信息化时代事业单位档案管理工作的思考

2022-11-14连云港市第二人民医院李繇

办公室业务 2022年3期

文/连云港市第二人民医院李繇

档案管理不但与事业单位各项工作的开展密不可分，还和人员管理、人事任免等方面挂钩。在这种趋势之下，将档案管理工作落到实处不仅可以提升工作质量，还能促进档案价值的最大化发挥，保障档案信息管理的安全性与完整性。随着信息化时代的来临，档案管理工作经过多个方面的完善与优化，逐步取得一定成就，然而从客观的角度出发来看，此项工作整体效率依然差强人意，要想达到预期目标，仍需加倍努力。

一、档案管理中加强信息化建设的技术优势

（一）实现稳定保存。在没有实现信息化管理前，档案资料一般都是通过纸质的形式进行存储的。纸质档案对存储环境有着较高的要求，如果处理不规范，极易出现损坏。例如，档案室的湿度大于正常值，就容易发生受潮现象。而电子档案的有效运用可以让上述问题得到解决，实现稳定存储。

（二）实现信息共享。当事业单位档案管理实施信息化之后，仅需提供给使用人员特别的权限就可以在第一时间查询到所需信息。并且，当完成信息化联网建设之后，就能让信息资源达到实时共享的目的，如果有关部门需要对档案资源进行查询，此时仅需要指定的证明材料就能马上得到所需信息。

二、信息时代档案管理工作面临的问题

（一）档案管理制度缺少灵活性。规章制度通常是严格根据国家的相关要求加以实施的。但是事业单位的发展应当结合具体状况来决定。单一的管理形式无法适用每一个事业单位，档案的管理制度需要充分结合单位性质进行适当调整。并且要在了解自身特征的基础上，积极寻找满足自身发展的管理形式，在制定管理制度期间，也应当确保其存在着较强的灵活性，切忌死板。

（二）管理设备落后。在我国科技水平持续提高的大环境下，各事业单位快速发展，档案管理工作中对于现代化设备的应用较为常见，但是还有很多部门仍未重视现代化技术手段的渗透，档案管理期间缺乏相应配套设施，很多工作任务还要依赖于人为操作方式才能得以实现，档案没有装订成册在具体查找期间会毫无方向感，档案存储相对随意，这样很容易衍生出各种各样的难题，从而对档案管理水平产生不利影响。

（三）管理人员水平良莠不齐。通过对现阶段事业单位档案管理工作情况进行分析后可知，很多单位并没有将目光放在档案管理工作的开展之上，对于所招聘的档案管理专业人才所设定的薪酬待遇缺乏合理性，也没有定期或者是不定期开展系统性的培训工作，导致管理人员水平良莠不齐。档案管理没有严格依据统一的要求实施，存档分类模糊不清，在查阅过程中既费时又费力，继而导致工作水平大打折扣。不只是这样，事业单位当中的工作人员也存在着流动性强的特点，这样就导致无法在第一时间做好档案交接工作，继而增加档案丢失的次数。除此之外，部分单位为了招揽各种各样的复合型人才，会将职工家属分配到指定的岗位中，但是大部分职工家属并不具备较高的综合能力，也没有参加过专业化的培训，所以在具体工作期间难免无法端正工作态度，继而导致工作效率差强人意。

（四）服务观念过于陈旧。档案管理部门与单位其他部门并不具备较强的沟通能力以及协调能力，信息出现“孤岛”的情况随处可见，再加之一些档案管理人员受以往理念的影响，并不具备较强的服务意识，长此以往，必然会导致此项工作无法顺应时代的脚步。倘若档案管理人员并不拥有与之相匹配的应变能力，就不能给相关工作者提供有效的帮助。

三、提高事业单位档案管理工作水平的有效措施

现阶段，信息化技术影响着每一个行业，档案管理也在这种背景之下受到很大的影响。从事业单位的角度出发，其应当广泛关注档案管理方面的信息化建设，这是推动管理信息化的关键方式。

（一）加快档案管理制度完善。第一，相关管理层应当将目光放在档案管理信息化建设之上，并对信息的真实性以及完整性予以高度重视，尽可能在一些安全系数较高的地方建设办公室，并确保门窗质量达标。与此同时，定期派一定数量的专业人士做好看管工作，在此基础上加大对办公室人员身份与权限的监管力度，最后还要对其做好登记工作。第二，加快档案管理制度完善，以全面提升信息化建设水平。在对相关管理制度进行制定的过程中，应当确保其有较强的灵活性，要结合实际状况加以制定，这样才能为档案管理工作的顺利实施提供有效指导。

（二）提高管理人员素质。要想成为一个优秀的档案管理人员，不单单要具备较强的工作精神，关注专业水平的提升，还要加大平台的维护力度，做好档案收集、归档等一系列工作。同时，还需要时刻保持谦卑的态度，不断学习新的知识与技能，让自身知识体系变得更加丰富，切不可安于现状不思进取，一定要积极向上，保持较强的进取意识。事业单位应当定期或者不定期对档案管理人员做好培训工作，促使他们可以用知识来武装头脑，以此促进其综合素质的全面提升。

（三）引入电子政务，提高业务水平。针对档案管理系统来说，其在现阶段每一个事业单位中均得到了大面积的使用，借助管理系统能够以最快的速度实现档案的登记、归档等，与当前工作节奏相吻合，为档案管理工作顺利实施提供保障。从相关工作者的立场出发，其可以给纸质档案构建与之相匹配的电子档案，旨在演变成“双套制”，继而实现对信息管理网络的科学优化。电子档案存在着较多的优势，比如存储稳定、查询便捷等，深受各大事业单位的热烈追捧。还有很多单位积极引入了以下几种模式：一是大数据；二是云计算，在提升工作质量的基础上，还强化了档案的准确性与安全性。在指定的时间内对管理系统做好升级工作以及维护工作，在第一时间进行漏洞修补，制定出有效的应急方案，以此来迎合档案管理存储的实际需求。

（四）落实档案管理的个性化服务。因为不同的事业单位正处在不一样的发展时期，所以，在具体建设期间需要对以下几个方面的个性化服务予以高度重视：第一，管理平台建设的个性化。从事业单位的角度出发，一定要对全体员工的真实需求有全面的认识，在熟知其具体状况的同时选择相应的平台。第二，信息呈现个性化。为了进一步让档案管理者以及工作人员的需求得到最大化的满足，在展示档案信息期间，倘若是常用核心信息，就要在第一时间进行明确。第三，管理分类个性化。就不同性质的事业单位来说，其分类标准难免有所区别。在这种背景下，事业单位应当在充分结合具体情况的基础上，选择最为合适的档案管理方案。

（五）构建数字化档案管理平台。针对以往的档案管理工作来说，其通常要经历以下步骤：第一步，对相关内容以及信息做好备案工作。第二步，整理成纸质的材料抑或是做好分类管理工作。这些档案随着时间的流逝难免会发生一些瑕疵等情况，在这种背景之下，信息技术的有效运用可以给相关工作者提供应有的方便。在具体工作期间，需要通过信息化建设加以分类管理，妥善处理信息化建设期间所产生的某些薄弱之处。针对那些要永久存储的档案来说，相关工作者应当对其做好特殊化归类工作，紧接着再进行数字化管理，旨在为日后永久存储创造条件。

（六）创新档案收集方式以及借阅方式。第一，创新档案收集方式。以往档案管理模式以及收集模式均需要相关存档部门严格结合相关要求在指定的时间内向档案管理部门提交档案，紧接着档案管理部门要严格依据管理流程接收并对其做好整理以及存档工作。显然这种方式既费时又费力，还容易衍生出断流的情况。电子档案自动收集方式的创新大大缓解了相关工作者的工作压力。对档案自动收集技术进行分析后可知，实际上是相关工作者借助于计算机等各种新型设备把需要存档的档案结合有关要求输送至指定地方，然后对其做好相应的存档工作，以保证档案信息的完善化。第二，创新档案借阅方式。针对档案借阅来说，其作为事业单位档案管理工作中的重要组成部分，也是单位要对档案加以管理的关键因素。高水平、高效率的借阅能够让工作水平迈入新的台阶，继而达到节约资金的目的。我们对以往档案借阅方式进行分析后得知，其基本上都以人工管理为主，当档案被相关人员借阅之后，总是会出现无法按照规定时间还回来的情况，随之导致档案利用率大打折扣。现阶段，信息时代能够结合实际情况构建与之相匹配的内部局域网，并研究出相应的APP，结合档案涉密等级设置不一致的查询权限，大大提升了档案管理的工作水平；无论针对哪种档案资料，都能实现重复利用的目的，进而促进档案利用率的全面提升。

四、事业单位档案管理工作发展前景

首先，可以在网络上为大众提供更好的服务。从当前的发展趋势来看，很多事业单位逐渐对电子信息技术手段进行了使用，比如构建网站，为大众提供最前沿的信息。尽管网络服务还处于摸索时期，然而基于电子技术水平日益完善的趋势下，会存在着较为广阔的发展空间。鉴于此，相关工作者一定要强化终身学习的理念，用知识来武装头脑，将更多的时间和精力投入对各种新型信息技术的研究中，旨在为大众提供更好的服务。总而言之，通过电子技术的深入，促使档案管理服务可以朝着多样化的方向前进。其次，档案形式发生了翻天覆地的改变。对传统档案管理工作进行分析后可知，其通常是管理纸质档案，而基于网络技术水平不断提高的趋势下，档案形式早已发生了质的改变，可以是音频也可以是电子文档。针对实体档案来说，可借助于拍照的形式将其快速传递到指定的地方加以保存等。就那些价值高的纸质档案而言，可通过对扫描技术的充分利用将其准确无误地扫描下来，以供相关人士使用与借鉴。综上所述，随着新时代的来临，档案形式发生了质的变化，管理方法也趋于多元化，但无论怎样，其核心依然是要积极利用信息技术。同时，档案文件将会实现一体化。通常情况下，档案文件一般会经历以下几个环节：一是制作；二是使用；三是存储；四是永久性存储。从当前的发展趋势来看，针对上述这几个环节均处于较为凌乱的状态，倘若可以将其融为一体，那么不但可以起到节约时间的作用，还能实现对成本的科学把控。最后，档案查阅面以及使用面持续扩大。基于信息化脚步日益加快的趋势下，各种新型技术大量涌出，这在很大程度上为大众提供了更加便捷的途径，也为事业单位的可持续发展指明了方向。譬如以往档案应用一般均是为了对相关文献进行查询与阅读，然而基于新时代的背景下档案应用逐渐发生改变，在制定相关政策期间均会使用一些档案当作参考依据。可见，在面对持续化的社会需求时，档案管理工作面临着新的挑战，档案查阅面以及使用面也将不断扩大。