数字化城建档案馆建设探讨

万冬桂

建设数字化城建档案馆的关键在于寻找到切实可行的方法和模式，进而实现城建档案管理从传统管理向信息化管理的转化，进一步提高城市建设管理的高效运行，使城建档案馆更好地为智慧城市的建设、发展提供更为科学、更为现代化的管理手段。

城市建设事业的重要组成部分是城建档案，它承载着城市建设的悠悠岁月，积淀着城市建设的精神文化和物质文化。城建档案作为永恒的记忆，一幅幅历史的画卷展示着城市的发展和兴衰。城建档案是城市建设发展的重要的信息宝藏。它来源广泛，日益增长的馆藏量，充分地展示着城市建设的飞速发展，同时也要求城建档案为社会提供更高水平的服务。城建档案已成为人类社会发展的动力之一，其在城市建设中的重要性日益彰显。

一、发展的需要

当今世界，全球信息一体化浪潮扑面而来，城建档案馆已成为城市建设信息领域最系统持久、最集中精炼的管理基地，信息资源利用与开发的中心，信息交换与共享的平台，同时也是最完整、最丰富、最真实可靠的实体收藏基地，一级文化传播与展示的窗口。这是时代赋予城建档案馆的使命。

全面推进信息化管理，是城建档案管理工作迈向现代化建设的重要战略举措，是解决城建档案与城市建设高速发展的需求利用不相适应的重要手段。在信息时代的大背景下，城建档案管理面临新的挑战，城建档案信息化建设将在智能城市时代纵横百轲。

信息化对于城建档案工作来说是自身发展的需要，是时代发展的需要，目前，高速大容量、网络化、综合集成化信息技术发展势头迅猛，信息获取的周期越来越短，工作的精细化程度越来越高。云计算、物联网等新技术的重大突破每天都在孕育着，正在向城市建设发展的各个领域广泛渗透。只有通过信息化，才能充分体现城建档案信息资源作为国民经济和城市建设发展战略性基础信息资源的地位和作用。

新的《档案法》的颁布对城建档案信息化管理工作提供了法律保证，同时又对这项工作提出了新的更高要求：努力适应社会的发展，努力适应城市建设的发展，努力适应市场新技术革命、真正破解经济全球化条件下的城建档案工作的瓶颈。全面解读新《档案法》，凭借其法律和技术强有力的支持，城建档案管理工作中将依法应用现代信息新技术，对历史的馆藏档案和大量产生的重要的城建电子信息资源进行数字化管理，重点提升信息化管理的硬件、软件、载体的质量，加大对基础设施设建设、应用系统建设、信息资源建设、保障体系建设的投入，改善城建档案的外部和内部管理环境，不但进行科技创新，构建标准的城建档案数字化管理体系，将信息技术深度融入到城建档案管理各环节，为城建档案信息化管理的技术注入源源不断的活力。

二、发展的方向

城建档案事业的发展，城建档案资源建设和科学管理、城建档案的开发利用等都是城建档案事业发展的方向。数字化城建档案馆的建设是适应时代信息技术变革的产物，以法律来保驾护航和飞速发展的国家信息化建设为数字化城建档案馆的建设提供了高标准、高质量的技术支持和法律保障。网络技术的应用，为城建档案信息资源的广泛传播与利用开创了新局面，城建档案的利用模式产生了质的飞跃。服务城市建设，服务百姓生活，城建档案造福社会大众的一幕幕生生不息、日新月异。先进的数据库技术和数字化技术使城建档案保存和管理迈上新台阶；不断出现的城建电子文件和电子档案逐步取代了传统载体的城建档案形式，大大改变了城建档案管理的对象和模式。数字化城建档案馆中的这些新技术的应用使传统城建档案工作在方法、手段、模式等各个层面产生了巨大的升华。

数字化城建档案馆建设，显著的成效体现在几个方面：城建档案工作效率稳步提高、城建档案工作现代化的管理水平跃上新台阶、城建档案的公共服务能力无限拓展、实现了信息资源的全民共享、信息结构得到了优化、增长了国家信息资源总量、促进了城市建设和社会的发展繁荣。数字化城建档案馆的建设是信息时代城建档案工作发展的必然趋势，是适应国家信息化发展水平的城建档案事业的自身需求。

数字化城建档案馆展现给我们的是档案管理高效、业务水平高端、服务质量优良的发展蓝图。数字化城建档案馆的建设，是一项系统工程，不断挖掘、整合和配置城市建设管理中各式各样的有形和无形资源，努力实现信息化、智慧化、经济社会的深度融合，在规范化、精准化、智能化管理下达到与城市发展目标的高度融合，不断满足广大人民群众对城建档案现代信息服务的需求。

三、数字化建设

数字化城建档案馆是现代信息社会发展的必然产物，城建档案管理水平和管理质量是检验数字化城建档案馆水平的重要标准。数字化城建档案馆的建设内容丰富，具体体现在：计算机、网络、软件开发、平台构建、系统运行、资源准备、运行维护、软件开发、通讯、多媒体等技术。它以数字技术处理和存储传统载体档案，以网络传输技术实现城建档案的查询和传播，实现资源共享，为城市社会、经济、文化发展提供有效的服务，为精神文明城市建设贡献力量；以数字形式存储、传播与利用为城建档案工作带来革命性变革，为城市的建设和管理提供原始的凭证、科学的参考。

数字化城建档案馆它是国家信息建设的一个分支，是一个真实性、专业性、操作性极强的信息系统。它既有国家信息系统要求建设的网络平台建设、信息资源系统建设、共享服务平台建设；又有城建档案独有的专业性极强的系统建设，具体体现在：城建档案应用系统软件的开发和应用，这个系统是具备“城建档案的收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字化城建档案管理系统。数字化城建档案馆的建设要高标准、高要求地引进和应用先进的技术、先进的管理模式，积极推进电子文件的接收和管理，全面推进数字城建档案基础数据库建设，为城建档案信息化工作奠定坚实的基础。同时建立数字化城建档案资源建设、资源库群建设，会使数字化城建档案馆的系统更加完善、分类更专业、管理更全面，逻辑思维更缜密，存储机制更完善，保障体系更坚固，系统安全和信息安全的风险率会大大降低，信息资源的开发更上一层楼，使城建档案信息资源多方面、多层次、多渠道地为社会共享服务。

1. 服务平台和应用系统的开发

各城建档案馆应为数字化城建档案馆的建设从源头打下坚实的基础，选择和购置成熟的数字城建档案管理系统软件，避免重复开发和增加成本，遵循整体性、开放性、稳定性的原则选择应用系统，同时选择有潜力的软件开发公司开发的软件，使软件系统在城建档案的收集、管理、保存、利用等功能模块在一个长时间使用过程中方便、快捷、安全；并能在这些功能使用的过程中产生原始积累，使城建档案工作向纵深发展，不断创新。使数字城建档案馆网络架构面向不同的对象，构建多个服务平台，为各个层级的城建档案信息资源利用共享服务。

2. 建立各类数字城建档案资源库群，完善电子档案信息系统安全建设

根据数字城建档案馆建设目标和要求，数字城建档案资源建设首先要紧紧围绕两个方面的工作来进行，一是加快馆藏城建档案数字化，完成实体档案管理向信息化管理的过程，二是推进城建档案电子化进程，利用先进信息技术加强数据整合，建立分布式、规范化，可共享的各类数字城建档案资源群，实现信息资源的增量，为构建城建档案信息资源共享服务体系打下基础。建立城建电子档案库，在配备有电子信息处理、存储、交换和传输设备、服务器、网络机房、存储机房、磁盘阵列的建筑空间，通过实现城建档案管理电子化、整理规范化、排列标准化、检索科学化的手段提高城建档案管理的便捷性、高效性和安全性。

随着信息社会的发展，新《档案法》中关于电子档案可以作为法律凭证作用的颁布，伴随着城市建设、管理中电子文件越来越多，电子档案的整理归档提上了理事日程，这就对城建档案工作提出了新的要求：必须建设电子档案接收平台，城建档案管理系统对移交报送的城建档案电子数据文件要进行检测、封装、传输、接收。数字化城建档案信息系统必须保证数据传输的保密性、数据交换的完整性、交易者身份的确定性和发送信息的不可否认性；必须使用安全数字签名、封存原始文件，采用能长期保存的元数据、加密编码、数字水印等技术，建立加密堡垒，城建档案部门必须建立一套完整的城建档案归档电子数据文件移交规范，确保归档城建档案电子文件数据内容原始性、完整性、一致性。

3. 加强城建档案存储管理和人才的培养

数字化城建档案馆建设要应用先进技术和相关管理手段，先进技术的应用则需要引进和培养信息技术人员，确保数字化城建档案馆有专业人才，只有专业人做专业事，才能做到事半功倍。设置专业管理员，制定严格的存储管理制度，设置系统管理员、平台管理员等，责任到人，达到信息资源系统的可靠、可信和长期可用。降低数字城建档案对软硬件的依赖性，使数字城建档案馆实现人才和制度的深度结合，最大限度地发挥城建档案的作用。充分发挥专业人才的能动性，根据数字城建档案馆的数据量和新的电子档案的加入，充分利用日益增加的存储容量为城建档案的利用扩宽渠道。对数据库服务器、备份软件、文件存储器、备份服务器等存储设备制定系统管理员管理制度，建立包括多套备份、异地备份、异质备份，监督检查等在内的存储机制，确保数字城建档案馆的正常运行、正常使用。

4. 建立城建档案服务体系，加强信息资源积累和利用

数字化城建档案馆要运用各种技术，针对不同的利用对象，通过多种渠道，达到城建档案信息资源分层共享，又快又方便地满足各类用户的需求；不断开发信息资源，实现数字化城建档案馆建设的目标，使城建档案信息资源的利用伸展到社会的每一个领域。建立优质、高效、快捷、完善的数字化共享服务体系，将城建档案服务平台的功能作用发挥到极致。在服务的过程中将业务功能进行技术资产管理和积累，有效避免重复建设，降低系统开发和维护成本，系统服务变得敏捷和高效。形成“战略性”服务和“热点”服务的积累，这种服务将成为数字化城建档案馆未来战略发展的重点，能够很好地预测和掌控城建档案馆信息化未来的发展方向和趋势。

完善城建档案信息共享、信息公开的鉴定体系，加强行政工作的透明性。从城建档案馆信息资源的实际情况出发，依托数字化城建档案馆的基础平台，建立和完善城建档案信息公开管理系统，进一步拓宽信息公开渠道，对城建档案提供在线查询、对城建档案利用进行网上交流和采用视频咨询等，进一步完善城建档案信息公开的内容，除涉密、知识产权等方面的内容外，将群众最关心、社会最敏感、反映最强烈的信息进行及时公开；完善信息资源交换体系，规范信息资源交换渠道，利用城建档案信息资源交换与共享平台，建立和完善城建档案馆信息资源交换体系，实现与各相关联单位之间的数据交换和共享，提高信息数据利用率，使各项相关工作效率大大提高。

5. 建设数字化城建档案保障体系

安全保障体系建设是数字化城建档案馆的铜墙铁臂，是数据安全、库房安全、信息系统安全及网络平台的安全屏障和盾牌，应坚不可摧。数字城建档案馆的建设过程中引进或安装各类系统必须达到城建档案管理要求的最高级别，使系统的数据不泄密、不被非法更改，是可靠的、可用的，数字城建档案馆的系统可控性、稳定性、可靠性特点得以彰显。同时要采取相应的技术措施和管理手段解决电力中断、数据篡改、非法访问、载体损坏等问题，将安全隐患彻底消除。完善数字化城建档案馆安全管理制度，对库房管理运用信息控制与处理、人工智能、多媒体技术，视频监控、“九防”等措施，制订应急预案，完善灾难恢复机制，进行应急处置能力的训练。在库房安装一套数字化环境监控系统，操作简单、快捷。实现城建档案安全保护工作的网络化、智能化、人性化、科学化的系统管理。