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办公自动化中的计算机技术应用实践研究

2022-11-25乔桂林李浩铭

电子元器件与信息技术 2022年1期
关键词:办公自动化计算机软件办公

乔桂林,李浩铭

(哈尔滨理工大学荣成校区,山东 威海 264300)

0 引言

信息化时代,计算机技术已经成为各行各业生产中不可或缺的一部分,这就需要从业人员必须具备熟练的计算机操作能力以及计算机基本理论知识。计算机技术具有很多不可比拟的优势,如资料传送、资源共享、协调办公等,在办公自动化中应用计算机技术,不仅可以优化企事业内部组织结构和管理体制,还能够进一步提高企事业单位的管理效率。

1 计算机技术在办公自动化中的应用优势

计算机技术具有高效性、智能性和实时性的特点,其技术核心主要以处理信息数据为主。随着我国信息技术不断飞速的发展,尤其是云计算技术,更是让数据处理速度得到显著提升,即便是庞大数量的信息数据,都可以在云计算技术的协助下,以最短的时间、最快的速度完成数据的处理,并且还能保障非常高的准确率。在互联网盛行时代,利用计算机技术,可以实现信息数据的快速传播与共享,并且不受区域和时间的限制。在办公自动化中应用计算机技术的优势主要表现为以下几点。

1.1 提升办公效率和质量

办公工作主要以书写及整理文件资料为主,传统办公方式主要以人工书写为主,需要耗费大量的时间和精力,并且还有可能因为各种因素频繁出现书写错误的问题,办公效率可想而知。在办公工作中引入计算机技术,利用自动化办公软件可达到事半功倍的效果。具体来说,在办公进程中,以互联网为基础,运用办公软件,将传统纸质文件转变为电子版文件资料,不仅可以节省大量的书写时间和文件整理时间,而且还能有效避免人为因素造成的差错,提高文件处理效率。在办公自动化中应用计算机技术,除了提高个人办公效率之外,还可以通过加强人员之间的紧密合作,提高整个办公区域的工作效率。此外,在公办中运用计算机技术,可以强化人员之间的沟通与协作,实现内部资源共享,提高团队合作效率[1]。

1.2 降低成本

传统办公主要以人工书写为主,需要使用大量的纸张和笔墨,无形中加大了企业运行成本。办公自动化的实施,通过利用计算机技术将传统纸质文件变革为电子版文件档案,大大减少了办公用具的使用量,缩减了企业采购成本。由此可见,在办公中应用计算机技术,不仅可以节省大量的人工费用和办公用具费用,还能有效降低人工出错的概率,提高办公效率和质量。

1.3 优化办公环境

在办公中应用计算机技术,有助于办公环境的完善和优化。具体来说,以信息技术和局域网为背景,对工作任务进行合理分配,不仅可以加强办公人员之间的沟通与互动,有效缓解办公区域内压抑的氛围,而且轻松愉悦的办公氛围有助于办公效率的提升。此外,良好的办公氛围还有助于企业管理,将办公进程向着程序化、标准化及科学化的方向发展[2]。

2 计算机技术在办公自动化中的具体应用

2.1 数据的录入

在现代办公自动化中运用计算机技术的主要用途是文字处理和数据的整理。在办公软件Excel中录入有用数据,之后选择数据单元格。对于不相邻的单元格,应按住Ctrl键,同时单击鼠标左键对单元格进行选择。之后将Ctrl键松开,在单元格中录入数据,最后将Ctrl键和Enter键同时按住,这样一来,就可以将刚才点击的单元格录入计算机系统之中。

2.2 办公自动化中的多媒体技能

多媒体技能具有较强的独立性,主要表现为两个方面,一方面为展开形式的多样化,可以将文字功能、音像功能及图像功能进行充分结合;另一方面可以实现人与设备之间的交流。在办公过程中应用计算机技术,可以将多媒体信息进行有机组合,从而展现出形式多样化的多媒体技能。通过开展会议图像,可以实现远距离的沟通与互动,办公自动化视频技术可以不受时间、空间的限制,实现随时随地的畅聊与沟通,对于企业而言,可以减少不必要的交通成本,为工作沟通争取了更多的时间,从而促进工作效率的提升[3]。

2.3 办公自动化中的网络技术

在办公自动化中应用计算机技术,需要具备一个前提条件,那就是网络技术,没有网络技术的加持,办公也只能称之为半自动化办公,由此可见网络技术在办公自动化中的重要地位。通过网络技术,办公人员可以对信息数据进行高效整理,同时还能够将信息资源与企业内部其他人员共享,提高办公成效。另外,利用网络技术,可以对信息数据进行全面的收集和整理,从而为企业管理提供有效参考依据。

2.4 办公自动化中对文字处理技术的运用

计算机文字处理所涉及的内容包括数据的录入、信息编辑以及文字的输出等,处理效率非常高效,因此,自动化软件在办公进程中占据着非常重要的地位,是实施文字处理的基础条件。自动化软件里的文字处理软件常用的有WPS和Word,这些软件简便易操作,不仅可以实施文字编辑、整改,还可以对文字进行排版,以增强文章的美观性和便捷性。比如,怎样从文章的第三页设定页眉,操作步骤如下[4]:(1)在新建文章的菜单中找出“菜单”进行单击,选择“视图功能”中的页脚,点击“插入页码”,然后点击“页码格式”,选择起始页是0,最后单击“确认”;(2)继续选择菜单,选择文件项,点击“页面设定”,选择“版型单击”,选择“首页不同”,最后点击“确认”;(3)将鼠标放至在第一页末端,选择“菜单”,选择“文件项”,点击“页面设定”,选择“版型”单击,选择“插入”,最后点击“确认”。通过该项操作,可以在任何一页内插入页码。

3 计算机技术在办公自动化应用中存在的问题

3.1 员工的专业能力与办公自动化要求不匹配

近年来,随着我国计算机技术不断飞速发展,进一步强化了办公自动化功能,也使得公办效率得以显著提升。我国企业主要以中小型为主,人才引进门槛相对较低,以致于大多人员的综合素质普遍偏低,尤其在计算机技术应用方面,大多人员并不具备熟练使用计算机技术的能力,因而无法将计算机技术在办公自动化中的应用优势充分发挥出来。对于企业而言,不断扩大经营规模及拓展业务范围,是企业在当今激烈市场环境中获得长远发展的主要战略目标,如果企业人员不能熟练使用计算机技术,便会在无形中增大了员工的工作量,工作压力随之增加,直接影响其工作的积极性和主动性,不利于其在工作上的创新,严重阻碍了企业向前发展的步伐。更重要的一点是,在公办自动化中应用计算机技术,对于企业而言,最大的安全隐患便是内部信息的泄露,从而对企业造成不可估量的损失。而大部分企业人员并不具备较高的职业素养,很容易因个人因素发生信息泄露的问题,不利于企业长远发展。由此可见,想要保障办公自动化正常运行,为企业发展保驾护航,提高企业人员的综合素质能力非常关键,尤其在计算机技术应用方面,必须具备熟练操作计算机技术的能力。

3.2 办公室管理系统不完善

在办公自动化操作过程中,高效、完善的管理系统发挥着积极的促进作用,在企业经营与发展过程中占据着十分重要的地位。现阶段,中小型企业是促进国家经济发展的重要支柱,然而大多中小型企业经营思想过于守旧,办公模式仍然以传统模式为主,并未深刻的认识到办公自动化的高效性和科学性,以致于大多企业并未实现真正意上的办公自动化。归根结底,企业领导者传统理念根深蒂固,不重视对先进理念的学习,管理体系过于固化,因而无法对计算机技术进行有效管理和控制。不仅如此,由于企业领导者缺乏对办公自动化的全面认知,并没有将计算机技术深入到办公自动化操作的所有环节中,这样一来,无法将计算机技术的应用优势充分发挥出来,导致工作效率和质量始终无法实现进一步突破,不利于企业经济效益的提升,更不利于企业实现可持续发展目标。

3.3 办公自动化运行环境比较差

在办公自动化中应用计算机技术,想要获得良好效果,办公自动化的运行环境极为重要。由于我国部分企业缺乏对办公自动化建设的重视,自然而然也就忽略了办公自动化良好运行环境的构建,以致计算机技术的强大功能并未全面彰显出来,对日常工作带来的效益十分有限。要知道,在办公自动化中应用计算机技术,最主要的目的是能够让企业的人力资源管理得到高效发展,最大化地激发人员工作潜能。然而,实际结果往往不尽人意,归根结底在于办公自动化操作环境相对较差,导致在业务功能中出现了混乱及模棱两可的情况,从而导致企业办公管理效率大大折扣。由此可见,良好的办公自动化环境是促使计算机技术强大功能充分发挥的前提基础,以此提高企业整体的工作效率和质量,从而为企业创造更高的经济效益,全面推动企业长足稳健发展。

4 提高计算机技术在办公自动化应用成效的有效对策

计算机技术的日益成熟在我国诸多生产领域实现了广泛应用,这也就意味着专业程度越来越高,因而对从业人员的计算机应用能力提出了更高的要求。在办公自动化进程中,应结合实际发展需求,不断提高从业人员的办公效率和质量,具体可以从以下几点着手。

4.1 加强计算机技术在办公自动化应用中的宏观调控意识

在办公自动化进程中普遍存在一个问题,即是计算机软件应用方面的投资力度不是很大,造成这种问题的原因主要有两点:第一,企业领导或决策者的计算机软件应用能力不足;第二,当前应用的计算机软件存在一定的滞后性,因而产生的效益未能达到预期目标。因此,企业领导者或决策者应提高对计算机技术和办公自动化的重视,从宏观视野出发,全面推动计算机技术在办公自动化中的应用,对办公自动化构架进行全方位的完善与优化。

4.2 构建科学完善的办公自动化管理体制

想要计算机软件发挥其最大的应用价值,在选择软件时应结合企业实际需求,选择与之相符的计算机软件,提高办公效率和质量。企业在选择计算机软件及系统时,应结合国内计算机技术的应用环境及实际工作需求,对各方面的优劣情况进行综合分析与掌握,将办公自动化管理体制进行不断完善,从而将计算机软件的应用作用充分发挥出来,提高办公效率和质量[5-6]。

4.3 构建良好的计算机技术应用的外部环境

办公自动化想要获得进一步增进,可与专门教育机构加强合作,如高等院校,这样可以将各行业及企事业单位的办公革新推向新的战略制高点上,通过加强与专业教育机构之间的合作,并结合行业或办公的实际要求对职业技能培训课程进行针对性、科学性的设置,以实现职业技能培训的系统性和延续性,全面促进办公人员及计算机技术人员专业能力的提升。由此可见,对于办公人员而言,想要切实提升其对计算机软件的操作技能及应用能力,良好的外部环境具有积极促进的作用。

4.4 提高计算机技术人员的专业素养

计算机技术人员的专业素养的高低直接关系到办公自动化的推广效果。根据当前的办公自动化应用现状来看,计算机技术人员的专业素养良莠不齐,对计算机软件应用的熟练度存在较大差异,并且大多计算机技术人员对计算机软件应用的基本方法和理论掌握的不够扎实,最终导致办公自动化推广效果不是很理想。因此,计算机技术人员应具备一套先进的技术手段,为办公自动化应用创建一个安全可靠的物理环境,通过设置防火墙、应用杀毒软件以及修补相关系统漏洞等方式,确保计算机安全稳定的运行。

5 结语

综上所述,随着我国信息化技术不断快速发展,国内企事业单位实现了办公自动化,办公效率得到显著提升。计算机技术在办公自动化进程中发挥着不可或缺的作用,应用计算机软件可对文件进行整理与编辑,同时还能对文件资料进行存储,大大减少了人为因素造成的差错。在办公自动化中应用计算机技术,除了要求办公人员具备扎实的计算机理论知识及熟练的操作技能之外,还需要结合实际情况,选择合适的计算机办公软件,全面提高办公自动化的办公成效。

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