信息化背景下行政管理工作模式研究

2022-11-14华蓝集团股份公司黄颖

办公室业务 2022年3期

文/华蓝集团股份公司黄颖

行政管理作为城市运行的管理中枢，承担着城市发展、民生保障、服务市民的核心职能，将信息化建设融入城市行政管理工作中，是规范操作流程、提高办事效率、提升管理水平的有效途径。这种工作模式不仅能够认识到传统行政工作模式的弊端，而且有助于政府找到一条适合当前行政工作发展的新途径。

此外，城市管理是一项系统工程，保障社会经济发展活动的正常运行，而行政管理工作是落实城市管理工作的助推器，直接影响城市管理水平。因此，找到当前城市管理综合行政执法存在的问题，能够进一步提高政府管理水平，同时也能够提高城市建设的积极性，使城市管理向现代治理方向进行探索。

一、信息化背景下行政管理工作中存在的问题

（一）智能化行政管理需求与硬件设施不匹配。目前，城市管理工作模式中使用的大部分硬件设备不能满足现代化社会的智能化需求。从2011年开始，国家启动信息化建设，经过多个阶段不断进行信息化技术的开发，成功地对行政软件的功能和部分硬件设施都进行了更新迭代。例如，支撑行政管理工作的系统服务器是软件运行的基础平台，承载着全市行政管理的各项数据的汇集、运算、处理工作，主要包含数据库服务器、业务应用服务器等。随着信息化系统的推进和新应用的上马运行，行政管理的专用服务日渐增多，公众和管理人员对智能化综合管理模式有了更多的需求，这就意味着进行行政管理工作的服务器需要提供更多的功能，才能够满足越来越复杂的分工和越来越多的业务承接。这对行政管理系统工作模式下的硬件设备提出了更高的要求，需要提高系统应用功能开发、系统响应速度、数据并发量等等的处理能力。从实际情况看，目前使用的硬件设备，服务器在兼容性、数据处理、扩展升级能力等方面都不能满足对系统的标准和要求。硬件设施的不匹配也直接导致行政工作模式应用于软件开发的局限性，无法跟上城市建设的步伐。

（二）政府各部门协同不足。通过对问卷调查数据的分析，大部分受访管理人员认为政府的综合管理部门与其他部门的合作目前存在一些问题，如，职责界限不清、合作力度不够、部门之间责任相互推诿等等。城市管理综合行政工作仍由单独一个部门负责，而其他部门对行政问题的逃避现象仍然存在，难以得到解决。因此，需要搭建信息平台，加强与其他职能部门的沟通与合作，实现协同处置。

（三）信息化管理数据处理效率不高。当前信息化管理数据处理的手段主要以“智能管理指挥平台”为依托，完成数字化信息在线管理和应急指挥与决策。但是现有的平台在运行过程中，数据处理不及时，对任务的分配以及突发事件的决策处理的时间都较长，影响了行政管理的工作效率。日常信息来源主要由外包收集公司提供员工上报的主热线和任务数据，分发速度慢，影响实际效率。同时，系统数据信息的查询功能也不够完善。当信息数据完成处理需要归档时，缺乏有效的查询统计功能，导致数据统计分析困难。因此，在数据归档方面仍有优化的空间。

（四）缺少激励机制。行政管理是城市建设的民生工程，需要极大的热情和足够的包容去面对城市中形形色色的问题，坚持原则的同时，又能设身处地为百姓解决实际困难。城市的行政管理在城市建设中虽然重要，但是由于其“幕后工作”的性质，并不为大众所熟知。这就造成了行政管理人员的职业认同感和荣誉感、使命感不易被认知，进而造成管理人员的积极性不高。长此以往，城市行政管理工作的效率和水平都会受到影响，甚至丧失其本来应有的作用。

二、信息化背景下行政管理工作解决对策

针对以上分析发现的问题，需要在顶层进行策划，用创新的思维应对技术发展和社会进步对政府行政管理工作带来的冲击。为了适应这种变革，需要在配套设施建设、构建信息化办公流程、数据资源整合共享等方面加大投入，形成新型办公体系，同时还需要健全法律法规，同步抓好配套的法制建设。

（一）完善应用系统建设。进行行政综合管理是一项需要对数据进行合理规划的工作。在行政综合管理过程中，需要构建统一的信息技术平台，通过平台的完善管理标准以及工作体系，在需要进行数据共享的情况下，制定严格的数据共享规则，这对城市管理和建设具有不可替代的重要意义。同时需要注重行政综合管理的一致性。应构建城市管理数据库，并不断完善数据库，采用统一的管理标准，实行适宜当地城市发展的评价监督体系。

在行政综合管理系统的设计框架中，不但需要用统一的建设标准指导建设规划，还需要用前瞻性的思维预见城市行政管理工作现存的和可能存在的管理接口关系。在各个领域都在建设信息化、物联网、大数据的背景下，如何将零散的功能进行整合，将信息共享转化为功能共享和资源共享。例如，公安系统建设的“天眼工程”，在城市中主要地段和重要建筑的各个角度设立了视频监控设备，用于犯罪预警和调查取证，而市政管理也可以利用这些视频监控设备发现城市基础设施的损坏之处，应急救灾部门也可以利用视频监控设备第一时间获取灾情报警。

任何建设项目都不是一劳永逸的，行政管理信息化应用系统也需要不断地完善与升级。当前的规划与建设方案，针对的是当前面临的问题和基于当前的认识而采取的处理办法。但是社会在不断进步，新生事物、新技术、新管理关系在不断出现，城市行政管理应用平台需要适应这种变革，及时做出调整。因此，需要组织专业人士关注城市的新变化，研究变化趋势，探讨新生事物对行政管理的影响与要求，形成研究报告提请决策部门审核，完善应用系统的功能。

（二）构建城市信息化应用体系。模块化行政管理是一种新型的城市管理方式，所有与城市管理相关的区域尺度都是内容的“部分”“事件”，政府可以通过互联网手段以及地理信息技术进行城市动态监控，通过数据信息的采集，完成城市管理数据信息的分析与统计。利用数据挖掘等技术设计数据模型，充分发挥信息管理的作用。根据城市部分区域实时情况，划分管理区域，按照不同管理区域进行运营情况分工，对城市管理事件进行过滤，有效筛选可以进行行政管理的城市事件，提高城市行政管理水平与效率，实现城市信息化管理的目标。

构件城市信息化应用体系，一方面，要在系统规划指导下建设硬件平台基础，另一方面，是使用者的使用习惯和使用技巧，先进的信息化处理平台、实用的功能软件，配合操作者熟练的使用技巧，共同构成城市行政管理信息化处理系统的强大业务处理能力。因此在城市信息化应用系统的建设中，既要注重硬件设施的投入，也要重视对操作人员的培训，两者都是城市信息化应用体系得以最大化实现服务功能的基础保障。

在信息化应用体系构建过程中，服务对象的参与程度和认知度是信息化应用体系建设的重要组成部分，而此部分内容存在受众群体数量大、文化层次参差不齐、推广渠道有限等实际困难，因此对信息化应用体系能否得到有效利用也是关键的制约因素。为了切实推进信息化的行政管理工作，需要将信息化的优点、使用方法、应用模式等信息传递给大众，形成城市行政管理信息化的良性互动，真正实现用信息化解决百姓的实际问题。

（三）整合多部门行政管理队伍，实现信息资源共享。面对当前城市行政管理较为紧张的趋势，行政部门需要对现阶段信息资源信息进行共享。在管理人员数量紧张的情况下，适当培养能够前往一线进行管理的工作人员，对进行一线管理的工作人员的工作内容进行统一培训，提高一线管理人员的综合素质，实现城市行政管理工作中各种问题的快速解决。

努力建立统一高效的综合管理队伍，积极探索多部门联合管理的新思路，实现信息交互和资源共享，而基层管理人员的缺乏也很容易对改革推进产生不利的影响。行政管理工作内容丰富，各部门之间需要协调紧密。所以需要合理的利用城市信息的大数据，此时就可以看出，城市信息资源的共享是尤为重要的。通过不同机制与信息技术手段的结合，对城市信息数据进行统一管理，形成城市信息资源共享平台，避免由于信息不全导致的城市行政岗管理不全面现象的发生。为行政管理系统中各种应用系统的建设提供较为完善的地理数据基础。通过跨部门协调机制，进一步探索管理系统，通过共享信息链的建设，将行政管理各个部分的职能信息进行整合，实现职能管理数据信息的共享，有助于城市综合管理的能力和水平的提高，实现城市行政部门管理队伍的统一格局。目前各行政部门建设的信息化系统，已经积累了大量的数据，但是由于缺乏对信息的深度利用规划，加之尚未打通部门间的信息共享壁垒，因此信息的共享还不充分，很大部分有价值的信息没有被挖掘出来。通过城市行政管理信息化平台的数据共享和大数据分析功能，可以将信息的利用度提高到新的层次，在纷繁复杂的信息海洋中发掘有价值信息，推动城市行政管理的进步。因此，在整合各行政部门资源共享信息的过程中，大数据分析处理技术是必备的组成模块，这也是建立统一的行政管理信息化平台的价值所在。

（四）健全行政管理法律法规保障体系。根据法定职权原则的基本要求，行政机关的工作人员虽具备明确的法律授权，但是必须在法律规定的范围内进行职权的使用，不能够超出法律的界线。实现有法必依，严格执法。明确各部门的职能范围，建立并完善相关执法管理体系，使城市的行政管理在法律体系的保障下实施。完善对执法部门进行有效监督的法律体系，严格规范执法程序，实现透明执法，保证城市行政管理的公平公正。

作为技术发展的产物，信息化行政管理平台也是新生事物，因此对其管理和限制需要深入研究，并以立法的形式加以规范。例如，由于信息化水平的提高，城市生活、发展建设、财政数据甚至个人信息都会在平台中存储、传输，如何保证信息的安全，限定其知悉范围，令信息成为提高行政管理水平的工具，同时又不会被别有用心的人获取，这既是技术问题，也是法律问题。推而广之，对城市行政管理的信息化建设应该在法律的监管下进行，并在实施过程中不断完善法律条款，及时发现漏洞并加以弥补，在法律框架约束下形成良性发展态势。

此外，政府还应根据相应的法律规范，在现有行政执法体系的基础上，将城管综合行政的权责逐层分解，分配到各个岗位和个人，从而完善城市管理综合行政责任制度，实现权责统一。权利的分解可以大大提高管理者工作积极性，同时实现权责平等，充分保证工作质量，在一定程度上提高管理效率。

（五）优化绩效考核体系。运用科学的管理和治理方法，建设城市管理综合治理体系智慧的“大脑”。充分了解政府部门和公民对行政管理的需求，进一步研究评估内容和方案设置，建立科学透明的评估模型，全面评估各部门的运营绩效。为了促进单位提高评估的重要性程度和工作热情，在满足财务预算的情况下建立一个特殊的奖励基金，对先进单位给予奖励，对排名最末的部门进行问责。

信息化建设的目的是提升城市行政管理工作的水平，而提升的程度是否达到预期，需要通过监管考核来评定。通过建立绩效考核体系，一方面，可以奖勤罚懒，提高行政管理的效率；另一方面，可以侧面反映信息化建设的实用程度，以便及早发现问题，有针对性地补充完善，真正意义上实现信息化行政管理工作的初衷。