高校干部人事档案编号及排架实践

文/曲阜师范大学 张士花；滨州学院 魏娟

高校干部人事档案记载着干部的各种信息，具有非常重要的作用。档案编号及排架是档案管理工作中一项非常重要的基础工作。档案编号是否科学规范，档案排架是否高效合理，直接影响着档案材料收集归档的准确率和速度，关系着档案查借阅工作的利用效率。科学的编号及排架不仅可以减少档案倒架次数，减轻管档人员工作负担，还有利于档案保护和整体美观。随着信息技术的发展，档案管理信息系统逐步建立，人事档案编号及排架迎来了新的机遇，管档人员要在实际工作中不断改进档案编号及排架方法，使档案管理更科学更规范。

一、高校干部人事档案编号的主要方法及优缺点

干部人事档案编号是在档案管理过程中以字符的形式赋予档案的一组代码，是档案排架的基础。怎样编号才能利于档案排架，进而有利于档案的归档及提高检索效率，是档案管理工作者要解决的一个重要问题。下面介绍几种常见的干部人事档案编号形式。

（一）笔形编号法。笔形编号法是一种按照档案人员姓名用字特点取角编号的方法。这种方法是在四角号码字典编号的基础上按照取角的原则实现的，将各个角的号码连在一起形成档案编号。这种编号方法具有误差少、保密性强、档案存放集中等优点。但是笔形编号法易出现编号重复的情况，笔形数量多，基本规则难学，不易掌握及记忆。虽然电脑可以根据姓名自动生成档案笔形编号，但是现在已经很少有人用笔形法查字，熟悉笔形编号基本规则的人越来越少，随着信息化的发展及各高校档案数量的不断增加，这种方法逐渐被现代档案管理所淘汰。

（二）姓氏笔画编号法。姓氏笔画编号法是一种将档案按人员姓氏分类，以姓名的笔画多少为顺序进行编号的方法。这种方法首先要将姓氏相同的档案集中在一起，然后按照姓氏笔画多少排序，再按照同姓的第二个字笔画多少排序，如果第二个字笔画相同，则按照第三个字笔画多少排序，最后将所有姓名编制成花名册统一编号形成档案编号。这种编号方法具有规则简单易学、存放相对集中的优点。但是由于人员姓氏的不均衡，比如“张”“李”“刘”“王”等这些都是常见的姓氏，数量较多；而像“安”“庄”“易”“解”等这些都是不常见的姓氏，数量较少，就会出现有的编号数量多、有的编号数量少，档案存放头绪多、预留空间大、检索查找慢等问题。

（三）汉语拼音字母编号法。汉语拼音字母编号法是根椐汉语“音序检字法”的原理，按干部姓名的拼音字母次序排列编号的方法。这种方法首先是将姓氏按拼音字母的顺序排列，其次是相同的姓氏之间按照姓氏的下一个字的拼音字母顺序排列，以此类推。这是现在各个高校普遍运用的档案编号方式，只要熟悉掌握汉语拼音，编号和使用都很简便。但是这种方法也存在不足，比如同音字较多容易出现重复编码、预留空间大小不好确定、需要经常倒库调库等等。

（四）职工代码编号法。职工代码编号是一种按照教职工人员代码进行排序的一种编号方法。人员代码按照职工入职日期的前后顺序进行编码，具有唯一性，名字可能有重复的但工号绝对不重复。职工代码由8位阿拉伯数字组成，前4位代表新进人员进校的年份，后4位代表职工来校报到工作的前后顺序。例如2021年第105个进校的职工，他的职工代码为“20210105”。这种方法具有编码简单易学、省时省力省空间、减少档案磨损、利于档案保存等优点，普遍应用于现代化档案管理模式。但是这种方式完全依赖于档案管理信息系统及现代化检索工具，如网络陷入瘫痪或系统出现其他状况，则无法快速找到所需档案。

(五)“姓名首字母+职工代码”编号法。“姓名首字母+职工代码”编号法是指将姓名的首字母和职工代码号混合编号的方法。首先，要对26个字母按照顺序给予数字代码，每个字母用两位阿拉伯数字表示；其次，将姓名首字母用数字代码表示出来；最后，首字母代码与职工代号混合组成职工档案编号。比如陈晓文（职工代码为20210105），拼音为Chen Xiao Wen，首字母为CXW，C代码为03，X代码为24，W代码为23，其首字母代码则为032423，再加上职工代码，此人的档案编号则为03242320210105。此种方法具有编码规则简单易学、档案编号唯一、检索效率高等优点，但是这种编号方式要熟记英文26个字母的排列顺序和代码，编码依赖于电脑工具，代码数字多，人工编码相对繁琐费时，也需要预留档案倒架空间，位置相对不固定等等。

综上所述，各种编号方法都不同程度地存在着档案存放位置不固定、档案检索费事、利用效率不高以及需要经常调整档案柜等缺点。各个高校要综合几种编号方法，根据具体档案卷宗数量、档案基础设施、档案的信息化建设程度及人事管理工作历史沿革等综合研究制定本单位档案编号排架方法，以适应现代化多元人事档案管理的需要。

二、高校干部人事档案主要排架方式及优缺点

干部人事档案排架是指干部人事档案贮存在档案架（柜）中组合排列的方式，科学的排架不仅有利于档案材料存取，还有利于节省存放空间。常见排架的主要方式有以下几种：

（一）按“籍贯+姓氏拼音”排架。“籍贯+姓氏拼音”的排架方式是按照干部的籍贯分类，将籍贯相同的放在一起，在相同的条件下再按照姓氏拼音的方式进行排序。籍贯和姓氏是一个人固定不变的信息，在单位人员调动不频繁的情况下，这样的编排方式很好排架，同时也不需要考虑二级单位轮岗情况。但是每个入档的材料并不会注明籍贯，这种编排不利于查找和检索。同时随着时代的发展，人才流动的加快及档案管理数量的剧增，此办法往往工作效率不高，并不是排架的最佳方法。

（二）按“部门+姓氏拼音”排架。“部门+姓氏拼音”的排架方式是以一个二级单位或部门的干部人事档案组合为整体进行上架或入柜，一个单位之内的人员档案再按照姓氏拼音进行排序。这种排列方式有利于集中掌握一个单位教职工的基本情况，同时在日常的收集归档工作中，材料也是按照单位的形式报送的，这样的编排方式有利于档案材料的迅速归档。高校一般包含十几乃至数十个二级单位或部门，这样的排列方式需要预留大量空间，还会因为干部的内部岗位调整而经常变动档案的存放架。

（三）按“姓氏拼音”排架。“姓氏拼音”的排架方式是把所管理的干部人事档案按照姓氏编写的档案号进行上架（入柜）。档案管理部门在提供查借阅服务时，一般要求提供单位及姓名，按姓氏拼音排序就能很快检索定位所要查找的档案，干部花名册在Excel表格中按照音序进行排序，就能很好地与档案实体进行对应。同时，尽管会出现重名的问题，但是相同姓名的人会编排在一起，有利于在材料入档时进行区分。这样的编排方式也存在一些缺点，每年的年度考核材料、职称评聘材料、教师资格认定的材料都是按照单位或部门来提交的，在材料归档时要先将所入档的材料进行拼音排序，然后才能按顺序依次入档，比较费时费力。

（四）按“职工代码”排架。“职工代码”的排架方式是把干部人事档案按照职工代码从小到大的顺序依次上架或入柜。这种排架方式在档案存入后位置相对固定，一般除了退休或调离减少档案之外，不会新增档案，不用经常倒架，避免档案磨损，利于档案保存。同时，随着信息化的发展，干部信息管理系统的广泛应用，这种编排方式逐渐成为趋势，检索快捷，利用效率高。

三、档案编号及排架实践

档案编号排架是档案服务利用的基础。有的档案排架方式存在重排轻用的情况，不利用档案的查借阅服务以及档案材料的整理归档。科学的排架要考虑省时省力、人员衔接、排列美观等一系列问题。根据中组部及省委组织部统一要求，借鉴其他单位干部人事档案管理经验，结合我校工作实践，在职人员档案采取“职工代码编号法”对应排架的方法，离退休人员档案、已故人员档案、暂存人员档案都是采取“汉语拼音字母编号法”对应的排架方法，此组合的档案编号排架方式使档案材料归档方便快捷，档案查找省时省力，提高了档案利用效率。

（一）“职工代码编号法”用于在职人员档案排架。从20世纪90年代到21世纪初，国家出台了一系列档案规范相关政策及文件，要求规范档案管理。同时随着信息时代的来临，计算机应用于干部人事档案管理中，并将所有档案统一实行汉语拼音字母编号法排架方式。在职人员档案利用此方式排架有以下几个缺点：第一，每年都有很多新进人员要入库，需要预留大量架位。虽然每年也有职工调离或退休，但是总体上进库远远大于出库。再加上人员姓名不确定，汉语拼音中各种字母都可能出现，这就需要经常倒架或者预留大量的空架位，不利于档案的保存，也给工作人员带来不少工作量。第二，档案材料形成归档一般是以部门为基本单位，这种编排方式需要先将材料统一按照音序排序后再入档，费时费力。比如年度考核表，单位首先下发通知组织个人进行填写，个人填写完后交二级单位填写意见并盖章审核后转交人事部门审核入档。形成的材料是以二级单位的形式转递档案管理部门，要先把档案材料打乱单位次序并按音序排序，才能快速入档。第三，重名重姓人员档案容易出现混装现象。由于高校人数偏多，重名重姓人员出现的概率也很高，档案编号相同以致出现混装现象。

近年来，随着干部人事档案数字化建设以及档案管理信息系统的开发利用，对于在实际工作中利用率最高的在职人员档案，我们进行了排架方式上的改进，采用“职工代码”编号的方式进行排架，这种方式有以下几个优点：第一，编号简单，位置固定，节省空间。我们把所有职工档案按照进校的先后顺序进行排序，先是年份，年份相同的情况下按照进校顺序来编排，新进人员按照年份及进校顺序依次排序。前面职工档案排好后，除了调离及退休需要转出档案外，新进人员不需要插架，也不需要预留架位。第二，干部信息管理系统应用于人事档案管理工作，在职称评定、各类考核、工资业务、人事调动等方面实现信息化办公，形成入档材料年度考核表、工资表、职称评审表、教师资格认定表等归档材料均加上职工代码，再按照人员代码大小排序，归档迅速。第三，查找快捷、检索便利，档案查找工具从手工检索到电脑信息化检索。这种方法排架不仅有利于档案查借阅服务，还能迅速锁定档案所在位置，利于档案准确归位。

（二）“汉语拼音字母编号法”用于保存其他干部人事档案排架。离退休人员、已故人员及暂存人员档案一直沿用“拼音字母”编号法排架，主要考虑以下几个方面：第一，此几类档案一般利用在亲属关系证明、撰写材料、治丧等方面，利用方式具有局限性。干部人事档案在提供此几类档案的查借阅服务时，查借阅人提供的基本信息一般是姓名及单位，对人员代码并不是很熟悉。第二，在职人员在办理退休业务时一般与年龄、职务（职称）、身体状况等有关，人员代码大小顺序不一定是职工退休的先后顺序，按职工代码编号法存在插架排架问题，不好掌握预留空间。第三，此几类档案姓氏拼音都是固定的，每年退休及已故人员数量相对较少，可以预留相应空间，此档案柜可以长时间不用倒架。

四、结语

档案编号及排架是档案管理基础工作的根基，是档案科学化、规范化管理的保证。档案编号及排架都应根据档案整理及档案利用的现实需求来不断调整及更新，制定合理的编号及排架方式，保证库房空间利用率高、档案材料归档方便、档案查借阅服务快捷、案卷整洁美观。随着时代的发展，档案管理工作者应在日常的管理工作中优化干部人事档案管理工作，发挥档案在建设高素质人才队伍中的重要作用。