谈矿山企业档案管理的实践与创新

王艳俏

通常情况下的矿山企业档案，是就该企业成立以来，到目前为止所有过程当中的重大经营事件、核心人物变动、治理方式变革、工程技术资料、企业文化和历史沿革等关键内容的记录和归档。档案管理的目的就是对信息进行科学的分类规整，并按照相应的规范标准进行合理的保存，确保相关的档案资料的健全、真实、有效。档案管理的主要作用在于能够让当下的企业关联者可以对企业过去发生的事项进行追溯，做到以史为鉴，既有助于提升经营管理手段策略，加强企业的创新转型，也能够保存关键核心的原始资料，应对可能出现的纠纷矛盾，是维护企业合法利益的证据性措施。当然，企业档案管理是有一套严格的标准和规范，矿山企业应当结合其业务特点，建立全面可靠的档案管理制度，确保档案管理成效。同时，也要结合而目前管理过程中存在的不足和短板，及时加强相关制度和管理手段的创新，让档案管理始终迎合时代的发展要求，促进企业稳健成长。

1 目前矿山企业在档案管理实践中面临的一些不足和短板

1.1 领导层对于企业的档案管理工作认识程度不足

在当前的市场经济体制下，能源行业的产能过剩问题一直是压在各类能源企业身上的一座大山。价值生态环保、能源的可持续利用、去产能调结构等各项政策压力传导，让矿山企业管理层将大部分的精力集中到了如何提升企业现实的市场竞争力方面。特别是在开采技术的研发、设备的引进、工艺的改良、节能减排达标等领域，投入了大量的资源资金资产和人力。高层把开拓市场、生产研发和安全管理作为了主业，有时因为人员和资源能力有限，就会忽略相关的档案管理工作的重要性。加之企业领导大多关注企业的财务指标和经营效益，本身没有全面的档案管理认识和意识，简单地认为档案管理只是把相关的资料保存好，在查阅时可以确保有底档即可。这种错误的认知，就导致了很多矿山企业在档案管理方面的工作经费配备不足，人员配置不到位，档案管理流程简单，设施简陋，相关工作只能维持在一个简单水平。档案管理人员的积极性不高，对工作的主动谋划不够，工作责任心差，经常会发生原始资料丢失、损毁的情况，造成企业的档案管理事业发展较为缓慢。

1.2 专业队伍建设水平不佳

良好的档案管理工作需要有专门的档案管理人员来支撑，特别是他们对于档案管理的技术性水平要过硬，同时在职业道德素养与思想政治觉悟上也要符合相关要求，拥有相关的管理经验。不过从调研和查阅相关资料的情况来看，目前很多的矿山企业在档案管理工作岗位上，并没有配备专职人员，大多是由办公室、行政部门的业务主办和技术人员兼任，他们对于档案管理工作的理解和认知是片面的、浅显的，不能够系统化地去设计和执行档案管理的制度方案，有些还会受到现有工作的思维模式的束缚，以过去的经验看法来看待档案管理工作，导致了很多的细节处理不够合理。同时因为兼职工作无形中增加了工作量，但是矿山企业的人力资源管理制度较为严格和固化，职工通常只能按照全职工作岗位的标准去领取工资报酬，兼职大多是义务性工作，这就降低了员工的单位工作量的人力资本价格，很多职工都有抱怨和消极的态度。同时，企业高层认为档案管理工作并不是核心管理内容，聘用专业人员会增加企业的管理成本，短时间内无法提升效益，降低了企业的成本收入比，是不合理的选择。再这样的思想主导下，很多矿山企业档案管理人才流失严重，缺乏一定的专业化人才队伍，重要的核心岗位工作难以落实，威胁到了企业的整体利益。

1.3 档案管理的信息化水平低

目前企业业务规模的扩张、流程的增多，档案管理覆盖的内容也在呈指数级的增长，如果依靠传统的纸质资料和人工记录，势必会降低效率，扩大成本。而电子信息技术的出现，改变了原有的档案管理模式，以电子化数据的形式将档案资料存储在电子设备上，依托互联网和移动存储设备进行交互和存储与计算，大大地提升了档案信息化管理效率和质量。当前，信息技术在档案管理工作中的应用已经非常广泛，同时根据数字化技术的持续升级，也在不断更新和优化管理体系。不过就矿山企业而言，因为前期的资金人力投入不足，在信息化方面的建设更是相对滞后。企业管理者依旧秉持着固化的思维，认为一切对于档案管理改良的工作都是在额外增加企业的费用，又无法凸显相应的效益成效，信息化转型工作也包含其中，为此，企业在档案管理上的信息设备投入、网络建设、软件引进开发、人才队伍培养方面，都没有投入较大资源。一些企业尽管出台了信息化建设的方案和计划，但在实际的执行过程中，总是层层的敷衍、层层变形，信息化并没有对档案管理的能效有了实质性的提升，而是额外增加了很多管理工作人员本身的工作负担。有的企业没有领悟信息化对档案管理工作真正的变革价值，依然实行纸质资料和数字化资料同步保存的制度，不管是《档案法》《档案管理规定》当中需要永久保存或者有最低保存年限的资料，还是有些并不需要长时间留存的纸质档案资料，都要花费大量的时间精力去开展档案信息资料备份，这样对于整体的工作效率很难有大的提升。

1.4 档案管理的制度建设不够健全，执行力不够

很多企业在档案管理的制度建设方面，对于档案管理的程序、质量、手段没有及时地进行更新和调整，导致与现实情况不够相符，造成了制度执行难、落地难。有些企业在制度设计方面的能力较为出色，能够紧跟政策法规和时代发展的需求，顶层设计能够与时俱进，但是在最终的执行监督和责任落实方面，却是形式主义突出。因为监督、待遇、评价、整改等关键工作不到位，很多档案的一线工作人员，对于制度不够重视，经常搞变通执行，甚至怠于执行，比如有些煤矿开采的前期勘察勘验资料、工程设计的关键图纸的原件保存不合理，容易发生毁损。同时其他业务部门人员与档案管理部门的衔接不到位，一些需要尽快报送的档案资料没有按时报送，经常延迟，甚至是不报送。例如在矿山开采期间的重要的地质、煤存储结构分布数据，在早期还能按照规定定期地报送到档案信息管理部门，在中后期生产任务较重的情况下，有些人员就把这些工作一拖再拖，有时没有档案工作部门的有效衔接，就会发生漏报的情况，造成了档案原始资料的不全面。此外有些档案资料报送的质量低，原件内容不清晰，有涂改迹象，为档案的可靠性和真实性埋下了隐患。

1.5 矿山企业档案资料繁多，各部门责任划分不清晰

首先，内容繁杂，缺乏科学的档案编码体系。矿山企业的生产、销售、安全管理、物资采购、人员信息、现有工程机械设备等都是其档案管理的重要内容，但是这些繁杂的内容增加了档案管理的难度，如何将这些档案资料以清晰的编码方式实现分类，这是档案管理中应该优先解决的问题之一，并且企业的生产经营活动是一项长期性的工作，档案资料数量和规模会逐渐增大，越积越多。因此，企业在档案管理工作中应该形成统一的编码规则，编码方式应该具备足够的容量，满足企业长期发展的需求。而实际情况是有些矿山企业缺乏编码设计的意识，导致其在档案编码中处于相对随意和混乱的状况。其次，责任划分不清晰。矿山企业部门众多，通常情况下是由各个部门独立完成各自的档案编制工作，但是有些业务上存在交融性，如果职责划分不清晰，就会导致档案编制工作陷入停滞。即使在同一个部门之内，档案编制也常常是由多个岗位共同完成，如矿山企业的工程建设中，技术人员、安全管理人员以及质量管理人员都要参与到档案管理中。每一类人员对各自的业务内容负责，但实际情况下经常出现岗位责任模糊，制约了档案编制和管理的效率和效果。

2 应对矿山企业档案管理实践之中出现的问题的创新对策和建议

2.1 以平台创新为基础，提升矿山企业的档案管理效率

针对传统的矿山企业档案管理方式效率低下的现实难问题，要切实加强管理平台创新。引入信息化管理技术和理念，加快新型的档案平台建设，以集约化、网络化、实时化、标准化为方向，加快企业横向到彼岸纵向到底地全方位的企业档案管理平台建设。这一平台兼容生产管理、财务管理、人力资源管理、内部控制管理、风险管理、市场营销管理等多个业务模块的各类资料数据，依托信息化网络架构，实现了与档案管理部门的互联互通，实时交换。这样对于档案信息的存储、归档、查阅都是十分的便捷和高效。既方便了档案部门对资料的收集和规整，又能满足相关部对资料的调阅、复制和借用，加大地提升了矿山企业管理效率。企业一定要加强观念创新，认识到良好的企业档案管理体系对企业的可持续、稳健、合规发展意义重大，是企业的第二生产力。只有在这样的思想指引下，档案管理平台创新建设的保障措施才能得以到位，尤其是各类信息化数字化的管理技术，才能更好地应用到档案管理平台之中，实现了矿山也管理的数字化、高效化的转型。

2.2 矿山企业信息化档案管理平台功能要求

企业信息化档案管理系统是建立在大数据存储基础上的网络系统，其主要构成包括了数据库、服务器、前端企业管理软件操作界面等。矿山企业可自行建立信息化系统，包括购置服务器、定制软件平台等，也可直接租赁第三方公司推向市场的云存储系统，由专业的互联网企业负责系统的运维。矿山企业的信息化档案管理系统应该具备以下几个基本功能。①权限管理。企业内部管理岗位众多，不同的岗位可接触的数据级别存在很大的差异性。矿山企业应该根据不同岗位分管内容的差异性和管理人员的岗位级别，设置合理的权限；②数据采集。矿山企业在当前的信息化时代应该积极构建信息化的管理体制，档案资料既要存储盖有企业印章的纸质性文件资料，同时也要注意同步生成信息化资料。信息化档案管理系统在采集数据时要支持多种方式，最重要的方式为接口数据上传，数据通过接口将直接进入到矿山信息化管理系统中的数据库中，对于盖有印章的文件类资料，一般是直接上传扫描件；③归档管理。矿山企业建立的信息化档案必须与其实体档案保持一致性，企业管理人员通过这些信息化系统直接检测到档案基本信息，并据此获得实体档案的存放位置，电子档案作为实体档案的备份资料；④查阅功能。查阅的基本操作时检索，因而企业档案信息化管理系统中应该设置检索功能，在前端软件上设置搜索入口，输入关键词或者档案名称，然后系统以列表的方式展示档案基本信息。查阅主要是档案的借阅，软件管理系统中要对借阅人、借阅时间、借阅状态、归还与否作出动态化的确认，这是确保矿山企业档案管理规范性和高效率的重要举措；⑤鉴定销毁。企业档案资料管理通常保存一定时长后就会销毁，否则维护管理的难度和成本都会大幅上升。信息化档案管理系统也要具备鉴定销毁的功能，超过保存时限的数字化信息可做删除处理。

2.3 强化档案管理体系和流程的创新

管理流程决定着效率和质量，在传统的纸质档案资料的管理模式下，很多的管理程序都耗时较长、繁琐复杂、容易出现差错和漏洞，这些现实问题都要在信息化的档案管理模式下进行流程创新和优化。一是要深入了解信息化档案管理模式的特征和要求，对各项流程的工作进行梳理，将不符合或者是不需要的无关流程全部取消，简化管理各项环节。对于剩余的流程环节，在工作规范、资料准备、审核审批等要求上进行进一步的优化，把人工作业纸质的媒介，都纳入信息化管理平台之中，实现存量资料的数字化管控，以计算机去取代常规性、程式化的档案管理作业，比如信息存储记录、分类、查阅记录、信息检索、调阅登记和归还提醒等等，都可以在信息化管理平台上实现，以此来让流程更加的简洁高效、让档案资料管理能够避免过多的人为失误，同时，也能缓解档案管理专业人员配置的压力，实现了成本效益的均衡管控。

2.4 创新组织管理模式，落实档案管理责任

组织领导是矿山企业档案管理工作得以有效创新的关键保障。企业领导层一定要转变观念，重视档案管理各项工作，在原有的行政部门和办公室的职能机构基础上，建立档案管理工作专项工作组，统筹协调部署相关创新措施实施、制度设计、人员配置、资金资源投入等各项工作，协调好档案管理和日常生产业务的调度配合关系，形成企业各方面支持、助力档案管理工作的新局面。要进一步的压实档案管理负责人、一线基层操作人员的责任义务，加强考评和检查，奖优罚劣，设立相应的档案管理奖励绩效制度，有梯次的提升其档案管理人员的薪资待遇。在信息化条件下，优化人力结构，减少替代性岗位人员的数量，招聘一批更加专业的档案管理人才进入专职岗位，这样可以实现人尽其才，尽可能地发挥他们的专业水准。这些专职人员在进行档案管理的工作中，也能够找到个人的工作价值，以更加严谨、细致的工作态度对待各项工作，从而让档案管理更加的合规、标准、高效。

2.5 形成科学的档案编码规则

首先，矿山企业的总部应该通过顶层设计，制定出统一的档案编码规则。显然，档案编码应该体现出时间、部门、业务等各种分类指标，做到清晰、完善、统一、便捷。并且应该考虑到编码的容量，满足海量数据存储需求。其次，矿山企业的分公司、总部以及企业的其他各个部门统一按照企业设计的档案编码规则，完成日常档案编码、数字化信息录入等一系列工作。矿山企业在日常的内审管理中要对档案编码的合理性加以检查，可采用随机抽查的方式，检查信息化系统中的档案编码是否和实体档案完全一致。需要指出的是，企业档案管理工作在末端容易出现执行落实不到位的情况，因而在日常检查中应该加大力度。

2.6 培养专业化的档案管理人员

档案管理是一项细致严谨的工作，在高等教育体系中还存在图书档案管理相关的专业，但信息技术的引入改变了传统的档案管理工作模式，同时也对矿山企业各级档案管理人员的工作理念和信息化应用能力提出了更高的要求。鉴于此，矿山企业应该根据自身的档案管理现状以及信息化建设需求，组建起一支高水平的档案管理人才队伍。首先，企业应该为档案管理人员提供学习信息化管理系统的机会，通过系统化的培训在，指导企业档案管理人员掌握信息化工具。其次，档案管理人员对信息化管理平台使用频繁，事实上他们在长期使用过程中有可能提出一系列优化流程的积极建议，这一点对于矿山企业提升系统性能具有重要的意义。

3 结语

总之，在科技日益进步的新时代，矿山企业要想获得长远而持久的发展，就必须提升内部控制管理水平。档案管理作为其内控管理的重要方面，要信息化转型为创新方向，通过加强组织领导、优化管理流程、建立专业人才队伍等方式，切实提升创新实效，助力企业的健康发展。在信息化档案管理系统方面要突出权限设置、数据采集、检索、借阅、鉴定销毁等一系列功能。矿山企业在档案管理中还应该设计出统一的编码规则，这一工作对后期的档案信息入库具有重要的作用。矿山企业在管理中对专业化的档案管理人员存在一定的依赖性，在信息化时代要建立一支高素质的档案管理人才队伍，并且这些管理人员在日常工作中应该不断优化档案管理的流程。