《档案法》新增专章加持下新人档案的收集整理

文/福建省龙岩市永定区教工档案室 赖晓文

新版《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）2021年1月1日实施至今一周年。本文从《档案法》两个新增专章的加持作用的角度，谈谈人事档案的收集整理一年来的实践。做好档案的收集、整理工作，是《档案法》第一条的要求。每年的新录用人员档案的收集、整理，是人事档案工作的“重头戏”之一，是大学毕业生档案转变为干部人事档案的首要环节，可谓人事档案管理的“工作原点”。新录用人员的档案可以形象地称为“新人档案”，其收集、整理可谓入门管理。

《档案法》新增的第五章“档案信息化建设”，是信息化专章；第六章“监督检查”，是监督专章。《档案法》自施行之日起，新增专章的加持作用明显。收集，是整理的准备阶段；整理，是收集的目的和归宿。监督专章规定，档案主管部门可以检查“档案收集、整理、保管、提供利用等情况”。可见，新人档案的收集、整理何等重要。两个专章的信息化、监督的法律威力，对新人档案的收集、整理乃至整个人事档案工作，的确有强大的保护扶持作用，使新人档案的收集、整理成为“工作热点”。

一、“双套制、两个时段”收集、整理相关概念

新人档案宜围绕“双套制、两个时段”进行收集、整理。“双套制”是指纸质材料、信息化材料分别进行收集、整理，缺一不可。“两个时段”是指这种“双套制”的收集、整理分别在录用、转正之年有序进行，都归到人事档案工作的“工作原点”来对待，不能只重点关注录用之年的整理、把转正之年的整理列为录用之后一般年份的普通整理。

（一）“双套制”收集。双套制，在档案管理领域不是一个新概念，但在人事档案管理的具体实践中仍然具有许多值得探讨的空间，新人档案是一个可以优化的着力点。中山大学苏焕宁等在论文中指的是电子文件在归档时同时制作纸质文件一同归档，双套保存。本文指档案中既有纸质材料，又有信息化材料（数字化材料、电子件）收集，分为档案接收和材料收集。

1.档案接收。新人档案基本上是大学生档案。最简单的就是直接收取大学生档案寄到生源地的特快专递，以及每年收揽市局中转的县（区）生源档案。人事部门提供正式录用名单，“新人档案”名单即告完成。目前，只能收集到纸质档案，大学生档案信息化材料为“零”。将来高校普遍实行大学生档案管理信息化，就能同时收到信息化档案，是“双套制”档案收集方式的展望。

2.材料收集。要在第一时间催收新人档案中缺少的材料，如教育系统，40%左右新人档案缺失教师资格认定申请表；连续工龄增补审批表，要依履历提醒学校适时办理、交存。其他材料，一般能够在半个月内收齐。录用、转正材料的收集，特以教育系统新人档案为例。笔者设计连续两年使用的“材料收取登记表”（以下简称“登记表”，如表1所示）。此表的作用，就是录用、转正连续两年在同一份表上登记、核查材料收集情况，保障录用、转正材料收集齐全，高质量完成新人档案材料的收集、整理。

表1 新聘人员录用、转正材料收取登记表

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登记表分为纸质表和电子表。纸质表用于经办人用笔如实登记本校材料；电子表是由档案管理员统一在电脑上抄录已经填满的纸质表内容，便于以后随时电脑搜索。因事业单位实行合同聘用制度，登记表把“新人”称为“新聘人员”。登记表显示收取干部履历表、档案专审表（参考表）两种电子件，是笔者依法促进档案信息化、加大电子档案比例从而提高档案信息化程度的自觉举措；其他收集的材料为纸质材料，此即“双套制”材料收集。跟纸质登记表相比，电子登记表具有强大、可靠的搜索功能，因而电子登记表可以改革纸质登记表总是把年份放在标题的传统，放在表格内最实用的位置（开头一行的两栏）。

这种跨年度设计的登记表，本身就是一个突破，有电子表及其纸质表（便于经办人签名），它折射了“两个时段”“双套制”的档案材料收集整理的概念。登记时，档案室在电子登记表上做好登记，经办人同时在档案室的监督下完成纸质表登记。跨年度、双套材料表，好处是录用人员的录用、转正材料收取情况搜索简便、一目了然，保证每个录用人员的“入门材料”成龙配套。

（二）具体的整理实践。要承认纸质材料整理的重要性，还要善于整理信息化材料，所以就有了“双套制”整理。新人档案的整理宜采用“两个时段”整理法，主要是围绕提高效率进行创优。

1.“双套制”整理。（1）纸质材料的整理。当前，在档案的管理和利用中，信息化和纸质化是两种重要方式。登记表显示，录用、转正收集的材料还是以纸质材料居多，纸质材料的整理不可回避。要节约纸质档案的整理时间，就需要自行设计符合本档案室实际的简易高效的整档专用工具（方法）。如我室选定的是姓氏排序，由各校经办人自觉将录用、转正材料上架；不同时间收集的多种材料同时整理装箱、装袋，效率较高，所以要设计格位更多的材料过渡抽屉式档案铁柜；上目录，手工印字比手抄快得多，所以要设计目录条章；年度考核表利用率最高，所以新人档案就应配好年度考核表专用袋。（2）信息化材料的整理。程丽丽等认为，如何加快干部人事档案信息化的进程，扩大人事档案信息管理系统的服务范围、提高服务水平，是现阶段干部人事档案管理部门需要思考的问题。笔者的体会是，人事档案信息化材料的整理，不必太拘泥他人模式，还是要依照提高搜索效率、“一人一夹（电子文件夹）”等原则，勇于自主进行，有利于加快人事档案信息化。新人档案扫描生成数字化材料；电子总表、电子件《干部履历表》、档案专审表等都用EXCEL形式。录用、转正材料一人一个用姓名命名的电子文件夹，里面装载标明各种录用、转正材料名称的电子材料和数字化材料。这些信息化材料都装入大文件夹，命名：某某个人档案信息化集。实行备份制，电脑、U盘各一份。

2.“两个时段”整理法。其优越性在于录用、转正之年这样的“两段式”档案整理，比录用时的仓促整理工作效率明显更高。录用之年，绝大多数人事档案室会在录用材料收齐之后即刻投入一两个月把档案整理成“干部人事档案”。这种做法的缺点是，不利于电子目录一次性收录的最大化，打印出来的目录内容较少，从而降低后续档案整理上目录的效率。正确的做法是先“简易整理”，仅需按照《条例》对材料进行鉴定、分类，把个人基本情况输入电子总表，能够迅速、准确查找人事工作所需信息即可，还不需要做目录。鉴定、筛选、排序是必要的，形成的材料整齐有序且数量不多，尚不必依赖目录指引来查找。转正之年，才把大学毕业生材料、录用材料、转正材料进行“一条龙”整理，制作电子、纸质目录。大量转正材料乃至两年内的年度考核、奖惩等材料的条目都会出现在目录中，提高了电脑输入的效率。

二、人事档案信息化对新人档案收集、整理的影响

现行《档案法》的第一条跟1996版、2016版相比，是首次提到“信息化”，更有信息化专章，是新修订的《档案法》的最大亮点。

（一）新人档案数字化的价值。人事档案的纸质材料数字化从新人档案做起，这是人事档案信息化的可操作性强的选择。一是每年录用人员数量不大，且其个人档案中的纸质材料相对在职人员也要少得多，档案专职人员有能力完成其数字化，无须外包。笔者所在区“副科以上”干部档案先安排数字化，正是考虑到数量因素。二是可以在此基础上对录用之后各类新增的纸质材料顺势进行数字化，逐年录用的年轻干部档案就能依次完成数字化。

（二）新人档案数字化的做法。信息化，要求新人档案必须有原生电子档案。如个人的电子目录、集体的电子总表，都要能逐年调整充实，“全国干部人事档案专项审核工作专用《干部任免审批表》（专审表）”也要有新人的原生电子档案。收集的干部履历表电子件，也是新人档案信息化的成果。

（三）大学生档案信息化对新人档案信息化的影响。要求大学生档案信息化管理对就业后的新人档案收集、整理起到准备作用。大学生档案信息化管理将迎来最好时机。山东李凤莲提出，要对纸质学籍档案进行数字化管理，构建学籍档案整合利用信息化平台。若高校普遍使用计算机管理大学生档案，新人档案的信息化将与大学毕业生档案实现无缝对接。结合各地正在进行的“存量档案数字化”，新人档案又能与其他人员的存量档案实现信息化统一管理。

三、档案工作监督制度的作用

（一）监督制度的重要性体现。《档案法》第六章监督检查的目的是发现档案收集、整理等工作中存在的问题，促使档案室所在的单位依法办事，充分支持档案工作。干部人事档案工作的检查监督单位不止一个，可谓“诸龙镇海”。党委（党组）及其组织人事部门、纪检监察及巡视巡察机构、档案主管部门，都是监督部门。如，人事档案经费不足、库房等硬件设施不规范等问题，所在单位解决不力或无法解决，人事档案室可邀请以上监督单位帮助督促解决。

（二）监督制度对新人档案收集的作用。新人档案材料的收集难点是教师资格认定申请表，原因是，多数申请表是在外地（如大学所在地）先行完成制作、不是在录用所在地制作；教师资格网站开通后，部分相关部门擅自决定不再制作纸质材料；有的直接寄给本人导致遗失。笔者的办法是，请求我区档案局联系材料制作所在地的档案局，请其出面依法监督制作单位及时直接寄送、或重新制作后寄来材料。收集、整理均依照法律规定，效率大大提高。

（三）监督制度对新人档案整理的作用。档案整理离不开硬件支持，监督部门在硬件购置方面大有可为。长期以来，新人档案纸质材料整理需要追加定制分类架、材料过渡抽屉式档案铁柜；电子材料整理，需要更新电脑、扫描仪。往年屡次报告上述问题都未能解决。档案局接到我室要求监督的报告，正是在新档案法开始施行之月，档案局主要领导督促教育局依法完善了档案整理必备的这些硬件，新人档案的纸质材料、信息化材料整理工作顺利开展。

四、两个专章加持作用前瞻

未来人事档案材料的收集、整理，离不开两个专章加持。

（一）纸质材料、信息化材料。“双套制”的天平将越来越向电子档案倾斜，最终实现人事档案全面信息化，实现信息化专章的要求。新人的录用（见习）、转正的工资审批表等将发展为侧重电子件的“双套制”，逐步过渡到“单套制”。对整个人事档案的收集整理来说，实行电子档案单套制的难点是电子公章的落实。福建省电子政务公共平台已经解决电子公章之类的所有技术问题，下发了《关于福建省电子政务电子印章有关事项的通知》。包含新人档案录用、转正材料在内的人事档案材料，其电子件可学习电子政务办公系统。全面信息化需要时间，人事档案的纸质材料将继续存在多年。存量档案数字化是档案信息化的基础之一，而规范整理的纸质材料仍将是档案数字化的物质前提。

（二）人为因素。人是档案管理中一个最重要、最活跃的因素。《档案法》监督专章逐渐成为法律武器。新档案法施行之前，档案工作者对档案材料的收集、整理因各部门重视、配合不够时有灰心丧气；新人档案的收集、整理更“麻烦”，有的教育人事档案室干脆不催收教师资格认定申请表等重要材料，从源头上掐断收集之路，给人事工作带来潜在危机。有了监督制度，档案工作者的心理负担便迎刃而解。

五、结语

做好新人档案的收集、整理，是人事档案工作有法必依的表现，既关系到人事档案能否为人事等工作提供便捷的服务，又关系到人事档案的信息化方向。要寻求监督支持、把有关部门的检查监督当作档案管理的力量倍增器，也要在“双套制”及“两个时段”的收集、整理中不断加大信息化的比例。依法治理和走向信息化、现代化，是习近平总书记关于档案工作“三个走向”重要指示的要求。

没有规范的新人档案收集、整理，就没有合格的人事档案入门管理。党政机关、参照公务员法管理的机关（单位）、国有企业事业单位，都存在人事档案管理业务。在《档案法》的信息化、监督专章加持下，广大人事档案工作者仍需继续对档案收集、整理的信息化进行探索。