数字时代背景下构建会计电子档案管理体系研究

吴心驰 杭州市烟草公司淳安分公司

引言

随着近年来数字化浪潮的不断推进，互联网、云计算、人工智能、区块链等信息技术得到迅猛发展，电子化管理模式被各行各业广泛地运用于经营管理活动，而会计档案作为反映企业财务状况、经营成果的重要资料，其电子化进程必然受到经营者、投资人、债权人、监管机构、审计机构等各方关注。以网络、云计算、数据库等信息技术手段采集、传输和保管的电子化档案逐步取代传统的纸质模式，具备高效便捷、节约成本、资源共享、便于运用的优点，对于促进数据价值转化，支撑管理决策，推动高质量发展，提升企业价值具有重要意义。国家历来重视会计电子档案的管理和应用，2015年12月，财政部与国家档案局联合发布新修订的《会计档案管理办法》，对会计电子档案的法律地位和管理做出了明确的要求，指明符合要求的会计档案可仅以电子形式保存，形成电子会计档案，相关部委紧随其后也相继出台了政策支持会计电子档案的发展。

新经济模式的影响下，电子普通发票、银行回单、系统资料等电子单据得到广泛应用和推广，财务共享中心不断铺开，倒逼企业对会计档案进行新一轮革新，打通财务数字化的“最后一公里”。尽管会计电子档案得到法律认可和初步运用，但电子化管理天然存在易于攻击、伪造变造、恶意篡改等安全风险，加之会计电子档案当前仍处于探索阶段，企业缺乏科学管理制度、安全防护技术、实际管理经验和高素质专业人才，会计档案数据的安全性和完整性便难以得到保障，甚至处理保管不当可能造成企业重大损失。本文将系统阐述当前会计电子档案的优势与困境，细致分析会计电子档案对管理制度、信息系统、安全体系、人员素质等方面的要求，探索构建以大数据技术为支撑的会计电子档案管理体系，完善现代化企业财务生态，促进智慧财务建设与发展。

一、会计电子档案的特征

会计档案是会计业务的基础资料，包含会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，是记录和反映企业日常经营管理活动的重要史料和依据。大数据时代，会计档案不同于纸质资料管理模式，而是以数字形式进行录入和采集，通过网络传输渠道在部门间流转，最终存储于云平台或数据库。由于数据的采集、传输、存储和调用等环节均在线上进行，能够摆脱时间和空间制约，提升了工作效率，节约了管理成本，便于数据分析。然而，当今社会渗透着无处不在的网络风险，电子化会计档案也面临着诸多管理困境，实现稳定、高效、安全的融合统一任重而道远。

（一）会计电子档案的优越性

（1）降低成本，释放潜能。相较于传统纸质会计档案，电子档案减少了纸张、墨盒等办公耗材的消耗和档案室存储空间的占用，有效节约资源，减少查阅损耗，降低管理成本，契合环保理念。电子化管理还能够精简会计档案整理、归档、移交、入库、保管的线下流程，将财务人员从烦琐的档案资料整理工作中解脱出来，减少重复劳动，节约人力成本，发挥电子化管理降本增效的优势。

（2）高效便捷，共享互通。传统纸质档案在查阅和调用过程中需要专业人员依据档案借用流程在特定时间、特定地点于海量档案中寻找数据资料，并且数据摘录也依赖手工操作，大大降低了取用效率。电子化的会计档案依托数字信息技术，打破了时空限制和部门壁垒，将会计凭证、财务报表、分析资料转变为电子形式存储于系统数据库中，相关人员能够快速精准地获取会计电子档案数据，实现信息资源在业务和财务系统中共享互通，体现了智慧财务的高效便捷。

（3）数据驱动，价值转化。会计电子档案内部充盈着海量数字资源，涉及企业日常经营管理的方方面面，财务人员能够方便快捷地调用数据，利用现代信息工具加以分析，以数字为引擎，建立数据模型，解决企业难题，挖掘财务数据价值，提供决策依据，探索高效智能的管理模式，开启企业“数字财务”新发展格局。

（二）会计电子档案面临的困境

（1）制度标准亟须健全。新修订的《会计档案管理办法》对电子会计档案做出了相应的管理要求，但受限于员工认知程度、系统完备性、日常工作需要等因素制约，大部分企业尚未制定会计电子档案制度文件和操作手册，缺乏对岗位分工、权责设置、工作流程、技术要求等会计电子档案管理内容的标准化界定，导致管理混乱，电子管理模式的高效优势难以得到发挥，甚至加大了数据泄露等内部控制风险。在实际工作中，对于电子票据往往采用自建文件夹保存或打印纸质资料的方式进行保管，管理随意性大，易出现归类模糊、备份缺失等管理不善问题。

（2）电子系统有待建立。会计电子档案包含多种不同类别的资料数据，具有多种存储格式和参数，查阅和调用也依赖于相关软件进行，因此数据处理、传递和保管较为复杂，需要依赖于专业软硬件设备作为数据处理媒介，技术要求较高。当前企业尚未建立独立的电子档案管理系统，缺乏专业化的会计数据处理、存储设备，无法对财务数据资源的集中管控，形成无序化状态。同时，多数企业仅仅将会计档案数据作为纸质档案的电子化翻版，储存于数据中心而不加以运用，未能深入挖掘数字中蕴含的价值，难以将会计数据转化为促进企业高质量发展的助推力量。

（3）数据安全隐患突出。会计电子档案数据安全防护机制目前处于探索期，而会计电子档案通过专有云、数据库等信息系统进行集中管理，复杂的网络环境和线上的隐蔽性使得电子档案易于遭受外部的窃取和攻击，内部人员伪造变造、恶意删除篡改等行为也难以防范，加之电子会计数据易毁损、易篡改、难恢复的特性，数据安全将遭受严重的挑战。备份的存储介质也会受到潮湿、高温等保管环境影响，存在着丢失、毁损、变质、老化、性能落后等情况，导致数据损坏、无法读取，造成会计信息失真。

（4）专业人员能力不足。会计电子档案的高效运行需要高素质专业人才的支撑，大数据时代下会计电子档案管理人才不仅要具备财审专业能力和会计档案规范化、标准化管理技能，而且要能熟练运用数据信息工具，维护电算化会计配套软硬件，匹配“互联网+”时代的数字发展需求。目前企业财务人员偏重于财审专业能力提升，缺少电子档案管理专业培训，综合能力素质难以得到提升，财审和信息技术双过硬人才的缺失制约了会计电子档案未来发展。

二、数字时代下构建会计电子档案管理体系实施路径

（一）顺应法律、因企制宜，建立健全制度标准

近年随着会计电子化、数字化程度不断加深，国家紧跟时代对会计法律法规进行了多次修订，尤其是对会计电子档案建立和管理的要求为企业提供行之有效的制度指引。企业会计电子档案管理制度应当坚持以下原则：一是遵循法律准绳。依据《会计档案管理办法》等法律法规制定符合企业自身实际的制度文件，涵盖归档范围内容、数据传递移交、保管标准、储存备份、调用程序等方面条款，设定标准流程，划分岗位职责，明确审批权限，从制度源头确保规范标准。二是聚焦关键节点。充分考虑一体化、数字化财务共享模式特点，明确数据传输、储存、调用等关键环节风险点，设置电子数据存储和传递的统一标准、编码规则和格式参数，规范电子签章审批流，确保会计电子档案真实完整。三是注重与时俱进。会计电子档案仍在不断飞速发展中，制度政策难免会随着时代环境的变化与实际情况产生背离之处，需要定期根据战略需要和流程更新，修订完善相关制度文件，适应时代数字化发展趋势。四是纸质与电子会计档案转换需要一定过渡期，制度修订应当循序渐进，避免过分激进，为两种不同档案管理模式更迭提供帮助和指引。

（二）科学规划、管理融合，构建电子档案系统

科学高效的数字化、电子化管理系统是会计电子档案管理体系的核心，也是企业智慧财务转型升级的助推器，应当从以下三方面加以开发：一是系统设计全覆盖。会计电子档案系统重视前端把控，将会计档案管理目标、流程和要求规划进系统功能，清晰设定岗位职责，满足角色应用需求，设计财务核算、档案管理、审计调用不同场景下数据应用规则，并对会计信息的采集、传递、储存和运用进行全过程痕迹化管理，确保会计电子档案系统管控的全覆盖。二是流程功能数字化。开发影像资料识别功能，支持电脑端和移动设备采集会计数据，打通业财系统接口，实现数据信息跨部门、跨系统的无缝传输，最终转化为易于储存的会计语言，提升会计凭证转化归档的准确性和完整性；充分利用财务机器人等人工智能工具，处理简明重复的档案分类、整理和归档等会计档案业务，通过编程方式对会计档案进行编号管理，开发档案信息和原始凭证间的联查功能，便于信息查询和调用，提升工作效率；会计信息存储可采用区块链技术，构建多部门共同维护的分布式财务档案共享数据库，科学设定电子签名审批权限，推行修改痕迹化管理，会计档案备份在各部门区块链上的独立节点，有效防范数据篡改风险，保证会计数据的真实完整；调用会计信息时，通过云计算和大数据技术从海量数据库中提取数字信息进行分析，结果和报告存储于数据中台以供取用，有力支撑管理层决策，加快数据资源价值转化，推动全方位数据赋能，为品牌培育、市场营销、流程改进、战略制定等领域提供精准智能分析，真正让数据转化为经济效益和管理效益，实现“得数据、得未来”的美好愿景。三是保管整理智能化。利用电子标签和二维码，对纸质和电子档案进行一体化管理，采用物联网技术整合档案室内部温湿度系统、红外报警系统、烟雾感应系统、门禁监控系统相融合，定期通过系统检查保管期限、归档内容、储存环境等档案管理情况，实现会计电子档案智能化管控。

（三）专人管理、风险评估，形成安全保障机制

数字化时代网络环境纷繁复杂，信息安全成为现代企业管理面临的新问题，会计档案作为反映日常经营管理活动的关键资料具有重要价值，在会计电子档案系统的开发和应用中要重视规范性、效率性和安全性的兼顾与统一，保障数据安全。一是设置安全专岗。会计电子档案管理制度中明确安全管理目标、操作管理风险、人员责任划分相关内容，设置专职专岗负责系统信息安全管理，定期巡查电子档案管理风险点和系统漏洞，开展安全教育培训，及时处置泄密失密、网络攻击、恶意篡改事件，形成安全闭环管理。二是安全风险评估。按照数据价值、密级、成本等维度对会计电子档案进行分类，形成档案分级归档体系，利用大数据技术对不同等级档案进行安全风险评估，针对性开展风险管控，在将安全风险降至最低的同时提升档案管理效率。三是全面保障机制。针对线上档案，严格执行电子审批制度，强化访问控制，采用防火墙、信息加密、防毒软件等安全防护技术，实时监控网络动向，制定并实施网络攻击应急预案，强化网络安全应急处置能力，打造预防、跟踪、处理网络风险的三重防护网。针对线下档案，选用国产高质载体媒介保存电子档案，优化档案室电路改善、防火防盗、预警监测等保管环境，定期开展安全巡视检查，对储存介质的使用状态进行鉴定，确保电子档案备份保管的安全与稳定。围绕制度、人员、评估、设备等方面对会计电子档案进行全方位安全防护，形成立体化安全保障体系，有利于发挥数字效能，进一步提升企业信息化管理水平。

（四）强化培训、科学评价，打造高素质人才队伍

数字化时代的会计电子档案人员不仅要具备扎实的财审专业知识，更要熟练掌握互联网信息技术工具，以数据驱动管理模式的创新与改进，助推企业财务数字化转型。一是外引进，内挖潜。在外部人才引进中综合考评财务专业知识和数据分析能力，为财务队伍注入新鲜血液和活力，在内部员工培养上甄选出财务与信息双维度复合型人才，同时明确会计电子档案管理人员应当具备的任职、晋升条件，通过讲座培训、技能竞赛、网络授课等形式强化内部教育，提升会计电子档案管理规范性和专业性。二是促合作，建智库。强化单位间交流学习，充分了解先进单位经验，完善人才培育体系；开展校企合作，分批次开设专业课程，定向培养人才队伍；针对财务人员进行人力资源画像分析，健全人才智库，储备专业素质高、技术能力强的新生力量，遇到业务难点问题时组建专业团队进行课题攻坚。三是重考核，强评价。综合会计档案制度和财务工作要求，合理设置考核指标，定期组织员工工作业绩考评，强化奖惩兑现机制，实现会计电子档案质效提升。

结语

综上所述，在当前数字化、信息化时代背景下，以互联网、云计算等为支撑的信息技术不断发展，为会计档案管理带来了高效便捷的电子化管理模式，能够有效解决传统纸质档案管理成本高、劳动强度大、传递分享效率低等顽疾，是现代企业发展的必然趋势。然而，互联网信息技术的特征与会计档案数据的重要性相结合形成的新内部控制风险，为企业带来了前所未有的挑战。本文立足于建立健全科学高效的会计电子档案管理体系，发挥数字化、信息化优势的同时防范化解网络风险，探寻企业现代化发展模式下，财审工作向智能化、数字化转型的突破口，以促进业财融合，推动信息整合，实现共享互通，为未来开发数据资源，释放创新红利，为数字赋能打下坚实的基础，用大数据创造大价值。