基于在线政务服务视角的电子文件管理措施

文/晋江市公安警务辅助服务中心 杨萍萍

近年来，我国的信息技术飞速发展，在很多领域都得到了广泛运用。同时随着大数据、大网络等先进平台的运用。“网络＋政务服务”在推进各级政府改革发展、推进现代化综合治理方面发挥着至关重要的作用。随着国家相继出台政策文件来加强政务服务视角下的电子文件管理，促使各级政务部门从传统的纸质文件的形式逐步向电子文件管理的方向转变。因此在当前的信息化时代，如何做好电子文件的管理是重中之重。从政府的视角来看，电子档案是其依据相关业务和依法行政的重要记录资料，是当今信息化时代提升其公信力和决策效率的重要凭证及基础，具有较强的法治及政治意义。本文基于在线政务服务视角的背景下，对电子文件管理的现状进行阐述，并提出一些具有针对性的措施来加强管理。

一、在线政务服务视角下电子文件管理的概况及其重要意义

（一）电子文件特点及其分类。电子文件主要通过计算机系统来进行输入、储存和传送等一系列工作，这是信息时代数字化发展的必然产物，是提升政务系统运行质量的主要方法和途径之一。电子文件具有以下的优点：储存面积较小，能够节省大量空间；检索速度较快，只需输入关键词和内容就能够完成查找工作；传送距离较广，能够被用户互享。但是除了上述优点外，电子文件也存在一定的缺陷，如载体信息分离，不能直接阅读，需要相关硬件及软件设备才能被识别使用，而且一旦电子文件被泄露，很容易被复制及修改，无法保障其安全性和完整性。

从政务服务的视角来看，政府及相关事业单位在制定和执行政策、行使公共权力的进程中，产生和积累了很多的电子文件，由于其来源、运营方法不同，按照不同的方式区分，可以分为以下几类：1.按照不同的载体来划分，分为硬盘文件、软盘文件等。2.按照不同的形态来划分，分为文本文件、表格文件、音频文件等。3.按照不同的功能划分，主要分为辅助性文件和正式性文件等。

（二）对电子文件管理的重要意义。随着信息技术的深入发展，电子计算机在政府部门的职能越来越明显，电子文件从产生到储存利用这一系列的流程也就成为政务工作的重要环节，因此做好电子文件的管理能够加快信息化政府的建设，并提升其行政效率，合理优化和调配资源。

随着政府信息化水平的不断提升，自动化办公、电子政务和网上审批等新型的行政处理和运转流程逐渐取代了传统的工作方式，大大提升了政府和事业单位的运营质量，此时也诞生了大量的电子文件。电子文件发挥着重要的职能，能迅速地利用信息技术手段实现日常的政务处理，提升相关部门的管理水平。如今电子文件已经成为相关部门电子政务建设的重要一环，对电子文件加强管理能够加强信息化水平建设，使得相关部门的办公效率得到提升。

此外，加强对电子文件的管理还有助于相关部门提升服务水平和决策效率，有助于部门内部实现信息共享，加强内部各个部门的交流和沟通，使得各项工作能够有效衔接，使其内部每一部分工作业务既能独立存在、高效运转，又能相互联系、协同推进，能够为促进社会的和谐稳定做出重大贡献。尤其是公安部门，日常的业务繁多，有序实现电子文件的归档利用及管理，能够最高效率处理日常繁琐的工作，提升行政效率和工作质量，为人民的安全和社会的稳定构筑一道坚固的城墙。

二、当前电子文件管理的现状

在信息化水平的指引下，我国的电子文件管理取得了很高的成就，为我国相关部门的管理、建设和发展做出了重大贡献，但是依然存在着不少的问题，主要体现在以下的几点：

（一）对电子文件的整体规划亟须改进。1.相关体制机制有待改进。由于我国进入信息化时代较晚，电子文件的管理也是近年来才得到发展，面对这一局势，我国还没有制定出可实施性较强的制度来规范电子文件的管理，也没有从法律的角度来确定其发展的方向和地位，这样一来，电子文件管理进程中出现的弊端就逐渐暴露出来。当前，有的部门只是将注意力聚焦在信息资源的开发及利用上，仅仅关注信息资源本身的价值大小、能否被精确使用，而忽视了文件本身的管理和利用，即只重视内容，不重视载体。除此之外，现有的电子文件管理政策文件远远不能满足实际的需求。此外，还有的部门电子文件管理只局限在相关的单位内部，只对单位内部的运转起到促进作用。虽然短时间内会提升自身的运转效率，但是由于没有研究其他地区和全国范围内的电子文件管理方式，不能与外界部门实现跨地区、跨省市互联互通，这样就很容易形成信息闭塞，导致“信息孤岛”的现象发生，长此以往，对单位自身的发展造成不良影响。2.缺少一个系统完整的规划。电子文件管理在我国信息化建设中的地位还不明确，有的部门还没有形成足够的重视，没有将电子文件列为正式文件和发展规划中；有的部门没有明确界限电子文件的范围，导致其划分模糊不清，不能充分认识网站、数据库和邮件中的信息资源，而且长期使用旧的思维方式和管理理念来管理电子文件，会降低电子文件的使用效率。

（二）电子文件的管理系统不完善。1.电子文件的管理方式落后。当前我国有关部门的电子文件管理方式还需要改进，现在实行的“双轨制”和“双套制”都是建立在纸质和电子文件相互衔接的基础上的。“双轨制”是全流程参与运行，参与了相关流程业务的运营，具有一定的实际意义，但是这种传统的工作方式浪费了大量的人力及物力资源；“双套制”缺乏完备的证据力和文件属性，没有经过有效的运营处理，实质意义不大。2.电子文件管理的安全运营无法得到保障。电子文件信息在传送过程中实现了从有形向无形的转换，但是有的部门和单位却忽略了电子文件在保存中的安全性，不能有效对其保密，在进行信息化管理时，很容易遭到黑客、病毒等的攻击和破坏，从而影响安全性能；此外传输和储存电子文件，对设备的要求也较高，有的电子文件磁盘极容易受到外界的影响，从而影响安全性。

（三）电子文件的管理体系不完善。电子文件从产生、归档到管理保存、利用开发需要经过一系列完整的流程和周期，中间的任何一个环节出现问题，都会降低电子文件的管理质量。一个完整的流程分为形成文件、保存归档两大阶段：第一个阶段由业务部门主要负责，第二个阶段由档案部门来负责管理。而政务系统主要负责这两个阶段的衔接与沟通，现阶段，在电子管理体系不完备的情形下，有的政务部门不能明确工作权责，导致电子文件管理不能长期储存，导致其质量效率降低，无法满足后续的工作。

现存条件下，我国的电子文件管理无论是前期的文件形成工作，还是后期的文件储存及管理工作，都需要一个系统的监督流程来监督、规范。但是现阶段无论是前阶段的行业主管部门，还是后阶段的内部行政运营，都面临着流程断裂、权力交叉的现象，无法明确权责，长此以往，在同一管理时期无法达成一致，就会给电子文件的管理带来一定的难度及阻碍。

三、在线政务服务视角下加强电子文件管理的措施

（一）完善管理机制。首先，应当根据现存电子文件管理的需求来开展工作。谋划布局，力求用制度来完善相关规范。首先，应当制定并颁布电子文件需求规范和运营规范，为各单位提供一个较为精准的标准，避免发生低效率的操作和运营，提升电子文件资源的使用质量。其次，应针对电子文件的运营现状，对整个电子文件的管理进行立法，通过法律机制来推动和加强电子文件管理的发展。

（二）对电子文件的管理实施统一筹划。首先，相关部门要加大对电子文件的重视力度，逐渐健全并完善相关政策规范和制度体系，为其运营提供一个良好的环境保障，提供良好的法律指导。其次，还应及时确定电子文件的管理规则和方法流程，及时发挥其重要职能。此外，还要善于学习并借鉴国外的先进管理方法，有序推进我国电子文件管理的研发工作及实践工作，并积极融入信息化系统的建设中，纳入评估体系，实现全过程管理和监督。最后，还应在国家层面建立一个完善的管理体系，从电子文件的管理方法、管理技术和管理机制等方向不断调整，在政务服务视角下，最大限度提升电子文件管理的质量效率，使相关部门能够履行好为人民服务的职责，提升行政工作效率。

（三）构建一个部门联动、多方协调推进的工作机制。在政务服务视角下，对电子文件进行归档与管理的过程中，会出现很多实际问题，如政务服务业务办理依赖于政务服务平台、不同格式的信息记录与电子证照需求、信息量逐渐上升的动态云存储和信息堆积等等，如果仅仅凭借少数的几个部门，很难应对上述存在的难题。因此需要构建一个多部门联动、多方协调推进的工作机制，需要业务及政务部门、档案部门、大数据部门、云服务机构等多个部门有效联动、互相合作，构建一个联合共治的机制体系；此外，电子文件在哪一个阶段形成办理，就应哪一些部门、阶段进行负责。使得上述各个部门既能够独立存在，又能够相互协调、互相推进工作，促使整个流程保持正常与稳定，做好电子档案的各项形成、归档、储存和利用开发工作。各地的大数据开发管理部门，应在信息系统的指导和操作下，做好一体化政务服务平台的建设及开发，在办理政务服务事项中，做好每一步的流程工作，包括电子文件的储存、交换及传输工作，包括政务部门相关电子信息资料的搜集与共享，并按照统一制定好的技术标准衔接好每一步的工作，做好相关的数据记录、保证平台文件的运行，为电子档案的归档利用提供真实的保证。

（四）加快信息化电子档案平台的建设。加快信息化电子档案平台的建设，可以从以下的几个方面着手：1.构建全国一体化政务服务平台，其核心是运用信息和数字化手段加强工作，即按照功能系统及机制规范增强各类政务服务机构及政务系统之间的联合共治、统一管理与协作。2.广泛推动大数据部门的分析系统和政务云等信息化技术的大规模应用，最终完成用数据来提升效率，用线上信息技术来减少繁琐的工作流程，提升政府决策的效率，并有效促进服务及管理的数字化转型。3.在电子文件管理的过程中，归档管控数字文件是办理政务服务事项的最后环节，有效运用全流程“数据”，将电子文件归档管理融合到电子档案平台的建设中，并做好总体的规划，全流程、全规程完善工作，制定一个较好的工作标准。4.统一协调运用好国家认定的身份及电子签名，运用先进的大数据技术，保障政务服务电子文件在归档和使用中具备安全可靠、真实完整的特征，在使用时可以随时方便查阅，并保证查阅资料文件的可信度，让电子文件管理每时每刻都发挥着较高的效能。

四、结语

当前我国同时进入了中国特色社会主义新时代和信息化时代，在政务服务视角下，相关部门应着眼于电子文件管理的现状及发现的问题，及时作出一系列改革举措。争取用制度规范，制定统一的电子文件管理规划，并构建一个多部门联动、多方协调推进的工作机制，运用信息化技术搭建电子档案平台、多角度、多标准地提升电子文件管理的质量水平。让我国政府部门在不断发展与改革中提升自身的行政运转效率，并加快服务型和信息化政府的建设，不断地履行好公共权力，为中国特色社会主义事业的建设与发展做出更大贡献。