大数据时代背景下档案工作管理体制变革与创新发展

2022-11-21王建香

产业与科技论坛 2022年18期

王建香

在大数据时代下，档案工作可迎来诸多新的发展机遇，也会面临一系列新的挑战，而在此过程中创新的重要性是不言而喻的[1]。若要更好的适应时代的变化，档案工作就应不断推陈出新，完善服务体系，健全管理体制，使得社会职能能够更好的实现，进而跟上时代的脚步。在社会管理当中，档案管理是极为关键的一部分，工作任务极其繁重且非常复杂，而迎来大数据时代之后，管理工作变得更为复杂，对管理的要求也在持续提升，若要实现档案事业的稳健发展，提升管理质量以及不断创新是势在必行的。

一、大数据时代给档案管理工作产生的影响

(一)迎来的发展机遇。将大数据技术引入到档案管理工作当中，可使得工作便利性大大提升，实现高质量的管理。借助大数据，档案的真实性大大提升，且可实现管理的即时性，工作效率相比于传统管理效率要高很多。且大数据的应用，还可实现信息资源得到更好的共享，也为异地查询档案信息奠定扎实的基础[2]。此外，分析档案用户的实际需求，可为用户提供更具针对性与人性化的服务，进而提升用户的满意度。大数据技术的作用是毋庸置疑的，其在档案价值深入挖掘方面也可起到非常重要的作用，可更好的发现档案工作的不足，进而得以有效改进。

1.海量数据对档案潜在价值挖掘极为有利。大数据时代下有诸多的数据信息，而先进的技术可将没有价值的一些档案快速剔除，并将有价值的信息资源快速挖掘出来，同时对这些信息进行高效整合，为后续开发与利用档案资源提供良好思路。可使得人力财力以及物力都得到节省，且信息价值能够全面挖掘，这些都是传统管理方式无法达到的，是在高新技术的推动下才能够实现。

2.档案信息可得到更好的共享。档案信息若要实现高度共享，就必须有大数据技术来支撑，若缺乏技术则无法完成。因此通过将有用信息存储在云平台中，所有需要信息的人员只要通过联网就可从客户端进入云平台，可不受时间和空间限制，直接获取信息资源，有极强的便利性。在大数据时代下，档案存储必须要改变纸质储存的形式，转变成云储存，才可以实现资源更加高度的共享，人力物力相比于传统方式要省很多，且开发和利用成本也可得以缩减[3]。

3.推动档案工作的加快变革。档案工作任何一个环节，都由特定的保管单位负责保管，只有专业化的管理，才可促使管理的科学性。但在大数据时代下，继续沿用传统的方式，必然无法跟上时代发展步伐，落后的管理只会影响到工作的发展。拥有及时性、碎片化等特征的大数据，会导致档案管理和实际需求不相符合，给以往的档案管理造成巨大冲击，若要把握好机遇，克服新时代的挑战，就必须将落后的方式摒弃，引入智能化的技术，只有如此档案工作才可实现变革。

(二)面临的发展挑战。由于在档案管理工作当中，大数据的应用日益广泛，进而促进档案管理面临了更多的挑战。技术层面存在瓶颈，档案数据的增长速度是非常快的，所以对应的储存与保管速度也应跟上，这就大大提升对储存与保管的要求，加之人们愈发注重档案信息的安全问题，而数字档案和纸质档案相比，更为容易泄露和被随意篡改，导致信息安全问题也面临巨大挑战。而大数据和传统数据资料，要实现较好的衔接，也是相对困难的，目前很多档案管理者技术水平都不符合要求，尤其是基层管理人员，技术方面存在较多问题，但要短期内培养出优秀人才是难以达成的，因而在人才方面也存在显著问题[4]。除此之外，在法律法规层面，有关大数据档案管理的还相对不完善，毕竟此模式是新鲜事物，和传统档案有着很多不同，继续沿用以往的法律法规自然是不科学的，所以具体实施时极易有无法可依的现象，必然会导致档案的监督、安全等各方面存在较多问题。

1.信息收集方面。档案资源快速增加，促使信息收集迎来了巨大挑战。因为信息可更为便捷的获取和传递，能够成为信息来源的有诸多主体，无论是政府机关或是组织，就连个人都有成为主体的可能。档案信息资源的发布渠道有很多，档案网站、微博、公众号、APP等都可发布，导致工作负担大大增加。档案部门在大数据时代下，应改变以往被动接收信息的局面，而是去主动收集信息，正是如此使得部门工作量大大增加，所以信息收集方面面临的挑战也是非常大的。

2.管理技术方面。大数据时代下，在计算机使用过程中形成的各种信息，随时都可能被系统记录下来，而那些有价值的信息会筛选出来并保存，都会成为潜在的档案资源，因而会使得有效与无效信息出现冗杂的情况。而对于那些具有价值的信息，档案部门应尽快转化成档案，而期间所要耗费的筛选与分析时间较多，进而给传统的管理模式形成巨大冲击。而大数据技术会通过快速的检索，将有用信息提取出来，并实施分布式储存，给管理带来诸多便利性。

3.信息服务方面。大数据可以将不同地方有价值的档案信息集中在同个系统中，且这些数据信息的验证渠道和媒介将会更多，使得事件的证明更具科学性，和传统档案相比，添加了诸多辅助信息，可使得档案更为鲜活。档案可在多个地方产生作用，这种价值是分散的，更易验证档案的有效性与真实性，而对于分散的价值更应当进行充分利用，从而挖掘出更多潜在的价值，由此扩大其的效益。对于各档案部门来说，潜在信息如何挖掘与利用，促使用户获取更好的服务，是其在大数据时代下不得不应对的挑战。

二、大数据时代下档案管理体制的变革与创新

(一)正确认知大数据，强化自身的服务能力。大数据技术的引入，使得档案管理方式发生巨大的变化，而要做好管理工作，相关管理人员就必须对大数据有正确的认知，并在具体工作过程中充分利用大数据技术，不断创新管理方式，持续提升自身的服务能力。档案信息的收集与整合，并建立对应的数据库，可实现信息的高度共享，将信息的作用更好的体现出来。对于档案服务能力，也是从业者必须高度重视的，只有服务更为优质，档案的价值才可更好体现。无可厚非的是，只有通过服务才可将档案价值充分展示出来，所以改善服务理念，树立共享的观念，持续挖掘档案价值，引入新型管理技术，不断拓宽服务内容，是所有档案管理工作者都必须重视的事宜，如此，用户才可享受更优质的服务。

(二)积极开发与利用档案数据。为符合大数据时代对档案管理的发展要求，在数据开发与利用时，就必须引入新的开发理念，将现代化技术引入到传统的技术中进行有效融合，进而更好的利用档案数据。对于档案资源，必须要注重对其的整合，各挖掘工具应进行有效利用，将所有有价值的信息全面挖掘出来，并做好信息的分类工作，使得档案数据可更好为社会与经济提供服务。除此之外，大服务理念的树立也是非常重要的，应将其全程贯穿于开发与利用数据的过程中，是切实根据用户的具体需求开发数据，提供更为完整的数据信息，确保各类用户的信息需求都能够得到满足[5]。

(三)基于大数据创设安全的管理环境。档案管理是必须要确保安全性的，若是数据泄露，极易产生一系列的不良影响。而在大数据时代中，虽然给信息的管理带来诸多便利性，但信息安全威胁也愈发明显，若要做好档案管理工作，就必须要创设安全的管理环境，确保所有潜在的安全问题都可逐一攻破。而在创设安全环境时，必须要基于大数据之上，充分利用先进的技术，做好监督管理工作，确保信息的使用安全。而在建设安全平台方面，档案管理部门必须要投入足够的人力财力，为信息的安全管理奠定扎实基础。

(四)建立大数据档案管理机制。大数据时代下，档案信息量日益增加，给管理带来的困难也在不断增加。无可厚非的是，档案信息愈加丰富，价值也会随之提升，所有相关管理者的维护意识也应强化，应建立完善的管理机制，用以保障管理工作可切实落实到位。基于此，相关管理者对于知识产权以及相关立法信息也必须有详细的了解，并将档案管理相关的知识产权问题纳入到管理范畴中，提升管理工作的严谨性，也可提升管理工作的效率，避免出现不必要的纷争。无论如何，管理机制的建立是势在必行的，只有通过完善的机制才可引导管理工作朝着规范化方向发展，所有档案管理机构都应高度重视此问题，并尽快将该工作落实到位。

(五)培养具有创新精神的管理团队。档案管理工作若要实现较好的发展，专业人员的引入与培养是不可或缺的，因而人员的培养工作应快速落实。创新是新时代发展的关键，管理人员的创新能力也是至关重要的，所以档案管理部门应对人才招收规划进行合理调整，将创新人才作为重点吸收对象，并对现有的人才进行培养，重点对其的创新精神进行培养，只有培养出一支拥有创新精神的队伍，才可使得档案管理的创新工作更好的开展。除此之外，管理部门应借助定期培训的形式，将新的知识体系传授给相关工作者，确保软硬件的配置都能跟上时代发展的步伐，引入先进技术的同时做好人员培训工作，只有如此档案管理工作才可实现新的突破。