关于建筑工程竣工验收中常见的档案管理问题及应对措施

王桂燕

建筑工程竣工验收中的档案整理归录环节，通常包括竣工图纸、工程实体验收资料、财务决算资料、结算协议、综合管理文件等资料，属于工程竣工验收的重要环节，反映了工程项目运营过程的全局。图1为建筑工程竣工验收档案管理的流程。

图1 建筑工程竣工验收档案管理流程

工程竣工验收档案应保证完整性、真实性、准确性，应按标准要求实行标准化、规范化管理，但多数建筑业企业的工程档案管理过程不规范，增加了后期竣工验收的难度，影响竣工结算时间甚至结算金额，影响了企业的经济效益。

一、建筑工程竣工档案的重要意义

建筑工程竣工验收是指建筑整体完工后，检验和检查工程质量与品质，保障后期交付与使用的过程。它的过程主要是把控建筑质量与使用功能，包括墙体裂缝、墙面空鼓、现浇板裂缝、重要节点水渗漏、室内标高与平面尺寸控制等建筑体系功能性要求，涉及到较多主体与内容，对建筑管理部门、项目建设单位、工程施工企业、监理单位是个重要考验。

建筑工程竣工验收环节应落实竣工档案管理工作，它是一个全面、系统的工程，包含了建筑工程从开始立项到项目竣工投入使用的各个环节，通过档案能够完整地反映建筑设计、施工、竣工验收质量等情况，为业主使用、维修提供重要的支持。因此，提升建筑工程竣工验收档案管理水平对建筑业企业有着重要的意义。

二、建筑工程竣工验收档案中的常见问题

1.档案内容不规范

建筑工程竣工档案归档与管理中，应保证档案内容与信息的规范性。在档案管理工作中经常存在原始资料未按规范格式书写、竣工图不规范、缺失竣工图章、未完善签批手续、检验记录签章不完整、未体现出设计变更内容等问题，不符合归档规范与要求，影响建筑工程的项目验收与交付。

2.档案填写不真实

部分施工企业未建立工程档案管理制度，将竣工档案编制委托给“档案专业户”，但由于不了解工程施工现场，仅按照施工企业提供的资料编写竣工档案，因此无法与工程同步，多采用虚假数据，导致工程竣工档案与实际情况不相符，竣工图误差大，无法全面、真实反映出工程建设情况。

3.档案归档不齐全

建筑工程竣工档案应保证文件与资料的完整性，全面准确反映出工程项目建设情况。然而在实际管理中，部分建筑工程项目缺乏前期资料与文件，工程文件原件丢失，导致文件批复不到位，设计变更审批手续不完整，文件资料存储分散，或借阅文件后未及时归还导致资料丢失，招投标资料信息未及时归档，都导致竣工验收时无法全面地收集档案信息，影响建筑工程项目验收。

4.档案整编不规范

在工程竣工档案归档与管理中，要整理和分析档案资料与文件信息，科学分类并编写文件号，才能便于存储和管理。然而在实际工作中，存在档案管理人员组卷不合理、资料排序混乱，未按标准要求编写卷内目录与备案表，案卷题名与工程项目名称不规范等现象，对竣工验收组卷影响较大。

5.竣工档案移交不及时

部分项目未执行竣工档案管理相关要求，未能在施工过程中收集完整的资料信息；部分建设单位、施工企业、建材供应商，存在工程款拖欠问题，延长工程建设工期，导致档案归档停滞；部分项目档案管理人员流动性较大，导致工程资料分散缺失，工程验收环节无法收齐相关资料。以上原因均会导致工程竣工后无法及时完成竣工档案，相应移交也不及时。

6.声像资料归档困难

在建筑工程竣工档案归档与管理中，需要提升档案的信息资料管理水平，科学管理纸质资料、电子文档、声像资料，保证档案信息完整性。在实际工作中，建筑工程建设项目存在声像资料缺失、管理不到位等问题，比如文件资料内容不全面，缺乏文字说明；声像资料保管条件差，防光防丢失管理不到位，增加声像资料归档难度，无法维护档案信息完整性，影响建筑工程项目验收工作。

三、建筑工程竣工验收中档案管理问题的原因分析

1.施工企业重视度不足

在建筑工程施工期间，施工企业过度关注工程建设进度，将大量人力、物力、财力投入到工程建设中；不太重视档案管理工作，忽视了工程材料验收、施工资料收集等工作。工程项目完工后，档案验收时才组织人员整理资料，由于资料收集进度与施工进度存在偏差，容易导致资料缺失，对工程资料编制与归档造成影响，不利于工程竣工资料验收。

2.项目资料管理不系统

建筑工程竣工资料归档涉及到建筑工程、机电安装、智能化、消防安全等各个专业，同时糅合了质量、进度、安全、造价、合同管理等方面的内容，具有多专业性和综合性的特点。但在实际工作中，部分工程项目管理不系统，项目管理团队不成熟，各部门之间未充分串联。现场大部分项目经理由现场施工岗晋升，对资料管理概念不清晰，重生产轻档案管理，导致工程项目管理上相关岗位与资料管理者脱节，比如原材料进场的质保资料和检验不同步，现场隐蔽验收资料不及时编制，过程中分部分项验收无法及时完成，最终影响工程竣工验收档案归集。

3.档案管理制度不健全

施工企业档案管理制度不完善，管理人员未意识到档案资料编制重要性，管理责任心不足，日常不注重资料管理人员的标准培训，也会导致资料缺失；再加上工程建设周期长，人员变动等都影响工程竣工档案编制。

4.日常管理不规范

建筑工程施工期间，建设单位、施工企业为满足日常工作需求，在资料管理工作中投入大量人力与物力，然而管理人员未从全局角度看待竣工资料整理，不注重竣工档案管理工作，再加上日常管理不规范，从而导致竣工验收资料缺失或不规范等。

四、建筑工程竣工验收档案管理对策

1.建立健全资料管理制度

制度是各项工作的先行者和依据。要做好工程竣工验收资料管理，必须要重视建筑工程竣工档案管理，建立和完善资料管理制度，如资料员必须持证上岗并持续参加继续教育学习，规定资料员的岗位职责和权限、规定施工人员现场应提供的记录及标准、时限，建立良好的资料管理协调机制等，以便资料员统一按规范进行资料收集、整理和编制。还比如企业可根据资料员取得的专业证件，独立完成的工作内容与工作质量，完善资料管理人员的晋升通道，从人事制度上体现出对资料管理人员的重视，提高资料管理人员工作的积极性。

2.增强工程资料管理的意识

工程项目开工建设后，施工单位管理人员除了按照生产计划组织施工外，还应组织对相应的资料管理规定及资料归档的要求进行交底，从项目部层面强化资料管理工作。

要对资料管理人员明确提出应掌握建设工程档案管理的相应规范要求，包括施工资料及签证的标准格式等。针对企业工程所在地的要求，施工单位要第一时间购买当地城建档案馆关于资料归档规范要求的书籍或培训资料，并组织工程管理人员和资料管理人员共同学习、交底，并定期检查资料的收集、整理情况，通过多措并举促进项目资料管理水平提升。

3.注重岗位培训，提升专业能力

工程施工建设期间，企业要注重档案管理人员业务能力培训和档案知识培训，使其掌握工程档案资料编制的最新要求、了解工程竣工资料编制要求，不断提升专业能力，能够随时整理工程资料，避免在工程竣工验收环节集中赶资料。在培训过程中，不仅要注重工程技术人员的档案编制、管理知识的培训，更要注重对档案管理人员进行专业施工知识的培训，使资料管理人员深入到施工现场，随时掌握施工进度，做到心中有数，也为企业培养一批既懂施工技术、又懂档案编制与管理的综合型人才，从而增加施工企业的经济效益。

4.注重归档流程规范化

工程竣工档案管理工作中，还应高度重视归档流程，注重归档流程规范化，以提升档案管理的效率。部分施工企业项目在施工过程中，不太重视工程竣工档案管理工作，致使档案资料无法按时提交，对归档工作的影响较大。为了杜绝此种现象，施工企业应建立规范化的归档流程，明确不同人员的职责，保证竣工档案管理人员遵循标准规范，全面收集施工档案信息，确保档案资料内容的准确性与完整性。以下为竣工档案的参考归档流程：

图2 竣工档案归档流程

5.注重过程参与，实行同步管理

工程建设之前，专职档案管理人员须熟悉档案管理法规，了解工程相关情况，对工程概况及施工进度做到心中有数。施工过程中，项目在编制施工进度计划时，应将分项工程竣工文件验收工作一并纳入到工程进度计划表中，作为施工过程的一部分。资料员在过程中应同步收集项目的立项开工资料、施工过程资料、工程完工验收保管、竣工资料，而细化工程竣工档案管理各环节，从源头上确保资料整理质量，为工程竣工档案验收奠定基础。

6.分类保管资料，完善后期竣工资料整理

竣工文件整理时，应分门别类、做好目录、标注不同档案的形成时间，以免文件档案在移交过程中出现资料丢失。施工完成后，施工单位要及时安排专门的工程技术人员参考变更的文件资料，按照实际施工及时绘制竣工图。绘图过程中，施工单位负责绘制竣工图纸，建设单位、监理单位履行监管职能；施工人员也应参与到竣工图编制中，保证竣工图纸与工程实际一致，提升竣工图纸的质量。绘制竣工图过程中，应逐个审查变更单，重点核实变更部分与细节，将已执行、未执行章盖在变更单上，保证竣工图编制的完整性与真实性。下图为竣工图编制流程：

图3 竣工图编制流程

五、结束语

综上所述，要保障竣工资料的真实性、有效性及完整性，就要加强各参建单位特别是建设单位的协调与沟通，加强档案管理的主动性与时效性，加强施工人员的资料管理意识，同时资料员也应主动到现场了解施工进度，这将对建筑工程竣工资料管理工作提升到一个新的高度。

各建筑企业应充分认识到建筑工程竣工资料的重要性，在实践中积极探索适合企业的，标准、高效的管理模式，形成标准化制度后在各项目推广并不断完善。只有这样，才能为工程竣工验收及业主使用提供重要的信息支持，从而保障建筑工程竣工验收成效，提升施工单位的经济效益。