企业物资采购的会计风险控制研究

2022-11-18李德亚淮北矿业股份有限公司物资分公司

现代经济信息 2022年26期

关键词：会计人员物资供应商

李德亚淮北矿业股份有限公司物资分公司

物资采购是企业管理当中的重要内容，也是影响企业经营管理成本的关键性因素，实际采购过程中面临着各种风险隐患，对于企业长期发展有着不可忽视的影响。因此，加强对于企业物资采购会计风险控制方面的研究和探讨是十分有必要的。

一、企业物资采购中面临的主要会计风险

(一)采购计划风险

1.预算编制会计风险

预算编制作为物资采购中的重要环节，对于后续采购工作的开展有着直接影响。当前很多企业在开展物资采购工作的过程中，仍然以收付实现作为主要管理方法，缺乏对于预算编制的重视，部门之间沟通不畅，极大地影响了预算的准确度，导致预算与实际采购执行情况之间存在较大出入。

2.供应商选择会计风险

供应商选择过程对于物资采购的价格以及质量有着直接影响，很多企业由于缺乏对于供应商的管理和评价，导致不合格供应商进入企业采购名单当中，使得后期出现供货质量不合格、价格制定虚高等各种情况，给企业带来不必要的会计风险和资金损失[1]。

(二)采购流程风险

1.采购申请风险

在实际进行采购申请计划审批的过程中，若缺乏对采购申请计划相关内容的市场调查和情况分析，或者在对物资请购制度掌握不充分、理解不透彻的情况下对采购申请予以批复，极有可能导致企业最终购买的物资不能满足企业生产运营的正常需要，或者出现物资积压等不良情况，造成资金浪费。

2.询价过程风险

在确定物资采购价格的过程中，主要包括招标、比价、询价等相关流程。其中招标环节是影响采购价格的重要步骤，招标过程中，若工作人员缺乏“货比三家”的意识和思想，没有花费足够的时间和精力去寻找性价比较高的供应商，或者由于个人利益考量，缺乏对于供应商的详细调研和科学评价，导致招标过程流于形式，不仅会使得物资质量不达标，而且还会影响实际生产工作，进而产生会计风险，给企业带来经济损失。

3.合同签订风险

在企业与供应商签订合同时，如果在项目条款中出现模糊语言和用词，会导致甲乙双方站在不同角度上对同一条款产生不同解读，这种差异很可能会对企业造成损失。

4.价格变动风险

由于市场竞争的严峻形势，物资的价格水平并不是一成不变的，随时会因为市场环境的变化产生变动，导致企业无法以预期价格成功购买到企业所需的物资。另外，在招标投标活动中的非法操作也会产生价格变动风险。

(三)账务处理风险

1.支付审核程序风险

为降低会计风险，提高供应商供货积极性，企业在与供应商订立合同时就约定了付款方式。即便如此，资金的控制工作仍属于财务工作中的重点内容，可能存在货款结算时的支付审核程序不规范、审批流程耗时较长、权责划分不明确等风险。

2.账务风险意识薄弱

部分企业在进行物资采购会计工作时并没有按照规定和章程进行工作，对原始凭证和单据的保存和管理缺失，为后期的核对和统计工作带来了极大的麻烦。校对、统计、核算等工作进行不及时，成本核算工作质量不高，缺乏对物资采购会计工作风险的认识，工作中存在较多漏洞，对企业的正常发展造成威胁。

二、控制企业物资采购会计风险的有效对策

(一)健全会计核算体系

1.强化预算编制管理

企业想要有效控制物资采购的会计风险，就要提升预算编制管理质量，可通过以下措施强化预算编制管理：其一，科学统计物资采购种类。企业在开展编制物资采购预算时，应结合企业内部的实际情况，率先对各部门所需物资进行统计并将其进行分类，在此基础上，制定出科学合理的物资采购方案。其二，加强沟通和协调。在编制物资采购预算时，企业各部门之间应进行有效的沟通，积极主动地参与到编制过程中。在编制初期，会计人员还需对各部门进行严格的审查，确保采购方案具有合理性。会计人员开展审查工作时，应着重核查物资的尺寸、价格、种类以及运输方式等有关采购内容，防止因审查不到位，出现遗漏的情况。

2.科学选择供应商

供应商的资质对企业所采购物资的质量有着重要的影响，因此，企业在开展物资采购前应科学选择供应商，避免因供应商资质不合格等问题，增加物资采购的会计风险。企业在选择物资供应商时，不仅要对物资的价格和质量进行综合考量，还要站在长期发展的角度进行选择，物美价廉是一方面，但供应商与企业之间合作的稳定性和可靠性也起着至关重要的作用。企业在选择供应商的过程中，应结合业内评价标准，对各个供应商展开科学合理的评价，确保其可以满足企业长期发展的需求。企业在评价时应从多个角度出发，采用统一的评价标准，对其开展全方位的审查，如供应商的服务态度、实际财务状况、长期交易记录以及声誉和信誉等，只有这样才能够保证企业所选供应商符合实际需求[2]。

(二)强化采购过程监督

1.规范采购物资请购

在未开始采购活动阶段，企业需要派专业的采购人员提前对相应市场进行全面走访与调研，保证能够准确找到相匹配的货源。企业在采购物资阶段，应充分做到以下四个方面。

第一，在此过程中应以生产需求为出发点，充分依照企业资金实际情况，掌控好采购预算对其库存状况，并进行全面分析。

第二，应对物资情况有更深入的了解，对物品库存有所把握，库存数量少的物品做到减少购买，防止在企业正常经营阶段对其产生消极影响。

第三，企业在采购环节需要各部门之间共同进行，并有序实行阶级审批。

第四，在对于金额过大的物品采购时，应严格依照流程进行，与上级部门积极沟通，待企业管理层批准后，方可进行采购活动。

2.保证采购预算合理

在进行物资采购前期阶段，企业应对各部门需要的产品种类与数量进行有序统计，根据实际数据，为采购活动制定计划表。企业在开展物资采购活动时，各部门之间应团结一致，做好沟通与交流，与企业有关部门进行协商，将物资需求相关信息及时进行记录，保证能够结合现实情况来对物资实行合理采购，杜绝出现占用其他资金的情况，对企业经济流动造成影响的同时也会阻碍整个企业良好发展。

企业在进行采购预算时，应注重合理性，保证预算能够与现实需求相匹配，需要对其预算内容实行严格核对与检查，对采购预算中产品的数量、规格、价格等进行二次检查，确保无误后转交给相应财会人员审核，通过管理阶层审批后，形成最终预算。

3.规范采购合同管理

企业在制定物资采购合同阶段，应严格遵照相关法律法规以及有关条款来制定，最大程度地降低合同风险。企业对于采购合同的管理，应创建标准的合同管理制度，保证能够对合同的有关信息进行整合，为企业日后采购工作奠定基础。对合同的整体安全性加大调研力度，对已签约的合同进行全面保管。

要想全面加强采购合同管理质量，应对物资采购中的物资名称、数量、价格、到货日期、支付方式、运输手段等实行全方位掌握，并在合同内容上全部呈现出来，只有在合同管理上不断细化，才能有效防止遗漏以及其他错误事项发生，采取合同的方式对风险进行有效防范。与此同时，企业应安排专业人士来对物资进行采购，保证合同发挥出实效性，确保合同管理发挥出作用最大化，使采购环节中的保存、分类、信息整合能够规范、有序展开，为企业防范会计风险提供重要保障。此外，企业对于未正式签订的采购合同，应尽量深入了解合作企业的现实情况，保证企业在物资合同层面上具有安全性，以免出现因为合同导致的诈骗问题。

4.强化物资验收监督

企业应根据自身实际发展情况有序创建物资验收制度，深入掌握验收各环节的基本流程，并相应安排专业强的人员来进行物资验收入库工作，在此阶段，应做好规范、合理的记录工作。对于在验收入库中存在的问题，应及时将详细情况转达给有关企业部门，并有序做好问题的检查工作以及漏洞排查。

如果出现物资与合同有关内容不匹配的情况，应及时暂停物资入库，并与相应供应商第一时间取得联系，询问解决的有效方案。在具体的验收入库流程中，应实时做好核对检查，保证所记录的数据准确合理，在日后入库物资出现问题时，能够有效进行查询。有关验收工作人员应定期对企业库存的实际情况进行判断，保证物资数量能够供应企业的正常发展[3]。

5.完善价格参照体系

物资价格在企业日常采购中是关注的一大重要因素，针对企业的物资采购部门，应对市场实时变化的物资价格有全面的判断，能够对其进行综合评估与预算，在一定程度上积极运用价格谈判的模式，以此拥有性价比较高的产品。在此过程中，要求企业进一步优化物资价格参照制度与体系，保证能够第一时间获取市场的相关政策与信息。在物资价格上，做好查询、比较以及审查等工作，确保在价格上能够合情合理，有序坚持公平公正的原则。需要对产品的质量加大监督力度，使其在质量优质的基础上，争取到最合适的价格。相关会计人员应做好采购资金预算工作，保证价格具有合理性，为企业自身利益带来保障。

(三)完善账务处理流程

1.强化结算付款程序控制

在实际展开结算付款程序的过程中，应加强对于以下要点的控制：一是要求会计部门在采购部门上报原始凭证和单据时按照相关制度和规范进行细致严格的审查与核对，确认原始凭证与单据是否合法合规，有无数据篡改和伪造，内容是否正确全面，相关手续是否齐全；二是会计部门要及时进行预付款项的核对工作，检查工作记录与实际情况能否一一对应，如果存在错记、漏记的现象要及时更正；三是会计部门的工作活动要有对应的证明材料，严格按照公司制定的规章制度和相关的法律法规开展工作，要在采购部门出具发票等有效材料时才能进行下一步工作；四是在使用企业资金进行货款支付和报销工作时必须按照审批程序严格进行，权责分明，将工作任务落实到个人。

2.提升会计人员风险意识

如果企业会计人员缺乏对物资采购会计风险的理解和认识，在会计工作中疏忽大意，这无疑会给企业物资采购的会计工作带来极大的风险。因此，一定要提升会计人员的风险意识。要提高管理层的思想认识，通过领导干部的带头作用，制定工作策略和方针政策，引导基层员工进行会计工作。为此，要对管理者进行理论培训和指导，着重灌输物资采购会计风险的危害性，通过实际案例说明物资采购会计风险造成的严重后果，敲响警钟。对基层的会计人员来讲，要定期开展相关培训和学习，合理安排专业培训的内容和频次，提高工作人员的专业素质和职业素养，提高工作人员对企业物资采购会计风险的认识，了解会计风险的种类、形成条件和解决办法，不断完善工作人员的理论知识体系。

三、提升企业物资采购会计风险控制水平的措施

(一)建立风险评估流程

首先，根据企业采购的不同阶段划分，分析不同阶段的采购数据，深度研究其中存在的采购风险，并构建风险评估体系。借助风险评估体系识别其中存在的采购风险因子，对其作出评价，准确得出企业在采购过程中面临的关键性风险因素，并由风险管理部门完成审核。

其次，根据审核结果评价和判断企业在面临相应风险因素的情况下，如何解决并降低风险带来的损失。同时根据不同风险的发生概率及损失情况分类，进一步加强对风险因素的了解。

最后，根据不同风险类别，制定相应的应对方案，如针对发生概率低且损失小的风险类别，可以选择企业自留，针对发生概率大且损失严重的风险，应采取风险转移或风险规避等方式应对。

(二)制定风险预警指标

为进一步提高风险预警机制的实施效果，应制定准确的预警指标。根据企业物资采购目标，分析会计风险影响因素和风险变化规律，并在此基础上构建预警指标。在制定指标时，应根据不同指标类型和重要性合理分类，如将各类资金和款项归为一类，并提高关注度，重点分析该类型指标的变化情况。在该过程中，可以设置相应的警戒值，风险指标超过警戒值后，及时进行上报，并对其实施重点监测和管理。

(三)实现业财深度融合

为降低企业物资采购过程中存在的会计风险，当前企业已经基本实现了物资管理ERP 与财务共享的对接，实现了财务处理由业务端发起，有效减少了会计差错。在此基础上，为进一步强化会计风险控制，为企业物资采购管理活动提供更好的财务服务，还应加强业财融合。一方面，应着重提升会计人员的综合素质和能力，帮助其加强对于企业物资采购业务以及相关生产线对于物资需求的了解，以此提升物资采购申请审批的合理性和规范性；另一方面，应从业财融合角度，结合业务流程关键控制点以及相应控制指标，对系统接口及功能进行优化，以此实现日常控制，并以系统为支点，收集物资采购业务相关数据信息，自动进行财务会计数据的分析和预警，以此加强物资采购过程中的财务控制，降低会计风险[4]。