做好房屋登记档案分类管理的方法研究

菏泽市自然资源和规划局 刘素珠

面对房屋登记档案分类管理的方法现状，首先介绍专业学者关于房屋产权档案管理方面的理论研究成果及其应用成果；其次从不同角度出发阐述了目前国内房地产市场交易活动中所面临的主要问题；再次根据现有理论研究及实践经验，针对房屋登记档案管理的特点和难点提出相应解决措施，最后对全文做总结归纳。通过研究发现，目前国内在房屋登记管理领域内还没有成熟完善的解决办法，且多停留在概念描述阶段，缺乏具体实践案例的支撑，这使得不动产登记档案管理的整体水平较低，严重制约着不动产统一登记制度的推进和实施，因此，要对房屋登记管理进行专项分类管理就显得尤为迫切。

一、房屋登记档案分类管理的目标

首先，能明确界定房屋登记管理对象，即将具有法律效力的房屋权属证书等物权凭证按照一定标准予以归类整理，建立完整系统的登记信息管理平台，使之成为一个有机整体，从而提高整个不动产登记机构的管理效率。其次，要确保各类型权利人的合法权益得到及时维护和保护，包括对房屋所有权的确认和变更，对土地使用权的取得与转移，对建筑物区分所有权的取得和转让等。

（一）研究目的和价值

房屋登记档案分类管理就是为了规范和指导人们对房屋权属关系的认定过程，其核心在于通过科学、合理、全面的管理手段来实现房屋所有权、他项权之间的相互联系与转化，从而促进社会经济生活的良性运转和健康有序发展，进而保证社会公共利益的有效实现。目前，我国房屋登记档案管理制度尚不完善，首先，由于缺乏相应的法律保障，造成房屋登记档案管理中的各种纠纷不断出现。其次，在管理方法上还比较单一，主要采用传统的手工操作方式，工作效率低下，相关法律法规不够完备，致使我国房屋登记档案管理工作存在诸多缺陷：一是《物权法》规定的房屋登记机关是各级人民政府房产行政主管部门；二是房屋登记档案管理部门职责不清，职能交叉重叠导致权责不明；三是房屋登记档案资料收集范围狭窄，难以满足现实需要；四是房屋登记信息记录缺失或无法提供查询利用等问题。这些都极大程度上影响了房屋登记档案管理工作质量和效率，也阻碍了房屋登记档案的规范化、信息化建设进程。

（二）国内外研究现状与实践

房屋登记档案分类管理理论基础主要有产权学派、权力观派、利益相关者学说及制度经济学、法学以及社会学理论，其中，产权学派认为，在现代社会中，产权不仅表现为一种财产权，而且还体现出一种身份权，权可以分为财产性权力和非财产性权力两大类。在这两类权力之中，前者是指具有支配地位的公共权力，后者则是指不受任何主体控制而独立于国家之外，并且由国家依法授予的各种权力。因此，在房屋登记档案管理活动中，应当以产权理论为依据，将房屋交易双方作为一个整体进行分析和处理，明确产权归属，建立相应的登记档案管理体制，使之符合现代市场经济发展要求。

二、房屋登记档案分类管理概述

对我国现行房屋登记档案管理情况的调查分析，我国房屋登记档案管理起步较晚，但发展迅速，目前，已经形成一套比较完整的管理制度。但是，由于历史原因，我国现有的房屋登记档案管理模式仍然沿袭着计划经济时期的管理方式，即通过政府职能部门统一管理来完成。这种管理模式虽然有效地解决了许多房屋登记档案保管难题，但其弊端显而易见。

首先，不利于保护权利人合法权益。

其次，不利于促进房地产市场健康有序发展，破坏市场秩序，造成资源浪费，容易诱发违法违规现象。

最后，不能充分发挥档案管理机构的职能作用，制约了档案管理人员积极性的发挥。

（一）房屋登记档案的定义

房屋登记档案的定义包括狭义和广义两个方面的含义，从狭义角度来说，房屋登记档案是指不动产物权变动时发生的所有权属争议事项，如房屋所有权转移、土地使用权变更等内容的历史记录，包括《物权法》第106条规定的“房屋及其用地的名称、位置、面积等相关信息，并按照法定程序予以记载、公布或者公告的文件材料。”从广义上来看，房屋登记档案就是关于房屋登记资料的总和，它是根据一定标准收集起来的反映房屋权属关系的原始记录。本文所指的房屋登记档案主要指狭义的房产登记档案，即在办理房地产权证过程中所产生的与房屋有关的各类档案资料，包括权属证明材料、权属证书复印件以及其他各种形式的原始证据材料。

（二）房屋登记档案的分类特征

房屋登记档案的分类特征主要表现为以下几个方面：第一，具有系统性。房屋登记档案作为一种特殊载体的法律文件，不仅要满足人们查阅利用的需要，还要符合国家档案分类法的要求，使之能够全面系统地保存下来。第二，有严格的科学性。因为，只有科学地划分房屋登记档案类别，才能确保不同类型房屋登记档案之间相互区别又紧密联系，便于对房屋登记档案进行科学管理和开发利用。第三，能充分保证房屋登记档案质量。因为只有高质量的房屋登记档案管理才会达到预期目的，才能实现社会价值，才能更好地为经济建设服务。第四，具有广泛性。由于我国目前还没有建立统一完备的房产权产籍管理制度，所以，房屋登记档案一般都是分散于各地房地产管理部门或单位手中，而各地方的房屋登记档案管理工作存在很大差异。第五，具有综合性。房屋登记档案管理的范围很广，既涉及房产管理、城市规划、土地利用、环境保护、测绘地理信息、地籍测量等各个方面，也涵盖了房屋权属调查、土地征收、拆迁补偿安置、房屋买卖、抵押贷款、继承分割等众多领域，以上特点决定了房屋登记档案具有很强的社会性和专业性。

三、当前房屋登记档案分类管理的问题分析

（一）房屋登记档案分类管理的特点

随着我国住房制度改革工作的不断深化，房屋登记管理工作取得了显著成绩。目前，全国各地都建立了相应的房屋登记管理机构，为维护公民合法权益提供了有力保障。但同时我们应该看到，现行房屋登记档案管理模式仍然沿袭计划经济时代的模式，已经不适应新时期经济社会的需求。首先，传统的房屋登记档案管理模式已不能满足现代社会的需求，必须创新管理模式[1]。其次，传统房屋登记档案管理体制存在着很多缺陷，如机构设置不合理、人员配备不足、管理人员素质偏低、管理手段落后等等，这些缺陷在一定程度上影响着房屋登记档案管理作用的发挥，因此，需要采取多种措施完善房屋登记档案管理体制，从而推动房改事业健康稳定地向前发展。

（二）目前房屋登记档案分类管理存在弊端

主要表现在以下几个方面：

（1）对房屋登记档案分类不够清晰准确，造成房屋登记档案内容混乱，不能很好地服务于房地产管理工作。

（2）房屋登记档案归档不齐全，导致档案利用率不高，无法充分发挥其应有的凭证和参考作用；

（3）房屋登记档案管理人员业务水平较低，难以胜任房屋登记档案收集与整理等各项业务工作，严重制约了房产权产档案管理工作的顺利开展。

（4）由于没有建立科学有效的管理制度，致使部分房屋登记档案未及时移交给有关部门进行集中保管或存放。

（5）房屋登记档案缺乏必要的监督检查机制，一些地方甚至出现了违法违规现象。

（三）登记档案分类管理的困难

登记档案分类管理的困难是多方面的，既有认识方面的原因，也有管理方法方面的原因，还有管理体制方面的原因。从客观上来说，我国现行房屋登记档案的管理体制还不尽规范，尤其是房屋登记档案分类管理方面的规定过于笼统，可操作性较差。从主观上来看，当前房屋登记档案的管理者观念淡薄，对房屋登记档案的重要性认识不足，对如何做好登记档案的管理信心不足。

此外，由于房屋登记档案本身就具有很强的法律属性，加上信息公开制度尚未健全，使登记档案在具体的实施过程中受到各种限制，使得房屋登记档案管理工作面临许多难题。并且，随着经济的不断发展，人们生活水平的日益提高，人们对房屋产权产籍信息提出更高的要求，这无疑会增加房产登记档案管理工作难度。

（四）房屋登记档案分类管理的缺失

房屋登记档案分类管理的缺失及对策建议。首先，要明确界定房屋登记档案的概念，并且，要加强对登记档案管理机构及其职能定位的研究，以保证房屋登记档案管理工作的顺利开展。其次，要制定出完善的规章制度来保障登记档案管理工作顺利有序进行。同时，也应建立一套完整的登记档案管理制度体系，在此基础上，还应该强化监督检查机制，进一步提升登记档案管理人员素质，并积极推进信息化建设进程，确保登记档案管理工作顺利进行[2]。再次，要加大宣传力度，增强社会公众意识，从而树立起正确的观念，为实现登记档案管理目标奠定良好的思想基础。最后，还要建立健全监督机制，防止登记档案被随意篡改，只有这样才能真正发挥好登记档案的作用，更好地服务于社会，服务于人民群众。

四、完善房屋登记档案分类管理的方法

（一）明确房屋登记档案分类管理的内容

目前，我国关于房屋登记档案的分类主要存在以下几大问题：一是将房屋登记档案分为“不动产权属证书类”和“房地产开发项目类”两大类；二是将土地使用权归入了房地产开发项目管理；三是把“房屋所有权”归入“房地产开发项目”，而没有单独设立一个类别。上述三种划分方式虽然较为科学，但都有一定局限性，且不能全面反映出不同性质登记档案管理对象之间的异同之处，因而在实践中无法很好地解决各类房屋登记档案的管理问题，所以，认为应当将房屋登记档案按其属性分别设置相应的类别。具体而言，按照法律关系主体是否具备物权能力区分为物权变动型、债权变动型和混合变动型三类，然后，根据物权变动型中的不动产归属与权能转移情况以及物权变动型中物权变动的顺序，依次确定出物权变动型房屋登记档案管理类型。按照权利行使的状态区分为物权行为型和非物权行为型两类，再依据这两种情况下所发生的各种权利义务关系及其对应的物权变动情形，确定出物权行为型和非物权行为型两类。对于非物权行为型，则以其所发生的权利义务关系及对应的物权变动情况作为判断标准，最终确定出非物权行为型房屋登记档案管理类别。

（二）基于档案分类管理的房屋登记检索方法

档案分类管理的房屋登记档案是指由政府机关或者有关部门依法建立并保管起来，具有法律效力的文件材料或资料，在这种文件材料或资料中，包括了对房屋权属状况进行确认和认定的相关信息[3]。通过这些信息可以帮助人们及时了解到房屋产权人的身份、房产用途、面积等重要信息，从而有利于保障房屋产权人的合法权益，维护社会经济秩序，促进经济发展。因此，为了更好地保护人民群众的根本利益，就需要加强房屋登记档案的科学管理，提高管理水平，充分发挥其作用。目前，我国已经初步形成了比较完备的房屋登记管理制度体系，但是，仍然存在一些不足，主要表现在以下几个方面：一是现行房屋登记档案分类不统一，导致了同一种类的档案在使用时产生混乱；二是房屋登记档案管理人员数量有限，难以满足实际工作需求；三是房屋登记管理过程复杂，涉及众多利益相关者，容易引发纠纷甚至矛盾，不利于房屋登记管理工作顺利进行；四是现有的房屋登记档案管理手段较为落后，不能适应信息化时代发展的要求。

五、完善我国房屋登记档案分类管理的建议

（一）完善房屋登记档案分类管理的原则

（1）坚持依法治档，强化监管，确保房地一体、有法可依，做到有法必依、执法监督。

（2）坚持以人为本，尊重人民群众的知情权和选择权。

（3）坚持与时俱进，不断创新，努力使我国房屋登记档案实现规范化、科学化。

（4）坚持实事求是的态度，客观分析当前房屋登记档案的现状和问题，积极探索解决问题的途径与对策，不断完善房屋登记档案管理机制，为推动我国住房事业健康稳定发展提供坚强支撑。

（5）坚持党的领导，切实加强党的建设，切实把党的政治优势转化为组织优势，发挥好党组织的领导核心作用。

（二）完善房屋登记档案分类管理的措施

首先，要建立一套完整规范的管理体系，确保各项业务活动有序开展，做到有法可依、有规可循，保证不动产登记档案管理工作正常运行。此外，还要制定明确具体的管理办法和操作规程，以保障房屋登记工作顺利开展，要提高管理人员素质，使其熟练掌握不动产测绘技术，从而进一步提高房产测量水平。

再次，要强化工作人员责任意识，严格按照国家规定办理房屋产权证、房产交易证等有关手续，并对每一份资料进行认真审核、核查。同时，还需要建立健全各项规章制度，确保不动产登记档案管理制度能够得到全面贯彻和落实，要不断提升房屋登记档案管理人员自身综合素养。

最后，要注重信息资源开发利用，做好房地产市场监测预警，加强房屋登记信息管理服务系统建设。总之，只有通过这些有效举措才能更好地为人民群众办实事、做好事、解难事，促进社会和谐[4]。在此过程中，我们应该清醒看到存在的一些问题，也应及时提出相应的解决对策。

（三）完善房屋登记档案分类管理的保障

健全房屋登记档案分类管理的保障主要包括四个方面：一是政府要高度重视房屋登记档案管理工作；二是要有一个完备的机构来承担房屋登记档案保管职能；三是要制定合理的管理制度和操作流程；四是要充分发挥专业技术人员在管理工作中的积极作用。

目前，我国在这方面还有许多不足。比如，没有专门成立管理机构，没有出台统一的《房屋建筑权属证书》标准等等，因此，在实际的实施中就会遇到很多困难，为了能够真正保障房屋登记档案分类管理的健全性，我们应当进一步加强房屋登记档案的管理。同时，也应注意到，随着时代的进步和社会经济水平的提高，房屋登记档案在整个房地产开发过程中所占比例将会越来越重，因此，做好房屋登记档案的管理工作至关重要。

六、结束语

随着经济社会发展速度加快和城市化进程不断推进，人们对于生活质量提出了越来越高的要求。而作为记录着城市建设和人民群众生产生活重要信息的房屋产权登记档案的重要性将日益凸显出来，这无疑给我国房屋登记档案管理提供了更广阔的空间和机遇。因此，加强对房屋登记档案管理工作的研究具有非常重大的意义，只有不断加强与创新我国房屋登记档案管理体制，才能为推动城市健康快速发展做出应有贡献。