基于信息化的企业集团财务共享管理模式研究

周威宁

(致同会计师事务所(特殊普通合伙)，浙江 杭州 310000)

财务共享中心已逐渐成为全球企业提升财务效率，降低财务运行成本，实现高效集体财务管理和内部信息透明化的一项重要举措。作为一种提高效率、节省成本的管理方式，财务共享模式既节省了系统和人工成本，又能保证会计记录和报告的规范性，正成为近年来国内企业集团财务管理乃至企业管理领域最热门的管理模式。财务共享服务中心为企业集团财务职能的转型提供了实践模式；而移动互联、模式识别、图文转换、大数据挖掘、云计算等新一轮的信息技术又为财务职能转型提供了技术支持。财务共享中心的发展与信息化关系更加紧密，如今资金交易处理平台、网络报账、影像系统等已经成为财务共享中心的标配。财务共享中心创新性地将财务共享服务理念与大数据、云计算、移动互联网等新技术进行有效融合，为国内企业集团财务管理实现质的提升提供了强有力的支持和技术保证。

一、信息化技术对财务共享管理的影响

(一)为财务共享服务的创新提供技术基础

企业集团财务管理如何升级与创新关乎其是否能够跟上时代发展的潮流并在市场上站稳脚跟。经过了几十年的发展，财务共享服务基础理论框架已经完整建立，财务共享服务中心建设实践也在国内外众多企业集团方兴未艾地展开，对多种多样的实施方案进行了成功尝试。近几年各种类型的财务共享服务中心建设方案层出不穷，但是仔细研究会发现，这些建设方案大多较为相似，仅仅是在相同模板基础上进行了细微的行业调整，在创新方面并未出现实质性突破。基于新技术、新思维的财务共享服务的创新一时陷入停滞。随着以大数据、移动互联、云计算、物联网等新一代信息技术为代表的全新信息时代的到来，财务共享服务创新逐渐突破停滞状态，获得全新的技术支持。在信息技术的支持下，我国财务共享模式将得到快速的发展。借助全新信息技术财务共享服务将扩展出更多内涵与功能，同时也将成为新一代信息技术的发展应用平台，二者融合将会成为未来财务共享服务的发展趋势。

(二)为财务共享服务提供新的管理思维

作为财务共享服务的理论基础，规模经济理论不可避免地将顾客满意度低、组织灵活性差、员工离职率高、过分节约成本、盲目追求效率最大化等问题带至财务共享过程中。因此，必须引入新型管理思维对其进行改进。业财融合的业务思维、智能化思维、发掘数据价值的数据思维、面向全局思考的架构思维，以及以平台、社会化、用户为核心的互联网思维、追求组织灵活性的柔性运营思维等全新管理思维在“大智移云”时代出现，不仅为财务共享解决上述问题提供了新的思维视角，而且能够避免“大智移云”等新技术在融入过程中与固有管理思维产生冲突，为财务共享与新技术的融合提供更好的支持。

(三)为财务共享服务的转型提供必要条件

财务共享服务推动企业集团财务转型，而“大智移云”信息技术又为财务共享服务转型提供技术支撑。财务共享服务中心业务处理随着新型信息技术的应用得到了极大提高，财务机器人完全可以代替财务人员处理大量低价值且耗时耗力的重复性工作，业务处理的质量和效率得到明显提高，而且企业集团决策活动也能从中获得摆脱了重复性劳动且拥有更多时间和精力的财务人员的有力支持，这也是财务共享服务转型的必备条件。为企业集团业务经营、战略发展提供所需的数据及分析支持，将成为财务人员在财务共享转型后的主要工作任务，从事基础核算工作的人员将大幅减少，而绩效评价、风险管理、战略决策、经营预测等相关的数据分析都属于管理会计范畴。因此，在新一代信息技术的支持下，管理会计将成为企业集团原本从事基础核算工作的财务人员的转型方向，从而同步推动财务共享服务中心向全面支撑管理会计的方向发展。

二、企业集团财务共享管理现状分析

(一)财务共享管理定位仍限于核算

财务共享服务在企业集团中的定位与受管理者对其的理解直接相关。加强集团管控效果、节约财务处理成本等财务共享服务中心最显著和最直接的作用，已经在管理者思想中根深蒂固。尽管管控加强与成本节约确实是财务共享服务的两大显著作用，但是诸如根据内部规律预测未来，基于财务数据分析经营状况，充分挖掘企业内部业务、财务数据价值等其他作用，更能为企业带来巨大的经济效益，而且这些经济效益更具有长期效应。当前个别企业集团没有赋予财务共享服务正确的定位，仅将其定位限制为财务核算中心，充当财务部门管理下的集中核算平台角色，导致财务共享服务助推企业发展的重要作用，在缺少足够的发展空间和作用权限的情况下难以发挥。可见，现阶段的管理定位一定程度上对财务共享服务潜在功能的发挥形成了制约，不利于企业集团的财务转型和经营决策。

(二)信息系统管理优化程度不足

财务共享服务中心的核心是由多种信息系统共同组成的共享技术平台，因此，企业财务共享服务中心的运行效率和效果直接取决于信息系统的状况。目前银企直联、影像管理、ERP系统等是国内企业集团较为常见的信息系统核心组成部分，各家企业的信息系统都比较类似。信息系统的管理优化尚未引起共享服务中心和企业高层管理者的关注和重视，各信息系统的升级优化与融合提升未被列入共享中心管理维护日程，简单的漏洞修补等日常维护仍然是信息系统主要的管理工作。长此以往，共享服务中心的运行和发展将受到落后的信息系统的严重制约。企业集团信息系统管理优化不足的负面效果，在“大智移云”信息环境下会被逐渐放大。企业集团管理者需要在共享技术平台中融入新型信息技术，增强对信息系统的管理优化力度，创建数字化、自动化、智能化的财务共享服务中心，以抢占发展先机，适应未来信息化需求。

(三)共享程序及信息管理不规范

首先，业务、财务、管理等各方面信息都包含于财务共享管理的范围之内。操作层与管理层相互脱节、沟通不畅的问题普遍存在于企业集团财务共享管理工作中，财务共享管理框架因为使用者实际需求在共享设计时较少被考虑而往往设计得比较单一，所以财务共享管理中心的工作效果不够理想。此外，各级人员共享理念不到位、全员参与程度不足、缺少宣传引导等问题，不同程度地存在于企业集团财务共享管理模式的实施过程中，影响了财务共享管理流程建设。其次，出于自身利益的考虑，企业集团各子公司业务部门经常会试图通过粉饰财务报表掩盖真实经营状况，从而造成集团在开展财务管理工作时财务数据失真、财务核算不精准等问题。同时，企业集团业务部门及各子公司的信息管理系统都相对独立，信息孤岛效应一直存在，导致企业集团整体业财融合程度较低。

三、信息化背景下企业集团财务共享发展趋势

(一)核算处理智能化

从最初的手工记账到会计电算化，再到财务共享模式，电子化、智能化的特点随着信息技术的不断发展在财务核算工作中越发明显。当前会计核算智能化趋势随着财务机器人的应用也被推向新的高度。财务机器人是设置了标准化流程的一种外挂自动化软件，能够根据内置程序自动完成业务操作，非常适用于处理重复性强、标准化程度高的财务共享核算业务。可以预见，财务共享服务中的众多基础性核算工作将由财务机器人独立完成，之前的核算人员将从事基于创造性思维的总结分析、判断预测等高附加值的活动，从而完全摆脱了核对、录入等简单、枯燥的低价值工作对其工作精力和能力的束缚。

(二)业务处理平台多元化

内部控制是财务共享服务中心除会计核算之外担负的另一项重要职能。尽管审批环节在企业中被尽量简化，但目前仍然占据了整个业务流程的较多时间，影响了流程的整体时效性。管理者迫切需要对该环节进一步进行优化。移动互联技术在财务共享服务中心中的引入，为审批时效提升提供了新的技术手段。在其支持下，企业管理者可以进行不受时间、地点限制的移动办公，随时随地地在手机等移动设备终端处理签字审批，克服了签字环节延缓业务流程的问题，使整体业务流程更加快捷顺畅。

(三)财务共享服务中心虚拟化

前期投入巨大且成本回收缓慢是财务共享服务中心的一项缺点。随着云技术的运用，企业集团实施财务共享所需的庞大的存储空间和超强的计算能力，将不必花费巨额成本，而只需要向云计算服务商进行购买即可实现，而且也省去了信息平台后期维护需要持续投入的庞大的人力、物力成本，极大地降低了财务共享中心的建设运行成本。云计算服务与财务共享服务相融合将是未来企业集团主流的财务管理模式。虚拟财务共享服务中心在云计算服务平台的支持下得以建立，其工作人员由企业分支机构的财务人员直接转化而来，摒弃了集中办公的传统方式，既加强了业务与财务间的联系，解决了企业业财脱节问题，又使初始投入成本得到最大程度的节约。

(四)向大数据分析中心转变

作为企业发展的新的助推剂，大数据分析将成为共享服务中心的重要功能。对大数据的掌握和分析利用将使企业集团在当今信息时代占据发展先机。作为企业集团数据中心的共享服务平台，借助数据库管理系统等技术存储着企业日常业务产生的海量数据。但是不少企业集团仅停留在数据存储层面，并未对庞大的数据信息进行价值深挖，不仅造成数据资源的浪费，而且耗费了高昂的存储成本。伴随大数据技术的产生和发展，海量存储数据的真正价值也逐渐为越来越多的企业集团所了解。由数据存储中心向大数据分析中心转变势必成为财务共享服务中心未来发展趋势。对于企业集团而言，通过大数据分析，发掘沉淀数据的价值，可以帮助其掌握自身问题、发现新的商机、使预算编制更加合理等，有助于提高企业竞争力。在大数据分析的帮助下，准确、充分的数据支撑也将使财务人员的决策辅助建议更具说服力。

四、基于信息化的企业集团财务共享管理模式构建策略

(一)完善基于大数据的财务共享服务

一是规范数据接口。数据接口复杂、系统运维方式多样、集成系统众多是企业集团财务共享模式存在的普遍情况。企业应为数据接口和相关软件的同步升级提前做好准备，充分利用应用程序接口函数、特定文件交换、中间数据库等先进模式，配置具备可扩展性的接口，并有效分离辅助性或不相关主程序。二是积极借力云计算支持。企业财务管理的质量和效果与数据控制水平直接相关。因此，对数据的合理利用较之获得简单的数据结果，对财务共享的优化而言更加重要。为实现高效率的财务计算过程，企业应在庞杂的数据分析中充分利用云计算技术，扩大数据计算范围，让更详实的数据为己所用。三是切实保障信息安全。企业财务风险随着大数据时代的到来而被同步放大。为保证财务管理质量，促使财务人员更快适应和胜任基于大数据的财务工作，企业应注重财务人员的专业化培训，要求其加强对财务共享相关工具、软件、技术的掌握应用。同时，企业要严格落实个人责任和权限设定，通过设置访问权限，避免重要信息外泄；培养财务人员良好的职业道德和责任心，使基于大数据的财务信息安全从根本上得到保障。

(二)加强移动互联技术的创新应用

如今，移动报销、移动预算、移动审批等随着移动终端的普及正逐渐变为现实。企业集团应尝试推出对内实现自上而下全员覆盖，对外连接终端客户、合作伙伴、代理经销商、各地分公司及企业总部的财务移动新应用，使企业管理系统通过App应用可以直接被每一个持有移动终端的个人连接，实现数据采集和上传的实时共享，通过碎片化应用来推动实时的企业管理。以移动审批为例，使用移动审批应用之后，加速处理进度，打破地域限制，系统会自动将新审批事项推送到审批人的智能终端，审批人可在终端上随时审核。此外，借助移动终端企业报表数据能够随时随地为财务共享服务相关人员所查看，使其能够在多移动终端上进行业务申请，极大地提升了工作的便捷性、时效性。可见，由移动审批、移动报账销、移动报表、移动资金、移动预算等功能构成财务移动新应用，凭借多终端的天然优势，增强了财务共享的实时性、便捷性，助力企业财务共享获得飞跃式发展。

(三)构建基于云计算的财务共享中心

积极运用信息化平台，构建区域业务共享机制，提升企业集团业务流程效率，实现账务自动处理和费用的自动支付，减少人为因素对业务流程的参与，消除单据流转过程安全隐患，做到信息的实时查询和分析，加强各项业务的全流程跟踪和管控。以费用审批流程为例，企业要强化云信息服务方面的建设，通过在原有信息服务模块中融入互联网技术，构建费用报销共享、报销内容上传、报销信息查询等模块，实现网上报销及审批的电子化处理。通过企业HRMIS(人力资源管理信息系统)等固有模块与云系统的良好对接，避免操作失误，使报销工作效果更为精确。通过与影像系统等其他系统高度集成，实现报账无纸化审核。对付款进行申请和审批，并记录付款状态，通过与银企互联系统对接，完成集中支付管理。