推进档案整理“三合一”工作

黄新荣 刘亚宁

（1.西北大学公共管理学院，陕西西安，710127；2.中国人民大学电子文件研究中心，北京，100872）

一、 引言

“三合一”制度是指在档案部门和业务部门配合下，结合各单位实际，根据档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表之间的有机联系，按照一定格式编制形成合而为一的档案管理表格，并经相应档案行政部门审批通过的制度。《“十四五”全国档案事业发展规划》明确指出要“全面推行档案分类方案、文件材料归档范围、档案保管期限表三合一制度，规范建档工作，提高归档文件质量”；2022年5月，国家档案局发布了全面推行机关档案“三合一”制度的通知。［1］国家档案局对“三合一”制度反复强调，可见该制度作为加强档案资源质量管控、提升档案资源治理能力和治理水平的基础性尝试之一，已受到国家层面的重视和肯定。

现有文献主要从四个方面展开“三合一”问题的研究：一是“三合一”制度的重要性和作用［2-3］，二是“三表”之间的关系［4-5］，三是“三合一”制度存在的问题与对策研究［6］，四是“三合一”具体方案的构建研究。［7-8］学界和一些地区的档案机构对“三合一”问题已经进行了一些积极探索，但仍然存在相关基础薄弱、“三合一”实践推广不足等问题。另外，缺少成熟理论方法和实践经验的配合，国家政策支持难以转化，“三合一”制度的全面推行也会受到制约。鉴于此，本文在总结相关研究和实践的基础上，论述“三合一”制度的方法与技术基础，并提出“三合一”制度的实现路径，以期为相关研究和实践工作提供一定的借鉴与启发。

二、 “三合一”制度方法与技术基础

“三合一”制度之所以受到重视，“三表”之所以可以合一，是因为“三表”作为档案资源建设和质量管控的直接手段，在方法基础、逻辑关系以及技术方法上存在合一的可能性和必要性。

1.“三合一”制度方法基础

“三表”具有相同的方法基础。无论是归档范围、保管期限表，或是档案分类表，都是对文件进行分门别类地鉴别、排序，建立一个层层隶属的分类体系。

档案管理可以按管理的对象分为档案实体管理和档案信息管理，档案实体管理是根据档案信息载体的属性对其进行管理，是档案信息管理的基础。实体管理的基本目的是对杂乱无序的档案进行有序化，有序化的基本方法是分类，即根据文件档案的特征，分成不同的类别，形成一个便于人们利用的分类体系。在机关档案管理中，狭义的分类依照机构、年度、问题等特征进行，如传统的机关档案室一般将办理完毕的文件按年度—机构—保管期限进行分类排序，经过分类后的每一份文件，都隶属于某一年度、某一机构、某一保管期限下的某一卷或某一件，形成一个便于查找的有序体系。随着管理活动的发展，档案的更多属性被发现，如价值（保管期限）、保密程度、开放范围、载体类型、文件类别等，分类体系越来越复杂。通过分类，档案室或档案馆将文件或档案整理成为一个实体有序的体系，搭建了档案管理的基础。

“三表”反映了一个机关或一个单位在文件办理完毕后，对文件进行整理时要采取三次“分类”。归档范围是对文件保存价值的判断，将文件根据其价值分为需要归档的文件（档案）和不需要归档的文件。保管期限表是对需要归档文件的保存价值进行进一步判断，根据文件的重要程度，将归档后的文件分为不同的保管期限。分类方案则是按类别、机构、年度、问题等属性对档案进行层层划分。从理论上讲，这“三表”实际上都是采用分类理论对档案进行分门别类。

在档案管理过程中，“三表”之间存在着紧密的、环环相扣的逻辑关系。如图1所示，归档范围、档案分类方案、保管期限表构成了一个完整紧密、前后衔接的逻辑链条，即归档范围是档案分类的必要前提，同时档案分类又是档案价值鉴定和保管期限划分的必要前提。如果不经归档范围判定，文件无法转换成档案，分类方案无从谈起。只有对已经归档的文件进行系统、科学、合理的分类，清楚每一份档案在整个分类体系中的位置，才能整体把握档案的价值［9］，进而对其保管期限进行合理的划分。这个逻辑链条也对应着档案从形成到永久保存或销毁的全过程。归档范围、档案分类方案和保管期限表在逻辑链条中分别对应着档案的形成、档案的有序化以及档案价值鉴定三个节点，都是档案连续运动过程中资源建设和资源质量的重要控制节点。

图1 归档范围、档案分类方案和保管期限表逻辑关系

虽然因各个领域、各个单位具体情况不同，其“三表”也存在一定的差异，但总体来说其分类标准都是以文件档案的价值、类别、年度、机构、问题等属性为主要依据。从整理过程来说，先制订“三表”，然后对机关产生的每一份文件根据“三表”的标准进行判断，将文件归到其应该归的类中，最终确定一个位置。这里反映出两个过程，一是先制定“三表”，二是对具体的文件使用“三表”进行判断。

“三表”具有相似的地位和作用。“三表”作为机关单位的依据性文件保障了文件档案整理的规范化、标准化，避免了文件档案整理过程中的随意性。“三表”具有相通的形式和程序，多数都是以表格、表单形式呈现。同时由于“三表”描述的档案规模接近，导致“三表”的篇幅也较为接近，合一之后三者篇幅不协调的窘境不易出现。“三表”各自形成的程序也基本相同，各机关需先依据国家或行业相关规章标准，结合本单位职能和各部门工作实际编制，经相应档案主管部门审查、审批同意后才算正式形成。

“三表”有合一的基础，但在手工管理时期，“三表”合一的工作推进并不顺利。许多档案工作人员对国家相关政策不了解不熟悉，对自己单位的文件档案产生情况也不熟悉，机械地套用国家标准，造成制定出的“三表”过于空泛，不能很好指导实体档案整理工作。单独的“三表”不能制定好，强行把“三表”合一，更解决不了实际问题。因此，“三表”合一的基础是科学制定“三表”中每一张表。

步入电子文件时代，面对海量的电子文件、电子档案，过去“三表”分离的模式局限和不适逐渐显现。首先是海量档案高效管理需求下“三表”分离模式烦琐与低效。“三表”的分别编制与执行，在追求高效档案管理的当下，意味着低效重复劳动，这不仅影响档案管理效率，更增加了档案工作者的工作量，消磨档案工作者的精力与耐心。其次，“三表”分离造成了管理程序分离，不利于档案的统一管理和控制。根据文件生命周期理论，从现行文件到档案是一个前后衔接的连续运动过程，因此相应的工作制度、业务程序和管理方法也需要统一。［10］

2.“三合一”技术基础

“三表”产生于档案手工管理阶段，有其特定的生成土壤和适应场景。在手工管理阶段，档案的整理工作要经过归档范围标准的制定、档案分类方案的制定、档案保管期限表的制定，然后才能依次判断某份文件是否归档，归档的文件属于哪一类，保管是哪一级别。此阶段“三表”的执行严重依赖档案工作者的经验，档案工作者的主观判断和经验水平一定程度上决定着“三表”作用的发挥程度。在档案数量较少时，档案工作人员能够依次按照归档范围判定、档案分类和保管期限划分的程序，逐一对机关的文件和档案进行管理。但随着社会发展和技术进步，“三表”的分离模式和手工技术基础没有改变，但其应用场景已经发生巨大变化，面对海量的电子文件与新的档案管理形态，过去“三表”分离模式和手工技术基础与新的应用场景之间的不适应，已经成为档案管理一个难以克服的问题。

新技术带来新问题的同时，也带来了新的解决方法。随着大数据、人工智能、档案信息系统等技术的发展，自动化、程序化批量分类和鉴定文件、档案尤其是电子文件、电子档案，已经具备一定的技术基础。档案信息系统、智能终端、人机交互设备在档案部门的广泛应用，为全面、实时地记录和采集人的档案管理行为特征提供了可能，采集到的大规模行为数据为人工智能、机器学习提供了数据支持；机器学习作为一种可以从已有数据中发现规则，从而产生模型的技术，具备分类、回归、聚类、决策等能力，在自然语言处理、图像视频、结构化和非结构化数据等方面应用已较为广泛，可以较好满足海量电子档案自动化分类、自动化鉴定的需求。［11］

三、 “三合一”制度实现路径

1.加强“三合一”制度的基础工作

（1）“三表”合一的基础是科学制定“三表”。首先，机关档案人员要学习政府法规文件、档案分类方法、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）、《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）、《机关档案管理规定》等一系列标准，理解和领会关于文件档案分类、整理的方法。其次，各机关档案人员要对本机关所形成的各类档案进行摸底调查，可以按机构进行调查，采用思维导图等软件将本机关所产生的各类文件进行归类、排列，制定出适合本机关的“三表”。再次，实现“三表”的有机结合，用表格形式展示，将归档范围、分类方案、保管期限表纳入一张表中，使每类文件都能对号入座。最后，经本机关所属机构业务人员不断讨论，检查有无机关产生的某类文件遗漏；检查各类文件类别划分是否清晰、类别名称的描述是否准确精练；检查各类文件的重要程度及价值划分是否恰当。通过不断地讨论和修订后，经机关档案主管领导审批，报同级档案主管部门审批备案。

（2）形成“三表”的动态维护制度。各机关每年对“三表”进行检查，及时将机关所产生的新类型文件加入到“三表”中，同时将已经不再产生的文件类别从“三表”中剔除，保证机关所产生的各类文件都能在“三表”中找到其位置，使“三表”真正发挥作用。

（3）建立“三合一”培训、监督、指导及考评机制。

推广“三合一”工作，各地档案管理部门要加强培训，选取优秀案例供各机关学习。其次，要加强对“三合一”工作的指导监督检查，及时解决各机关在“三表”制定中存在的各类问题。再次，把“三合一”工作作为机关档案工作的基本考核点，对于“三合一”工作做得好的机关单位进行表扬。

2.制定“三合一”标准及开发相关软件

现实工作中，“三表”之所以分离，其原因之一是现有的档案学理论研究中，对文件档案整理过程的研究不够深入，对于档案的分类认识不统一，无法提出既具有理论性又具有操作性的指导原则。在现有的档案学教材中，全宗理论和来源原则占有极大篇幅，但对全宗内的档案分类涉及不多。原因之二是国家档案主管部门在档案的相关管理规范中，没有形成统一的“三表”合一的标准和规范。关于档案的整理规范和标准，散布在不同的规范和标准中，而且各类标准之间存在不协调、不统一的情况。如在《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）中，将文书档案的分类规则表述为：“归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类”，而之后的《机关档案管理规定》则首先将机关档案分为13个大类，然后再进一步分类。《档号编制规则》（DA/T13-2022）则进一步提出档号的构成元素由全宗号、档案门类代码、类别号（二级及三级类别号）、项目号、目录号、年度、保管期限代码、机构/问题代码、案卷号、件号等一系列代码组成。对于档案分类方案的表述各不相同，造成了基层工作人员在分类时的诸多困惑。

这种理论研究的薄弱和规范不一，加剧了基层档案工作中推行“三合一”的难度。因此，档案理论研究人员及档案管理部门应该深入研究实体档案整理的过程，形成完整统一可供操作的实体档案整理分类理论和方法，进而形成围绕档案整理的一整套标准和规范，明确档案整理过程中机构、人员的责任权力范围、档案整理的流程与方法。上述做法是克服“三合一”制度执行过程中各种主观因素障碍的关键，也是逐级、分系统全面推行“三合一”制度的重要途径。

随着档案管理软件的普遍使用，各档案机构可以结合自身单位文档工作实际，根据“三合一”规范及其他相关规范开发“三合一”软件，将其嵌入到档案管理软件中，像“四性检测”一样，成为档案管理的一个必要环节和模块。以程序化的方式依次实现文件、档案的自动归档、自动分类和自动鉴定，从而最大程度提高文件、档案管理效率，减少文件归档范围判定、档案分类、保管期限划分过程中主观因素影响。考虑到我国条块系统内部不同层级职能较为相似，相应的归档、分类、鉴定工作也有较大相似之处，因此条块系统内可以统一开发“三合一”软件，并留出归档、分类、鉴定的规则和策略设置功能，以满足不同层级、不同单位档案管理的个性化需求。

3.结合人工智能技术提高“三合一”效率

人工智能尤其是机器学习、深度学习可以从人类已有经验和知识中学习和发现规则，依据规则对新的样本进行判断、决策。“三合一”制度的方法基础其实就是分类，人工智能凭借强大的学习、语义分析、数据挖掘等能力，可以掌握人类的分类思想，对文件和档案进行自动归档、自动分类和自动鉴定，从而极大提升档案管理效率。将人工智能技术融入档案管理已经成为档案行业发展的动力之一，实践和学术领域已经对“人工智能+档案”进行了一些尝试和研究，无论是对于文本、数据、录音录像等各种形式的档案［12-13］，还是在档案分类、鉴定、服务利用各个环节［14］，人工智能的融合实践与研究都已有所进展。《“十四五”全国档案事业发展规划》也倡导要积极探索人工智能技术在档案信息深层加工和利用中的应用。因此，目前将人工智能技术融入“三合一”工作中已经有一定的实践、研究基础和政策支持，在推行“三合一”制度时结合人工智能技术也具备了较好的时机。

将人工智能技术运用于“三合一”工作，可以分两步进行。一是开发“三合一”模版，让不同的单位根据自己单位的属性、特点选择不同类型的“三表”，并将其嵌入到档案管理系统，辅助人工进行“三合一”的编制、文件档案的分类，形成弱人工智能。二是经过一段时间的数据积累，不断学习，完善规则，逐渐替代人工进行文件的归类和整理。

4.分阶段实现“多合一”

“三合一”制度的原理其实是将文件档案运动过程中存在逻辑关系和业务关联的节点融合起来规范统一管理，以提高文件、档案管理的效率。因此可以将“三合一”制度的原理应用到文件、档案管理的其他阶段，分阶段实现“三合一”，探索不同档案管理业务的“多合一”形式，从而提高文档运动全过程的管理效率和档案资源的质量。在文件向档案转化阶段，除了实行归档范围、档案分类方案和保管期限表“三合一”外，考虑到档案开放鉴定前移的需要——即在文件归档时对文档进行开放鉴定［15］，可以在“三合一”表单中加入文件开放权限列表，实现归档范围、文件开放权限列表、分类方案以及保管期限表“四合一”。在档案室复审鉴定阶段，主要是对保管期限为10年或30年的文件价值进行二次鉴定，可以形成档案价值二次复审表，对需要移交到综合档案馆的长久保管期限的文件进行筛选。档案价值二次复审表与文件归档时的档案保管期限表应该有所区别，主要从国家档案资源管理的角度来判断档案的价值，而不单是从某个机关的角度来考虑档案的价值，是对进入综合档案馆的档案进行的又一次筛选和整理。在档案馆管理阶段，档案馆可以将开放档案划控、档案解密和档案价值复审等工作环节中所需要的依据性文件“三合一”，实现高效管理。