数字化时代企业档案的开发与利用

曹瑾珩

（中国直升机设计研究所，江西景德镇 333001）

0.引言

企业档案是企业在长期的生产、经营以及管理活动中形成的有价值的历史记录，对于维护企业经济利益，推动企业的发展具有重要价值。对企业档案进行开发利用是指以档案信息资源为前提，以用户为对象，以满足用户的利用需求为目的，按照一定的原则和要求，通过多种形式、途径、渠道对档案资源中包含的价值进行挖掘揭示，使其服务于企业的生产经营活动。数字化时代，数字虚拟再现技术、数字立体化视觉技术、数字动画技术、人机交互技术等新兴技术得到应用与发展，极大拓展了企业档案开发空间，为企业档案的开发利用提供了新的契机，如何高效开发档案信息资源，最大化发挥档案的价值和优势，使其更好服务与企业的生产经营，是值得研究的重要课题。

1.企业档案开发利用的意义

1.1 企业档案资源的开发利用为企业的决策提供了信息支持

档案作为企业生产经营活动的原始积累，真实反映了企业发展的整个过程，是企业决策活动不可忽视的第一手参考资料。通过企业档案开发分析档案中蕴含的各种有效信息，有利于准确把握市场动态，获取经验，总结教训，从而做出符合市场经济运行规律及企业发展实际的科学决策。

1.2 企业档案的开发利用利于推动企业的文化建设

企业档案不仅是企业重要的信息资源，也是企业宣传教育等文化活动的重要素材，对于企业文化建设具有辅导作用。在长期的经营发展过程中，企业的管理思想、经营理念、行为规范等以档案的形式被记录下来，成为企业宝贵的无形资产，为企业文化建设提供了大量的历史参考文献，对企业文化建设起着宣传推广和支持作用[1]。对于发展历史较长的企业来说，档案更是一种文化竞争力的表现，合理地开发利用档案资源，能够助力企业对内的文化建设和对外的宣传推广，有助于企业树立良好的社会形象。

1.3 提升企业核心竞争力的保障

企业的发展是以经济利益为根本目标的，档案管理工作要满足企业内在、本质的需求。企业档案利用的形式大多是围绕企业招投标、科技开发、设施改造等外向型经济活动，能够帮助企业有效提升资质信誉，化解经营发展过程中可能面临的危机，使得档案以知识载体的形式为企业后期的发展建设服务。由此可见，对企业档案进行开发利用有助于提升企业的核心竞争力。

2.目前企业档案开发利用的现状及问题

2.1 档案开发利用意识淡薄，重视不足，投入有限

受传统“重保管，轻利用”思想及档案自身封闭性以及价值滞后性等因素的影响，企业管理人员的档案开发意识淡薄，未能意识到档案工作的重要性，工作重心始终围绕提升经济效益这一目标，而将档案工作置于边缘地位，对档案开发利用工作的资金投入不足制约了企业档案的开发利用，导致档案资源的价值不能充分挖掘和发挥。

2.2 档案管理体系不健全

企业档案的有效开发离不开科学的管理制度体系，目前，我国已制定了众多档案管理的相关制度、规范和标准。但是在企业档案工作中未能得到有效的落实，许多企业的档案管理工作制度体系仍不完善，科学性和规范性不足，归档、借阅等多个环节缺乏严谨的制度保障，管理工作存在较大的随意性，例如归档范围不统一，档案分类笼统，逻辑性差，档案开发利用活动依赖于档案管理人员的主观经验等，难以实现制度化和规范化，阻碍了企业档案开发利用工作的开展[2]。

2.3 档案开发队伍建设不足

当前，相较于其他岗位的人才建设，企业档案管理人员的招聘及后期培训工作存在缺失。一方面，企业档案管理岗位对人才的吸引力有限，许多企业并未设置专门的档案管理岗位，档案管理工作多由行政部门人员兼任，缺乏档案基础知识技能，且对档案工作投入的时间和精力有限。另一方面，档案开发主体的知识结构比较单一，对于专业性较强的档案缺乏相关的知识背景，这不利于档案资源价值的充分挖掘。

2.4 开发利用的软硬件支持动力不足

在硬件方面，当前随着数字化的发展，企业产生了大量的以数字化形式存在的档案资源，加之原有纸质档案的数字化存储，这一现状对企业档案存储设备的容量提出了更高的要求，而当前许多企业的计算机内存不足，无法满足海量数字档案存储和纸质档案电子备份的需求。在软件方面，当前应用专门软件进行档案管理的企业较少，大多数企业都选择在业务管理系统中设置档案管理模块，功能简单，性能较差，无法满足档案开发利用的需求[3]。

2.5 档案开发利用水平较低

当前企业档案管理受“重保管，轻利用”的影响，对档案的开发利用水平较低。一方面，表现为开发渠道狭窄，当前企业档案的开发利用主要通过档案借阅、档案复制、档案编研等形式，开发形式单一，内容简单，缺乏对档案信息资源的深层次挖掘。另一方面，因缺乏档案开发人员和利用人员之间的有效沟通和交流，使得所开发的档案资源与用户的利用需求匹配度不足，利用率低。此外，当前企业档案开发利用的对象大多数针对于企业内部，共建共享意识薄弱，不利于档案资源的有效开发和充分利用。

3.企业档案开发利用工作的原则

3.1 资源为王原则

丰富的馆藏是企业档案开发利用必不可少的前提条件，档案价值的充分发挥必然建立在一定数量和良好质量的基础上，因此要做企业档案的开发利用工作，必须坚持“资源为王”原则，重视企业档案的馆藏建设，确保档案资源的数量和质量，从而为档案的开发利用提供资源保障。

3.2 需求导向原则

档案工作的根本目的在于服务社会，因此档案的开发利用工作要始终坚持以用户需求为导向，了解企业档案开发利用的用户需求，在此基础上制订科学合理的开发策略。

3.3 技术保障原则

在数字化时代背景下，企业档案呈现出新的特点，数量上更为丰富，形式上更为多样，涵盖了视频、音频等多种形式。数字形式档案的开发离不开技术支持。

一方面，通过扫描等数字化技术将纸质档案转变成数字化形式进行存储全面整合数据信息。另一方面，利用高效的检索系统准确定位，从而在海量的档案数据库中精确找到所需的档案资源。档案资源的深层次挖掘也依赖于先进的信息技术，通过数字化管理的分析预测能力能更好地挖掘档案信息的潜在价值，从而实现档案资源的深层次开发利用。

4.企业档案开发利用工作的发展方向

4.1 增强档案意识，重视档案资源的开发与利用

企业档案信息的开发利用是企业档案工作的重要环节，对于企业的建设具有不可忽视的作用。因此，一方面，要增强企业管理人员的档案意识，加强对档案开发利用工作的重视程度，提供足够的经费保障和物质投入。例如，企业内部举行档案开发利用的相关讲座，以增强企业员工的档案意识，为企业档案开发利用提供良好的支持环境。另一方面，要增强档案管理人员的档案开发意识和服务意识，打破“重视保管、轻视利用”的旧观念和“你调我查”的被动服务观念，积极了解用户对于档案的利用需求，制订有针对性的档案服务体系和有效的反馈机制，以充分了解用户的档案需求，提高档案开发利用工作的质量[4]。

4.2 建立科学严谨的档案管理体系

完善的档案管理体系是档案开发利用工作有效开展的制度保障，企业要认真落实档案管理的相关制度标准，并结合企业档案工作实际，制订符合企业实际的科学的制度体系，使企业档案工作的每个环节都有制度标准可依，杜绝档案工作中的随意性。要建立合理的监督管理机制，对企业档案的开发利用工作进行监管，保证管理制度能够得到高效执行。要建立完善的考评机制，对档案开发利用工作的效果进行全面考核，为企业档案的开发利用工作提供动力。

4.3 完善企业档案的馆藏建设

作为档案开发利用的前提和基础，企业档案的馆藏建设至关重要。一方面，要重视企业档案馆藏的数量建设，可通过收集、征集、购买等多种方式对有价值的档案资源进行采集，为档案的开发利用工作提供丰富的资源基础。另一方面，要重视企业档案馆藏的质量建设，对馆藏资源进行整合与优化，对同一主题的各类信息进行有效的整合，对重复多余的资源进行删除。同时，优化顺序，突出关键信息，改变档案的分散性和无序性，以提升其开发价值。

4.4 加强企业档案队伍建设

归根到底，档案开发人员才是企业档案信息资源开发利用的主体，对企业档案的开发利用起着重要作用。因此，要加强企业的档案队伍建设。（1）改变档案岗位的兼任状况，设置专门的档案管理岗位，并明确岗位职责，保证档案开发利用工作的规范性。（2）强化对档案工作人员的知识和技能培训，提升档案开发利用工作的专业性。（3）重视档案工作人员知识结构的拓展，在对一些专业性较强的档案资源进行开发时，不仅需要扎实的档案专业素养，还要求开发人员对所开发的档案资源有一定了解。（4）提高档案管理岗位的吸引力，可结合企业实际情况制订岗位激励政策，提升档案工作人员的福利待遇，以吸收专业人才，为企业档案的开发利用提供人力支持[5]。

4.5 完善企业档案工作的软硬件支持

企业档案的开发利用离不开软硬件设备的支持，一方面，企业要重视档案的硬件建设，增强档案资源数据库的存储能力以及计算机应对海量数据资源的运行能力。另一方面，要加强档案工作软件的建设，不同于当前业务系统中集成的简单的档案管理模块，要积极建设具有数字化传输、数字资源存储、数字信息处理、数字信息利用以及安全保障的综合档案管理系统，以实现企业档案资源的有序管理和高效开发，从而更好地满足用户的使用需求。

4.6 深化企业档案资源的开发利用

促进档案资源的深层次开发利用是提升企业档案信息资源开发利用水平的重中之重。当前企业对于档案资源的开发利用活动大多是简单的资源整理、复制、借阅以及编研，内容简单，形式单一，很难充分挖掘企业档案信息资源的价值。对此，要深化企业档案资源的开发与利用，丰富利用形式，如除传统的档案查阅、档案复制、档案陈列、编研服务之外,可开辟情报服务、专题服务、咨询服务、制发档案证明等新型服务方式。要积极利用新技术，依托新媒体，进行创新型开发。如利用知识挖掘、智能代理以及模仿仿真等新技术充分挖掘有价值的信息，建立全面的数据信息库，为档案资源的利用提供资源保障。此外，企业档案部门要积极与图书馆、博物馆等文化机构建立长效合作机制，形成档案开发利用的合力[6]。

4.7 处理好档案开发利用工作与保护和信息安全的关系

企业档案的开发和利用面临开发与保护、开发与信息安全的双重矛盾。一方面，对于年代久远的历史档案进行开发时，要充分考虑到其脆弱性，坚持保护原则，可通过两种方式：（1）借助专业的修复技术和装裱手段，对纸质档案进行维护，从而减少开发过程对其造成的损坏。（2）利用数字化技术，通过数字化扫描等方式进行数字化备份，从而减少对纸质原件的利用。另一方面，在数字化背景下，以数字化形式储存的档案资源具有载体和内容可分离、内容易更改性等特点，成为开发利用过程中的安全隐患，在开发利用过程中要注重对信息安全进行维护。不仅要对开放对象进行管理，即不可无原则向所有利用者开放档案资源，而要根据档案资源的密集属性进行有差别的开放。对于档案资源的利用方式也需要加强管理，要根据档案资源内容的密级属性与密级层次提供相应层次的利用方式[7]。其中，对于以拷贝方式提供利用的档案资源，要对利用过程进行全过程跟踪，保证资源的可控性。

5.结语

企业档案的开发利用对企业的生产经营及管理等各项活动都具有重要意义，随着数字化的发展，企业档案的开发利用面临新的契机，对档案开发利用工作提出了新的要求。在新的时代背景下，要坚持资源为王、需求导向和技术保障3大原则，通过增强档案意识，增强财力支撑和人才保障，完善馆藏建设，强化制度体系建设和软硬件建设，促进档案资源的深层次开发和利用，处理好开发与保护、开发与信息安全的关系等多途径逐层推进档案开发利用工作，充分挖掘企业档案的价值。