关于食品公司内部控制问题的探讨

陈祥 上海香奈食品有限公司

引言

在市场经济快速发展的新形势下，我国食品行业的发展十分迅速，并且已经取得了一定的进步，发展成效十分显著。但是需要注意的是，在目前食品行业的发展中，仍然存在部分问题，在多种因素的综合影响下，尚未得到彻底解决。比如，部分食品公司的内部控制工作不到位，再加上可能会发生的不安全事件，导致整个食品行业的发展比较低迷。因此，对于食品公司来说，需要采取针对性、可行性的发展策略，解决内部控制方面存在的问题，为食品行业提供有利于发展的内部条件。

一、食品公司内部控制存在的问题

（一）内部控制基础环节薄弱

在内部控制工作的开展过程中，工作环节较多，除了需要提供足够的资金之外，还需要由专人负责具体的工作。工作人员的工作量在增加的同时，公司则相应的需要投入更多的成本。内部控制工作在短时间内无法完成，需要经过一个长期、持续性的工作过程，如果所开展的工作时间较短，很难看到经济效益的提升。部分管理人员对于内部控制相关知识的了解不够深入，甚至还有部分工作人员，他们认为没有必要将过多的精力与资金放在内部控制方面，在管理时比较习惯于自身所积累的经验。长此以往，内部控制制度无法发挥应有的作用，且对于制度中的漏洞、缺陷也无法在短时间内发现。还有一些管理人员，他们认为内部控制工作不是自己的本职工作，应该需要由财务部门来全部负责。此外，再加上食品公司中的部分员工认为，只需要完成自己本职的工作就可以，不需要参与其他工作，就算不进行内部控制工作，也不会对自己的薪资水平产生影响，导致员工在参与内部控制工作时的态度比较消极、被动。

（二）风险评估方面的问题

通过对大部分公司的了解发现，不管在开展任何项目之前，都需要提前对项目进行全面、详细了解，对风险点进行分析。然后，可以根据风险点的情况，设置相应的预防措施，设定好具体的控制活动。而食品行业具有自身独特的特点，具有比较明显的特殊性。在具体的风险考察过程中，仅仅考虑资金方面的运行情况是远远不够的，对于现阶段的消费者来说，他们更加重视食品的质量安全。从目前食品公司的发展情况来看，大部分公司并没有制定科学、可行的风险控制体系。还有部分食品公司，虽然已经制定了相应的管理体系，但是很难对风险起到预防和控制的作用，且无法快速排查出公司运行过程中的隐性风险。与此同时，食品公司在具体的发展过程中所涉及的环节较多。比如采购环节、生产环节等等，不管是哪一个环节，都需要消耗大量的人力。由于公司对于人工的依赖性较强，人为方面的因素对公司发展造成了或多或少的负面影响，无法保证对每个环节的操作风险进行全面控制。从另一个层面上来说，风险管理方面比较薄弱是食品公司普遍存在的问题，需要尽快得到解决。

（三）控制活动方面的问题

1.生产与存货

首先，在大部分食品公司的发展中，在成本核算方面主要存在以下两个问题。第一，成本核算工作不够及时，往往很难按时完成；第二，成本核算不够准确。还有部分食品公司，为了使内部的管理更加规范性，通常会以生产环节为切入点，制定具体的成本控制策略。但是通过对执行情况的了解发现，并没有从本质上发挥作用，公司资源浪费的情况仍然存在。以黑龙江某个地区中的甲公司为例，甲食品公司在2003年成立，可以从事食品的研究与开发，进行生产、销售等业务，其主要业务是生产罐头、果汁饮品等等。甲公司在生产玉米浆饮料过程中，需要大量的原料。因此，在具体的生产环节，需要生产一定量的半成品。但是对于车间的负责人来说，他们在日常的工作中，不仅需要做好食品加工相关的工作，并且需要及时登记原材料的使用情况、采购情况等等，这些工作的难度不高，但是却比较复杂、繁琐，在登记过程中不可避免地会出现一些错误。比如，数据重复登记、登记错误等等，直接影响了后续的成本核算工作；其次，还有一些食品公司，食品质检制度不够严格，产品并没有根据相关规定进行质量检测，就直接进行了入库处理。车间工作人员弱化了质检的作用，导致产品的质量比较容易出现问题；最后，在库存管理方面，部分食品公司要求相关部门要定期对产品、半成品的库存情况进行检查，但是相关部门通常不能在规定的时间内进行库存清点工作，导致库存管理方面存在较大漏洞。

2.采购与付款

一般情况下，在食品公司的发展中，采购部门会根据采购的具体情况，对供应商档案进行管理。采购部门在采购各种类型的原材料时，通常会优先与档案中登记的供应商进行合作，部分采购部门只会与档案中的供应商合作。如果食品公司中忽略了对工作人员岗位的分工，一些采购人员可能会在采购环节通过一些违规操作牟取暴利。与此同时，一些食品公司没有与供货商之间签订协议，对供货应的行为没有明确要求，在后续的采购环节，一些供货商可能会提供部分质量较差的原材料，但是价格却出现上涨的情况；最后，部分食品公司对市场上的信息不够敏感，习惯于通过固定的渠道采购原材料，一些原材料的价格可能会出现虚高的情况，导致采购成本大大提升。比如，以甲企业为例，其在生产过程中需要用到玉米原料，为了避免质量出现问题，与相关的供应商建立了合作关系，采用直接采购的方式保证原材料质量，但是由于企业对于市场的调查不够深入，原材料的价格波动较大，对公司的发展造成了一定的负面影响。

3.销售与收款

一方面，通过对食品公司销售部门的了解发现，他们对于客户的档案更新不够及时，尤其是对于新客户的档案，更新具有滞后性的特点。与此同时，对于客户的具体信息了解不够清楚。比如，客户的信用情况、经营情况等等，没有做出明确说明。一些食品公司为了获得竞争优势，通常会采用赊销手段进行发展，这种方式看似能够在一定程度上促进公司的发展，但是需要注意的是，也大大提高了企业发展的账款风险；另一方面，在销售合同的制定方面，主要是领导或者具体的一个部门进行制定，其他部门的参与度不高。比如，财务部门、法务部门等等，并没有参与到销售合同的制定中，进一步加大了食品公司发展的风险。

二、完善内部控制机制的策略

（一）加强内部控制基础环境的建设

第一，对于公司内部的领导人员，需要强调其决策的权利，明确其责任。对于审计的决策，要及时反馈给相关领导人员；第二，企业文化作为一种抽象的存在，虽然看不到、摸不着，但是却能够推动公司的发展，成为公司发展的内在动力。对此，可以将内部控制工作与企业文化结合起来，通过对工作人员的宣传，使工作人员能够意识到内控的重要性，支持和配合内控工作。与此同时，对于工作中的问题，要鼓励员工之间进行互相交流，可以向相关负责人提出自己的意见，对公司的发展起到积极的促进作用；第三，做好对员工的培训工作。在食品公司中，通过对大部分员工的了解发现，他们并不清楚内部控制工作的内容、意义、作用是什么。对此，在具体的培训工作中，可以制定长期培训计划和短期培训计划。通过短期培训计划，要使其能够认识到内部控制工作到公司发展的积极作用，使其了解具体的工作内容，从行动上支持公司的各项工作。通过长期培训计划，要使其的内部控制意识能够得到有效提升，在后续的培训工作中，可以根据公司工作内容的调整，及时对培训内容进行调整。通过培训工作，能够使员工以积极、主动的态度对待内部控制工作，且意识到自身在工作中的具体职责。

（二）建立全面的风险管理机制

食品公司风险管理工作的重要性不言而喻，主要有以下几个方面需要注意。第一，要从评估、风险识别等多个不同的方面入手，结合公司的经营特点、性质，成立相应的风险管理部门。在具体的部门中，需要由公司中的关键人员参与，对于具体的项目，需要对与风险相关的信息进行全面收集，做好分析工作；第二，要明确风险管理的目标，制定出风险识别的具体方法、应对风险的具体策略等，保证在发生风险时，公司能够第一时间采取相应的措施，灵活应对各种风险，避免对公司的发展造成负面影响；第三，对于风险管理的相关部门来说，需要定期将自己的风险管理内容进行汇报，形成风险评估报告。比如，决策所产生的风险、产品质量方面的风险等等，建立与风险相关的数据库，使食品公司能够轻松应对各种风险。

（三）优化内部控制活动

1.解决生产与存货问题的具体策略

第一，在原材料以及产品、半成品的管理方面，食品公司要细化管理工作的内容，由专人负责管理具体的部分。具体地来说，对于各种资源的入库记录、生产记录，都需要及时以数据的形式记录下来，并且录入到系统中，确保信息的准确；第二，制定具体的质量监测程序，在产品入库前，需要有专人严格按照相应的质量监测标准、要求进行检测。对于一些质量较差、有问题的产品，需要了解具体情况，追究责任到具体的工作人员；第三，相关部门要定期对仓库中产品、原材料的情况进行统计，做好清算工作。与此同时，要加强各个部门之间的联系，财务部门要及时与仓库管理部门进行沟通，在完成库存盘点工作之后，需要及时编制成清算报告，最后交给财务部门，使财务核算工作能够顺利进行。

2.优化采购与付款的控制

第一，对于食品公司来说，需要对供货商的具体信息、经营情况等进行详细登记，完善对供货商的管理制度。在选择供货商时，需要充分考虑各方面的因素。比如，采购时的成本，并且在原材料质量相同的情况下，要选择价格低廉的供货商。采购部门的相关工作人员要提高对市场信息的敏感度，对于市场信息的变化情况要及时了解，掌握市场中原材料的价格变化情况，定期筛选市场上的优质供货商。与此同时，还可以成立专门的评估小组，由采购人员、质量监测人员组成，对于优质的供货商，可以与其签订信任管理机制，建立长期的合作关系；第二，针对供货商各方面的信息，需要优化和完善档案管理制度，需要有专人负责档案的管理工作。具体地来说，需要对供货商的信息、信用等级等信息进行及时更新，且记录好市场价格的变化，避免采购人员利用自己的工作之便从中谋取私利，最大程度上的保证采购成本的控制策略的执行与落实；第三，采购部门要及时配合风险管理部门的工作。一方面，要了解产品在市场上的实际需求，结合行业的发展情况，了解发展过程中可能会遇到的风险，对风险点进行详细评估；另一方面要避免单一的采购方式，可以从多个不同的渠道进行采购，为采购决策提供更多有用的信息。

3.加大销售与收款的控制力度

第一，完善客户信息的管理制度。在具体的管理过程中，针对优质客户，可以建立单独的管理部门，不仅要收集与客户相关的各项信息，并且要对客户的信息进行及时整理。与此同时，还可以对客户的信用情况进行详细调查，建立信用评价机制。比如，在进行正式交易之前，除了要了解客户是否有足够的资金之外，还需要掌握其资信情况，根据客户的实际情况确定账款额度，确定在必要情况下，是否需要采取催收措施。在与客户进行交易时，不能一味地重视发展规模的扩大，要在维系好与客户关系的同时，避免出现坏账的情况；第二，需要注意的是，如果客户已经超出了规定的时间，仍然没有还上账款，公司需要采取催收措施。在必要的情况下，也可以采取合理、可行的手段，维护自身的合法权益；第三，食品公司要提高销售合同管理制度的规范性。通过这种方式，能够避免公司内的资金出现问题，为资金的正常运转提供重要保障。比如，可以针对销售合同建立责任机制，由负责人进行签字，在合同签署的全过程，都需要有相关部门参与进去，发挥重要指导作用，最大程度上的降低食品公司的经营风险。

（四）强化公司内部的监督职能

一方面，对于食品公司来说，针对成本的投入与产出情况、资金的支出与收益，都需要制定相应的控制措施，并且成立监督小组。不管是资金的投入方面，还是成本的消耗方面，都需要坚持以经济效益为导向，采取多种方法节约资源，避免出现对资源的不合理利用或者浪费的情况；另一方面，可以设置监察部门，使其对财务部门相关信息进行核查，在确定信息的真实性、可靠性的同时，对财务部门的工作进行评价。与此同时，还可以与外部控制工作结合起来，形成审计分析报告，为公司的决策以及管理工作提供更多有价值的信息。

结语

综上所述，解决食品公司的内部控制问题十分重要。对此，在目前的发展背景下，对于食品公司来说，要想在激烈的市场竞争中处于优势，需要重视现代化管理制度的建立，将内部控制管理应用到公司经营管理的各个环节，通过对公司发展中各个环节的控制，提升公司经营活动的规范性，在保证食品公司健康发展的同时，为食品行业的长远发展奠定坚实的基础。