现代企业档案的管理原则及重要意义

□ 江苏徐州 王 巍

档案是企业的信息资源，是企业的宝贵财富，是企业改革和发展的轨迹。档案管理在企业管理中具有不可替代的作用，同时是企业管理工作中重要的组成部分，是维护企业的经济利益、合法权益和维护历史真实面貌的重要性、基础性工作。近年来，徐电公司在管理上下功夫，在效益上做文章，创直接经济效益达2亿元，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。企业档案真实地记录着企业创建和发展的运动轨迹，是反映企业历史和现状最直接准确的内部信息。现代企业档案工作的管理原则是效益原则、以人为中心的原则、需求导向原则、系统原则。

一、效益原则

市场经济的实质是效益经济，在现代企业制度下，企业的任何活动都要服从于效益原则。企业文件、档案及相关信息管理遵循效益原则，就是要处理好费用与效益的关系。在企业管理的“价值工程”中有这样一个公式：

V（价值）=F（效能）/C（成本）

即 所 谓 的“大（V）、高（F）、低（C）目标管理原则”，就是要把大价值、高效能、低成本的管理目标落实到每个人、每件事上。为了能以较低的成本费用，提供最佳的适用信息，最大限度地实现信息管理的整体功能，具体应做好两方面工作。

1.合理使用经费。为了节约信息管理的工作费用，应该精简、合并工作性质相近的信息管理机构，以避免因机构交叉重叠所造成的信息管理费用的增加。此外，在客观经济和管理条件不具备的情况下，切忌贪新求快，急于建立以电子计算机技术为基础的现代信息管理系统；而应该根据现有基础，建立初具规模的信息管理体制，然后再根据企业经营活动对信息需求的发展变化，逐步完善、强化信息管理机构的职能。这样可以避免一次性投资过大，设备有效利用率低所造成的资金浪费。

2.要在一定费用水平上使信息管理具有很高的有效性。所谓有效性，具体表现为时效性、准确性及适用性。其一，时效性，要求信息管理机构能够迅速地收集和提供企业内部现行的与历史的信息，企业外部的国际和国内有关内容的不同载体信息。特别是随着科学技术的飞速发展，产品更新换代的速度不断加快，信息的老化与时效的周期也随之缩短，因此对信息提供服务的时效性提出了更高的要求。其二，准确性，要求信息管理机构所提供的信息真实可靠，能够作为凭证和参考的依据。其三，适用性，要求信息管理机构能够向不同管理层次、不同管理部门及不同类型的利用者提供具有针对性的信息。

企业档案可以为企业经营管理决策提供必要的参考；在实施技术改造时，科技档案作为一种技术资源，它的开发利用，可以节省人力物力财力，给企业带来巨大的经济效益；在处理产权纠纷时，它可以提供历史凭证；在判明是非曲直时，它维护企业的经济效益和合法权益；在进行企业资产评估时，它是必不可少的重要依据。近年来，公司累计利用档案创直接经济效益达2亿元，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。例如为了贯彻国家能源局关于《燃煤发电厂贮灰场安全监督管理规定》的通知要求，预防贮灰场安全事故，公司委托北京中安质环技术评价中心有限公司评价机构开展2021年贮灰场安全评估工作。2021年4月8日及2021年4月9日公司召开了灰场安全评估工作首末次会议，期间公司后勤保障部技术人员和评价机构评估专家到档案室借阅公司营业执照、百万机组环评验收资料、灰场竣工图纸、公司水质检测等档案15卷，档案人员耐心一一查找，认真细致，业务熟练，熟悉馆藏，调卷准确、迅速，档案为徐电公司顺利通过2021年贮灰场安全评估工作提供有力保障等。

二、以人为中心的原则

人是档案室管理档案的主体，也是管理的中心，一切管理活动必然是围绕人、依靠人、为了人，这是做好档案管理工作的根本。首先，档案实体由人来掌握，档案实体结构和档案智能（信息）结构由人来组建，档案管理系统与环境的关系由人来调节。其次，档案管理的效益原则、系统原则、信息原则由人把它贯彻和体现在管理实践之中。人与诸因素结合，人的智能与力量贯穿于诸因素之中，才使档案室发挥了综合作用。

在各级领导的关心和支持下，在自己的不断努力下，笔者熟悉并掌握科技档案工作所需要的业务知识，能熟练运用《神华集团公司（电力板块）档案管理业务手册》对相关专业文件材料进行科学分类和整理，并能熟练运用清华紫光图档管理系统的各种功能，进行科技档案管理的各种工作，圆满完成各项工作任务。科技档案分类科学，组卷合理。工作勤勤恳恳、任劳任怨，受到领导的好评。科技英语水平和计算机水平有较大提高，利用业余时间较全面、系统地学习并掌握科技档案基础理论和专业知识，工作得心应手，具有很高的电力科技档案管理水平。在《办公自动化》、《现代企业》、《城建档案》等期刊杂志上面发表档案学术论文229篇。曾荣获中国档案学会第六次档案学优秀成果档案学术论文类三等奖，徐州市档案学会2007、2008、2009、2010、2011、2012年度档案学术优秀论文三等奖。徐州市档案学会2014、2015年度档案学术优秀论文奖。51篇学术论文评为历届中国档案学会全国档案工作者年会优秀学术论文、入选学术论文。

三、需求导向原则

企业信息的管理范围、管理组织及其管理技术取决于企业对信息需求的特点。随着国家经济体制从计划经济向市场经济的转变，企业对信息的需求明显地呈现出时间性、针对性及综合性特点。企业信息的需求特点是确定和调整企业内部信息管理组织形式和方法的客观依据。

1.信息的需求特点。①时间性。现代企业在对信息的需求上充分体现了时间就是效益的观念。建立现代企业制度是国有企业改革的方向，现代企业制度的重要组成部分或基本要求之一是“管理科学”。“管理科学”具有丰富的内涵，其中包括精心研究市场情况，及时把握市场条件的变化，并作出快速、灵敏、准确的反应，以有效地参与市场竞争。而企业要具有适应市场变化和把握发展机遇的能力，就需要练好内功，加强管理的基础工作，特别是信息的科学管理。显然，及时、系统地提供各种信息，是现代企业科学管理所要求的，是现代企业生存和发展的基础与条件。②针对性。现代企业对信息需求的针对性，具体表现在两方面：其一，根据企业不同管理层次和类型人员的需求提供信息。由于不同管理层次和类型人员具有不同的职能和任务，因此在信息的需求上也各有所侧重。一般而言，企业高层经营决策者主要需要企业内外信息综合性较强的深加工信息，中层、基层管理人员主要需要内部信息，技术工人主要需要指导生产的现实执行信息等。针对各种类型和层次人员利用信息的特点，主动地提供适用信息，有助于提高他们的工作质量和效率。其二，根据企业日常生产和管理的需要提供不同信息。只有提供具有针对性的信息，才能切实体现出信息的价值。如针对企业安全生产的需要，应该编辑《企业历年安全事故汇编》及利用档案举办安全生产教育展览等。总之，信息需求的针对性是现代企业管理科学，注重实效所要求的，信息服务是否有针对性关系到信息管理机构的命运。在企业机构改革中，一些企业的文件与档案机构被削弱，当然其中有多种原因，但其自身未能有效发挥作用，也是重要原因之一。因此，企业文件与档案管理机构应该加强信息服务的针对性，以此体现文件与档案工作的价值。③综合性。在市场经济条件下，企业要从以完成生产任务为中心向以实现经营目标为中心转变，就必须提高企业的经营决策能力，搞好经营发展战略。而要制定切实可行的企业发展战略，确定具有发展前景的投资意向，就需要在准确掌握企业内部各种信息的前提下，了解国民经济发展规划、区域发展规划、产业政策、国家法规政策、国家或行业标准、国内外主要厂商某类产品的技术性能和参数及其主要部件结构等方面的信息。对企业内外各种信息的综合性需求，是现代企业对信息的需求特点之一。

2.信息的需求导向。当前，企业信息需求呈现出的时间性、针对性及综合性特点对企业信息的管理范围、管理组织设置、人员配备、管理技术等方面提出了新的要求。企业应该依据信息的需求特点，进行信息管理组织结构的调整。

四、系统原则

由于企业内部信息管理工作是由现行文件与档案及其管理组织体系，管理者、管理技术等互有联系、互相作用的诸要素构成的有机整体，因此对企业现行文件与档案的管理就应该遵循其本身的系统性，对其进行整体有序的规范化管理。系统原则是科学管理企业内部信息的首要原则和基本指导思想。

依据系统论观点，企业是由相互联系而共同工作的各分系统（子系统）所组成的复杂系统。企业系统的全部活动可以概括为两大方面：其一，技术开发与物质生产活动；其二，管理活动。前者的工作过程为输入原材料及信息等资源，借助设备仪器，经过若干道工序的加工、处理，最后以产品或新产品的形式输出；而后者的工作过程为输入信息，针对新产品的开发、产品的技术改造及生产进行决策、计划、组织、调节等，最后以信息的形式输出。在一个企业系统中，以非信息资源为主要输入、输出形式的技术开发与物质生产活动和以信息资源为主要输入、输出形式的管理活动是密不可分的统一整体，后者是前者的依据和前提，前者是企业系统最终目标或经营任务的直接体现。因此，企业信息管理应以实现企业系统整体功能优化为目标，把信息管理作为一个集合体进行人员配备、机构设置、设备配置等，以此发挥信息资源在企业经营管理、技术开发及生产活动中的服务功能，为企业创造更多的物质财富。

可见，坚持系统原则有助于对企业内部信息进行合理、有序管理。系统原则是优化信息管理，有效发挥信息管理功能的首要原则。

总之，效益原则、以人为中心的原则、需求导向原则及系统原则是企业信息管理应遵循的基本原则。系统原则是优化企业信息管理的指导思想和首要原则；而效益原则、以人为中心的原则和需求导向原则的应用如何，将直接关系到企业文件、档案及相关信息管理机构作用发挥的程度。