新形势下如何加强残疾人档案管理

2022-11-13李保民曹县残疾人就业服务中心

现代经济信息 2022年2期

李保民曹县残疾人就业服务中心

残疾人档案是档案管理中的重要类别，其涉及到残疾人在社会保障、劳动就业、特殊教育、康复医疗等多方面的相关信息，其所形成的文件资料组成了残疾人的个人信息资源。作为重要的民生档案，残疾人档案管理工作必须受到重视。但根据当前残疾人档案管理状态而言，其已经逐渐不符合新形势下的档案管理要求，在人员素质、管理模式等方面亟待改进。

一、残疾人档案管理在新形势下的重要性

(一)提升档案管理效率

档案管理效率直接关系到档案管理相关环节投入的人力资源、物力资源以及时间资源。随着信息化时代的到来，当前残疾人档案管理在新形势下必须向着高效化、便捷化、信息化方向发展。随着相关硬件设施的配备以及软件使用率的提升，档案管理可依靠信息化实现自动化、多过程管理，例如，档案自动归档、自动存储、自动鉴定、自动统计、自动分类等，让传统的实体化档案管理得以改革，极大程度压缩了手工劳动时间显著提升了档案管理效率。同时，在新形势下，电子化档案管理模式的出现让档案管理的安全性显著提升，传统纸质档案管理虽说可达到较好的保管效果，但仍无法避免地会出现档案虫蛀、字迹褪色、破损等情况。在电子化管理模式下，通过对源文件的电子扫描并存储于相应数据库中，一方面让档案得到了良好管理，另一方面也更方便查找。尤其对于部分珍贵历史档案而言，数字化管理在选择适合的保存格式下可更好地保存档案信息。

(二)助力残疾人相关管理及宣传

在新形势下，大数据技术的应用让残疾人康复服务效率得到了显著提升，利用信息化手段，档案管理部门的业务可有效整合，让当前已有的残疾人基础数据既有成果能够得到充分利用，让数据实现真正意义上的共享，降低重复率、差错率，为档案上所记载的残疾人康复服务各项措施提供更科学的数据依据，同时也让康复服务督导检查更为便捷。督导检查结果属于重要数据，直接关系到康复服务机构是否有资格承担下一年度服务项目以及经费拨付是否存在有效凭证。在新形势下，档案的信息化管理能够让残疾人康复事业得到助力，通过多角度宣传、全方面展示来提升康复服务工作的成效。随着信息化的应用，通过广泛性宣传能够让更多残疾人知晓接受康复服务对自身身体状况的改善、生活质量的改善、社会性的改善，通过鲜活实例增强残疾人主动参与康复的积极性与自信心，从而在全社会营造关爱残疾人康复的氛围。

(三)改善档案管理服务水平

服务水平的提升指的是为用户提供更丰富、更真实、更恰当的信息，以满足用户日益增长的使用需求。在新形势下，残疾人档案管理信息化的应用一方面能够显著提升档案信息查询效率，另一方面可让检索的便捷性显著提升。查询方面，在信息化条件下查询效率不仅意味着能够用更短的时间检索出有效信息，还表现在查准率以及查全率两方面的提升上。检索便捷性方面，由于残疾人档案涉及到的类目以及信息较多，若能有效利用档案管理系统，实现对目录数据的一次输入、多次输出，利用管理系统的数据处理能力能够实现对档案查询的多角度操作，让用户多元化检索需求得以满足。除此之外，服务手段及服务内容在新形势下更为丰富，档案工作者为用户提供的残疾人档案信息能够以多种媒体形式展现，除了传统的文字形式，当前图像、视频、音频等均可作为档案存储格式。还可将其他数字信息与档案信息有机整合，并联和超媒体、超链接等方式让访问途径更为便捷；也可利用手机短信、电子邮件等方式提供服务，让服务更为多元化。用户获得的信息更具立体性、全面性，这不仅是广大用户使用便捷性的提升，还为部分存在障碍的残疾人提供了便捷渠道。

二、当前残疾人档案管理呈现的问题

(一)政策法规方面

随着新形势下对信息化重视程度及应用程度的加大，残疾人档案管理信息化建设也在如火如荼地进行，但在相关政策法规方面，档案信息化管理涉及到的业务关系与权利关系必须有相应的法规加以规范及调整。例如，电子文件的保存要求、凭证作用、信息开放范畴、开放原则等，且对于涉及到发展途径或事业定位的档案信息则需要政策的支持与引导。在相关政策方面的不健全可能造成残疾人档案信息化管理受挫或被钻漏洞。另外，当前部分地区仍没有将残疾人档案有效纳入到残联档案部门的必要职责之中，残联系统档案部门是对残疾人档案管理的主体部门，负责相关档案的保管、登记、编辑、统计、研究等管理责任，但部分残联档案部门只建立了干部人事档案以及残联机关公文档案，缺乏对残疾人档案科目的开设，并未将残疾人档案管理纳入自身的工作范畴。

(二)管理手段方面

随着信息化时代的到来，数字化、信息化等词汇已经屡见不鲜，科学技术的飞速发展让各行业均得以助力。对于档案管理部门而言，当前对残疾人档案管理的技术手段仍存在较大发展空间。信息化的利用度及普及率并未达到理想程度，距离全面实现档案管理信息化仍有较大距离。随着科技手段的更新、硬件的配备以及软件的应用，档案信息管理系统已经大面积普及，但在残疾人档案管理工作中并未得到高效率利用。当前我国只对新型二代残疾人证进行了信息化管理，而其他资料仍属于手工操作阶段，无纸化档案管理的实施普及率不高，直接影响了档案的有效保管以及相关工作效率。

(三)重视程度方面

国家对残疾人工作的重视程度不言而喻，而在残疾人档案管理中，基于各种因素的影响，很多有关单位在此方面的重视度及认识度不足，没有从根本上认识到残疾人档案的重要性以及相关工作的必要性，并未将残疾人档案管理工作作为中心工作，认为只要安排人员进行简单管理即可，无需过多投入财力及物力，导致残疾人档案工作长期处于边缘地位，无法有效纳上日程，必要投入有所缺乏，长此以往必将对档案工作的健康有序发展造成阻碍。除此之外，人事制度的推进与改革、人员变动因素，机构调整因素等均可能影响到档案管理的持续性以及有效衔接性，管理工作存在薄弱环节。加上部分管理人员并未在档案管理知识方面接受过系统化培训，对档案的重要性认识不足，在相关工作上了解不透彻，因此，在实际工作中无法对档案材料及时收集、整理、装订、归档、录入系统，直接影响了档案查阅及使用有效性。

(四)人员素质方面

残疾人档案管理工作的有效性与管理人员档案管理能力以及个人素质密不可分，高水平的管理人员是高效率档案管理的前提。但根据当前档案管理，尤其是残疾人档案管理的人员配备来看，当前很多档案管理者的能力远远无法匹配在新形势下对人才的要求。很多档案管理人员并非档案管理专业毕业，甚至处于兼职状态，档案管理业务水平有待加强，且在上岗前并未经过专业化培训，对现代档案管理技术知识无法有效掌握、缺乏学习深造的平台与机会，导致档案管理效率停滞不前。另外，在人员配备方面也存在不足情况，残疾人在我国的数量不容小觑，建立残疾人档案需要投入大量的人力，而相关管理部门人员存在明显匮乏情况。例如，在2016年黑龙江省残疾人数量达到218万，其中有96万人持有残疾证，而该省从事残疾人档案管理的工作人员只有数十人，且其中还存在文秘兼职情况或从其他部门临时借调情况，真正专职于残疾人档案管理的工作人员明显不足。

(五)管理制度方面

制度是一切工作的保障，健全的制度下才可确保残疾人档案管理工作得到有序推进。当前在管理制度上存在明显不健全问题，甚至制定了规章制度却浮于形式。很多单位的残疾人档案管理均为经验化管理，缺乏规范性与制度性。另外，在档案分类方面，当前仍有部分档案管理部门未形成规范的管理体系，由于残疾人档案相较于普通人群档案而言具有独立的体系特征，因此，在类别及门目方面应明确制定，将界定标准清晰化。而当前一些残疾人档案散落于普通档案体系中，未设置残疾人医疗档案，只将医院病案作为相关凭证；在残疾人干部档案方面也未专门设置，若残疾人处于公务员职位，其档案只会显示干部人事档案。在档案的利用方面，根据当前残疾人档案的管理状态而言，其利用程度显然未被有效开发。残疾人档案的信息收集范围较为单一，大多仅限于残疾人的个人情况，在专业性、连续性、分类性、系统性方面有所缺乏，导致档案信息无法被高效率利用，其社会作用无法充分发挥。

三、残疾人档案管理在新形势下的改进措施

(一)提升重视程度

每位残疾人档案工作者均应认识到档案管理工作的重要性，同时意识到残疾人档案管理对残疾人就业、康复、培训等方面的重要性。残疾人档案工作包含的类目较多，例如，残疾人证档案、康复档案、培训档案、就业档案等，各项档案的类目不同，其具有的功能性也有所差异，因此，在档案管理中必须做好档案的归纳整理工作，为残疾人的发展提供切实依据，真正让档案实现价值的发挥。对于档案管理部门而言，各单位均需重视残疾人档案管理，方便残联能够对相关人员进行跟踪调查。残联也可定期组织。级管理部门下乡或进社区进行基本宣传，让残疾人了解国家相关政策，积极参与到社会活动中，让整个社会重视残疾人的康复、培训、就业等工作。基础部门则应针对残疾人的家庭情况、心理特点、技能特征、残疾等级、就业意向等切实登记，掌握一线信息，并与档案记录相匹配，以便于为残疾人提供更多的就业创业培训机会，真正提升档案价值。

(二)全方位加强档案管理

残疾人档案管理应根据档案管理的类目有效分类，依靠具体事务合理划分管理要点。残疾人档案管理工作必须重视对档案的有效利用，例如，根据上级档案工作部门组织的业务培训班选送适合的人员，外聘专业档案管理人员对现有资料进行有效分类管理，在个人电子档案方面建立健全并建立登记管理制度及查阅制度，通过合理的管理从根本上解决档案资料杂乱无章的状态。本文从基础档案管理、就业培训档案管理、康复档案管理三个方面展开研究。

1.基础档案管理

残疾人基础档案管理是档案管理的基本内容，涉及到办证资料的有效管理，对每个残疾人均需做到一人一档案，并根据辖区分管门类合理归档，建立相应的目录索引，通过数据库实现准确化查找。

2.就业培训档案管理

残疾人就业培训是残疾人管理的重要内容，也是提升残疾人社会价值的重要举措。相较于普通人群而言，残疾人就业的难度明显更高，因此，在档案管理方面应重视就业培训推荐。就业人员档案、残疾人求职登记档案、未就业人员档案、已就业人员档案等信息均需建立健全，并开展有针对性的残疾人培训。例如，根据个人的年龄、性别、文化程度、兴趣爱好、特殊技能等安排适合的就业岗位以及相应培训，在档案管理中则依据培训批次及类别建立培训档案。

3.康复档案管理

当前各级别的残联部门是残疾人康复工作的主管部门，其基础工作内容较多，如涉及到残疾人的肢体矫治手术、白内障复明术、假肢装配、精神病防治、语言康复训练等。每项残疾人康复工作均需建立独立档案，并按照地区、类别、年度等明确分类。

(三)提升管理人员工作素质

档案管理人员的各方面素质直接关系到其日常工作中能否对残疾人档案进行有效分类管理以及高效率利用。当前很多档案管理部门存在人员素质参差不齐、档案管理无法被有效利用、档案管理杂乱无章情况，因此，在档案管理工作人员方面必须加以重视。本文从思想道德品质、业务素质、文化专业素质、身体素质四个方面展开研究。

1.提升思想道德品质

思想道德品质是工作的根本，档案工作者在政治素质方面必须达标。不同于普通工作，档案管理的工作特点以及工作性质必须要求工作者在行动上与思想上坚定不移，坚决贯彻党的政策方针，认真执行《档案实施办法》、《档案法》及相关规章制度，必须做到拥有合格的职业道德，爱岗敬业，忠诚于档案事业，不计个人名利得失，真正为利用者服务。在道德品质方面，则强调坚持实事求是、尊重历史、尊重档案、以档案事业为重，在日常工作中兢兢业业、一丝不苟。

2.提升业务素质

业务素质是档案管理工作的重要要求。一方面，档案管理者应积极参与各项培训、讲座等活动，从根本上提升自身的档案管理业务能力。日常多阅读一些档案管理相关书籍或从网络上汲取新知识，认识到新形势下档案管理工作推进的必要性以及自身能力与档案管理工作者相关要求之间的差距，有针对性地提升个人档案管理业务能力。另一方面，管理者应在日常工作中不断总结经验并积极探索更优质的档案管理方式，真正做到高效化管理档案并实现档案的高效率利用，让工作的创新开拓更广阔的档案管理发展空间，提升个人价值。

3.提升文化专业素质

残疾人档案管理除了专业档案管理知识外，还应在新形势下掌握先进技术，认识到当前信息化档案管理全面推进的必然性，不断充实自身的档案管理理论并在信息化管理手段方面有效掌握。随着信息化、电子化的普及，电子化档案必将是未来档案管理的发展趋势以及主要应用模式，若自身不具备软件操作能力或无法顺应信息化发展需求必将被岗位所淘汰。

4.提升身体素质

身体素质看似与档案工作联系程度不深，但健康的体魄却是各项工作的基本条件。档案工作并非一项清闲的工作，充沛的工作精力以及强健的身体是做好档案管理工作的必要前提。