纸质档案与电子档案真实性维护比较

吴品才/苏州大学档案与电子政务系

档案真实性维护极其重要，可说是档案部门的初心与使命。档案载体类型和记录方式发生变化，虽然不会影响文件与档案的本质，但会影响档案真实性维护。纸质档案真实性维护较易，电子档案真实性维护较难，我们不能用纸质档案那样的理念与方法来维护电子档案真实性，必须创新理念与方法。

1 档案真实性与档案真实性维护

1.1 档案真实性与档案凭证价值

所谓档案真实性是指档案是人类社会实践活动真实历史记录的属性。档案是人类社会实践活动中直接形成的、有保存价值的历史记录，所以档案具有原始性或真实性，这是档案信息资源区别于其他信息资源的本质属性。由于档案是人类社会实践活动的原始记录，所以档案是人类社会实践活动真实的历史记录，它能够真实地还原历史的本来面目，也正因如此，档案具有或能够呈现出法律意义上的凭证价值。档案具有真实性与档案能呈现凭证价值，这对所有档案而言都是如此，纸质档案如此，电子档案也应如此。

1.2 档案真实性维护与档案凭证价值发挥

所谓档案真实性维护是指我们采取一切必要手段和方法，确保档案始终是真实的历史记录或说始终具有真实性。档案虽然具有真实性，拥有档案就拥有了真实的历史，就能让档案发挥法律意义上的凭证价值，但档案真实性是需要维护的，无论是纸质档案，还是电子档案，还是其他载体类型的档案，都是如此。进入档案部门的档案，一旦受到涂抹或篡改，内容发生变化，那么它便失去了真实性，这样的所谓档案也就不再拥有真实的历史，至少不再拥有真实历史的全部，也就无法发挥法律意义上的凭证价值。所以，《档案法》明确规定禁止篡改、损毁、伪造档案。

1.3 档案真实性维护与档案部门的初心与使命

档案部门的使命可以说有许多。从文件整理与归档开始，到档案收集、整理、鉴定、保管、统计、著录、检索、编研与利用服务等，都是档案部门的使命，它们都是档案部门应当着力开展与完成的任务。随着电子时代的到来，文件与档案的载体从以纸质载体为主转变为以电子载体为主，档案部门的使命在不断增加，档案管理软件功能设计、档案数字化、电子档案管理以及数字档案室（馆）、智慧档案馆建设等都是档案部门新增的重要使命。

但我们认为档案部门的初心与使命应是档案真实性维护。档案部门的初心与使命究竟是什么，这是一个基本而又重大的问题。也许不少人会认为，档案部门的初心与使命就是提供档案利用服务，因为档案工作的基本原则明确指出，档案利用是档案工作的目的。但我们认为，档案部门的初心与使命是档案真实性维护，因为档案一旦失去其真实性或真实却不可信，那么档案部门所拥有的将不再是价值很大的信息资源，或者说这些信息资源将无法发挥出其应有的价值（即司法部门所说的证据效力不够），于是档案部门所开展的其他使命也将变得毫无意义，甚至档案部门将名不符实。

1.4 档案真实性维护与档案真实可信

档案不仅需要真实，而且其真实必须可信，如果档案客观真实，但其真实无法让人可信，那么这样的档案仍无法呈现或发挥其应有的价值。所以，档案真实性维护不仅需要确保档案始终具有真实性或说真实性不变，而且需要确保其真实可信，这就是档案真实性维护的任务、目的和功能。

1.5 档案真实且可信与档案凭证价值发挥的充分必要条件

档案真实性客观赋予了档案能呈现或发挥出凭证价值的属性或能力，但客观具有真实性的档案是否真能在司法活动中顺利呈现或发挥出凭证价值，还取决于档案真实性是否被信任或说是否可信。如果档案真实且可信，那么法官便会采信这样的档案作为证据；如果档案真实性受到质疑，即档案真实但不可信，那么法官便不会采信这样的档案作为证据，至于确认并不真实的所谓档案，则法官更不会采信这样的档案作为证据，这就是证据效力问题。所以，档案真实且可信是档案能在司法活动中顺利呈现或发挥凭证价值的充分必要条件，缺一不可。

2 纸质档案真实性变化易发现与电子档案真实性变化难发现

2.1 档案真实性变化发现的难易程度与档案真实可信程度的关系

确认档案是否还有真实性或档案真实性变化与否，关键在于档案真实性变化能否被发现。如果能够发现并确认档案真实性发生了变化，那么便可确认其失去了真实性或不再具有真实性，这样的所谓档案自然明确不可信；如果能够发现并确认档案真实性没有发生变化，那么便可确认其仍具有真实性，即这样的档案真实可信；如果档案客观具有真实性，但我们不能够（至少到目前为止还不能够）发现并确认档案真实性没有发生变化，那么这样的档案虽然客观真实，却难以可信，或明确说不可信。可见，档案真实可信与否与档案真实性变化能否被发现存在直接关系。

档案真实性变化发现的难易程度与档案真实可信程度存在密切关系，如果发现并确认档案真实性变化越易，那么档案真实可信越易；如果发现并确认档案真实性变化越难，那么档案真实可信越难；如果完全不能发现并确认档案真实性变化，那么档案真实完全不可信。

2.2 档案真实性变化发现方式：直接发现与间接发现

档案真实性变化发现的不同难易程度与不同发现方式相对应，具体有直接发现方式与间接发现方式。直接发现方式是指采用直接简单方式就能发现并确认档案真实性变化与否，这就说明此时发现并确认档案真实性变化与否很容易；间接发现方式是指采用间接复杂方式才能发现并确认档案真实性变化与否，这就说明此时发现并确认档案真实性变化与否不易。显然，能用直接发现方式时是不会用间接发现方式的，所以采用间接发现方式时说明无法采用直接发现方式。

2.3 纸质档案真实性变化易发现与电子档案真实性变化难发现

由于纸质载体上的信息一旦受到涂抹与更改，便会留下改动的痕迹，这就是为什么纸质信息的不易改动。因此，直接观察纸质档案载体上是否留有改动痕迹，就能发现与确认纸质档案真实性是否发生了变化。也正因如此，纸质时代原件比复制件重要得多，复制件看似没有改动痕迹，但在复制过程中存在着作弊或改动的可能，所以在司法活动中复制件的证据效力较低，或说复制件内容信息根本不可信。在业务办理过程中如用复制件进行证明时，必须同时出示原件或由原件持有单位在复制件上盖章来证明其内容信息的真实性。所以，纸质档案真实性变化易发现，且可直接发现。

但是电子档案的情况就要复杂得多。由于电子载体上的信息具有易改性特点，网络中的黑客、文档环境中的计算机病毒以及一些访客都可能改动电子载体上的信息，且改动后电子载体上的信息依然整齐如初，看不出任何改动的痕迹，这就导致受到改动的电子档案信息与没有受到改动的电子档案信息看不出有什么差别，于是我们无法像纸质档案那样，通过简单观察载体上是否留有改动痕迹来发现与确认电子档案真实性是否发生了变化。结果导致，事实上没有受到任何改动的电子档案，我们不能因其载体上没有改动痕迹而简单认定其具有真实性；事实上已经受到一定篡改的电子档案，我们也不能因其载体上没有留下改动痕迹而简单否定其不具有真实性。所以，电子档案真实性变化难发现，我们无法通过直接的、简单的方式发现，只能通过间接的、复杂的方式判断。

3 纸质档案真实性维护易与电子档案真实性维护难

3.1 纸质档案真实易可信与电子档案真实难可信

既然纸质档案真实性变化与否可通过直接简单地观察其载体上是否存有信息改动痕迹来发现与确认，所以当我们发现纸质档案原件载体上没有任何信息改动痕迹时，我们就可确认该纸质档案拥有真实性，且真实可信。可见，纸质档案真实性变化与否，不仅易发现，而且易可信。所以，在司法活动中纸质档案证据效力很高。

而电子档案则不同。电子档案真实性变化与否无法通过直接简单地观察其载体上是否存有信息改动痕迹来发现与确认，所以，当我们发现电子档案载体上没有任何信息改动痕迹时，我们也无法确认该电子档案是否拥有真实性，且其真实也难以可信。可见，电子档案真实性变化与否，不仅难发现，而且难可信。这就是电子档案通常情况下真实性会受到质疑，以及司法上电子档案通常证据效力不高的根本原因。

3.2 纸质档案真实性维护易与电子档案真实性维护难

由于纸质档案真实性变化易发现，且纸质档案真实易可信，所以纸质档案真实性维护较易。我们只需在纸质档案的收、管、用等过程中加强把控，防止被涂、被改就行，档案部门以其职业道德确保它所提供的纸质档案真实，所以纸质时代，文件归档与档案进馆是赋予文件“档案价值”的法律行为。其实，纸质时代档案部门提供的档案无可争议地能呈现或发挥出凭证价值，这是纸质时代档案部门提供的档案真实可信的缘故。

而电子档案真实性变化难发现，且电子档案真实难可信，所以电子档案真实性维护必然较难。一方面，防止电子档案信息被改较难；另一方面，发现电子档案信息真实性变化或说是否被改也较难，即便是档案部门以其职业道德所提供的电子档案，其真实性也会受到质疑，难以可信。所以，电子档案真实性维护很难。纸质档案真实性维护的一套行之有效的办法，对电子档案而言几乎完全不适用。我们不仅需要在电子档案的收、存、管、用等过程中严加把控，防止被改，还必须创新理念与方法，令人信服地解决电子档案真实性变化与否发现与验证问题，所以电子时代，如果文件归档与档案进馆继续是赋予文件“档案价值”的法律行为，让档案部门提供的电子档案继续能无可争议地呈现或发挥出凭证价值，我们必须首先切实有效地开展电子档案真实性维护。

3.3 载体类型与记录方式的变化对档案真实性维护的影响

随着科学技术的不断发展，信息的载体类型与记录方式也在不断变化。从古至今载体类型主要有泥板、羊皮、甲骨、青铜、竹木、纸草、缣帛、石料、纸张、磁带、胶片、磁盘、光盘等，而记录方式则主要有图形、文字、符号、声音、影像、数字等。人类社会生产力发展水平深刻影响和制约着文件与档案的形成状况，其主要体现和反映在载体类型和记录方式上。

载体类型和记录方式的变化完全只是科学技术不断发展变化的结果，它们并不会影响档案的本质，不同载体类型与记录方式的档案依然是人类社会实践活动真实的历史记录，依然需要发挥凭证价值，但它们会影响文件与档案的管理，其中包括真实性维护。

电子载体和数字记录出现前，采用其他载体类型和记录方式形成的所有文件与档案，虽然它们的载体类型和记录方式各不相同，但它们有一个共同特点，那就是信息的人工直接识读性，用这些载体类型和记录方式形成的文件与档案，人们只要拥有文件与档案，便可用人眼简单直接地识读出其中的内容信息，无需借助其他中介物的支持与帮助，而用电子载体和数字记录形成的文件与档案则完全不同，由于电子文件与电子档案的底层完全是由0和1两也有了个数字所组成的数据（代码），再加上电子载体上信息的高密度存储，所以，电子载体上众多的由0和1所组成的数字字符串人工无法直接识读和理解，电子文件与电子档案的这种信息非人工直接识读性直接导致它们的真实性变化难发现、真实性难可信，结果我们自然无法用纸质档案那样的理念与方法来维护其真实性，而必须创新理念与方法才行。

4 电子档案真实性维护的理念与方法

我们既无法直接简单地通过观察载体上是否留有改动痕迹来发现与确认电子档案真实性变化与否，也不能直接简单地解决电子档案的真实可信问题，总之我们无法用纸质档案管理的理念与方法来维护电子档案真实性。冯惠玲教授主编的《电子文件管理教程》早就明确提出了电子文件（广义）管理的一个重要原则，即真实性保障原则。这一原则的提出并不意味着其他档案不需要真实性维护，而是电子档案真实性维护有困难。那么，我们究竟应该采用什么样的理念与方法来解决这一问题呢？对此，档案界一直在探索。

4.1《电子文件归档与管理规范》中的维护模式

《电子文件归档与管理规范》对如何保证电子档案的真实性提出了四条措施，其维护理念与维护方法如下。维护理念是通过防止电子文件与电子档案被改来维护。维护方法有四个举措：一是对电子文件的操作者进行可靠的身份识别、权限控制；二是设置符合安全要求的操作日志，随时记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等；三是对具有凭证作用的电子文件逐页加注可靠的防错漏和防调换的标记；四是对电子化的印记、签章等采取防止非法使用的措施。

4.2“电子文件真实性永久保管国际研究项目”（InterPARES）中的维护模式

电子档案真实性维护早就引起国际档案界的高度重视，“电子文件真实性永久保管国际研究项目”（InterPARES项目）是最好的佐证。InterPARES项目始于1999年，由30多个国家和地区的专家参与，该项目项目总部位于加拿大英属哥伦比亚大学（UBC）图书档案信息学院（SLAIS），主持人是该学院的露西安娜·杜兰蒂（Luciana Duranti）教授。该项目中的“电子文件”是广义的，项目成立以来一直在研究电子文件与电子档案的真实性维护，可见电子文件与电子档案真实性维护之复杂与困难。

其维护理念是通过从不同视角和不同阶段建立能维护和论证电子文件与电子档案真实性的元数据方案来维护。维护方法也有四个举措：一是确认不同类型的电子文件中哪些要素对于保证电子文件的长期真实性是至关重要的，以便对这些要素加以记录和保护；二是将电子文件中用户不可视的部分变成可视的，并通过与文件的智能链接使可视性得到固定，其中不可视的部分主要指元数据；三是在以上措施不能奏效时，考虑是否有可能将该文件转换成非数字式文件；四是对文件的迁移采取自我认证和自我记录的办法和不间断的物理管理。

4.3 “电子文件真实性认定与保障体系框架模型”中的维护模式

中国人民大学信息资源管理学院的张宁老师对电子文件（广义）真实性维护开展了深入研究，创造性地提出了有一定新意的维护模式 。其维护理念是防改方案和元数据方案并举。维护方法如下：认为电子文件真实性维护是电子文件管理活动中一个极为复杂而又关键的问题，从电子文件真实性的概念入手，深入剖析了文件档案管理环境中真实性的含义；并以此为基点，构建了电子文件真实性认定与保障体系框架模型。该模型清晰地表明电子文件真实性的认定保障既是一个涉及环境认知、制度规范、人员素质、管理活动、技术系统的全方位管理，又是一个贯穿于形成与办理、归档与移交、保管与利用三个阶段的电子文件生命周期的全过程管理。在这一全过程的每一个管理阶段，都必须始终坚持防改方案与元数据方案并举。

4.4 北京互联网法院“天平链”中的维护模式

随着科学技术的不断发展，信息的载体类型和记录方式也将发生变化，当以纸质载体为主转变为以电子载体为主时，证据也必将从纸质证据转变为电子证据。但是如何让电子证据能成为像纸质证据那样受到社会公众乃至法官的高度信任是一个必须解决的重要问题，其实质就是电子档案真实性维护问题。所以，电子时代的司法案件审理必须成立相应的法院和解决电子证据的法官认可问题。

2018年9月，北京互联网法院诞生，该法院基于电子诉讼平台，实现全部诉讼环节全流程在线运行。紧接着，2018年12月，北京互联网法院“天平链”正式发布，一个由北京互联网法院牵头，联合国内领先区块链产业企业共建的“区块链+电子证据”线上平台由此诞生。该“天平链”本质上就是基于区块链技术的电子证据可信链，用于解决电子证据难证实、难取证的问题，确保电子证据的原始真实、合法可用。

其维护理念是通过采用区块链技术来维护。区块链技术特点决定了存储在区块链上的数据有着公开透明、不可篡改、操作可追溯等优势。维护方法如下：北京互联网法院“天平链”集成了可信时间戳、共识机制、账本记录、电子数据摘要、数字签名、智能合约等多种信息技术，本质上就是基于区块链技术的电子证据可信链，与北京互联网法院在线诉讼平台相对接，负责记录当事人上传到在线诉讼平台的诉讼文件和电子证据，以确保链上数据的操作历史合法可信、传输全过程安全可信、数据信息真实可信。“天平链”这种技术方法实现了电子证据与在线诉讼平台的技术互联、数据互通，不仅保障了电子诉讼材料的安全可用，还有助于解决当前电子证据难取证、难证实的问题。这样不仅确保电子档案的真实，也确保电子档案的真实可信。

4.5 四种维护模式的比较：“天平链”模式最佳

我国国家标准《电子文件归档与管理规范》中的维护模式，虽然根据电子文件信息易改性特点有针对性地提出了四条防改措施，相信这些措施对防改确实会有一定的功用，但是否就能够完全防改呢？又如何能让人信任电子档案的真实性？2016年发布的我国国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894—2016）中已见不到这四条措施，这充分说明这些措施并不能完全防改。电子文档能改的途径与手段还有不少，再说如何能让人信任电子档案的真实性，这一问题的解决在这一模式中丝毫未有提及，所以该维护模式存在着很大的问题，并不能真正解决电子档案真实性维护。

而InterPARES项目提出的维护模式，显然其维护理念与维护方法当时让人感到耳目一新，该模式采用与文档密切关联的许多不可视的元数据变成可视的，以此来锁定文档内容，由此明确发现电子档案真实性变化与否，以及信任电子档案的真实性。应该说，这一模式对电子档案真实性维护确有相当功效，并且这一模式一个最可取的理念是明确提及了电子档案真实性论证问题，这就是电子档案的真实可信，所以，在InterPARES项目的第四阶段（InterPARES4）主要探讨日益网络化环境中数字文件/档案的可信性问题，这就是ITRUST。但这一模式也存在致命的缺陷：其一，元数据数量不是一成不变的，随着管理、迁移和格式转换等活动的开展，元数据应不断增加，这就导致这一模式的繁琐；其二，元数据本身也是电子的，如果元数据受到改动，那么这样的元数据自然无法用于维护真实性。

张宁老师的维护模式很有创意，不仅创造性地提出了防改方案与元数据方案并举的维护理念，而且从所构建的维护模型名称“电子文件真实性认定与保障体系框架模型”中，清晰反映出其电子档案真实性维护中“真实且可信”这一难得的维护思想。相信张宁老师正是看到了单一的防改模式与元数据模式各自存在的弊端，所以才提出了二者并举的维护理念，并具体提出了贯彻实施这一维护理念的维护方法。但正如上文所述，防改模式不能真正解决电子档案真实性维护，元数据模式也同样不能，所以这种二者并举、双管齐下的维护模式虽然多一重方案，但仍然不能真正解决电子档案真实性维护，这是由二者的不足所导致的。

北京互联网法院“天平链”中的维护模式，不仅能有效解决发现电子档案的真实性变化与否，同时还能有效解决电子档案的真实可信，而且其方法也简单明了。简单地说，该模式用区块链技术解决电子档案的真实性维护问题，就是从一开始就提取电子文件或电子档案的哈希值，等以后需要时再次提取，通过二次哈希值的比对是否一致来发现与验证电子文件或电子档案的内容信息是否发生了变化，由此说明电子档案是否仍有真实性，如果一个区块节点上的电子文档内容发生变化，则会被立即恢复原样。司法活动对档案真实性要求之高毋庸置疑，所以，北京互联网法院“天平链”中的维护模式应是一种切实有效的电子档案真实性维护模式，否则根本不会被采用。2018年9月，最高人民法院发布《最高人民法院关于互联网法院审理案件若干问题的规定》，其中第十一条明确当事人提交的电子数据，通过电子签名、可信时间戳、哈希值校验、区块链等证据收集、固定和防篡改的技术手段或通过电子取证存证平台认证，能够证明其真实性的，互联网法院应当确认。所以，北京互联网法院“天平链”中的维护模式，不仅切实有效，而且已得到了国家政策的肯定与支持。这应该是当前电子档案真实性维护的最佳模式。