浅谈医疗机构档案的数字化管理与利用

贾翠婷

南宁市第七人民医院 广西 南宁 530012

在我国医疗事业中，医疗机构档案管理具有至关重要的作用，其是互联网时代医疗机构管理工作凭证与源头，对提升医院管理水平、确保患者权益、改进医疗科研工作等方面具有重要作用[1]。近年来，随着医疗技术逐渐完善，医疗机构档案管理技术不断发展，促使管理工作更符合现代化医疗管理需求[2]。数字化管理主要是经过数码设备将纸质医疗机构档案记录转换为数字图像，并将数据储存在服务器中，经过计算机网络系统实施传输、利用与管理医疗机构档案，可确保医疗机构档案管理效果，实现其整体功能与作用[3]。将数字化管理应用于医疗机构档案管理中，可使档案管理更为规范，对提升医疗机构档案管理的实效性具有积极作用[4]。

1 医疗机构档案管理现状

在医院实际发展过程中，还存在一定的问题，特别是在医疗机构档案管理中问题更为明显，对中国医疗事业长远发展造成一定影响[5]。因此针对医疗机构档案管理中的问题，需加以重视，并制定相应的管理方案。现就中国医疗机构档案管理中的问题进行分析，其中包括：①中国多数医院在医疗机构档案管理中，设施尚未完善，因档案管理要求尚未达到国家标准，极易导致档案信息受损，对医疗机构档案管理工作开展带来严重影响，且医疗机构档案中信息难以有效保存[6]。②就目前医疗机构档案，存放信息的空间严重短缺，部分医院医疗档案数量较多，档案空间存在一定的短缺，对逐渐增长的档案信息，空间短缺现象日益严重。③档案室内纸质档案反复借阅、纸张耗损问题较为严重，此项问题增加纸张耗损问题。④多数医院信息化设备较为落后，在档案室内查找信息较为困难，且档案查借阅设备设施不齐全，复印率较为低下，常需进行人工查找，极易降低患者满意度[7]。

2 数字化管理应用于医疗机构档案的原则

2.1 遵循统一规范原则

医疗业务标准化统一对医疗机构档案开展数字化管理具有重要作用。在医疗机构档案管理中，应完善医疗资源标识与档案格式规范制度，并不断更新、改进，要求相关工作人员依据制度执行业务操作[8]。除此之外，应保障数据信息的统一性，在医疗机构档案管理中，可通过广域网、局域网、地域网获得相关信息，促使数据编码等与网络语境相符。同时，应不断提高网络软件通用性，促使信息收集更为顺利。针对相关软件，制定相应的统一标准，有助于资源共享[9]。

2.2 遵循真实安全原则

在医疗机构档案管理过程中，开展信息化管理，可在一定程度上提升档案管理安全性，避免数据信息外泄。但就目前医疗机构管理中，因数字化管理尚未完善，意外情况无法有效避免，例如错改、误删等意外事件发生风险较高，对档案信息绝对真实性与安全性难以保障[10]。故在临床实际工作中，应高度重视档案信息完整性、真实性与安全性，以最大限度地避免意外事件发生。

2.3 遵循高效实用原则

在医疗科研中，医疗机构档案信息不仅能够为其提供一定的参考信息，且还可为患者诊断、治疗提供一定的参考依据[11]。因此在医疗机构档案管理中开展数字化档案管理具有重要作用。以社会发展为基础，制定高效、实用的工作流程，同时在工作过程中，针对管理存在的问题，不断改进、优化，可使科研、救治等方面实现良好的衔接，以充分展现出数字化管理应用于医疗机构档案管理中的优点。

3 数字化管理应用于医疗机构档案管理的对策

3.1 改进档案数据库

数据库在数字化管理中占据着重要作用，在档案管理中，通过对档案信息依据不同类型进行划分，并设立专门数据库，可展现数据库强大的整理能力。对医疗工作人员近期中发表的文章、理论实施统一收集，依据不同学科进行划分，建立相应的数据库，在日后可及时、准确寻找相关档案[12]；针对医疗工作者专利申请、授权等相关资料，应设立医疗工作人员专利数据库；同时针对医疗科研成果等相关资料，应设立医疗科研结果相关数据库，以便资料存放。经过对上述数据库进行建立、改进，实现医疗机构档案有效管理。

3.2 完善管理政策

数字化档案管理，应加强政策管理，以促进数字化管理持续发展。依据医疗机构档案管理需求，首先应选择相关工作人员，组建数字化管理工作领导小组，对小组成员加强培训工作，促使数字化档案管理工作，逐渐纳入小组成员日常工作范围中，同时应使用同等考核方式，对数字化档案管理方案实施效果进行评定[13]。加强小组成员服务意识，以此为医疗工作人员提供更为广泛的档案信息，以便医师查阅与运用相关资料。除此之外，小组成员应协助医疗工作人员不断收集、整理相关信息资料，进而保障档案管理更为规范、高效，为日后工作开展奠定良好的基础，促使工作顺利进行。

3.3 引进数字化管理先进设备

设备在数字化档案管理中具有重要作用，不断引进数字化管理先进设备，可使管理工作持续改进，可有效避免意外事件发生。而数字化管理设备，主要注重以下几点：①引进质量合格的设备，并安排专业人员对设备质量进行检测，以保障设备完好无损，使其性能能够满足数字化管理需求[14]。②定期对数字化管理设备进行维护、检修，以尽早发现设备中存在的安全隐患，避免设备突然损坏，导致严重后果。③对设备管理方案进行完善，并明确作业流程，要求相关工作人员依据规范进行操作，对每台设备进行标号，在每台设备上贴上责任人姓名、联系方式，一旦设备发生问题，应立即通知责任人，进行检查并明确原因，及时进行处理，若问题是由操作者造成，应依据实际情况，给予告诫与惩罚，以最大程度提高医务工作人员对设备的维护意识。

3.4 组建管理平台

明确了解相关医疗结构切实需求，针对医疗机构中存在的问题进行分析，并制定相应的解决对策，在此基础上开展信息平台建设工作。建立信息化平台对促进医疗机构发展具有重要意义，而就中国医疗机构发展，提高网络覆盖率至关重要。因引进信息化技术，需将原有管理体制进行改变，故医院管理人员对此表现出一定的畏难情绪，对信息化技术存在一定的排斥心理[15]。因此在信息化技术开展过程中，应努力说服管理人员接受此项新技术，同时寻求管理人员支持。在整个软件开发过程中，应注重医疗工作者与档案管理人员实际需求，改进数据查找系统，完善相应的文档信息与档案录入、检索、运动程序，同时设置查询、应用窗口，以增加数字化管理便捷性。促使档案信息资源共享，并设定登录密码、验证码，以加强档案信息保密工作，待获得管理人员同意后方可查阅档案信息。

3.5 注重数字化档案管理人员培养

加强档案管理人员培训工作，对其普及计算机应用知识，以提高整体应用水平。可设定专门培训工作，组织与鼓励相关人员参加培训，待培训结束后，应进行专门的考核，待考核成绩合格后，方可进行数字化档案管理工作。为相关人员提供必要学习机会、平台，鼓励相关人员考取计算机等级，促使其能够熟悉操作方式、流程，使其能够更好地处理突发问题。此外，相关医疗机构应适当抬高招聘技术门槛，引进高能力、高水平人才，开展绩效考核制度，重点强化档案管理人员技术与业务水平。强化人力资源部门之间的配合，并强调技术培训重要性，加强人力资源储备，并为年轻的工作人员提供展现自身的舞台；必要时开展相应的激励对策，以不断增加人才队伍。除此之外，还应加强档案管理人员的自身素养，建立个性化工作档案，对档案管理人员工作表现进行实时记录，每月定期进行总结、分析，以为绩效考核提供相应的参考依据，提升档案管理人员服务意识。

3.6 档案异质异地备份

对室藏档案进行异质备份和异地备份，确保档案数据信息的长期可读和档案信息资源的绝对安全。通过实施档案异质异地备份也可应对突发应急事件，保证医疗机构档案管理的安全性和提高应对档案突发应急事件的能力。

4 小结

随着时代逐渐进步，中国医疗机构也获得较大发展，对医疗机构信息化建设要求也有所提升，特别是在医疗档案数字化管理中体现最为明显。经过建立信息化的数字化管理系统，有利于提升中国医疗机构档案的数字化管理水平，提升档案管理效率、质量，以真正体现出其价值。在数字化管理过程中，可通过改进档案数据库、完善管理政策、引进数字化管理先进设备、组建管理平台、注重数字化档案管理人员培养、档案异质异地备份等，促进医疗机构档案管理水平进一步提升。