信息化时代档案管理工作的创新

文/南通市市场监督管理局 印艳泓

信息技术时代背景下，档案管理工作逐步实现数字化发展，信息化的档案管理工作能够推动企业的科学发展，也为行政机关的各项工作及活动奠定坚实的基础。因此，档案管理工作的创新应该紧跟新形势、运用新技术、探索新路径，进而提升档案管理工作的科学化、高效化水平，确保信息化的档案管理事业得到高质量的发展。

一、电子信息化档案管理模式的概括

伴随数字信息技术广泛应用到社会各个领域，档案管理工作也正朝着信息化方向转变。由于信息化档案管理模式会提高工作的效率，能在社会各行业迅速推广。由此可见，电子信息化逐渐成为新时期档案管理工作的核心要素，是推动档案管理工作变革的“加速器”。

传统的档案管理工作模式，一般分为多个部门在各个环节共同作用下管理档案，该管理模式具有一定的封闭性、碎片化特征，存在着明显的短板，无法顺应信息技术时代档案管理工作的根本需求。但是，在信息技术的推动下，档案电子信息化则通过数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等手段，实现纸质文件向电子档案的转变。目前，电子信息技术已运用到市场监督管理局等行政机关档案管理工作中，应用路径十分广泛，包括档案数据收集、整理、归档及存储等各个环节，在此基础上传统档案管理模式正发生转变。除此之外，信息化档案管理模式也需要深度结合信息技术手段，建设与市场监督管理局档案工作相适应的电子档案管理体系，加快实现档案管理工作效率的提升。

二、电子信息化管理模式在档案管理工作中的应用分析

（一）推动档案信息管理思路创新。在行政机关的档案管理工作中，传统的档案管理模式无法顺应新时期社会发展，也无法满足档案管理工作的核心需求。电子信息化档案管理模式是对传统管理模式中的记录、整合及处理形式迭代升级，通过信息化平台实现档案数据的存储、交互和处理，其呈现出便捷性、灵活性以及高效性的特点。电子信息化管理模式的创新，为行政机关的档案管理工作提供了新的发展思路。同时，电子信息化档案管理模式可以实现对档案资源的充分利用，提升机关各个部门之间的沟通效率，实现档案管理工作向自动化、信息化转变。

（二）实现档案检索系统的灵活性和准确性。电子档案信息化管理模式在档案管理工作中的有效作用，还表现在档案检索系统的灵活性和准确性方面。过去的档案管理工作中，档案检索系统的效率低下及信息检索质量不高的问题容易导致数据信息的误差。随着信息技术手段的更新和渗透，推动档案管理工作的检索系统在各层面的优化与完善，帮助档案信息系统用户获得更加准确性的档案内容，同时还可以对档案检索系统中的精准查询环节设定多元化的选择空间，以此来满足行政机关部门人员的信息检索需求，这也充分体现了电子信息化档案管理模式的便捷性、灵活性、准确性等特点。

（三）保障档案数据信息的时效性。传统档案管理模式中，档案数据的整合及加工涉及多个环节审核，需要占用大量时间，严重影响档案数据信息的时效性。电子档案信息管理模式能够保证档案数据信息的即时性，有效推动电子档案内部信息的传播和利用。因此，依托电子信息化技术手段，促使档案管理工作的数据内容从繁琐的信息处理环节中脱离出来，档案数据信息的时效性得到更加有力的保证。在市场监督管理局档案工作的数据管理中，可以建立更加有序的结构化档案信息库，让电子档案信息得到有序应用，使得信息化档案管理模式的时效性呈现出来。

（四）提升档案管理工作的综合效率。在档案管理具体工作实践中应用信息技术，能够促使电子档案管理模式的创新，也切实带动了档案管理工作综合效率的提升。目前，或多或少存在传统档案管理模式的落后性，对市场监督管理部门档案工作的健康良性发展造成阻碍。因此，档案管理工作应该抓住技术变革的机遇，积极使用电子信息技术，对档案内容进行科学化、信息化全过程管理。在电子信息化管理模式应用下，可以根据不同的数据处理需要，创造更加高效率化、高安全性的存储环境，同时还可以在档案信息数据的利用环节中，不断增加电子网络化的档案体系以及检索新形式，为档案管理者的工作提供便捷，并且能够保障档案管理资源之间的协同，实现档案管理工作综合效率的提升。

三、信息技术在档案管理工作中的问题

（一）档案数字化建设基础设施不完善。档案管理工作的信息资料在行政机关日常工作和重要活动等各方面都具有重要的支撑作用，因此，档案数字化建设需要在档案管理工作完善的基础上，确保行政机关的档案文件和管理也得到切实性的推进。然而，由于档案管理人员对档案管理工作数字化建设的理念认识和重视程度不够，在一定程度上造成数字化建设力度的不足，资金投入也十分困难，导致必要的基础设施被忽视，档案数字化建设不完善。

（二）档案数字化建设的管理系统存在漏洞。信息技术背景下，档案数字化建设的核心是管理系统，档案管理工作的质量提升离不开信息管理系统的有力支撑。目前，数字化管理系统建设中对多形式、多类型的信息资源缺乏相应管理标准，再加上档案管理软件在信息储存方面的落后，不仅直接影响档案数字化建设管理系统的安全，甚至还会影响行政机关信息的整体安全。

（三）档案数字化建设的安全性不高。行政机关在进行档案数字化建设过程中，要将安全性摆在首位，必须牢固树立“万无一失、一失万无”的理念原则。由于建设管理的不规范、不科学，档案信息系统网络环境经常与工作网络混同，再加上工作人员对存储介质使用不规范，容易出现系统病毒感染、重要文件被窃等高风险安全事件。因此，在档案数字化建设中要加强安全资金的投入，不断提升工作人员管理工作水平，最大可能避免档案信息化建设中的系统安全漏洞和信息泄露风险。

四、档案数字化建设中问题的改善策略分析

（一）改善档案数字化管理的基础设施建设。要实现全面高效地进行档案数字化建设，需要对档案信息资源、计算机网络、打印机等软硬件基础设施持续完善。要强化行政机关档案数字化管理的内部认识统一和工作协同，确保档案数字化管理需求得到及时响应。要突出常态化工作导向，对信息技术平台上的电子档案数据进行资源开发和信息维护，解决市场监督管理条线上下和内设机构间的信息资源共享问题，不断优化档案数字化建设效能，提高档案信息管理与服务质量。

（二）建设标准化的档案数字化管理系统。在档案数字化建设的实践中，应该进一步加强完善档案数字化建设的管理系统，立足标准化导向，提高档案管理的规范性、有效性。首先，要高标准建设数字化网络管理系统，通过精细化流程管理，使得信息资源在电子平台上高效运转、及时归档，提升档案数字化信息归档的时效性。其次，要提高档案管理的软硬件及人才服务建设水平，在档案数字化管理系统中，业务范围、信息共享、资源利用等各方面发挥出数字化信息管理模式的优越性。同时，还需要加强对信息化电子档案的制度完善，促使档案管理工作在现代化信息技术的应用背景下，实现档案管理的制度性变革，保障档案数字化长期安全性和高效性。除此之外，还需要积极探索利用新型信息软件系统，更好地为档案数字化建设管理系统升级提供新的空间。

（三）使用新技术加强档案数字化工作路径。面对档案数字化建设中存在的信息安全性等问题，档案管理工作部门不应因噎废食，而是在引起高度重视的同时积极使用新技术、新手段，不断加强档案数字化管理工作质量。首先，加强对档案数据的定期归档处理，提高档案管理系统使用的生命力，避免“建而不用”信息资源的质量和价值降低。其次，更加注重档案的安全管理，掌握档案管理系统中防火墙技术以及病毒入侵技术的操作，注意安全防护技术在档案管理工作中的应用，保障档案信息资源在数字化平台上得到有力保护。除此之外，要加大技术、资金和人力投入力度，为档案数字化管理工作的日常保障和技术升级创造条件。

五、信息化管理模式在档案管理工作中的现实作用

（一）扩展档案管理系统。档案数字化管理系统的建设需要遵循一定的标准，系统的完善及应用也是当下档案管理事业的主要内容，行业发展及档案运行管理都需要数字化、标准化系统的建设，以此来提升档案管理效率，使得信息公开透明，在实效性更强的状态下完善数字化档案管理工作。大数据为标准化的档案管理系统带来新的发展空间，在精细化流程的管理下，必须依据数据处理的多元化需求，大数据时代的云计算技术，反衬着传统计算机档案系统的落后，在数据信息多样化的需求上加以满足，提升数据处理及档案管理的效率。由此看来，当下云计算网络管理系统及构架内容的设计，能够进一步拓展档案信息在数字化系统中的资源拓展及资源存储，进而满足数据库的扩容需要，在这种形势下能够最大程度上维护数字化档案信息的安全性与管理成本，提升档案管理系统的智能化水平，以此来满足数据信息的多元共享需求。在满足用户需求的基础上，还应该做好系统技术层面的工作，与此同时，用户在使用媒体及档案管理查询系统的过程中受到了重视，明确了档案管理系统的利用价值，以此来处理档案的实际问题；由此可见，档案系统的信息化建设存在必要性，能够带动档案管理系统的实际运用价值提升，拓展档案管理系统的整体范畴，提高档案管理系统效率，进一步改善档案管理人员的处理方式与数字化思维，运用数字科学技术，推动档案管理系统走向创新、有序的发展空间。

（二）培养档案管理工作人员的综合能力。档案管理逐步走向信息化的发展空间，这为档案管理队伍带来新的挑战。在信息技术时代，档案管理人员的素质、专业素养、技术操作水平都应该得到进一步的完善，为后续的档案数据整理奠定良好的基础。从电子文件管理到数字档案馆建设，从对业务流程和业务系统的支撑到公共服务，多个方位培养档案管理人才的专业素养。在此基础上，档案工作者们做了许多创新性工作并获得良好的效果，为技术操作和数字化的运用奠定了坚实性的基础。除此之外，档案数字化管理工作的实践以及开展定期检查和技术维护工作创建发展的过程中，档案信息化的建设及管理模式的创新都可以作为档案管理人员前进的起点，改善传统档案管理的落后问题，树立创新性的档案管理思维，做好新时期的档案管理工作。在思维创新的角度开展实践管理工作，以此来形成良好的信息化管理素质，在最大程度上消除影响档案管理信息化发展的弊端，进而推动系统和数字化手段的进步，这种创新方式为档案管理信息化的工作结构带来便捷，实现档案管理工作与社会整体发展的步伐一致。

六、结语

在信息技术迅猛发展的背景下，档案管理信息化的发展趋势及创新思路存在一定的必要性，能够实现档案管理工作当下的发展需求，并且推动档案管理工作得到进一步拓展。因此，档案管理人员应抢抓机遇，积极使用新技术，确保档案管理效率的提高。作为档案管理工作者，也应该努力适应电子信息化管理模式发展需要，加强自身对信息技术和平台操作能力的掌握，有效解决档案工作中的难点问题，推动市场监管部门的档案管理工作更加全面且高效地发展，并得以真正落实。