财务共享下的企业财务内控建设

岳键英 中国贵州茅台酒厂(集团)有限责任公司

随着经济的高速发展，市场环境日新月异，企业运营节奏加快，传统财务管理模式已逐渐无法满足现代企业发展需求，越来越多的企业选择实行财务共享管理模式，通过引入财务共享中心的方式，推动财务管理改革。但经过调查研究发现，一些企业在实践中财务共享内控不到位，共享模式与财务内控制度不匹配，财务内控过程中漏洞多、问题多，导致企业财务共享中心运行中存在诸多不完善之处。为了充分发挥财务共享模式优势，企业应基于财务共享管理机制建设的需要，完善财务内控制度，革新财务内控方式，创新财务共享中心信息交流基础，进一步增强内控建设。

一、财务共享管理的优势

(一)降低财务管理成本

传统财务管理模式下，为处理分支机构的会计核算业务，通常分支机构也会配备出纳、会计等人员，导致企业人工成本高，财务监管难度大，不利于企业发展。而财务共享管理模式下，将分散在各分支机构的财务业务，集中到财务共享中心，进行统一化、标准化、集中化处理，分支机构无需单独设置财务部门、配备财务人员，可简化企业管理层级，减少冗余机构部门，缩短支付和核算的时间跨度，能有效降低企业财务管理的整体成本。

(二)规范企业内部财务行为

以往企业各分支机构数据的汇总、传递具有滞后性，各机构间存在信息差，若缺乏有效控制手段，易造成各分支机构自成体系，导致财务管理制度难以得到有效执行，使企业财务业务失控。例如，一些集团的子公司，出于自身利益考虑，瞒报、虚报营收数据，造成企业财务报表失真。而建设财务共享中心，实行统一管理制度、统一业务流程，财务收支统一通过结算中心来完成，财务活动全程受到监控，能有效规范企业内部财务行为。

二、财务共享内控的必要性

(一)创造财务共享实施条件

财务共享管理是一种集权式管理模式，该模式下企业实时收集分散的财务数据，并交由财务共享中心统一处理，集中处理可提高财务业务流程的透明度，但会计核算风险也会相对集中，一旦出现会计凭证、票据审查不严及会计核算不准的问题，就可能爆发会计核算风险，使企业陷入经营困境。采取财务内控措施，严格审查上传到财务共享中心的会计资料和凭证，便可降低财务共享中心运行风险，为财务共享管理模式的实施创造有利条件。

(二)保障财务信息的质量

财务共享中心的建设，依托于信息技术、数据技术、网络技术，基于财务共享中心的财务业务处理过程具有虚拟化特点，改变了财务信息传递方式、存储方式，如果财务共享中心运行中缺乏有效监管，就可能发生会计信息失真的情况[1]。会计信息是企业经营决策、财务决策的重要依据，错误信息会对决策造成误导，使企业遭受严重的经济损失。建立配套财务内控制制度，便可保障会计信息的质量，为企业决策提供详实、可靠的数据。

三、财务共享下企业财务内控建设中的问题

(一)内控制度与财务共享模式不匹配

企业建设财务共享中心，打破了原有财务管理框架，改变了财务内控重点，扩大了财务内控范围，企业财务内控不再局限于监管人为活动，更多的是要对财务共享中心的运行进行针对性监管，这对财务内控制度、流程、手段提出了新要求[2]。然而，很多企业虽然实行了财务共享管理模式，却没有根据财务共享内控的需要，完善配套的财务内控制度，导致财务共享中心监管制度残缺问题突出。由于内控制度不健全，造成权责划分缺乏依据，财务共享中心运行的规范性不足，大大增加了财务内部控制难度，影响了内部控制效果。

(二)财务共享风险内控不到位

实行财务共享管理模式，将所有基础性会计工作交由财务共享中心统一处理，大量财务业务汇聚到财务共享中心，会提高财务风险集中度，必须要做好风险内控。但一些企业财务内控停留在事后监管层面，未树立起“财务共享+内控”的管理理念，忽视财务共享中心运行的风险，认为未爆发风险，就不存在风险，内控的风控作用未得到充分发挥。由于财务共享风险内控不到位，导致企业不能准确识别财务共享风险的动因，难以提前预警风险，一旦财务风险集中爆发，势必给企业造成经济损失，阻碍财务共享管理模式的实施。

(三)财务信息安全内控缺失

关键财务数据属于企业核心机密，财务数据信息被泄密，可能给企业带来巨大运营风险，而财务共享中心汇总了大量财务数据，其中蕴含诸多关键数据，加强信息安全内控至关重要[3]。但一些企业缺乏信息安全内控意识，很少采取信息安全管理措施，信息安全现状令人堪忧。例如，一部分企业的财务共享中心，财务人员与业务人员账户密码相同，且密码常年不更换；另如，一些人员未经允许，违规使用外接设备，导致系统感染计算机病毒，造成财务数据丢失、损毁。

(四)内控自评体系不完善

加强内部监督，积极做好内控自评工作，主动发现问题、解决问题，才能提高财务内控水平，揭示财务共享管理模式实施中存在的问题，保障财务共享中心的稳定运行[4]。但一些企业内控自评流于形式，不仅评价目标、评价范围、评价对象模糊，且评价指标设计缺乏科学性、合理性，很多指标设置脱离实际，难以得到客观内控评价结果。另外，还有一部分企业虽然在积极进行财务内控自评，却没有根据评价的结果，对财务共享机制、财务内控体系做出相应整改，内控评价结果未得到充分利用。

(五)缺少相关专业内控人才

财务共享背景下的内部控制，内控要素增多，涉及多个分支机构的财务业务，要求内控人员懂数据“提纯”，具备数据分析能力，可从海量数据中获取有用信息，找出财务管理中存在的问题，对内控人员能力与素质有着较高要求。然而，很多企业财务内控人员是普通财务人员转职或兼职，这些人员知识结构单一，虽然擅长会计核算，却不了解财务共享中心的运行原理，不了解管理系统的操作细节，无法适应新的内控要求，难以有效开展内控。

四、财务共享下的企业财务内控建设策略

(一)提高内控制度与财务共享模式的匹配度

为充分发挥财务共享管理模式的优势，企业要主动完善配套财务内控制度，为财务共享中心的建设提供制度支持，减少新型财务管理机制的漏洞。具体来讲，要深入分析实行财务共享管理模式对业务的影响，根据财务共享内控的要求，对财务共享管理模式下的成本报销、应收账款、资本结算、应付账款等业务的处理制定新规定，让共享中心财务人员的工作有据可查。除了业务制度外，还要优化权责制度、监督制度、流程制度，将财务内控机构与财务共享部门职责进行有效分离，构建与财务共享管理模式高度契合的内控制度体系，从而提高财务内控的权威性、严谨性，避免内部控制无法发挥应有的作用。企业在各项制度制定完成后，要先对制度的适用性、可行性、可操作性进行论证，在内部进行小范围的试点工作，对新的内控制度进行持续检验，不可盲目舍弃原有的内控制度体系，避免新旧制度过渡期间，财务管理体系发生混乱，导致财务共享中心运行出现纰漏。

(二)加强财务共享风险内控

财务风险的爆发会给企业造成一定的经济损失，甚至使企业陷入经营困境，实行财务共享管理有弊有利，给企业带来了诸多益处，同时也给企业带来了新的财务风险。因此，企业必须要建立科学的财务风险预警机制，进一步强化财务共享风险的内控能力。首先，企业要基于财务共享中心业务发生与发展的规律，分析财务共享管理模式下企业可能面临的财务风险，并根据风险成因、风险危害，对风险进行归类，按风险可能造成的损失程度，合理划分风险预警区域，以便于提前警示管理者[5]。其次，企业要树立“财务共享+内控”的管理理念，根据财务共享风险特征，结合风险预警的需要，优化风险预警指标，从而通过指标客观反映财务风险的等级。最后，完成风险预警指标体系设计后，企业要从战略层面、业务层面，计算风险权重，针对轻度风险、中度风险、重大风险，分别制定不同的风险应对方案，通过事前防范尽可能将风险危害降低到可控范围内。

(三)做好财务信息安全内控

确保财务信息安全是实行财务共享管理的前提条件，企业要想建设财务共享中心，就必须做好财务信息安全内控工作。企业要对财务共享中心的财务人员行为做出规定，明确系统操作权限和细则，制定保密条例，建立具有实时性的操作日志，要求关键操作环节进行录像，从而提高操作过程的规范性，避免出现重复操作、遗漏操作、错误操作的情况。如果发生越权操作现象，要引起重视，查明原因后在企业内部进行通报批评，使其他操作人员引以为戒，避免此类问题的发生。而且企业要做好管理系统加密与信息加密，打造安全财务共享平台，在系统设计时就要考虑到数据安全问题，引入身份验证技术，只有验证密钥后才能进行系统操作，而且要对不同保密等级的财务数据进行针对性加密，获得相应授权才能调用数据，避免非授权人员直接接触财务数据。除此之外，要定期对财务共享中心进行维护，确保管理系统的稳定运行，消除潜在的信息安全隐患。系统定期维护的过程中，要对关键财务数据进行备份，始终保持财务数据的完整性、安全性，为追溯原始数据提供条件，防范数据异常、丢失、损毁等问题的发生。

(四)完善财务内控自评体系

根据财务共享管理收益，对内控成果做出客观评价，才能找出财务共享内控中的不足，找到内控体系优化方向。因此，企业应针对财务共享内控特点，完善财务内控自评体系。在财务共享内控自评的过程中，企业要根据财务内控的相关规定，进一步明确内控评价的目标、范围、对象、流程，借助抽样调查、实地访谈、穿行测试等手段，客观评估财务共享内控的实际效果。为保障评价结果的客观性，评价指标设定要坚持问题导向，关注财务共享中心建设的战略意义，紧盯财务共享内控的短板，做到定量指标与定性指标融合；完成财务共享内控自评后，要根据评价结果反映出的问题，对财务内控体系进行优化，对相关问题进行整改，对相关责任人进行处罚，充分发挥内控评价的监督作用。而且在问题整改后，要基于整改报告，对整改结果进行验收，避免财务共享内控评价流于形式。

(五)培养新型财务内控人才

财务共享内控要求内控人员掌握信息技术，熟悉财务共享管理模式，能操作数据库软件。因此，企业要培养新型财务内控人才，为财务共享内控执行提供人力资源支持。首先，企业要根据财务共享内控需要，聘请了解财务共享原理，可准确识别财务共享内控要素，具备实践经验的专业内控人才。招聘过程中，为了解应聘者对财务共享内控工作的熟悉程度，可采取虚拟项目的方式进行能力测评，利用测试提高入职门槛。其次，帮助财务内控人员进行职业生涯规划，对其进行针对性培养。当前很多财务内控人员岗位胜任力不足，企业要组织专业培训，不断更新财务内控人员知识体系，确保所有人员符合岗位要求，能保质保量完成工作任务。人员培训的过程中可采用“理论+模拟+实践”的培训方式，通过案例讲解财务共享内控的难点、要点，利用模拟项目操作的形式，锻炼内控人员的实践能力，避免“纸上谈兵”。最后，实行轮岗制度。通过轮岗可以使财务内控人员掌握不同类型的知识，发现财务共享管理模式存在的问题，掌握财务共享中心的运行状况，切实提升突发事件的应对能力。

五、结语

为适应新经济环境，助力企业自身的转型升级，很多企业都在开展财务共享中心建设，实施财务共享管理模式，可有效提升企业财务活动的控制力，但同时也增大了企业财务内控的难度。目前来看，一些企业财务共享内控存在不足，财务内控制度与财务共享模式不匹配、财务共享风险内控不到位、财务信息安全内控缺失、内控自评体系不完善，更缺少新型财务内控人才，财务共享中心运行风险较大。企业应提高内控制度与财务共享模式的匹配度、加强财务共享风险内控、做好财务信息安全内控工作、完善财务内控自评体系，并培养新型财务内控人才，从而全面提升财务共享内控的质量，促进财务共享管理模式优势的发挥。■