加强行政事业单位固定资产管理的对策研究

2022-11-14宋馨

大众投资指南 2022年13期

宋馨

（广德市审计局，安徽广德 242200）

行政事业单位的首要工作职能是为社会服务，而固定资产是其开展日常管理工作和服务的物质基础。同时，固定资产分配的合理性、使用的效率性和管理的效益性，一方面，可以使国家财产得到有效的保值和增值；另一方面，可以有效地推动行政事业单位发挥其社会功能、保障公众的社会安全。本文将行政事业单位视为主要的对象，对固定资产的管理作了简要的探讨，并就具体的管理问题进行了探讨，并给出了相应的解决办法。

一、行政事业单位固定资产管理中存在的问题

（一）管理不严，内部控制存在缺位

当前，在行政事业单位固定资产管理中仍然存在着弊端与漏洞，究其原因，主要在于行政事业单位管理层对资产管理的认识不够全面，忽视了资产的实际价值。主要体现在：一是行政事业单位资产管理落后，大部分行政事业单位缺乏完整、科学的固定资产管理制度，一些行政事业单位原有的固定资产管理制度已不能适应新时期单位发展的需要。此外，人为因素对固定资产管理制度的有效实施影响较大，还存在着一些管理部门对出台的固定资产管理制度执行不严格、管理工作落实不到位的现象，导致固定资产管理制度实施效率较低，这些因素都在一定程度上使固定资产管理制度流于形式，严重影响了行政事业单位的固定资产的管理效果。二是资产管理权责不清，由于内部控制制度的不完备性和科学性、缺乏有效约束机制的制约，在日常管理中没有执行相应的内部控制规定，这在一定意义上也对固定资产管理的有效实施产生了不利影响。大部分的行政事业单位都把固定资产的管理权交给了办公室，形成了管而不严的情况。此外，目前我国大部分行政事业单位对内部各部门的相关职责，如资产管理部门的具体职责、盘点制度以及财务部门的相应采购职责等都没有明确界定和分配，也没有明确的职责分工，相应地对内部固定资产无法进行全面、科学的盘点，在一定程度上降低了固定资产的有效利用率。三是我国行政事业单位固定资产购置的主要资金来源是财政拨款收入，在实行政府会计制度以前，很少有单位会对固定资产进行折旧，长此以往形成了固定资产管理水平与单位管理质量无关的思想，日常只关注于固定资产本身的使用价值，而忽视了后期的管理。

（二）核算不严，财务管理不规范

财务人员在固定资产的管理中起到非常重要的作用，是防止国有资产流失、确保资产保值的基本保障。现阶段，财务人员在固定资产管理中存在的问题主要体现在：一是新采购的固定资产仅在“经费支出”科目中核算，未在“固定资产”科目中核算，无法准确反映本单位的固定资产增减变动情况；二是财务人员只在单位账面反映固定资产原值，未及时登记固定资产明细账或卡片，导致账物脱节；三是部分基建工程中存在将购置的电脑、电器等资产在“在建工程”科目中核算，工程结束后未及时结转至固定资产，无法准确核算工程成本，也导致财务业务相分离。

（三）采购计划不科学，资产利用率过低

随着人民对社会公共服务的需求增加，行政事业单位的职能也在不断地优化，为提高办事服务效率，固定资产的总量也在快速增长。然而在实际的管理中会发现，行政事业单位仍存在固定资产的利用率低的情况。主要体现在：一是固定资产购置前未进行可行性研究，照搬照抄其他单位的经验，导致购置的资产无法匹配本单位的工作实际，并且随着时间的推移，它的作用会逐渐减弱，对行政事业单位也会失去效用。二是没有制定科学合理的采购计划，重复采购导致存量资产过大，造成固定资产的闲置和浪费。三是行政事业单位采购的相当一部分固定资产，不能处理，也不能商品化，只能进行常规的管理和保养，这样就会造成大量的资源浪费。

（四）日常管理不到位，资产流失现象依旧存在

对多数行政事业单位而言，固定资产的种类多，数量多，它们的日常管理工作十分艰巨，而且很有可能会出问题。一方面，有些单位只注重采购而不注重管理，固定资产在进入单位后，没有进行卡片管理，没有对其进行采集和管理的录制，无法及时地对其流动情况进行记录。在实际操作中，很容易产生账实分离、有账无物、有物无账等不良现象，对行政事业单位的资产管理有很大的影响。另一方面，行政事业单位的固定资产应该按时定期进行盘点。有些单位的资产虽然已报废、损毁或丢失，可是由于人员配置、部门分工等原因没有进行日常盘点工作，也没有及时更新明细账，导致有账无物情况频现。

（五）清查处置不规范，资产管理效率低下

行政事业单位普遍存在对未使用或已到期的固定资产的处理不合规。第一，资产处置未按相关程序进行处理。举例来说，如果固定资产出售、转让、报废或出售的数额超出了最高限额，那么行政事业单位为简化手续，不对应处置的资产进行科学估价，且未对其进行适当的修正，不但会导致资产的流失，而且对资产的审计与管理也会产生不利影响。第二，部分单位的资产清查只是走个过场。如为了缩短清查流程，未按照规定对所有资产进行科学、全面地盘点，也没有对实物及电脑软件等资产进行细致的查验比对，仅依赖于各个部门上报自查表，其结果与真实的数据可能存在很大差距，导致清查效果不理想，无法对资产进行有效的追踪与管理。第三，还有可能会出现出售、出租固定资产未履行拍租程序导致价格过低，租金未及时清收也没有按规定上缴财政，借出、赠予手续不完善导致固定资产流失严重等情况。

二、加强行政事业单位固定资产管理的对策研究

（一）健全固定资产管理体制，做到有制度可依

目前行政事业单位的固定资产管理往往很难取得应有的效益，这一问题的关键在于其管理体系不健全，必须细化其职责内容，保证其有效实施，才能使其更好地发挥作用。一是要按照国家的法律、法规和单位自身的发展情况，制订相应的固定资产管理制度，健全相应的资产管理体系，注重强化其内容与影响力；同时也要对固定资产的运转过程进行严格的控制，保证各部门工作的有序衔接，促进本单位内部资产管理体系发挥最大效用。二是要设立相关的行政管理部门，不再是单纯的由某一个部门进行代理管理，而是要做到财务业务适度分离又有效衔接，真正地提升固定资产管理工作的效果。三是加强相关人员培训，以清晰的奖励和惩罚制度监督固定资产管理制度的落实工作，必要时可以制度配套的考核体系对有关人员进行定期的考核。

（二）加强基础工作的落实，提高管理水平

各行政事业单位要积极响应国家的号召，注重固定资产的管理，从强化基础管理出发，认清自身的情况、不做糊涂单位。从资产卡片的管理入手，严格实行资产的登记，做到人、物、卡，不重复、不遗漏；科学进行固定资产总账、明细账的编制，根据会计准则要求进行增值、减值和会计处理，保证账面价值与实际价值相一致；单独核算特殊资产，如手续不全或租入的固定资产，在将来还要着重于维修和管理；资产转让或处置时，要及时将产权转移，做好产权归属管理，避免由于产权关系不明确造成不必要的纠纷；应当每年对固定资产的价值进行一次评估，并严格按照相关制度和规定进行盘点。对价值较高的固定资产，要对其使用方向、实际价值进行核查，保证其真实、客观，做到账实相符，保持资产的真实数量，对其价值及使用情况有全面的认识。在资产的生命周期中，需要对资产的存储时间、位置、用户、资产状态等进行逐项的监控，并将其与财务软件的各项数据一一对照，确保账、卡的一致性。同时对待报废、损失或其他被处理的固定资产进行调查，提出处理意见，对资产的基本状况进行全面的调查，对资产台账的管理进行进一步的完善。

（三）加强过程管控，提升固定资产利用率

行政事业单位的固定资产利用率很低的主要原因是大部分的行政事业单位都只关注于对外的服务而忽略了内部的建设，从而造成了行政事业单位的固定资产利用率很低，甚至没有利用。要充分体现出固定资产的效益，就必须提高其使用效率。首先，购置一项固定资产需要经过批准，审批过程中尤其是要确定购置的固定资产的真实效用，评估的重点在于购买的资产能否取得良好的效益。所以在购置固定资产时，必须由需求人员填写申请单，由管理层审批，并加盖公章，再由财务部门和固定资产管理部门进行核实。其次，固定资产的寿命都不是无限的，因此固定资产管理部门也应该制订一个单位内部的固定资产存活和使用年限上的规划，必须规定期限、折旧和其他有关的内容。当车辆、厂房、建筑物等达到使用年限后，可以进行报废处理，从而能更好地进行新固定资产的购置，保证所购固定资产不闲置不浪费。在行政事业单位内部可以调剂使用的固定资产，也应充分利用、调整以发挥其最大的价值，从而增加资产的使用效率。另外，在采购过程中要严格按照《政府采购法》等法律法规的要求，对待采购的固定资产进行评估，通过公开采购的方式，一方面做到厉行节俭节约，另一方面也可以防止采购部门或人员滋生违规违纪行为。

（四）规范管理行为

要做好事业单位的固定资产管理，必须建立完善的管理体系、开展扎实的基础工作、设置科学的工作程序。原则上，能通过调剂、收回出租出借等方式解决的固定资产缺失问题，就不得再进行购置、建造或租赁。资产领用人员要合理使用、妥善保管已领用的固定资产，一旦发现有任何损坏，都要向管理人员汇报，以免造成不必要的损失。鼓励实现资产的跨部门、跨地区、跨级次配置，以提高固定资产的利用率。另外，该系统还可以借助互联网了解资产收购，折旧，使用，报废等信息以实现动态管理，便于管理人员清晰的掌握资产的销售、存货状况，做好每年的事业单位资产价值的会计报表，实现对事业单位的资产数量和分配的动态监测，实现资产管理职能的最大化。

（五）增强观念意识

为增强行政事业单位的固定资产管理能力，应当着重改善其主要工作的理念。单位管理者必须认识到资产管理的重要性，加强行政事业单位管理者对固定资产管理的重视程度，才能更好地实现固定资产管理的能力。在事业单位里，只有管理者对资产管理工作有充分的重视，其他的雇员才会按照他们的指导重视资产管理工作。同时，也能使有才能的人员更好地发掘和创新管理资源手段，从而形成最优的单位管理体系。因此，固定资产管理工作的开展在一定程度上取决于管理者对固定资产管理工作的内容有多深的认识。此外，还需要提高资产管理人员对固定资产的重视程度。身为此项工作的实际执行人员，若没有相应的观念和专业知识，他将不能胜任这项资产管理工作。

（六）借助信息系统完善固定资产管理制度

第一，建立并实行固定资产的配置与清查体系。由于行政事业单位固定资产管理的职能不清，账实不清，建议各单位要加强固定资产的基本检查，利用现有的资产管理信息系统，对固定资产进行全面审计，并依据审计结果制订固定资产的分配标准；第二，要健全固定资产的管理、使用、处置等考评体系。通过对资产管理的精确把握，保证体系的合理性。比如，行政事业单位在信息系统建设、资产清查、内部控制等方面加强了业绩的考核和评估，建立了内部控制体系，并对其进行了相应的奖惩，对那些表现突出的事业单位提供了精神和物质上的奖励，以保证行政事业单位的资产管理能够平稳地进行。第三，资产管理监督机制应该得到改善。单位可以不断地发挥资产信息系统各个模块之间的互联监测功能，强化信息架构。行政事业单位可以根据自身的具体情况和发展需求，加大人力、资本和物力资源的投入，明确资产管理范围内的责任和风险指数。