档案信息化建设与技术档案管理分析

2022-11-22陈华

魅力中国 2022年2期

陈华

（湘潭医卫职业技术学院，湖南湘潭 411100）

近些年来随着档案资源数量的不断增长以及社会对档案利用频繁程度的增加，传统的档案管理模式难以满足社会发展要求，在信息化时代背景下，信息化建设已成为各行各业改革与发展的必经途径，这样才能紧跟时代发展步伐，满足社会发展要求，提高自身工作的质量与效率，强化档案工作服务效能，进而有效提高档案信息资源的利用率。技术档案是一种重要的档案类型，在档案信息化建设的过程中，做好技术档案的管理工作十分必要。本文针对这一问题展开研究，旨在推动档案管理信息化发展，提高技术档案管理水平。

一、档案信息化建设概述

（一）内涵

档案信息化建设主要指通过利用先进的信息化技术提高档案工作现代化水平，在档案信息化建设的过程中，需要重新思考档案管理的新情况、新理论与新原则，确定网络环境下档案管理与档案服务的基本框架和方法，提高档案的社会化服务水平[1]。另外，档案信息化建设主要指使用信息化技术生成、管理、开发和利用档案的过程。

（二）意义

通过信息化技术对档案资料进行建设与管理，能够在很大程度上减少档案管理工作的难度，同时实现传统纸质档案向电子档案的转化，不但有助于节约存储空间，同时能够减少档案遗失、折损等风险，增加档案的保存期限，保证档案资料的完整性[2]。在实际工作过程中，工作人员可以使用档案系统的检索功能及时、精准调取相关资料，能够显著提高档案的利用率以及服务效能，节省大量的时间和精力。现如今，在信息化时代背景下，越来越多的企事业单位均能够认识到档案信息化建设的重要性，并在档案信息化建设的过程中投入大量的资金，花费大量的精力，使档案管理和应用水平得到显著提升，对于推动自身的发展具有重要的意义。

（三）内容

档案信息化建设的内容主要包括以下几个方面：（1）基础设施建设。主要指软件设施和硬件设施的建设，两者也是档案信息化建设的重要基础，能够为信息化建设提供技术保障。基础设施建设的关于在于信息网络的建设，主要为档案传输、档案共享等，均能够通过信息网络实现。因此需要加强网络建设，提高计算机的使用率。（2）信息资源建设。信息资源建设的关键在于目录数据库的建设，数据库不但需要包括档案馆全部档案的目录，同时需要具备全宗文件级目录。数据库的类型主要包括全文字数据库和多媒体数据库。另外需要重视电子文档信息的整理工作，同传统纸质档案相比，需要对电子档案进行数字化处理，满足工作要求，同时要做好备份工作[3]。（3）应用系统建设。主要指档案信息管理系统的建设，需要保证系统的可靠性、兼容性和实用性，确保系统与互联网的有效联通，同时与档案网站联通，满足政府、企事业单位、个人对档案的使用需求。

（四）发展趋势

首先，档案管理内容呈数字化的发展趋势。档案管理数字化主要指实现档案内容的数字化，数字化管理与传统管理模式存在明显差异，工作内容存在明显变化，过往档案资料需要以纸质的形式存储，图片资料主要以图纸、照片为主，影音资料多为胶片的形式，数字化管理突破传统形式，逐渐转化为数码形式，文本型资料均可以存储至计算机系统，逐渐取代实物存储形式。

其次，档案管理方法呈技术化发展趋势。档案内容的更新与完善是档案管理转型发展的重要基础。在数字化管理过程中，需要存储、安全维护等相关管理人员，能够熟练使用信息化技术解决相关问题，数字化管理需要以先进的技术为支撑，因此管理方法呈技术化的发展趋势。

最后，档案管理的目的更加多元。传统模式下档案管理工作的目的在于促进单位发展，为单位决策工作提供参考建议，主要原因在于档案资料的调取、共享流程复杂，操作繁琐，导致工作目的较为单一。数字化管理能够实现异地调取，在互联网平台实现档案资料的共享，为人们使用档案提供了巨大的便利，服务性档案管理也成为档案管理的主要目的。

二、技术档案管理信息化建设存在的问题

（一）对技术档案管理的重视度有所不足

结合现状分析，很多企事业单位均没有意识到档案管理工作的重要性，很多档案仅仅只是堆放在库房里，并没有进行合理的排序和归档，使得档案本身所能发挥的作用随时间的流逝而逐渐丧失，这显然是不合理的。虽然很多企事业单位已经开始逐渐意识到档案信息化建设的重要作用，也在逐步完善档案管理的工作，但并没有一个好的规范化的体系来进行指导，难以形成系统集中社会档案的利益要求，难以实现档案的真正价值。同时由于相关的重视不足，使得档案的损毁以及信息的缺失分散等情况频频发生，对未来其他管理工作造成影响，同时对于自身的发展形成阻碍。

（二）技术档案管理规范性不足

技术档案管理工作与人事档案、行政档案的管理工作存在一定的差异，技术档案的建立、分类以及日常更新维护均需要工作人员掌握相关技术，具备一定的知识和经验，同时需要建立完善的生产管理模式，但是具备这类经验的工作人员多为企事业单位的骨干成员，难以在技术档案管理工作中投入过多的精力，所以实际工作过程中，技术档案管理人员的工作能力有所欠缺，经验匮乏，导致管理内容不全面，关键参数不准确，管理工作的规范性不足[4]。为了保证技术档案管理的规范性，建立完善的管理规范十分必要。

（三）技术档案管理人员的综合素质有待提升

对企事业单位的技术档案管理工作来说，同常规档案管理工作相比，技术档案管理工作具有更强的技术性和专业性。但是结合现状分析，企事业单位关于技术档案管理人员匮乏，工作人员的综合素质参差不齐，部分企事业单位并未配置专业人员进行管理，同时未建立相应的培训、考核机制，进而导致技术档案管理人员的管控意识明显不足，经验匮乏[5]。除此之外，企事业单位对于技术档案的管理标准和范围不明确，未建立完善的操作基本规程，因此导致一些技术档案存在案卷质量等问题，同时装订的规范性有所不足，难以保证企事业单位技术档案管理工作的规范性与安全性。

（四）技术档案安全管理水平低下

互联网信息技术的全面普及为技术档案管理工作提供了巨大的便利，有效提高档案管理工作的效率和质量，但是同时也导致技术档案受到病毒、黑客的入侵和攻击，技术档案管理工作存在严重的安全问题。技术档案中很多信息都是企事业单位的涉密内容，例如一些关键性技术、机密内容等。但是结合现状分析，技术档案管理人员安全意识匮乏，安全管理能力低下，在管理过程中未做好信息系统的安全设置与防护工作，进而导致技术档案极易受到病毒的入侵，档案遗失、泄露的现象十分严重。因此需要加强对技术档案安全管理工作的重视，为档案的安全性与完整性提供保障。

三、技术档案管理对策分析

（一）强化档案管理意识

在开展技术档案管理工作前，首先需要具备技术档案管理意识，提高对档案管理工作的重视度，这样才能使事工作人员都能够认识到强化档案管理规范的重要意义，促进企事业单位档案管理革新真正实地落实。过往技术档案管理工作是一项未得到重视的基层工作，工作人员认为档案管理仅仅是一项数据储存工作，严重忽视其工作内容，甚至存在档案管理人员与其他工作兼职的现象[6]。但是随着信息化水平的不断提高，技术档案管理工作更具有现实性意义，因此领导需要提高对技术档案管理工作的重视度，加强对相关的档案管理工作的监督，进行必要的指导，发挥引导作用。另外需要注重对工作人员的培训，强化其时代意识和信息化、科技化意识，充分了解技术档案管理工作职能和目标，提高自我认知水平，切实提高工作能力。

（二）建立完善的技术档案管理工作规范

近些年来随着科学技术的飞速发展，社会经济发展徐苏，企事业单位管理工作具有精细化的特点。对技术档案管理工作来说，同样需要紧跟时代发展步伐，建立与现代化社会相符的档案管理制度，得到工作人员的认可，保证档案管理工作的科学性、规范性，为档案资源管理多项流程的无缝衔接以及全面发展提供支持[7]。因此对企事业单位来说，需要结合实际情况建立完善的管理规范，不但有助于约束工作人员的行为，同时能够积极引导工作人员高效开展技术档案管理工作。

（三）加强技术档案管理工作人员队伍建设

对技术档案管理工作来说，管理人员的综合素质对工作质量有决定性作用。因此企事业单位需要注重对管理人员综合素质和业务能力的培养，为提高技术档案管理水平提供人才支持。为了能够有效提高管理人员的综合素质，首先需要加大人才引进力度，选择基础知识扎实、专业能力较强的管理人员。档案管理人员在日常工作过程中不仅需要做好基础工作，如档案的存放等，还需要加强对信息化技术的应用，修改与完善档案，对其进行格式化处理。在信息化时代背景下，工作人员需要掌握先进的计算机操作技术[8]。企事业单位可以建立相应的培训制度和考核制度，定期组织相关培训活动，帮助其掌握计算机技术。为了提高培训效果，还需要对培训方法进行完善和改进，例如引用一些真实案例，使管理人员能够认识到工作时可能遇到的各类问题。同时还需要注重对先进管理方法的培养，帮助其掌握新型管理方法，更新管理理念，不断提高其综合素质，这样才能推动技术档案管理工作的规范化、科学化发展。除此之外，需要建立完善的奖惩机制，对工作人员的操作行为进行规范，有效提高其工作主动性与积极性。

（四）提高技术档案安全管理水平

首先需要建立完善的安全技术防范系统，加强对先进计算机技术的引进和应用，如防病毒技术、照片修复技术、录音录像技术等，为技术档案安全管理工作提供技术保障。其次需要建立完善的备份机制，对于关键档案资料来说，需要做好备份处理工作，避免灾害、病毒入侵等因素导致档案严重损坏。对于关键电子档案来说，不但需要进行同质备份，还需要做好异质备份，可将其转化为纸质档案进行存储，保证其长久可读。最后，技术档案安全管理工作需要具备相应的财力、人才支持，企事业单位需要加大资金投入力度，用于建立保密系统，同时聘请专业计算机技术人员对本单位的安全系统进行全面检查，及时修补漏洞，如果条件允许的情况下，可以自主培养或者外聘专业计算机人才，专门负责安全系统的运行与维护工作，提高技术档案的安全管理水平[9]。

（五）加强对先进互联网信息技术的应用

首先需要建立互换性技术档案管理平台，保证互联网技术应用于档案管理平台的针对性，进而促进档案管理信息化发展，在此基础上不断完善技术档案管理工作，满足大数据信息工作效率的需求，充分发挥技术档案管理的作用，将其作为企事业单位发展的关键。进行技术档案信息化建设的过程中，需要将信息化技术作为关键内容，结合纸质档案，建立完善的档案信息化管理工作机制，加强对信息化技术的利用，提高管理水平，保证信息化资源的合理利用[10]。

其次需要加强技术保障。企事业单位进行技术档案信息化建设的过程中，需要积极鼓励相关部门技术人员攻关，不断提高自主研发能力，可以使用合作开发等方式自己研发新型技术。对目前信息化建设工作来说，其重点在于完善基础设施，认识到软件、硬件设施的重要性，同时对现有设备进行更新，为技术档案管理工作的高效进行提供设备支持[11]。另外需要加强对先进软件的应用，加大研发力度，对于软件开发企业进行等级评估，建立统一的技术标准，保证使用软件设施具备良好的兼容性。

最后，需要实现各项资源的共享，建立完善的管理系统，各部门能够通过系统对内部各项信息资源进行处理和归档，根据时间顺序建立规范的技术档案目录，实现资源的共享[12]。