大数据背景下的数字档案信息共享的实现路径研究

李宁宁

（晋冀鲁豫烈士陵园 河北 邯郸 056001）

0 引言

信息化时代下，档案信息不断增加，人们对档案信息质量要求不断提高，传统档案信息整合、共享与利用方式已无法适应新形势下的需求，必须尽快推进档案信息系统建设[1]。其中，建立便捷的档案信息资源共享利用联动新机制，实现全国档案信息共享利用“一网通办”是大数据环境下推进数字档案管理创新的必然要求。2022年7月27日全国档案查询利用服务平台正式上线。在此背景下，加快推进档案信息资源共享机制建设，实现数字档案信息安全、高效共享成为新时代下档案工作的重要内容[2]。随着大数据技术的兴起及在档案工作领域的应用，数字档案信息资源呈正相关指数持续增长，档案部门必须高度重视对海量数字档案信息资源的共享和利用。

1 数字档案信息共享的基本内涵

数字档案信息是伴随着档案信息化建设推进而形成的一系列的数字档案信息活动要素的集合。数字档案信息贯穿档案管理与服务的整个过程。而数字档案信息资源共享则是以大数据技术等现代信息技术作为技术支撑，实现对数字档案信息资源的充分整合，进而通过网络渠道为用户提供相应的数字档案信息服务，实现档案信息资源全社会共享的一种档案管理模式。数字档案信息共享是数字档案管理系统的重要构成部分，是通过对数字档案进行集成和共建的基础上，进而进行数字档案信息共享与利用，可以有效地提升数字档案的利用水平，提升数字档案服务用户需求的能力。

2 大数据技术应用对实现数字档案信息共享的重要性

近年来，大数据技术在档案管理领域得到了广泛的推广应用，有效地推进了档案信息化建设，实现档案事业的高效率与高质量的发展，使资源共享成为可能[3]。在大数据背景下，凭借大数据技术可以更好地实现数字档案信息共享，其重要性主要体现在以下几个方面。

第一，大数据技术的应用为搭建数字档案信息共享平台提供技术支持。数字档案信息资源的丰富程度明显超出传统档案资源。在档案资源存储方面利用大数据技术，使得数据存储由TB升级为PB，实现了跨越式发展。传统档案资源管理中，由于存储空间有限，难以共享档案资源，引入分布式计算、云数据等大数据技术之后，数据存储量大幅增加，为信息平台建设带来了强大支撑。大数据技术具备两大优势，一是能存储海量数据，二是能深度分析数据，在落实数字档案信息资源共享理念过程中运用大数据，不仅有利于合理分配数字档案信息资源，也能降低共享成本[4]。同时，大数据除了有较强的存储能力，还能兼容多样化的数据，是一种能充分体现出互联网思维优越性的数据存储技术。在数字档案信息资源共享方面，大数据能存储大量碎片化信息，能兼容多种载体的数字档案信息资源，为数字档案信息资源提取带来了便利，以自动化的方式整合与加工档案信息，这些都是数字档案信息资源共享与互通的重要基础。

第二，大数据技术应用有效地提升了数字档案信息共享速度。大数据在处理数据档案信息资源方面体现出了实时性的特征，让“1秒定律”成为可能，在处理数据过程中，能在1秒钟的时间内完成相关工作，以高效化的方式对数字档案信息资源进行加工，满足了用户快速提取信息的需求，提高了档案信息输出的价值，拓宽了数据传播渠道，解决了数字档案信息资源共享中传输不畅的问题，让档案信息资源共享这一理念得以落地。

第三，大数据技术应用为数字档案信息高效利用奠定重要基础。大数据技术为数字档案信息资源管理搭建了平台，提供了多样化的数据存储载体，特别是在云端存储数据，节约了数据存储资源，也提高了数据传输效率，非标准化数据价值得到了充分体现[5]。伴随着档案信息资源互通共享目标的实现，多样化的数据实现了交叉整合，能在最大范围内为用户使用档案信息提供方便，实现了资源优化配置，能高效整理碎片化信息，促进数字档案信息使用效率的提升。

3 大数据背景下实现数字档案信息共享的具体路径

在阐述大数据技术应用对实现数字档案信息共享的重要性的基础上，本文侧重围绕实现数字档案信息共享的具体路径进行探索，具体如下：

3.1 构建数字档案信息共享平台，为数字档案贡献提供平台支撑

数字档案云平台就是利用档案管理系统把多样化的接口技术融为一体，包括数据交换、计算机网络、OCR、全文检索等技术，以便于高效接收档案，以数字化的方式对档案资源进行加工，及时发布信息并移交档案资源，是档案信息资源共享中的关键一环。数字档案云平台在虚拟化技术的辅助下，能对不同地区、不同层级的档案进行汇总与梳理，根据用户喜好输出档案信息资源，实现档案服务效率的提升。如图1所示。

图1 数字档案管理系统

数字档案信息共享是电子档案管理系统的重要构成部分，是依托现代信息技术，满足用户知识化利用服务需求的关键所在。为实现数字档案信息的有效共享，档案部门应构建和完善数字档案信息共享平台，具体应从如下几个方面入手：

第一，服务理念的更新。在具体工作中拓宽档案服务覆盖面，增强服务模式的开放性、主动性，使用户需求能得到满足。同时也要充分利用互联网丰富档案服务项目，充分发挥出档案管理人员的专业特长，增强信息服务能力。

第二，构建云存储平台。云存储平台在构建中要采用统一的标准，不仅要规范化管理纷繁复杂的数字档案信息资源，也要实现信息资源统一。因此，档案部门可以引入虚拟化数字技术，把多个数据访问接口衔接到一起，灵活转换多种结构的数字档案资源，丰富数字档案资源的内涵，而且能保证存储结构的合理性与稳定性。在云存储平台的辅助下实现数字档案信息资源的异地备份，即使系统在运行中出现故障，由于提前进行了数据备份，也能快速恢复，达到保护数字档案信息的目的。

第三，搭建云服务平台。在数字档案资源共享共建过程中，云服务平台的搭建，有利于数字档案馆信息处理与共享能力的提升，因为所有用户都不再满足于获取零散的原始信息，希望档案馆能对原始信息进行加工处理，直接利用信息化信息解决问题。在云服务平台中，用户发出请求之后，平台会自动生成相应的参数，访问下层云数据，获取元数据之后即可返回至应用层。也能对用户进行认证，即发出服务请求之后，平台要快速对其是否合法进行分析，也能维护数据安全、提供快速检索服务。

3.2 加强数字档案信息资源整合，提升数字档案信息的服务能力

要想缩短数字档案信息资源共享进程，要对数据挖掘与分析技术运用予以重视，强化数字档案馆的合作与共享意识，整合档案资源。然而，当前数字资源类型多、规模大，零星散布于不同行业与部门中，彼此之间关联性不强，而档案馆采用的检索工具、构建的数据库有所不同，未能建立紧密联系，给统一管理档案信息资源带来了困难。因此，要对数字档案信息资源共享建设予以重视，识别档案信息资源并提高搜集效率，把杂乱无序的档案信息资源汇总到一起，面向不同用户进行资源动态性重构，利用过滤、挖掘、集成等技术为用户提供定向服务。

为有效地提升数字档案信息的整合利用水平和档案信息的服务能力，档案部门应通过建设数字档案室，实现对数字档案的规范化、网络化、现代化存储。数字档案室主要负责运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本数字档案信息进行有效的采集、整理、存储和管理，并为档案信息数据共享利用提供支持的档案信息集成管理平台。数字档案室主要特征在于档案资源数字化、档案实体虚拟化、档案管理系统化以及信息传递网络化等。在建设数字档案室时，应坚持“资源为先、标准规范、整体推进、安全运行”的原则。建设数字档案室时，一是推进档案数字化战略，实现对传统载体档案资源的数字化加工，进行统一的标准化、数字化管理。二是推行文档一体化，确保不同系统、不同阶段形成的电子文件可以及时完整地归档；三是实现数字档案室与档案馆的一体化，确保数字档案及时移交。四是执行严格的档案安全防护和保密制度，确保档案数据安全传输、安全存储和安全传递。

3.3 创新数字档案信息服务方式，充分发挥数字档案信息的价值

档案共建与共享已经引起了足够重视，其根本目的就是要为用户提供良好服务[6]。在具体工作开展中，要及时对数字档案信息资源服务方式进行创新，使之能跟上用户需求变化的节奏。

第一，分析档案用户需求。大数据技术能在这方面发挥出不可替代的作用，把碎片化档案信息资源整合到一起，构建档案信息数据库，对数字档案信息资源在下一阶段的发展趋势进行预测，根据用户需求提供档案服务项目，实现两者之间的紧密衔接，为共享共建数字档案信息资源奠定基础。

第二，提供定制化、个性化的服务方式。数字档案信息资源共享成为不可阻挡的发展趋势，在建设数据库过程中要体现出特色，选择定制化、个性化服务模式，确保用户随时随地都能检索与查阅档案资料，安排专人在线与用户进行交流，确保用户诉求能得到快速回应。

第三，建设“一站式”信息资源共享与服务平台。智慧城市建设背景下，档案部门应着力推进区域内的档案信息资源整合到一起，使社会部门与公众能及时获取不同类型的档案资源[7]。在档案资源共建共享过程中，信息资源平台的搭建是有效方式，能从整体上促进档案服务水平的提升。在这一过程中，大数据技术是必不可少的，以仿真计算、方差分析、数据挖掘等技术了解档案用户的诉求与建议，为用户拓宽档案信息资源获取渠道，优化服务方式，讲究时效性，与地方社会中长期发展规划保持步调一致，及时与外部社会部门传递信息，产生交互服务、协同应用的效果。

3.4 完善数字档案信息资源共享标准，实现数字档案信息共享标准化

档案信息资源共享建设是一项综合性较强的工作，为了能淋漓尽致地体现出大数据技术的价值，需要为数字档案信息资源共享设定合理而统一的标准，让共享变成现实。在具体工作开展中，要重点关注怎样整理半结构化、非结构化数据，用统一标准把这两类数据囊括进数字档案信息资源库，设立档案信息资源处理中心，严格按设定的标准集中采集、处理、分析、存储档案信息资源。与此同时，也要发挥出P2P等技术的优势，在馆际之间创建对等网络，整合存储位置不同的档案信息资源，以自动化的方式对零星化的档案信息资源进行整合与加工，及时开展入库资料编目工作。此外，数字档案信息资源共享服务平台的搭建，能在馆际之间形成资源互补，使数字档案信息能满足用户需求。

3.5 加强数字档案信息共享人才队伍建设，保障数字档案信息资源的有效共享

档案是一种真实凭证，能对各个主体的发展历程做出客观描述与真实记录，也能描述人类社会的演进历程，能产生较高的法律效应，是一种重要的信息数据资源。因此，档案部门应当高度重视数字档案信息共享人才队伍建设。

第一，树立档案工作者的档案信息共享思维。档案共享体系主要包含档案生产者、管理者、使用者三大主体。其中，档案管理者承担着艰巨的责任，是另外两大主体之间沟通的桥梁，要及时整合档案信息资源并进行深度加工，不仅要为政府各级机关提供服务，也要让所有社会公众都能获取所需要的档案资源，拓宽服务面、体现出档案资源的价值。大数据背景下，档案工作者必须要从档案用户的需求出发，遵循协同理念，形成与相关部门职能员工协同推进工作的意识。

第二，引进和培养专业化的数字档案管理人才、计算机安全监管人才，完善档案部门人才的年龄结构、学历结构以及能力结构，满足大数据技术应用背景下档案部门数字档案信息共享工作对人才素质与能力的实际需求。同时，要注重通过完善的培训机制来提升员工的专业素质和能力，对员工的数字档案信息资源共享思想意识和工作能力进行全面提升。

4 结语

在大数据时代，所有与数据有紧密联系的行业都受到了猛烈冲击，档案管理也不例外。数据规模的快速扩张，用户获取与使用档案信息的需求愈发紧迫，必须要搭建公共档案信息资源共享平台，档案信息资源共享是多个档案室、档案馆保持良好的合作关系，互通有无，以多种渠道便捷地传播档案信息，达到高效开发与利用数字档案信息资源的目的，高效高质地进行统计与编研。在大数据环境下，档案部门应当从构建数字档案信息共享平台、加强数字档案信息资源整合、创新数字档案信息服务方式、完善数字档案信息资源共享标准以及加强数字档案信息共享人才队伍建设等方面入手，构建完整的数字档案信息共享机制，推进新时代下档案管理工作的高质量发展。