信息化系统在高校后勤管理中的实践研究

徐 华

(南京林业大学，江苏 南京 210000)

0 引言

在学校的教学管理工作中，后勤是不可或缺的一部分。后勤管理者对管理活动进行有计划的组织协调工作，实现后勤物资的资源优化配置与利用，帮助全校师生、职工奠定丰富的物质基础，确保学校可以顺利开展更优质的教育活动。高校后勤实现信息化建设，促进后勤工作内容及技术的改善与提升，通过信息技术手段实现后勤工作的管理，从而为后勤工作效率提升与服务质量的改善奠定基础。当前，高校的后勤信息化中主要内容就是加强信息化建设，应当引起学校的重视，切实把握信息化发展带来的机会，强化后勤管理先进的理念，逐步提高后勤部门的信息化建设水平，确保向全体师生与教职工提供优质的服务。

1 信息化建设现状

通过研究了解到，高校通过加强后勤信息化建设工作的推进，极大地提升了工作效率。针对分布在各个校区的后勤部门而言，高校通过信息化建设，实现了管理文件及资料的网络共享，有效缩短了工作流程，为后勤人员节约了时间与精力，简化后勤管理工作。此外，在完成后勤公共物资的整合配置与共享之后，高效后勤工作初步实现了信息化建设，具体设备的使用状况、人员信息及后勤财务信息等，都可以利用信息化系统简便地呈现给人们，为后勤物资及财务信息的公开、透明奠定了基础，能使后勤职工加速物资配置与整合共享，进而切实做到物尽其用，发挥物资的最大作用，降低浪费与不必要的消耗[1]。这有效提高了信息数据统计的精准度。利用信息化管理系统，后勤部门能够在短时间内完成相应的统计工作，并且精准度与完整度也更高。利用信息化建设，能够针对各类复杂的数据进行迅速精准的分析，并及时完成统一的报表，有效改善了传统手工统计过程中效率低、错误频出的情况。

2 现状分析

近年来，随着信息技术的普及和应用，后勤管理水平也随之有了很大的提高。因此，大家对业务系统依赖越来越大。反观某高校后勤，其整个网络架构是跟随业务需求发展形成的。以需求为导向，系统建立在层次分明、逻辑清晰、操作简便、维护方便、便于升级的设计准则上，利用分层设计、分块实施，不断地建设、改造与升级。

2.1 信息化建设内容

建立完善的报修业务系统，业务范围覆盖整个校园，能快速响应用户需求，高效地完成维修工作，并且事后进行跟踪、回访。建立工资系统，将人员档案规范化管理；核算月度薪资，通过工资系统，高效准确地进行计算，按时发放工资。通过信息系统的建设，构建一个面向服务、安全可靠、操作便捷、灵活可扩的信息化系统，为学校提供人性化服务[2]。

2.2 信息化建设目标

首先，后勤信息化建设应当建立在先进的理念上，不断加强后勤信息化管理制度的完善，实现规范的操作流程，加强后勤人才队伍的信息化能力建设；其次，在推动信息化建设的同时，还应当树立先进的理念，积极凭借信息化建设实现后勤物资的统一调配与文件数据共享，使后勤部门能够顺利地进行各项后期工作，并提供效率更高、更便捷、更规范的服务；最后，通过创建信息化后勤使服务质量、管理效率得到改善与提升，将信息化管理服务理念实现由上至下的传达，确保每位职工能够树立全新的服务理念，使其在信息化建设过程中不断提升信息化素养，积极利用信息化技术提供更高效、更有价值的服务[3]。

2.3 信息化建设的成果展示

报修系统流程优化如图1所示，提升了效率。人力资源系统如图2所示。

图1 报修流程

图2 工资管理功能结构

3 信息化建设中存在的问题

3.1 信息化建设过程中存在的问题

最近几年，在部分高校的后勤工作中，将信息化建设作为一项重要的工作，而根据现在的信息化建设现状来分析，一些学校在创建信息化过程中依旧存在较多的问题，汇总分析可知集中在以下方面：(1)高校未认识到后勤信息化建设的重要性。(2)对信息化建设未形成统一的规划，缺乏统一的数据标准。(3)各个系统彼此独立，不能实现信息共享。(4)后勤的信息化建设缺乏有效的应用标准及完善的规范。(5)后勤信息化建设缺乏专业化的人才。

3.2 原因分析

(1)发展不均衡，对信息化不够重视，对信息化建设的发展趋势缺乏认识。没有一套全面的、系统的规划，导致各自为政，各行其是，造成了不同系统的信息阻隔，信息封锁[4]。

(2)基础设施薄弱，人员素质不高，缺乏专业人才，人员年龄结构老化。实际工作缺乏懂技术、懂管理又懂业务的信息化人才。

4 信息化建设的发展思路

4.1 业务流程标准化的建设和管理

(1)对现有的业务流程进行梳理，并基于流程梳理工具将流程绘制出来，最终形成标准化流程图。

(2)根据标准化流程图对现有的业务处理过程进行整改与发布。

(3)对整改后的业务流程进行监控，监测实际处理过程与标准化流程的符合情况。

(4)流程一旦固定后，各个部门必须按照流程执行，管理部门定期检查各个部门的执行情况。

4.2 用户权限、职责细化管理

(1)明确各个部门、各个岗位的职责，明确各部门的工作内容，明确部门内每个人的工作职责和工作内容。

(2)利用系统，结合各个部门的职能，明确部门的业务范围，明确每个人的工作职责，然后进行系统权限的划分。给每个用户分配账号，用户拥有此账号的对应权限。用户负责账号产生业务内容[5]。

5 结语

通过对高校后勤信息化建设的深入研究和分析，将信息化技术运用到后勤的日常管理中去，系统地阐述了后勤的业务流程和信息化系统功能，最终为后勤的未来发展指明了方向。研究结果显示，业务流程标准化的建设管理和用户权限、职责细化管理能够推动高校后勤的发展和管理。该结论具有可推广性，可以推广应用到各大高校的后勤。该研究为高校后勤建设做出了突出的贡献。