电商企业财务共享服务中心模式下的业财融合研究

于嘉琪 黄天艾 北京工商大学嘉华学院

引言

信息的快速普及、数据的广泛传播为国内各大行业提供了发展空间，诸如人工智能、电子竞技、5G通信等行业站在时代的风口迎来了自己的春天的同时，传统生产制造行业也不甘落后，在此机遇之上开展广泛的业务扩张活动，风光无限的背后隐匿着不为人知的财务风险隐患。诸如华为、中石化、工商银行等450余家各大行业的头部企业趁着科技的东风完成财务共享中心的建设与运营工作，通过创建标准化、统一化的操作流程实现对业务的集成处理，进而帮助企业有效减轻运行成本压力，在提升服务质量的同时，也可以提升客户群体满意度，最终提升企业整体绩效水平，加快企业标准化进程，对企业未来发展扩张起到积极促进作用。科技赋能后，业财融合理念也在国家扶持下诞生出来，其通过财务部门管理并指导业务开展的功能受到诸多企业的瞩目，特别是在财务共享及其提高方面具有得天独厚的优势，可实现企业财务管理的科技化。同时财务共享可打破财务部门与业务部门、信息传递机构间的沟通壁垒，是各大期待财务转型企业必须重点看待的选项之一。

一、电商企业财务共享中心模式的建立

（一）建立目标

鉴于各大型集团公司所处的内外部环境、状况、管理模式等都存在着差别，财务共享服务中心的目标、预期标准不尽相同，在具体实施方面，应从以下三个方面来入手，分别对应：降低成本、强化风险控制、推动财务转型。在成本减少方面，电商企业应将现有资源及其重新配置作为首要方向，并以此为基准建立财务共享中心，可通过删减多余岗位、部门的方式将现有财务管理成本做出最小化处理，增强企业的市场核心竞争力。

1.降低成本

在目标的指引之下，电商企业制定了属于自己的财务共享中心，进一步优化资源配置，减少多余的部门以及岗位，将财务管理成本降低，提高企业的综合实力。

2.强化风险控制

在公司采取扁平化管理的条件之下，对有关管理制度采取优化，在这一过程当中实现上下统一的目标，进一步提高内部控制的效率，帮助企业掌握内部风险，防止出现更多的损失，提升企业的财务控制效率。

3.推动财务转型

企业通过业务流程再造、组织机构优化，提高企业内部财务工作人员和各个部门发展水平，进一步提升各部门的工作效率，保障企业管理层作出科学的决策。

（二）组织结构

电商企业在财务共享平台的基础上，总部直接集中处理各分部、分公司的财务的具体工作，对财务工作的管理实现整体、集中、统一、高效的效果。并且审核、批阅、记录、督导、核对数据进行统一化处理具有多方面的好处，不仅可使得各部门、各员工对财务数据获取、使用的效率大幅度提高，同时也使得财务数据的准确性得到保证；另外，在平台集中处理的方式下，可减少赘余的财务基层岗位设置，减少不必要的人力成本支出。并且财务共享平台可以使财务操作流程更加科学、合理、规范，也能帮助总部在经营战略、财务指标分析、预算决算管理等方面提高效率。

（三）内部流程

1.应付账款流程

应付账款的执行流程主要在采购过程中发生，在对其进行具体的管理时，涉及的管理内容包括数据、订单、业务、合同、支付、发票、库存等多个方面的管理。以ERP系统的操作来看，先由操作员运用扫描仪扫描相关纸质单据，再由信息录入员将已扫描好的内容进行系统录入工作，并将其作为扫描件上传到系统中，相关信息管理部门工作者对收集到的各项数据进行统计、分析、对比后，最终完成闭环管理过程。

2.应收账款流程

应收账款的执行流程主要在销售过程中发生的，其与前者的最大不同之处在于，增加了确认收入的环节，使得该过程呈现更加复杂的情况。诸如订单审批、发票开具、合同签署、信息反馈和商品转移是这个流程的重要内容，在对各项应收账款的业务的收入进行确认后，财务共享平台的操作者应及时和客户进行沟通，并把信息交给客户进行确认，保证款项准确性的同时，将责任由客户本人承担。

3.费用报销业务

电商企业应在现有的费用报销业务程序中增加一个新的按钮，该按钮可赋予员工自助进行业务报销的权利。增加后，应鼓励各业务从业人员积极主动及时进行费用的报销活动，防止因业务量过大使得业务人员的工作压力过大。

第一，员工应自行进行报销系统的个人账号注册工作。完成后，由数据库进行人员信息比对，并可完成一次性注册，终身使用的功能，减少了多次填写的麻烦。

第二，系统在“二进制”计算机的原理中，凭借影像扫描系统可完成原始凭证等纸质文件的批量扫描工作后自动生成相应的“代码”，依据不同的代码进行归档、整理、登记等活动，再将其转化成pdf或jpg等常见图片格式加以存储，可减少纸质文件保存占用的空间、时间、重量等方面的成本损失。

第三，可通过诸如手机、pad、笔记本电脑等移动设备直接对上述资料进行线上审批，避免了原先的时间空间限制，因此更富有灵活度。审批标准以“额度”的形式进行控制，不超过额度最大值者均可予以报销。

二、电商企业财务共享中心下业财融合的实践

（一）“三位一体”的财务职能规划

具体来看，战略财务、共享财务与业务财务三项中最重要的一项是战略财务，其包含流程、制度、财务管理和推进、资金与投资、财务管理五个方面。共享财务与业务财务处于并列地位，二者分别涵盖三个子方面，前者包含会计核算、报表、综合管理；后者包含资产管理、运营分析、计划预算。财务人员在职能方面有不同的体现，但他们各司其职，完成整个财务部门的全部工作。其中战略财务主要负责制定财务战略决策、资源配置、税务筹划等方面；共享财务以共享信息平台为基础，对各个公司的全部财务活动进行会计核算；业务财务，从财务数据管理部门到生产业务部门管理，就是打通两个彼此独立的管理系统，实现数据互联和共享，利用多维度数据来辅助和支撑企业的经营决策，提高决策的科学性和合理性，有利于实现业务流程优化，进一步提升管理和决策效率。通过业务财务，能够实现信息流、商品流和资金流的重构和整合，进而解决相关模块优化问题，实现企业资源优化配置，有助于发挥对账稽核以及业务监控的作用，是促使业财融合可持续发展的重要保障。

（二）构建业财数据库系统

信息、数据等内容的畅通交流是实现业财融合的主要途径。电商企业运用数据库等先进技术，使得整个公司的信息数据实现飞速流通、按时更新、自动判断等功能，并将财务共享系统与各信息、财务与业务系统做到了无差异性的衔接，建立起一座能匹配自身经营实际的信息系统大厦，将数据“联通”做到极致。

电商企业在新型技术手段的帮助下，完成财务共享平台和各个相关系统间的资源共享。在处理各种拼图式数据的过程中，形成一个具有多种类资源的综合性数据中心。各个操作人员依据自身职能具有不同的使用权限对其中的资源与服务进行使用，将原先碎片化的数据信息进行整合与锁定，形成有序的数据链。

（三）建立完善的管理制度

对所有企业来说，实现财务共享平台构建只是完成了第一步，接着还应对企业内部的财务督导相关制度体系进行调整并更新，使其能与共享平台相配套。在对业财融合模式进行推进中，电商企业已形成一套具有示范性意义的操作规范与管理流程，对所属全部公司可执行“一碗水端平”的流程标准，使得集团具有一个统一的标准化管理环境，便于业务流程的风险识别与成本控制操作。

（四）培养专业人才

在对人才培养方面，电商企业高度重视专业人才的培养，通过管培生辅导的方式，为企业的中长期战略发展提供了强力的管理人才储备军。另外，电商企业总结相关经验，在对人才培养的过程中建立起一套可长期指导性的培训提高计划。可直接从企业基层员工中选拔优秀者进行培养，经考核合格后将其安排在最符合他们个体实际的工作岗位。

三、电商企业财务共享中心下业财融合的实施保障措施

（一）及时更新财务共享平台

电商企业构建并使用财务共享中心的十几年来，已实现对财务共享信息平台实现财务信息的较好的利用。但随着时间的推移，业财融合体系也一直处于不断的发展过程中。故而，企业务必高度重视信息与软件的更新与维护，防止两者产生不相符的版本滞后矛盾。应充分发挥其功能，将业务与财务两个系统进行有效衔接，将二者在软件系统高度上进行统筹协调。

至于硬件设施方面，相关工作者应做到定期检查，对不符合当前需求的设备进行舍弃，对出现诸如异响、老旧等不影响日常使用的设备应及时进行修复并优化；在平台的诸如ERP系统等支持系统方面，也应做到及时更新，及时的程度以企业财融合的发展方向以基础，将系统及系统间的各项信息优化到顺畅、便捷的状态，使得相关信息的共享没有阻力。

（二）及时防范业财融合潜在问题

电商企业实际来看，财务共享中心的相关技术人员应做好日常的维护工作，并提前预测可能发生的突发情况，诸如系统运行、黑客攻击等方面。另外，受限于财务工作者对相关信息技术知识与技能缺乏足够的积累，可由上述技术人员或开发者进行BUG的修复工作。与此同时，双方在沟通方面常存在双向的问题，一者财务人无法准确描述已发现的问题，二者开发者对财务知识了解不充足，因此造成沟通壁垒。鉴于以上，企业在平台的构建与安全防御方面应做到定期与不定期相结合的安全检查工作，对已发布的新版本及时更新，提升财务共享中心的营运稳定性，推动业财融合稳定发展。

（三）进一步优化改进关键流程

1.应付账款流程

在应付账款过程中可能存在的问题，企业应将影像与财务辅助系统二者的优势进行充分发挥，并将采购的发票在扫描仪扫描后传入到影像系统中，之后上传到财务共享平台，再由财务核算人员对相应信息进行输入工作，在确认其没有错误后，将其交由初步审核人员。再在财务辅助系统的帮助下，进行单据的匹配工作。判断核对是否有错误，无错误可允许其进入到下个环节之中；反之，若有明确的且被发现的错误，可进行系统的辅助自动识别活动，若系统仍无法进行精准识别，则将其返回到上一步骤中进行二次处理工作。在具体的账龄分析并进行优化之中，核算人员应根据不同账龄与当前所处的时间的距离进行时间上的分类工作，并在分类后编写好账龄报告。对其进行财务处理工作时，只要有账龄报告的存在，财务部门的内部工作完成后，可进入到业务部门进行处理，由业务部门向供应商索要发票，从发票显示的内容判断账龄。

2.应收账款流程

从应收账款流程中的不足之处来看，电商企业应增强财务系统的使用频率，将财务共享平台的自有优势充分发挥出来，可把机械性强、标准高的具体小过程直接交由系统进行自动化处置。以返利优惠活动来做具体举例，未有系统前，人工处理耗费时间久、人力成本浪费多，将其交给该平台中的人员进行处理，只需通过影像系统改进扫描并上传到平台之中，便可将其解决；而在核销具体的应收账款过程中，可对流程进行优化处理，切实提高活动的效率。优化处理过程中，借助上文提到的财务辅助系统对是否进行自动核销指令进行判断。输出结果为“是”时。可由财务系统直接进行自动核销活动；反之，若输出结果为“否”，则应由会计部门的资金结算专员进行相应工作。

（四）寻找业财融合关键点

我们知道，业财两部门具体内容的关注视角方面存在较大的差异，但从企业经营的整体发展来看，两者又有高度统一的目标。从电商企业实际来看，只有把握并寻找二者融合的关键所在，才能更好地促进工作开展。

1.从风险管控方面寻找业财融合关键点

风险管控也是企业长期稳定发展的重要环节。电商企业应将内部业财流程分别进行整理，在对各个运行子过程进行了解并把握后，判断流程的合理性。符合合理性标准者进行细分，从中寻找易产生风险事件的过程。对上述过程进行财务核实，判断财务人员对其的控制程度，对不符合者应重新构建。

2.从决策支持方面寻找业财融合关键点

从以往经验来看，业财融合的关键点常在业务前端出现。从此经验来看，财务部门可在业务部门作出业务活动的最终决策之前将自身已有信息向其进行传输，为业务部门制定出更可行、更科学、更合理的决策提供帮助。故而，持续探索两部门结合的关键所在并在发现后将其进行更新并推广，是推动业财融合模式进行的好方法。

结语

目前，国内迎来井喷式的经济发展，企业更多地将着眼点集中在业财融合模式来变革财务活动方式，本文在对电商企业财务共享平台下的该项融合模式进行研究，丰富相关理论研究经验并将其更加完善的同时，也为其他愿意尝试这种新型融合方式的大型企业、集团公司提出理论指导与借鉴意义。