情况下，多数医院的人事档案管理工作都是简单地抄写一些人员信息，然后进行档案保存即可，工作人员只要不把材料弄丢，不把人事档案信息泄露给他人，就算是完成这项工作了，造成了医院对人事档案管理不需要花费太多的人力或物力资源去进行的观念。但是事实上，这样的想法在本质上就是错误的。首先，医院在这里忽略了人事档案管理的重要性，这就直接导致了管理人员在日常工作中的状态散漫，更不会对人事档案资料进行分析和利用；其次，人事档案管理部门也忽略了人事档案管理的重要性，作为主要部门，自身都轻视自己的工作，那么整体的管理工作效率也肯定是无法得到保障的。当前医院的人事档案管理工作由于重视程度不够，管理工作人员的水平良莠不齐，导致了医院人事档案管理工作的责任不够明确、人事审核制度不全面、人事档案管理材料存在漏洞、甚至是人事档案丢失等问题，这些都给工作人员和医院工作带来了一定的阻碍

（二）医院人事档案管理的制度较为传统

医院人事档案管理的制度是保障人事档案有效管理的重要基础，这关系到医院人事档案管理方式的创新。当前医院存在着一些管理制度方面的问题。第一，医院虽然有相关的管理制度，但是由于长时间没有进行调整，已经不能适应当前的医院发展情况和管理特点，这就造成了工作人员在进行人事档案管理时，没有科学的管理依据，最后达不到医院想要的管理目标。第二，医院没有明确责任机制，责任制度不够精细、准确，管理的权责没有制度支撑，就不利于人事档案管理工作的顺利开展，在管理过程中，会出现要么没有人管，要么好多人一起管一件事的情况。第三，医院缺乏人事档案的外部监督管理，人事档案管理部门虽然有着自身的监督机制，但是仅仅是自身的内部监督存在着一定的局限性，档案管理人员如果没有在档案归档时，进行客观审核，就无法保障人事信息的完整性和真实性。敷衍了事的后果就是无法发挥人事档案进行人力资源配置的作用，从而导致其他医院工作人员和档案管理人员对工作热情的整体下降。

（三）医院人事档案管理工作没有信息化技术支撑

移动通信技术和互联网技术等现代化技术，都能促进医院人事档案信息化管理，这是医院人事档案管理的大势所趋。工作效率、工作精准化程度等都是医院提升核心竞争力的重要组成部分，但是医院往往认为使用计算机就是将档案管理信息化了，而不去引进其他信息技术，认为这样是完全没必要的，并且出于成本因素的考虑，会耗费财力和人力资源，致使医院档案管理规范化建设始终停滞不前。除此之外，信息化技术和信息化人才的引进不足，还会导致医院信息没有共享数据的资源，从而影响医院其他日常工作的实施。

三、针对医院人事档案管理规范化建设的有效对策

（一）加强档案管理指导工作，提高医院对人事档案管理工作的认识

人事档案管理人员要转变自身的思想观念，医院加强对人事档案管理规范化的指导，提升医院全体工作人员的人事档案意识。医院的领导层面重视人事档案管理工作，人事档案规范化管理现状才会从根本上得到转变。

首先，在医院工作人员的日常工作中，医院要不断做好人事档案管理规范化的宣传和教育工作。比如，医院可以开展定期的人事档案管理季度培训，或人事档案管理知识讲座，提升医院工作人员对人事档案管理重要性的认知，进而促进人事档案管理规范化建设的进程。医院人事档案管理人员将会主动参与管理技术学习，掌握计算机信息处理新技术，了解档案专业软件操作要点，完成高质量的人事档案归档与全面整体等多项工作，从而将整体工作质量做到极大程度提升。

其次，医院领导要发挥好带头作用，加强相关人事档案管理技能的考核工作，领导必须要具备一定的人事档案管理知识素养，在进行考察工作时，要积极与工作人员沟通管理工作中的问题，履行自己的职责，从医院和人事档案管理人员的角度出发，根据实际情况，制定相应的规范化、科学化的人事档案管理政策。

最后，医院本身也要解放思想观念，着重把握人事档案管理规范化建设对医院生存发展的重大意义，为人事档案管理工作创设良好的工作氛围。工作人员也要认真履行职责，树立责任意识，努力提升自身档案管理工作的业务能力，严格执行医院制定的人事档案管理标准，对人事档案管理工作给予充分的重视。例如，医院可以根据人事档案管理工作开展需要与规划建设目标，采用竞争上岗方式，对档案管理团队结构进行不断优化，使得档案管理人员能够主动提升自身业务能力。除此之外，医院管理层对薪酬水平做到科学调整，保证福利待遇发放的公平性与科学性，有效激发医院人事档案管理人员的工作热情，工作人员潜能得到不断释放，提高人事档案规范化管理水平。医院人事档案管理人员在规范化建设下对工作有进一步认识，也在正确引导下提升道德素养，使得工作行为具有极强规范性与高效性。

（二）健全医院档案管理制度，制定医院人事档案管理规范化标准

人事档案管理制度的完善是一项长期的、复杂的工作，医院要有长期建设管理制度的思想准备，毫不懈怠地走好人事档案管理工作的每一步。因此，医院管理人员必须从多角度考虑，优化人事档案管理制度，使得管理制度具有极强规范性与合理性，落实各项管理条例。

具体而言，一是实现医院人事档案管理按章办事，保证做到各项工作有章可循，规范医院人事档案材料各类信息的获取及分类等工作，重视后续归档与鉴别工作的开展，让人事档案管理具有极强科学性。比如，在人事档案管理权责问题上，医院的人事档案管理部门和相关的工作人员首先就要做到权责分明，要有明确的等级和责任划分，工作内容也要具体到个人，管理工作质量也要进行精细化的评估。再比如，医院需要构建三位一体的工作机制。其中，这“三位”指的是医院、人事档案管理部门、人事档案管理工作人员。实行三位一体工作的过程中，要不断增强彼此的交流与合作，对于人事档案管理工作中出现的问题要共同分析探讨，任何一方都不可或缺。

二是针对医院人力资源管理特点，重视劳务派遣制度不断完善，优化管理人员岗位责任制度并关注落实进度，保证医院人事档案信息收集具有全面性与高效性。医院管理人员需要健全科室协调配合制度，减少医院人事档案信息过于分散的问题。为了保证人事档案管理规范化建设步伐的加快，医院可以设立专门的人事档案管理监督小组，主要监督人事档案管理工作的落实情况，定期对人事档案管理工作和工作人员进行检查，促进人事档案管理工作人员工作效率的提高。医院管理人员还应定期对管理进度与效果进行评价，借助动态化评估了解工作人员各阶段工作能力与思想变化趋势，树立奖惩机制，对于人事档案管理工作完成好的优秀员工，及时嘉奖，对于工作态度散漫的，可以进行调岗，情况严重的可以进行解雇。

三是做好医院人事档案管理制度所需基础设施的建设，结合目前数字化管理发展特点，医院管理人员紧抓时代特色，根据相关管理制度对软硬件设施及时更新，积极引入先进技术与理念，重视计算机、扫描仪、信息管理系统软件等基础设施的更新，保证医院人事档案管理工作走入数字化与规范化，积极完善实际操作及管理制度，增强医院人事档案管理工作实效性。

（三）确定档案管理工作目标，加强医院人事档案信息化管理技术

医院对于人事档案管理规范化建设不能一毛不拔，要加大资金和人力的投入，使用符合医院情况的先进档案管理技术，设计有该医院自身特色的档案信息化管理系统。为保证医院人事档案管理走入规范化与高效化，医院管理人员必须对档案管理工作目标进行科学明确，让管理水平呈现出科学化。

首先，在人事信息归档工作结束后，医院可以通过信息化数据对员工进行工作考核和分配。这种做法能有效将医院人事档案、医院工作风格、工作人员的表现联系在一起，为医院和工作人员制定有计划的发展规划，实现人事档案管理工作的人性化、规范化、全面化和精确化。其次，医院还要在引进先进管理技术时，确定人事档案管理工作的具体目标，利用多元手段，加强人事档案管理中个人隐私的保密工作，保障个人隐私的安全性，倡导人事档案管理工作人员树立学习意识，提升自己的专业能力。医院人事档案管理人员还应结合保密需要，谨遵网络信息安全保密制度及相关规定，不会随意将工作中使用的计算机与外部不安全网络进行连接，从而保证人事档案在传输与使用过程的安全性与高效性。

最后，相关工作人员必须树立起终身学习意识，主动参与信息化管理知识的学习，了解信息化技术并掌握技术应用注意事项，从而将人事档案管理人员专业能力有效提高，为日常管理工作有序开展夯实基础。

四、结束语

综上所述，医院人事档案管理规范化建设工作是否落实、落实情况的好坏，都事关医院的未来发展。对于医院来说，人事档案管理规范化建设是不可代替、意义非凡的。由此可见，医院要利用好人事档案管理规范化建设的优势，不断构建完善的医院管理制度，推进医院人事档案管理的信息化建设才能实现更高效的人员管理，提升医院工作人员的综合素质，为医院在市场竞争中奠定良好的人力资源基础。