地质档案管理利用及信息化探讨

文/师俊伟（河北省地质博物馆）

地质档案与其他的档案资料不同，它会随着时间的变化而逐渐增多，因此，把信息化应用到它的管理中不仅能够充分保障其内容的安全性，还可以减少资源浪费，推动地质研究工作的发展。想要加强地质档案的信息化管理就必须要解决其中遇到的问题，建设更为科学的程序和标准，让地质单位的管理人员能够根据这个标准顺利地进行信息化档案管理，实现地质信息的资源共享，为使用者提供更为精确的资料。接下来，我就将对提高地质档案信息化管理的有效方式进行详细的阐述。

一、地质档案信息化建设的重要性

地质档案在我国是比较重要的专业性内容，它包含了多方面的信息，为我国更好地进行矿产工作提供了充分的专业支持，因此，保护并整理好地质档案资料是很有必要的。而信息化可以很好地利用网络的优点，在提高档案安全性的同时减轻了档案管理人员的压力，因此，把信息化应用到地质档案管理中，不仅可以推动地质档案管理工作的开展，还能进一步提高地质档案管理工作的效率，为使用者提供便利，让地质档案资料得到更好的保存，防止出现资料丢失等问题。除此之外，地质档案管理的信息化还解决了相关的地质勘察问题，使地质勘察工作在准确数据的分析下能够进行的更加顺利，展现出了地质档案管理的高效性，社会经济的发展也会在信息化档案管理中得到保障。

二、目前地质档案管理中存在的问题

（一）档案管理缺乏规范性

首先，档案管理的不规范性是阻碍地质档案管理平稳发展的一个重大因素，很多地质勘探单位之间交流并不多，文件没有办法共享，这使得档案的流通性变差了，使用者很难在需要相关档案内容时快速的将其找出；其次，由于地质档案管理工作没有固定的标准与要求，档案管理人员在工作中只是简单的将其整理，没有过多的利用，因此经常出现拖延和延误等现象，阻碍了档案的整合。由此可见，地质勘探单位要想进一步提高地质档案管理的效率，就必须解决其规范性较差的问题。

（二）档案管理缺少专业人员

在地质档案管理工作中，很多管理人员对地质相关内容都是一知半解，并不具备专业能力，因此，时常出现档案内容错乱或丢失文件等现象，给地质档案管理工作造成了较大的影响；除此之外，由于缺少专业人员，地质档案管理工作也没办法顺利地将信息化融入其中，保障档案的安全性。因此，为了进一步加强地质档案的管理工作，相关单位必须采取措施来培养专业能力强的人担任档案的管理人员，在保证档案内容不受影响的同时促进档案管理工作效率的提升。

三、提高地质档案信息化管理的有效方式

（一）进一步规范档案管理工作

对于地质档案管理的信息化来说，首先要做的就是让档案管理工作变得更具规范化，这样才能有效防止一系列问题的发生，为信息化顺利的融入地质档案管理中提供充足的保障。国家需要根据信息化档案管理制定相关的方案，其中应该包含管理的步骤和细节，有了这个方案，地质勘探的相关单位就可以有依据的进行档案管理的信息化工作，并加深与其他单位之间的交流，实现资源共享，推动地质档案信息化管理的发展。需要注意的是，国家设定的方案内容不能过于复杂，防止相关单位因不理解内容而放弃地质档案的信息化管理，让地质档案信息化管理的效率降低。其次，由于地质档案的管理是交由专门人员来负责的，因此，各单位要加强对负责人员的管理，让他们根据要求仔细的进行档案的整理与分类，规范他们的行为，让档案的安全性得到提高，避免资料丢失等问题。一般来讲，使用地质档案信息的都是各单位的技术部门，他们需要根据准确的资料来指导之后的工作，因此，规范档案管理工作就变得异常重要了，只有地质档案信息化管理的过程变得更加规范，技术部门的工作效果才能达到最好。由此可见，进一步规范档案管理工作是提高地质档案信息化管理的一个有效的方法，它不仅保证了档案信息的准确性和安全性，还为地质勘探工作提供了帮助，实现了自身的价值。

（二）提高档案管理人员的专业能力

促进档案管理人员专业能力的提升，是进行地质档案信息化管理的一个非常有效的方式。首先，地质勘探单位需要定期对档案管理人员进行培训，增强他们使用计算机的能力，让他们可以根据要求对档案进行信息化管理，防止出现因操作不熟练和不会使用网络而降低管理效率的问题。在培训的过程中，各单位要制定严格的标准，致力于让每一名管理人员都能获得自身能力的提高，帮助他们更好地胜任自己的工作，让地质档案的信息化管理得到有效的施行。其次，对于那些全身心投入到档案管理中，并取得不错成效的管理人员，要给予他们相应的奖励，激发他们的工作热情，让他们可以更加主动地参与到地质档案的信息化管理中，保护好档案资料的安全性，为使用者提供便利；对于那些工作态度较差且不积极的管理人员，单位也可以通过惩罚来转变他们的看法，使这部分管理人员可以努力学习专业知识，正确地看待地质档案的信息化管理工作。除此之外，地质勘探单位还可以聘请一些专家来指导管理人员的工作，向他们讲解有关地质档案信息化管理的含义，并教给他们操作的方法，促使他们的专业能力得到提升，让档案管理的信息化拥有更好的发展机会。以上的阐述表明，提高档案管理人员的专业能力不仅可以推动地质档案信息化管理工作的顺利开展，还可以为之后的地质勘探工作做好铺垫。

（三）重视地质档案的管理和利用

地质档案是指地质工作活动的记录和成果，它是在地质调查研究、矿产勘探等活动中形成的一种科技档案，包含的种类丰富多样，为了更好地推进地质档案的信息化管理，各单位需要进一步加大对其管理和利用的重视程度，当地质档案得到充分的收集以后，其整理过程中的信息化才能得以实现。首先，地质勘探单位需要做好地质资料的检查，确认其中没有什么差错，检查完以后再进行具体的验收和登记工作，保证资料内容的安全性与准确性，合格的地质档案要及时地按照门类区分好，便于进行信息化管理。其次，各单位还应该设立相关的管理制度，并配备一定的专业设施，以此来保护地质资料的完整性，避免地质档案的内容受到损坏，影响到之后的地质勘探工作。除了以上的两点以外，国家还需要发挥出自身的作用，给予地质档案信息化管理一些资金方面的支持，让单位内的信息管理工作能够开展得更加顺利，减轻工作人员的负担，同时促进单位之间的交流，让地质档案的信息化管理可以有效促进我国社会经济的发展。由此可见，重视地质档案的管理和利用也是提高地质档案信息化管理的一个方式，它可以在满足地质勘探单位需求的基础上规范其管理行为，让档案资料得到充分的利用，把信息化融入档案管理中，改变了档案管理方式，让地质档案的内容得到更好保护。

（四）增强档案管理软件的实用性

很多单位为了在地质档案管理中融入信息化，会自主设计一些相关的软件，需要注意的是，只有增强档案管理软件的实用性，才能真正促进档案管理工作效率的提升，让档案的信息化管理得到施行。首先，地质勘探单位要考虑到计算机之间的差别，设计的软件要能够满足不同计算机的需求，做到相互贯通，以此来为地质档案管理的录入工作提供更多的便利。其次，软件的操作过程不能过于复杂，以免给档案管理工作带来不必要的麻烦，增加工作人员的负担。除此之外，单位设计的软件功能要足够齐全，不能单单只包含一个项目，这样设计软件就没有任何意义了，齐全的软件功能可以加快地质档案信息化管理的效率，让管理人员可以根据这个软件来进行资料的整理与分类，其整体的工作效率就会有很大的提升。档案管理软件中还要比较清楚的展示出操作的步骤，让使用者可以根据指示来进行下一步工作，帮助使用者加强对于档案资料的控制，让档案内容的准确性得到保障。总的来说，地质勘探单位在设计软件时注意好它的实用性，对于提高地质档案的信息化管理有着很大的帮助，可以让管理人员在工作中有了更好的选择，使档案资料的整理变得更为方便，不仅让地质勘探单位取得了比较好的效益，还让信息化在档案管理中的融入更为顺利，各单位通过实用性软件还加深了与彼此的联系，有利于日后再次开展合作。

（五）加大对网络信息管理安全工作的关注

要想更好地推行地质档案的信息化管理，就必须加大对网络信息管理安全性的关注，充分保护好档案资源，防止因档案的缺失而影响到后续的地质勘探工作。首先，相关单位要在计算机中设立安全防范系统，避免因黑客问题造成计算机死机，无法查阅所需的档案资料，同时，还要设立预警系统，一旦计算机发生异常，管理人员就要及时的进行处理，防止档案内容泄露，使地质档案的信息化管理受到影响。其次，计算机中还应该下载杀毒安全软件，因为计算机在长时间的运行过程中容易出现病毒，导致计算机无法正常使用，给档案的信息化管理带来困扰。除了以上提到的内容以外，各单位还要对管理人员进行教育，帮助他们掌握正确使用计算机进行档案管理的方法，并让他们明白按步骤操作的重要性，当管理人员拥有了一定的安全知识以后，再进行工作就会变得更有条理，可以避免网络安全事故的出现，让整个档案管理过程更为顺利。由此可见，加大对网络信息管理安全性的关注是尤为重要的，因为档案的信息化管理就是依据计算机来开展的，一旦计算机本身出现问题，档案资料就会受到比较大的影响，不仅会使之后的地质勘探工作变得困难，还会让档案内容丢失，因此，只有充分保障了网络的安全，地质档案的信息化管理才能取得更好的发展。

（六）加强对档案管理信息化建设的认识，落实基础工作

要想更好的实行地质档案的信息化管理，就必须加强对档案管理信息化建设的认识，落实基础工作。首先，相关单位要把一部分资金应用到档案管理中，保证信息化管理的方式能够在工作中得到推行，同时，还要对管理人员进行教育，让管理人员能够接受通过计算机来进行档案管理的新方式，帮助管理人员掌握信息化档案管理的一系列操作过程，使他们深入的认识到新型管理方式所带来的优点，从而愿意更加主动地参与到档案的信息化管理中。其次，地质勘探单位还要设立明确的档案管理制度，使每一名工作人员都能严格按照制度来进行工作，各个部门之间也要相互沟通和配合，共同促进地质档案的信息化管理，为日后的勘探工作提供便利。除此之外，单位还可以建立考核机制，并让这个机制与工作人员的薪酬挂钩，对于在档案管理工作中做得好的人，单位可以在考核中优先考虑，而对于那些工作不认真而影响到工作效率的人，单位也可以取消其考核资格，这样一来，地质档案信息化管理的相关人员就能以更好的状态来对待工作。总的来讲，提高地质档案的信息化管理就必须加强对档案管理信息化建设的认识，把基础工作落实好，这样才能给信息化管理一个更好的发展空间，档案资料的安全性与准确性才会得到保障，各个单位的工作效果才能更加明显。

四、结束语

根据以上研究，我们可以较为清楚地认识到几个有效提高地质档案信息化管理的方式，通过进一步规范档案管理工作，提高档案管理人员的专业能力，增强档案管理软件的实用性，加大对网络信息管理安全性的关注和加强对档案管理信息化建设的认识，以及落实基础工作这几种方法，使地质档案管理的信息化得到了融合，不仅安全性得到了保障，还拥有了更为便利的档案管理方式，管理人员的能力也得到了提高，充分实现了地质档案管理的整体进步。